公务接待规定

公务接待管理制度（草案）第一章总则第一条为进一步加强公司公务接待管理,本着既满足合理需要又体现勤俭节省的原则，树立周到细致、廉洁高效的良好风尚和公司形象制订本制度。第二条公务接待指因工作需要，接待政府部门、社会各界重要人士和上级单位、兄弟单位、业务单位来宾的有关活动（因公赴外地举办会议、宴请、馈赠属于公务接待管理范畴)。第二章接待范畴第三条代表与我司有业务关联的上级单位来我司检查指导工作的领导及工作人员。第四条兄弟单位工作人员来我司联系工作、洽谈业务，根据来宾事由,接待部门或主管领导认为需要接待者，由接待部门提出申请，主管领导承认按本方法规定报批，同意后方可安排接待。第五条经营工作方面的甲方（或客户）代表及项目联系等有关人员。第三章接待原则第六条因公接待原则。公司全部公务接待均要符合工作需要。非公务接待活动，涉及出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范畴。第七条规格恰当原则。根据来宾状况安排适宜的接待规格。第八条对口接待原则。对因公来访的来宾，实施分级负责，对口接待。第九条申报审批原则.公务接待普通由对口部门编制接待方案,先申报同意后安排执行。节、假日等特殊状况不能及时编制审批的，经办人经分管领导同意后按规定原则接待，随即及时补办。第四章接待工作的组织及程序第十一条承接任务。凡接到任务告知，必须精确统计好客人的有关资料,具体填写《接待审批原则及申请表》,内容涉及：姓名、性别、单位、职务、人数、有无配偶随行；启程地点、出发时间、乘搭何种交通工具、达成或衔接地点等；生活上有无特殊规定；来我司的目的，在我司停留的时间；联系人的姓名、电话号码.第十二条拟制方案。接待负责人根据客人的身份、来访时间、目的、意愿和领导的规定等状况，围绕下列内容准时间次序拟制接待方案：接待原则、食宿地点、活动安排、接陪领导、费用预算、与否需要记者采访、录像、用车安排等事宜。拟制好的接待方案,要及时咨询公司领导或对方联系人意见，适宜作出修改。第十三条审定方案。接待方案的审定应遵照下列原则：重要客人（如市、区以上级别来访客人、港澳出名人士、外宾或参观学习团等）的接待方案，由总裁办报请董事局主席审定;普通客人由部门负责人提出申请副总级别审定；普通客人由经理或普通员工报请部门负责人审定。方案审定后由提出申请人员及时送给有关领导和客人,并交行政办公室协调贯彻。第十四条实施方案。接待方案审定后,接待负责人应根据接待方案的有关规定，及时安排接待人员承接。承接人员接受任务后，应快速组织实施方案.第十五条提前做好准备工作一、预订住房、会场、会客厅、宴会厅等；二、根据接待方案拟定的参观、活动内容,提前与有关参观点（办公区域、关联商铺等）联系，贯彻参观、活动内容和报告（介绍）状况人员、场地以及陪伴参观的领导、资料介绍等工作。三、准备好介绍公司业务的有关资料，如业务概况、行业前景和活动安排方案等,于客人达成后分送给客人，或提前摆放在客人入住的房间。四、总裁办(或行政办)根据来宾状况按计划告知参加见面的领导、陪伴人员、贯彻见面时间及场合。五、大型活动或重要客人来访要编制好《嘉宾须知》、《客人住房安排表》、《行程安排表》和会议、宴席座位水牌，视状况准备互赠礼物。六、提前检查接待客人的各项生活和活动场合设施，如用餐地点、膳食菜单、保安方法（有规定时）等状况，酌情安排酒水、香烟、水果等。如发现问题或客人提出合理规定要及时解决。七、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席位、横幅、制作欢迎牌(电子屏）、批示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。八、联系贯彻出面接待的公司领导。接待人员应提前将客人来访的时间、行程安排、来访目的和生活安排等状况向主陪领导报告，如需领导迎送的,应提前将客人预定达成（离开）时间报告有关领导,提请有关领导迎送客人。九、行政办公室根据状况安排接待所需车辆，确保车辆整洁，安全性能良好，司机听从办公室主任和负责接待人员的协调安排，统一调度.