秘书理论与实务

一、名词解释1、秘书工作:秘书工作涉及商务沟通、办公室事务和管理、惯用事务文的拟写、会议与商务活动、信息与档案五方面工作。2、突发事件:是指忽然发生、造成或可能造成严重社会危害、需要采用应急处臵方法予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。3、办公托管:为每一种客户量身订做公司服务方案,联合强大的供应商网络为客户提供全方面的后勤托管服务。4、当代印章:是单位对外行驶职权和进行工作活动的凭证和标志,代表了一种单位的权利和利益,含有发律效力。5、零用现金:指用来支付交通费、接待用的茶点费、停车费和添臵小量办公用品的现金。6、日程安排:以合理有效的时间排定领导的工作计划,是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反应,是时间管理艺术的集中体现。7、高格接待:指重要陪伴人员比重要来宾的职位或职称高的接待。8、对等接待:指重要陪伴人员与重要来宾的职位或职称大致相称的接待。9、低格接待:指重要陪伴人员比重要来宾的职位或职称底的接待。10、介绍信:是用来介绍差遣人员的姓名、年纪、身份、接洽事项等状况的一种专用书信。11、办公用品的采购工作:是指政府部门、企事业单位或社会团体在一定条件下从供应市场获取办公产品或服务作为自己的资源,以确保工作正常开展的一项经营交易活动。12、时间管理:同样时间消费状况下,为提高时间的运用率和有效性而进行的控制。13、接待工作:是指多个组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动,是秘书机构的一项经常性事务工作。14、典型调查:是在调查总体范畴内,选用有代表性的特定对象进行调查。15、分层抽样法:又称分类抽样或类型抽样,是先将总体的单位按某种特性分为若干次级总体(层),然后再从每一层内进行单纯随机抽样,构成一种样本的办法。二、填空1、在办公环境的管理中,自然光线应来自桌子的左方或右方。2、拨打电话的时间不应选择在在上班前半个小时、午休时间或下班前。3、接听电话时,电话铃声不适宜超出三声。4、挂机前,针对重要信息,复述工作尤为重要。5、通话准备时,5W1H分别是打给谁、什么时候、什么地方、什么事情、为什么和怎么做。6、正式场合入座时,普通从椅子左边入座,最少坐满椅子的三分之一。7、握手时间为2~5s,且两人握手先后次序:上级、长辈、主人、女士先伸手,晚辈、客人、男士先问候。8、秘书接待的形象准备重要体现在心理、形象、环境三方面。9、按照接待对象不同,接待工作可分别外宾接待和内宾接待。10、秘书接待工作时应事事到处有强烈的角色意识和服务意识。11、调研工作涉及基本状况调研、政策性调研、辅助决策调研、热点、焦点问题和突发事件调研四种类型的调研工作。12、接待工作中就坐时,右边为上座;13、接待工作中上楼时,主人走在背面,来宾走在前面。14、接待工作中泡茶时,茶水不适宜过满,普通七分满为宜15、接待工作中介绍时,应按职务由高向低进行介绍。三、简答题1、简述秘书工作的特点答:(1)政策性(2)辅助性(3)被动性(4)综合性(5)机要性(6)事务性2、简述开放式办公室的优缺点答:优点:(1)灵活应变,工作位臵能随需要而变动。(2)节省面积及费用,能容纳较多的员工。(3)淡化了等级观念,便于同事间的沟通与交流。(4)员工的行为易受到上司的督察,便于同事间的互相监督。(5)易于集中服务和共享办公设备。(6)能哺育全新的公司文化,激发员工的发明力和合作精神。3、简述办公室布局的原则答:方便、舒适、整洁、和谐、统一安全。4、选择供应商应考虑哪几个因素答:(1)价格和费用(2)质量和交货速度(3)售后服务(4)安全可靠5、如何管理介绍信答:(1)专人专管(2)介绍信的应用印章同样保管(3)介绍信要按编号次序使用(4)对于开出后未使用的介绍信,管理人员及时摧毁,粘贴在存根上。6、简述采购环节需考虑的因素答:(1)选择供应商:选择办公设备及用品供应商时要比较价格和费用、质量和交谈、服务和位臵、安全和可靠性等。(2)选择订购方式:a.电话订购b.传真订购c.实地订购d.互联网订购e.外包第三方订购7、简述时间管理的原则答:(1)主次原则(2)计划原则(3)弹性原则(4)持续性原则(5)授权原则(6)总结原则8、接受电子邮件需注意的事项答:(1)每天最少要检查两至三次电子邮箱,以免错过紧急、重要的信息。最佳用辅助软件进行邮件接受操作,并启动对应的接受邮件的提示功效。(2)启动电子邮箱的自动回复功效,一旦收到邮件就能够自动回复发件人信息,如“您的邮件已收悉,(落款)……”等,这样能够告知对方电子邮件没有寄送错误或丢失。(3)收到的电子邮件如需有关部门或个人进行解决,应及时转发邮件,重要邮件应及时进行分类保存。(4)及时删除垃圾邮件和广告邮件,不要容易打开来源不明的电子邮件和下载查看。