印章证件管理制度

印章证件管理制度印章证件是企业、组织和行政机关办公及行政活动中必不可少的工具和凭证。因此，印章证件管理是每个单位及个人必须重视和严格遵守的重要规定。一、印章证件的定义与类型印章证件指的是用于表示企业或其他组织名称或标志、以及印制在文件上、用于认证文件合法性的凭据。印章证件的类型包括：企业印章、行政机关印章、法定代表人签名、财务主管签名、公章、合同专用章、发票专用章、汇款专用章等。二、印章证件管理的意义1.防止印章证件被盗用和冒用引起的纠纷和损失。2.加强单位内部的安全管理和风险控制，减少因印章证件管理不善所造成的各种损失。3.规范印章证件的使用，防止印章证件被非法使用。4.增强单位的内部管理，促进各工作职能部门的协作和配合，提高工作效率。三、印章证件的保管制度1.印章证件的保管人应当定为负责人或保管专人，并在组织机构中明确职责、权利和义务。2.印章证件应当统一存放，定期进行盘点和检查，并严格按照规定使用。3.印章证件保管人应当建立“保管印章证件台帐”，记录印章证件的存放、领用、归还、使用等事宜，以便调查处理各种问题。4.印章证件保管人应当负责保管和使用所有印章证件，确保不被非法使用、遗失、窃取或变造。5.印章证件保管人应当采取必要的安全防范措施，如设置密码、放置防窃装置、贴封条等，确保印章证件的安全。6.印章证件保管人有权拒绝无正当理由的印章证件借用申请，并在保管期限届满后要求核对印章证件数量和状态，确保印章证件安全无损。7.在情况特殊的情况下，如印章证件遗失、窃取、损坏、修缮等需报告领导和有关部门，及时采取补救措施。四、印章证件的使用制度1.在印章证件使用前，应当严格核对印章证件名称、规格、形状、字体、编号等信息，确保准确无误。2.印章证件应当在经过严格的审核程序后方可使用。依据不同情况，使用人员应当分别使用不同的印章证件。3.印章证件使用人员应当妥善保管印章证件，并在使用前认真核对使用目的和文书内容，确保正确无误。4.在使用印章证件时，应当遵守使用规定，不得私自、超范围或超权限使用，特别是对于其它单位的印章证件，应当获得相应单位授权方可使用。5.涉及签字或盖章时，应当严格按照规定履行相应手续和程序，特别是文件的保存，需要在文件上注明使用印章证件情况。6.印章证件使用完毕后，应当及时归还，并确保印章证件安全。五、印章证件的补救制度1.在印章证件使用中，如发现印章证件遗失、损坏、被盗等情况时，应当立即向有关部门报告，并采取及时的补救措施。2.遗失、损坏印章证件应当及时向组织机构申请补办，并对印章证件的具体情况进行登记、备案，补办完毕后重新建立台帐。3.在补办印章证件的过程中，如果发现遗失、损坏是由于保管人员的过失或疏忽所导致的，应当进行相应的追究和处理。六、印章证件的销毁制度1.印章证件已经过期或者不能继续使用的，应当及时进行销毁处理，销毁过程需要严格按照销毁制度执行。2.销毁应当由负责人或专门工作人员进行，应当有明确的销毁程序和要求，并记录好销毁的过程和结果。3.销毁过程中应当注意保密，不得随意披露相关信息，防止泄露。七、印章证件管理的检查制度1.对于印章证件的使用和保管情况，应当进行定期的检查，发现问题及时制定纠正措施。2.检查应当由单位的监管部门或由外部机构通过委托等方式进行，检查时需要随机抽查，包括印章证件的数量、存放位置、状态和使用情况等。3.检查结果需要制定相应的改进和完善措施，确保印章证件的安全有效使用。八、结论印章证件管理制度是公司或组织管理中非常重要的环节，贯穿整个管理体系。只有深入贯彻执行印章证件管理制度