十、根据需要行政办陪伴迎送客人的有关领导，并和领导一起迎送客人，根据审批成果提前购置车票或机票。第十六条认真实施方案来访客人达成后，接待人员须严格按照方案的规定,认真组织实施，热情、礼貌、周到地接待好客人,使客人留下良好的印象.在实施方案过程中,应注意下列事项：一、加强请示报告。普通状况下，如需对接待方案作出修改的，应逐级报原审定方案的领导或出面接待的领导同意后，方能修改方案；在接待过程中，碰到特殊状况临时变化方案的,要及时报告办公室领导并按领导规定予以解决。二、确保客人的人身安全.接待人员要在确保客人安全的前提下，安排好客人的工作和生活。客人达成后,要主动理解，细心观察客人的饮食、生活习惯、健康状况等,并根据客人的实际状况，尽量作出对应的安排。三、接待的公司领导如有特殊因素，无法亲自出面接待客人的，接待人员在客人达成后，应立刻将客人的具体名单、住地房号、活动安排等状况，及时报告有关领导,方便领导联系和拜访客人或者经授权后请替代领导接待.第十七条认真做好任务完毕后的工作一、接待用餐费原则上每次用餐完毕后即时结帐签单，住房、会场、电话等费用也应在客人离开时立刻结帐签单。全部接待费用开支,接待人员在结帐签单时要认真核对，避免费用超支浪费。二、在接待任务完毕后,接待人员须将在酒店消费记帐的底单送重要领导审签后，交给财务人员报销结帐。三、收集整顿资料.每次接待任务的接待资料，由经办的接待人员编入《接待来宾状况表》，作为接待资料归档。重要客人的具体资料（含本章第十一条的全部内容和菜单、酒水、客人的身体状况等），由接待部门指定专人编入《重要来宾接待档案》。重要客人活动期间的照片、题词、讲话录音、统计等资料，由经办的接待人员收集并归入本部门接待档案或送交行政中心存档。第五章接待分工第十八条上级单位、地方政府、兄弟单位领导和社会各界重要人士接待。一、由总裁办负责，行政和其它业务部门协助。二、总裁办应及时掌握来宾有关状况,制订接待方案和费用预算,报总裁审批后实施。三、总裁办负责告知行政及其它有关部门做好接待准备工作和配合工作，并做好贯彻和检查.四、总裁办责成行政中心负责安排来宾接送及现场参观的公务用车。第十九条专业团组接待一、来公司检查和调研的专业团组，由业务对口部门负责资料准备和接待,总经办（或行政办)协助安排.二、事前由业务对口部门会同总裁办共同制订出接待方案和费用预算，并按内控权限规定报公司领导同意后执行.三、若有变更,有关部门应及时与总裁办沟通，并报告审批领导同意再另行安排。第二十条来公司参观、学习、交流的企事业单位和普通客户接待。一、由行政办根据公司领导批示，指定有关部门负责组织和安排，其它有关部门协助。二、指定部门负责制订接待方案和预算，报总裁审批后组织实施。三、参加对口学习、交流的各有关部门应按照总裁办的告知做好准备，准时参加活动。第二十一条会务接待一、来公司召开的普通会议（普通招商会），由主办部门提出，行政办公室根据惯例发出会议告知并做好会议准备工作.二、重要会议（大中型招商会）接待由招商中心重要负责，总裁办及其它有关部门协助配合。三、规格较高、规模较大的会议,由总裁办负责召集有关部门召开会前协调会，共同协商、组织、贯彻好各项会务准备及接待工作。第六章接待原则第二十二条用餐原则一、工作简餐:20元/人/餐（陪伴人员也按此原则执行)，普通业务往来单位或公司普通办事人员确因工作需要就餐的，由接待负责人向部门负责人申请,报总裁同意方予以报销。二、工作餐:50元/人/餐(陪伴人员也按此原则执行），业务往来单位或公司较重要办事人员确因工作需要就餐的，由有关部门向总裁办提出用餐申请,总裁或分管副总签字同意后安排就餐，原则上不安排烟酒和饮料.三、宴请原则:重要人士或团组来公司,经负责接待部门向公司领导申请同意后，总裁办或接待部门可根据来宾的重要性安排宴请。(一)在指定饭（酒）店用餐,普通人员不超出80元/人/餐；监管单位或政府部门科级干部、重大业务关联公司副总以上（涉及随行工作人员,下同）不超出100元/人/餐；监管单位或政府部门处级及以上干部、重大业务关联公司副总以上不超出200元/人/餐。（二）在指定饭（酒）店以外用餐，根据本款第一项各原则上调50元执行.