会计电算化管理制度

会计电算化管理制度第一章总则第一条：为加强会计电算化的管理，保证会计数据的真实、完整、安全,以及会计电算化工作的顺利进行，提高工作效率，根据《会计法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》和《会计档案管理办法》等法规的管理要求，特制定本制度。第二条：公司总部、各子公司的会计电算化工作，应当符合本制度的规定。第三条：公司总部、各子公司应当依据法律、法规及本制度的规定，加强会计电算化工作的管理，保证会计电算化工作的顺利进行。第二章会计电算化岗位职责第四条：公司实施会计电算化后，财务部和子公司会计人员的工作岗位应作如下划分：电算主管、凭证录入员、审核记账员（可由电算主管兼任）、系统维护员、数据分析员等岗位，但必须做到不相容职责岗位相分离。1、电算主管一般由财务部门负责人或经财务负责人授权的部门主管担任。2、凭证录入员由负责具体业务的相关财会人员担任，但系统维护员不得兼任凭证录入的工作。3、审核记账由负责凭证或票据等审核及登帐的人员担任,但系统维护员不得兼任审核记账的工作。4、系统维护员由具有网络维护经验的人员担任，但电算主管不得兼任系统维护工作。5、数据分析员可由电算主管或负责财务分析的财务管理人员兼任。第五条：电算化主管岗位职责：（一）职责内容：1、全面负责本单位会计电算化的工作，负责组织和管理本部门会计电算化工作，确定会计人员的岗位设置、合理分配电算化各岗位的操作权限。2、组织制定和实施所管辖单位会计电算化工作的各项规章制度。3、根据会计制度和本单位的核算要求，建立适合本单位的会计电算化操作流程及核算方法。4、负责对计算机输出的账、证、表等数据进行审查，确保账账、账证、账表核对相符，各业务模块与总账模块核对相符。5、总体负责本部门会计电算化的数据安全和保密工作，确保本部门网络系统和财务软件的安全正常运行。6、会计电算化规章制度规定的其他职责。（二）任职条件：1、财经类大专以上学历，中级会计师以上资格。2、从事财务核算与管理工作三年以上，能熟练应用计算机进行日常财务管理工作。3、具有较强的组织、沟通与协调能力，有一定的团队组织管理经验。第六条：凭证录入员岗位职责：（一）职责内容：1、负责原始单据的录入及机内记账凭证的编制，做到内容完整、数据准确、科目正确、摘要简明规范，所制凭证符合财务会计制度的要求。2、有核算业务发生，须及时录入或制作机内凭证，不得积压。3、负责对所录入单据和生成凭证的正确性进行校验。4、负责打印所生成的凭证或报表，签章后连同原始凭证或其他有关资料，传递到电算主管或审核记账员处审核。5、执行会计电算化其他规章制度规定的职责（二）任职条件：1、具有中专以上学历，有会计人员从业资格。2、能熟练操作计算机，具有较强的沟通能力。第七条：审核记账岗位职责：（一）职责内容：1、负责对已录入计算机内的凭证或数据、打印输出的凭证或报表以及原始凭证的完整性、正确性进行审核，确保入账数据完整、正确。2、负责合法凭证、数据的审核、过账工作，审核时如发现录入或其他错误，应通知录入人员修改，待修改后再行审核。3、执行会计电算化其他规章制度规定的职责。（二）任职条件：1、具有财经类大专以上学历，中级会计师以上资格；或会计学大学本科以上学历，从事会计工作三年以上。2、能熟练操作计算机，具有较强的沟通能力。第八条：系统维护员职责：（一）职责内容1、负责对会计电算化硬件和软件故障进行及时处理，确保会计电算化工作的正常运转。2、按制度规定做好财务数据的备份及电脑病毒的防御工作。3、定期检查硬件设备和软件运行情况，如有异常应及时处理，并做好详细记录。4、除实施特殊数据维护外，未经电算主管同意，不得打开数据库操作，更不允许修改数据库结构。5、负责财务软件的安装、调试、新上岗人员电算化相关知识的培训。6、执行会计电算化其他规章制度规定的职责。（二）任职条件：1、专科以上学历，会计电算化、计算机应用专业毕业。2、从事网络维护或会计电算化工作二年以上，熟悉网络操作系统和大型数据库系统的维护。3、沟通、协调能力较强。第九条：数据分析员岗位职责（一）职责内容：1、负责对电算化财务数据进行分析，并为决策者提供管理数据。2、在经电算化主管授权同意的情况下，将统计、归纳、分析得出的各种数据打印输出。3、不得修改或篡改任何原始数据，不得将分析数据透露给无关人员。4、会计电算化其他规章制度规定的职责。（二）任职条件：1、财经类大专以上学历，中级会计师以上资格，或财经类本科以上学历。2、从事财务核算与管理工作三年以上，能熟练应用计算机进行日常工作。