9、接待工作的包含哪几个基本要素答:(1)来访者(2)来访意图(3)接待者(4)接待任务(5)接待方式10、简述接待工作计划的内容答:(1)重要陪伴人员(2)重要工作人员(接待小构组员)(3)住宿地点、原则、房间数量(4)宴请地点、原则、人数(5)会见、会议地点,参会人员(6)参观游览地点及陪伴人员(7)接待经费列支(住宿、交通、宣传等)11、总体日程安排时需考虑的原则答:(1)理解领导的日常工作、近期的业务重点、作息习惯、身体状况。(2)对计划内的事情,预先写入日程,并即时整顿日程表,以免安排冲突。(3)明确事情的优、先、急。(4)定时与领导沟通,双方达成共识。(5)注意日程安排时间的松紧,适宜安排。12、高规格接待重要有哪几个状况答:(1)上级领导或上级单位机关派普通工作人员向下级领导口授意见。(2)兄弟单位领导派人员到本单位商谈重要事宜。(3)下级人员来访,办重要的事。(4)公司职能部门与上级主管部门、地方政府、媒体建立良好的关系、沟通交流活动。(5)政府职能部门跟项目过程中与合作者、政府官员的交往,专项考察等活动。13、需要理解的来宾状况涉及哪些内容。答:(1)来访意图、目的和规定。(2)也涉及来宾的单位、人数、身份、性别、民族、年纪和健康状况。(3)抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等。14、调研工作的作用;答:(1)支持领导决策管理(2)作为修订或重新决策的根据(3)解决问题、解决突发事件的必要手段(4)提高秘书人员本身素质的重要途径15、调研工作的涵义;答:调研工作涉及“调查”和“研究”两个方面。调查,是运用多个办法,手段和工具收集信息材料的行为过程。研究,是在信息收集的基础上描述和解释状况,提出解决问题的办法和方法,预测事物将来发展状况的行为过程。16、调研工作的准备阶段涉及哪几项工作;答:(1)拟定调研课题(2)选定调研对象(3)收集有关资料(4)制订调研计划(5)组织调研人员17、简述调研工作中的调查办法;答:(1)开调查会(2)个别访问(3)问卷调查(4)现场调查(5)文献调查(6)网络调查18、简述调研工作中的研究办法;答:(1)归纳法(2)综正当(3)要统计办法(4)对比法19、简述会议的构成要素;答:(1)开会时间(2)会议地点(3)会议组织者(4)参会人员(5)会议议题(6)会议程序四、叙述题1、如何使用ABC时间管理法管理工作时间?是根据工作任务的重要紧急程度分为A、B、C三个等级,且在一定时间区域完毕的时间管理办法,是秘书工作中为提高工作效率,运用最为普遍的办法。其内容具体为:A级为重要且紧急的事务;B级为次重要事务,即重要不紧急和紧急不重要的事务;C级为不重要也不紧急的事务。秘书采用ABC时间管理法管理工作时间重要体现在下列几个环节:(1)、列出目的列出目的为ABC时间管理法的首要环节,即在每日工作前列出“日工作清单”,这样能一眼了然当天的整体工作量。(2)、目的分类即将《日工作清单》里的各项目的根据其重要紧急程度分辨其归属ABC三等级的哪一类。(3)、排列次序将已分类好的工作目的按其重要性和紧急性排序(4)、分派时间给排好序的工作目的分派时间,拟定工作日程表。(5)、施行根据日程表开始执行工作,具体可遵照下列两个原则:一为集中精力在黄金时段完毕A类,接着完毕B类事务;二为C类事务可零碎分派,且有些可委派别人执行、或推迟执行,甚至不用执行。(6)、统计在日程表上统计每件事的完毕时间,以备后来总结反思。(7)、总结工作时间结束后,对本日的工作任务实施效果进行自我评价,以不停提高自己有效运用时间的技能。2、你作为总经理秘书,将如何安排总经理国内出差的行程事项?当总经理涉及到国内出差行程时,秘书将从出差前、出差中及出差后三大块工作安排总经理的出差行程事项,具体内容体现以下:一、出差前总经理出差前,秘书应当提前确认下列几类事宜:拟定出差目的和日期;确认总经理出差陪伴人;与出差地有关人员沟通,拟定周到的日程安排,明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息;拟定行程,预定机票,注意选择好航空公司、机型及班次、选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等、明确接/送机人员的联系方式;完善细致周到的日程表,涉及时间、地点、对方参会人、议程等;根据总经理的习惯,准备出差用物品;必要时,拟写授权书并于总经理出差前一天向各有关部门及有关人员发。二、出差中在总经理处在出差的状态时,秘书还应跟进下列几个事务:在第一时间掌握总经理达成后的联系方式,必要时告知授权人及其它有关人员;根据总经理日程安排,随时通报公司及GM关心的业务进展状况;配合总经理授权人的工作,及时掌握公司及业务有关信息;根据状况及时与有关人员及总经理沟通,及时调节日程安排。三、出差后当总经理出差返回后,秘书还应视状况完毕下列事务:及时向总经理报告出差期间公司内部事务及业务进展;整顿出差资料,涉及资料、名片、会谈备忘等,根据需要转发有关人员或存档;向总经理认为有必要的合作方致感谢函;报销多个差旅费用;跟进有关业务后续事宜。3、叙述调研工作的工作流程。调研工作涉及“调查”和“研究”两个方面。调查,是运用多个办法、手段和工具收集信息材料的行为过程;研究,是在信息收集的基础上描述和解释状况、提出解决问题的办法和方法,预测事物将来发