（四）各项原则均涉及烟、酒、饮料等用餐时的一切费用。（五）确需宴请的，填写《公务接待申请单》按程序报批后由总裁办或指定接待人员按原则安排。（六)随行服务人员用餐原则,原则上自行用餐，确因工作需要离不开的，普通安排工作餐（50元/人/餐）.第二十三条会务原则一、公司原则上不接待与公司生产经营、改革发展、管理等无关的会议。二、外单位在我公司召开的会议原则上按实收费。由主办部门提前按规定申请上报获得同意后由行政办公室统一安排协调.三、普通招商会由主办部门根据会议时间、地点、人数、内容提前告知行政办公室按惯例协调贯彻。四、其它重要招商会议按照《会议营销管理程序(暂行）》原则执行，但要提前告知有关部门及公司领导，需要请示的获得同意后方可组织。五、会议或检查由主办部门与总裁办、行政办公室根据各自分工，明确责任，通力合作，共同做好接待和会务工作。六、全部会务和活动安排均必须提前拟定，接待期间及会议召开时间不可随意更改。第二十四条住宿原则一、由我司承当住宿费用的来宾，原则上安排指定宾馆。普通业务往来单位或公司普通办事人员和科级及下列的来宾安排原则间;监管单位或政府部门处级及以上领导、重大业务关联公司副总以上安排单间或套间。住宿费自理的来宾，由其自行决定。二、来公司参观、学习、交流、开会的人员，住宿费原则上自理。第二十五条交通原则来我司人员的交通费原则上自理，特邀而需我公司承当交通费的来宾，参考公司同级别差旅政策执行.第二十六条礼物原则赠予礼物须从严控制，确实需要赠予礼物的必须通过总裁同意后执行。礼物应突出公司形象宣传、突出纪念意义，同时要兼顾我国的传统文化和民族习惯,尽量节省费用。礼物单价、数量根据总裁办批示拟定，由负责接待的部门根据《公务接待申请单》审批同意的品种和数量填写采购单或领料单，行政办审核发放.原则上馈赠礼物从公司已有的物品中选择。第二十七条外出参观原则一、外出参观统一由总裁办负责安排.二、来公司检查、调研、学习交流的上级领导、重大客户，由总裁办安排，对口单位陪伴随行。三、参观范畴原则上不超出公司内部办公区域，确实需要到我市或其它范畴(商户、合作单位）参观的由总裁办报总裁同意后拟定贯彻。第七章接待等级第二十八条一级接待原则:一、陪伴人员：主席、总裁、副总裁其中一人并有关部门负责人或办公室主任。二、迎接:一名公司领导、有关部门负责人或办公室主任在高速路口、机场、车站或公司门口等处迎接，注意把握迎候时间,提前等待于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意次序。三、参观:主席、总裁、副总裁其中一人并有关部门负责人或办公室主任陪伴，视具体状况由公司领导、有关部门负责人或办公室主任介绍公司基本状况以及业务特点、成绩、发展前景等有关信息.四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜,将公司介绍或有关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌(电子屏）、批示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。五、用餐原则、车辆原则、住宿原则均根据本制度执行.六、总裁办根据状况需要请示后拟定与否购置礼节性礼物或赠予公司纪念品。第二十九条二级原则：一、陪伴人员：副总、有关部门经理、办公室主任。二、迎接：由有关部门经理到公司门口迎接,引导来宾.三、参观：副总、有关部门经理、办公室主任陪伴,由有关部门经理或办公室主任介绍公司基本状况以及业务特点、成绩、发展前景等有关信息。四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜，将公司介绍或有关资料、茶水、摆放于接待室.五、普通不需要用餐、车辆、住宿。第三十条三级原则：一、陪伴人员:有关对口的部门经理及其别人员。二、迎接：前台引导、有关对口部门送离办公区域或指定范畴。三、参观:不安排参观，只允许在指定范畴内活动.