3、具有较强沟通与协调能力。第三章、会计电算化硬件与软件管理第十条：硬件设备管理（一）硬件设备配置会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化的计算机及配套设备，包括主机、显示器，打印机等。为了确保会计电算化工作的正常进行，财务部门应配备计算机设备，这些计算机专门用于会计电算化工作，不得任意挪作他用，如违反上述规定，而出现重大事故，由直接责任人和部门主管承担一切后果。（二）硬件设备的维护管理1、硬件设备的管理会计电算化专用硬件设备，由本单位财务部门统一管理和使用，对于非财务工作一般情况下不得使用财务硬件设备，确需使用时，必须经财务负责人批准并确认不影响会计电算化工作的正常进行，操作使用硬件时，必须进行操作登记，并在《上机登记簿》上注明批准人姓名及时间。为使会计电算化设备有一个良好的运行的环境，计算机主要场所应保持良好的卫生环境。会计电算化硬件设备专门用于财务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理，任何人员不得将其用于游戏，个人文件处理，不得用于对外服务，如有违反上述规定者，则立即取消其上机操作权。为了保证计算机不受病毒干扰，除特殊情况下，所有软盘、光盘和U盘都不得使用，如有特殊情况使用者必须先征得财务负责人同意，但使用前必须进行病毒检测后方可使用。如违反上述规定而造成重大事故者，直接取消其操作权。2、硬件设备的维护硬件设备的维护是针对计算机硬件的检测、功能修复及零部件配置工作。会计电算化硬件设备的检测工作由信息部门计算机维护人员进行。第十一条：软件管理１、本公司运用的财务软件为经财政部评审通过的金蝶K3财务软件，为使该软件充分发挥其效能，保证我公司会计电算化工作的顺利开展，必须对财务软件严加管理。2、购买的软件，应指定本单位专人管理，所有正版软件均不得对他人拷贝。3、运用的财务软件必须安装在计算机硬盘上，一旦安装完毕，一般情况下不得重新安装，如需要重新安装，必须征得财务负责人和系统维护人员的同意。4、所有操作人员均不得对安装并投入使用的软件进行删除操作，如发现则由当事人承担全部责任。5、任何人不得对已加密的软件进行解密，以防影响数据的安全和产生侵权行为，如发生上述行为，则直接取消其操作权。6、数据维护只能由系统维护员或软件公司人员进行，其他人员不得对软件进行维护操作。7、财务软件会计科目的编制，由财务部统一进行，日常不得随意增删，如有必要增加科目，先向财务部上报，由财务部统一下发编码，任何人不得随意并帐、分帐，违者直接取消其操作权。8、软件升级由信息部和财务部共同负责。第四章、电算化操作与保密管理控制制度第十二条：会计电算化各岗位的操作授权由电算主管统一进行授权。具体授权控制规定如下：1、在系统初始设置时，电算主管拥有金碟K/3系统管理员的权限。具体包括对K/3所有模块的查看与管理权限、客户端访问权限、服务器数据管理权限、本部门电算人员的分工授权管理。2、凭证录入员、审核记账员、系统维护员、数据分析员的操作权限由电算主管根据不相容职务相分离的原则进行授权管理。3、系统维护员由电算主管授权，具有K/3财务软件的中间层的维护管理权限，具体包括：会计电算化网络服务的管理、数据库的维护操作、会计数据的备份管理、系统运行及维护的记录管理，并负责财务软件的安装、调试、新上岗人员电算化相关知识的培训。第十三条、电算化操作人员必须严格在授权批准的范围内，按照公司会计电算化管理制度规定的操作规程进行数据录入、审核、过账及打印输出，如发现其他业务系统的凭证错误，应立即报告电算主管或凭证编制人员，不得擅自修改。第十四条、各种授权以操作密码的方式实现，操作人员的操作密码自行设置，自行妥善保管，在执行业务操作时必须加强保密，不得随意泄露。密码的设置可采用英文字母和阿拉伯数字混合进行设置，并定期一季度内或视安全需要进行更换密码。上机操作时，操作人员必须使用自己的真实用户名，除征得本人及电算化主管同意外，严禁盗用他人姓名和密码上机操作。第十五条：电算主管、凭证录入员、系统维护员、审核记账员、数据分析员和经授权的其他人员有权上机操作，非指定及未授权人员不得上机操作，以保证数据的安全。第十六条、任何单位对系统参数，包括系统运行环境、系统账的套数、会计科目，不得随意变动，若确需变动，必须报请财务部批准，方可执行。第十七条：未经电算主管同意，一切外来软件不得装机运行，禁止在计算机上使用游戏软件，严禁修改、删除、拷贝硬盘上电算化系统的目录文件，在软件运行过程中，一旦出现运行不正常的情况，上机操作人员应及时通知电算主管或系统维护员，不准擅自处理。