四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司介绍或有关资料、茶水杯摆放于接待室或指定区域内。第八章审批程序第三十一条审批程序只包含一级原则和特殊需要接待的二级原则。第三十二条总裁办负责接待的，由总裁办制订接待方案、预算报总裁审批执行.第三十三条有关部门负责的接待，由部门制订接待方案,按权限报分管副总、总裁审批.其中涉及招待费、礼物事项需经总裁办备案。第三十四条有关部门为主、总裁办协助的接待，应由有关部门提出申请，报总裁办审核，并按审批权限报总裁审批。第三十五条全部的活动必须先做方案和预算,同意后严格按照方案和预算执行，超出审批范畴的一律重新书面审批。第九章费用管理第三十六条接待费重要用于重要的来宾接待及业务往来活动。会议费重要用于公司重大招商会议或外出召开的各类工作会议。公司总裁办（或行政办)是公司接待费和会议费的归口管理部门。第三十七条总裁办（或行政办）每年根据公司经营计划及各部门年度预算，编制公司接待费用预算草案，报董事局同意执行.总裁办（或行政办）根据同意的招待费指标,分解下达各部门年度控制指标，由其按月安排使用。超出预算的费用一律由有关部门提出申请，分管副总订立意见后报总裁审批、财务部门追加费用指标后方可安排。第三十八条招待费、会务费、按内控权限审批报支,其中招待费、会务费需由总裁办审核、行政办备案，财务部根据批示核销并备案。第三十九条公务接待费涉及交通、住宿、用餐、烟酒、饮料、茶叶（含工作茶）、礼物等。费用的使用必须先申请批复后方可执行，特殊状况必须向总裁请示后获得同意的才予以安排接待。第四十条费用结算必须根据批示原则执行，超出部分一律由接待直接负责人承当。第四十一条费用统计方式,公司宴请、有关部门参加的,接待费用记入总裁办名下；部门宴请，涉及邀请公司领导参加的，接待费用记入主办部门名下。礼物费用记入主办部门名下。第四十二条为便于各部门掌握接待费的发生状况,合理控制使用接待费用，总裁办或行政办于每月15日前将上月发生的费用通报给各部门和公司领导。第四十三条公司组织活动邀请嘉宾出席的费用计入活动预算不另行申请。第十章接待礼仪：第四十四条仪表：面容清洁,衣着得体。第四十五条举止：稳重端庄，从容大方。第四十六条言语：语调温和、礼貌文雅。第四十七条态度：诚恳热情，不卑不亢。第四十八条迎接来宾时，要注意把握迎候时间,提前等待于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意次序.恪守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待国外来访者时，若宾主双方皆不止一种，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方.但是在介绍各方人士时,普通应当由尊而卑，按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表达欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为程度，初次见面时，时间普通控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。第四十九条接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。第五十条通过走廊时:普通走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意,并说“这边请”。第五十一条进入电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。第五十二条座谈时：客人落座后,要以双手奉茶,先客人，后主人，先领导，后同事.第五十三条送客时：根据身份拟定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开.第五十四条注意事项：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要纯熟介绍公司状况，又要内外有别,严守我司商业机密,对不适宜摄影摄像的场合，应向参观人员阐明。第五十五条信息反馈：接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中获得的信息汇总整顿，提取其中对公司有价值的信息交行政办汇总存档。第五十六条商务接待中的座次安排一、主席台必须排座次、放名签,方便领导同志对号入座，避免上台之后互相忍让。二、主席台座次排列，领导为单数时,重要领导居中,2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导仍然在1号领导左手位置,3号领导仍然在1号领导右手位置。三、几个领导同时上主席台，普通按公司附属关系排列次序.可灵活掌握，不生搬硬套。如对某些德高望重的老同志,也可适宜往前排，而对某些较年轻的领导同志,可适宜往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，普通掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适宜位置就座。这样，既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体.四、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐个贯彻。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候,再逐个核算，并告之上台后所坐方位.如主席台人数诸多，还应准备座位图。如有临时变化,应及时调节座次、名签，避免主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。第十一章附则第五十七条本规定合用于公司各部门，由行政中心负责修订和公布.第五十八条本规定自印发之日起试行。附件：1、接待审批原则及申请表2、商务接待中的座次安排（图）二月十四日附件1、接待审批原则及申请表接待审批原则及申请表明细等级来访姓名：电话：职务：政府部门局级、总经理、重大客户以上级别人员单位：监管、重大业务关联公司、其它总裁认为有必要接待的有关单位目的：参观、检查、调研、业务洽谈一级接待姓名:电话：职务:主席、总裁、副总裁部门：董事局、大客户中心、总裁办、招商、拓展地点：1、2号来宾室、主席办公室陪伴：副总一人、经理一人、其它有关人员接待室（或会议室)配备原则：上等茶水、饮料、点心、糖果、香烟、公司介绍、宣传资料、书报刊、业务介绍、服务人员、纪念品或礼物（礼金)等。前台及采购根据审批成果准备。来访人数:陪伴人员：接待车辆：驾驶员：联系电话：接送级别:全天陪伴欢迎字幕（编排及内容）：企划部、接待部门草拟，行政中心网管设立参观范畴：办公区域、分公司等与否住宿:住宿原则:元/人/间/天与否宴请：宴请原则：元/人/餐返回方式：飞机、软卧与否订票：负责人：票价原则：元/人申请事由申请人:年月日审批总裁批示：年月日接待审批原则及申请表明细等级来访姓名：电话：职务:政府部门科级、副总、重要客户以上级别人员单位:监管、业务关联公司、其它总裁认为有必要接待的有关单位目的:参观、检查、调研、业务洽谈、理解业务状况二级接待姓名：电话：职务：副总、经理部门：董事局、大客户中心、总裁办、各分公司、各职能中心地点:3、4号来宾室、小会议室、办公室陪伴：经理一人、其它有关人员接待室（或会议室）配备原则：茶水、公司介绍、宣传资料、业务介绍、服务人员。前台及采购根据审批成果准备。来访人数：陪伴人员:接待车辆：驾驶员:联系电话:接送级别：自行来回或短距离接送欢迎字幕（编排及内容）：企划部、接待部门草拟,行政中心网管设立参观范畴：办公区域内与否住宿:普通不需要住宿原则：否/是元/人/间/天与否宴请:普通不需要宴请原则：否/是元/人/餐返回方式：与否订票：负责人:票价原则：元/人申请事由申请人：年月日审批总裁批示:年月日接待审批原则及申请表明细等级来访姓名：电话:职务：普通客户、来宾、求职面试人员单位