第十八条：操作人员应严格按操作规程进行上机操作，操作完毕应及时退出系统，以防非授权人员上机操作。第十九条：上机操作人员应严格遵守会计电算化的各项规章制度，对于违反规章制度的行为，电算主管有权提醒注意和制止，直至取消操作权。第五章、电算化数据备份管理制度第二十条：为保证财务及业务数据的安全,避免因意外原因造成数据丢失现象，必须加强会计电算化数据备份管理。第二十一条：数据备份工作每日由计算机自动完成，特殊情况下由系统维护员完成数据备份工作。第二十二条：系统维护人员在进行任何维护操作前均应先做好数据备份的工作，以防误操作毁坏财务数据。第二十三条：每月15日前对会计数据再进行备份，到年底进行全年度的数据备份，每月备份份数不得少于二份。第二十四条：不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份在磁盘上的会计数据进行任何非法操作，如需对硬盘会计数据进行加工，必须使用备份盘的副本，不得删改硬盘和备份盘的数据，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。第二十五条：信息部负责全公司会计电算化电子档案的管理工作，包括数据备份、数据恢复和清理磁盘等，系统维护员专职执行并同档案人员及财务归档人员共同对磁盘会计档案的安全负责。第二十六条：必须妥善保管好会计数据的备份盘，备份盘应装在保护封套和包装带中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转移，硬盘和正式备份盘不得随便乱放和外借。第六章、电算化安全管理制度第二十七条：服务器及客户机要安装正版杀毒软件，系统维护员必须每星期对病毒库进行升级，网络系统运行后要激活杀毒软件自带的实时监控系统，以防电脑病毒对电算化系统进行攻击。第二十八条：电算化主管在金蝶财务软件中必须具有系统管理员的操作权限,系统维护人员除了在金蝶财务软件的中间层中具有系统管理员的权限外，财务软件的其他各业务系统只能具有查看权，不能具有增删及修改的权限。财务电算化各相关岗位（包括系统维护员）的操作权限必须由电算主管统一授予，为了防止他人盗用密码上机操作，电算主管、系统维护员以及其他岗位的电算化操作人员应视情况需要随时变更自己的上机密码。第二十九条：为了确保计算机不受病毒干扰，财务局域网严禁使用任何外来软盘及光盘，财务数据的传递使用专用的U盘和邮箱，系统维护员从服务器上拷贝数据前必须清空U盘中残留的数据，防止病毒感染服务器。第三十条：服务器硬盘严禁设置共享，如因系统维护需要暂时设置了共享，系统维护员在完成维护工作须及时取消。第三十一条：系统维护员可根据数据备份量和硬盘剩余空间的大小每隔一段时间（如半年或一年以上）清理一次硬盘备份，以利于提高机器的利用率和运行速度，但没有做过备份的硬盘数据不得删除。第三十二条：系统维护员应不定期（每周至少一次）对服务器及客户机进行病毒检测，专用U盘向服务器拷贝数据前必须先杀毒，如发现感染病毒，系统维护员应及时采取措施清除病毒，防止病毒蔓延。第七章、会计电算化档案管理制度第三十三条：为了加强会计电算化档案的管理，确保会计档案的安全,提高使用效率，根据会计电算化档案管理的规定，制订本制度。第三十四条：严格执行《会计档案管理办法》。第三十五条：电算化会计档案内容：1、存储在磁盘（包括硬盘和软盘）上的会计文件和会计应用软件。2、由计算机打印输出的书面会计凭证、会计帐簿和会计报表软件等其他会计核算专业材料。3、会计电算化的操作记录资料各项规章制度，核算方法变更记录，有关硬件的使用说明书、操作规程手册。4、管理方式视同会计档案。第三十六条：磁盘形式的会计档案管理：1、备份磁盘分别存放保管，须放在清洁、干燥、防热、防火、防磁的场所，由系统维护员负责。信息部存放期满后,应编造清册移交公司的档案部门保管。2、根据需要定期整理硬盘数据，如不发生硬盘超容量，不准在一个会计年度清理有关硬盘内容，清理时必须确认已作磁盘备份方可进行，经由财务负责人同意，由系统维护员实施。3、磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目、总帐数据（月度、年度）必须永久保存，其他会计资料必须确认已有书面形式的档案后，根据需要两年后决定存毁。4、磁盘档案不得外借、复制，不得进行数据修改和删除。第三十七条：电算化会计资料的输出：1、记账凭证即时打印2、现金、银行日记账每月结账后打印一次。3、银行存款余额调节表每月结账后