会议管理制度（汇编3）

泽远集团会议管理制度目录TOC\o"1-3"\h\z第一章 总则 1第二章 会议形式 1第三章 会议组织 2第四章 会议效率管理 4第五章 会议室管理 6第六章 附则 6附录：会议记录簿 7总则为使泽远集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。会议本着精减、有效、节俭原则运行。会议形式董事长办公会出席人员：董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司总经理等常设成员。周期：根据需要随时召开；会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。主持人：董事长董事长质询会出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；周期：每周一次；会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；主持人：总裁或执行总裁全体员工会议出席人员：公司全体员工；周期：每半年或一年、或不定期；会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；主持人：总裁。每周晨会内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；主持人：总裁；周期：每周周初工作汇报会内容：下级向上级汇报指定内容；出席人员：上下级或有关责任人；主持人：上级主管；周期：定期或不定期。专题会议内容：某一问题讨论和商定；出席人员：有关人员；主持人：相关主管；周期：不定期或定期。各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。会议组织会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：确立会议议题；安排会议议程；发出会议通知；会务准备；做会议记录和摄像、录音；整理会议纪要、决议；相关领导阅改、签批；印发有关部门、人员，并归档。确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。该报告批准后方执行。提前发出会议通知通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。会务准备会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。各部门起草会议纪要的内容要求：必须全面记录会议的内容；必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。会议效率管理判断会议效率的高低有以下的标准：会议是否按预期进行目的及议题是否清晰，是否彻底讨论会场准备是否完善资料是否齐全会议日程是否有计划性参加者是否预先了解主题讨论离题是否严重会议气氛是否热烈建设性发言数量是否得出结论或对策提高会议效率的要领要严格遵守会议的开始时间；要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；在会议进行中要注意如下事项：发言内容是否偏离了议题?发言内容是否出于个人的利害?是否全体人员都专心聆听发言?发言的内容是否朝着结论推进?应当引导在预定时间内做出结论；在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。会议禁忌事项发言时不可长篇大论，滔滔不绝；不可取用不正确的资料；不可打断他人的发言；不要中途离席。会议管理技巧控制出席人数，与会无关者不参加；每次会议须明确主题；对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。会议室管理会议室使用登记手续凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；会议室预约登记手续由总裁办办理；会议结束后将会议纪要送总裁办备案。会议室必备的物品、用品和环境会议室备有会议桌、椅；会议室备有饮水机；会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商；会议室保洁。会议室使用环境卫生的要求注意保持会议室的环境卫生；严禁在会议室吃东西；严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；严禁在会议室处理与工作无关的事情。会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。附则本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。本办法由总裁办负责解释。

附录：会议记录簿时间地点主持人记录人出席人缺席人列席人议题（记录内容）决议执行部门时间核查使用要点：重要会议，有言必录，详细记录；一般会议，可摘其要点记录；日常事务性会议，简要记录；对于重要会议记录，与会人员须确认签字；本簿装订成册使用。

会议管理制度第一条目的

为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。职责

一、行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部登记备案。

二、会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政部应予协助。

三、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档。

第三条会议分类

一、公司部门周会制度

（一）主持与记录：各部门助理记录，由部门负责人主持

（二）召开时间：每周一上午9:00。特殊原因需要延期召开的由部门负责人提前通知。

（三）参加人员：部门负责人、部门员工

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。

（四）会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划等

。二、公司员工月会制度

（一）主持与记录：由行政部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。

（二）召开时间：每月30日上午9:00。特殊原因需要延期召开时由行政部提前通知。

（三）参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。

（四）会议内容：

1.公司日常运作情况的总结。

2.各部门汇报本月工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。

3.布署下月工作任务

。三、其他会议

（一）公司年终总结表彰大会

总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由办公室具体组织实施。（二）各专题会议

相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营中出现的问题或项目有关事宜工作进行讨论、布署和总结。会议召开

一、会议安排：

（一）凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。

（二）凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

（三）各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

（四）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

二、会议的准备：

（一）公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作；

（二）会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；

（三）特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：1.会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；2.会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；

3.会议场所布置；

4.会议服务人员的安排；5.会议签到表；

6.会后事项安排。

7.会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。三、会议召开及传达：

（一）应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。

（二）参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

（三）与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。

（四）重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

（五）与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。

（六）公司会议的会议纪要由总经办专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。

（七）会议结束后办公室或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。

四、会议纪律

（一）要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则乐捐10.00元，迟到每超过一分钟增加10.00元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，罚款100元。

（二）管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则乐捐200.00元，迟到每超过一分钟增加20.00元，依次累加。

（三）决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场，迟到的则乐捐500.00元赞助费，迟到每超过一分钟增加30.00元，依次累加。

（四）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员必须尊重发言人，不得随便发言扰乱会议次序，不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作，如需接听电话，必须到会议室外接听。发现有以上情况者，一次乐捐50.00元。

（五）会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次乐捐200.00元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。

第五条本制度适用于公司全体员工。第六条本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。附件：会议签到表

会议通知单

会议纪要会议签到表编号：会议名称会议时间年月日时分会议地点序号姓名部门签到时间备注会

议

通

知

单编号：会议主持发出部门会议日期开始时间会议地点预计时间会议主题参加会议人员序号部门人员通知时间能否到场缺席原因备注注：务请与会人员提前到达。通知时间、能否到场、缺席原因由总经办人员填写。制表：部门负责人：行政部负责人：总经理：会议纪要会议名称时间年月日至时地点会议主持人出席会议人员记录会议主要内容

会议记录、会议纪要管理制度一、目的为进一步加强公司会议记录、会议纪要管理，增强各项会议的规范性，使会议内容有案可查，会议决定更加有效地贯彻执行，特制定本规定。二、适用范围1、公司领导主持召开的重要会议。2、部门组织召开的内部重要会议以及由部门组织召开的跨部门或对外的重要会议（可邀请分管领导参加）。3、所属各单位召开的重要会议。三、记录形式1、会议记录。各类会议由各部门、各单位指定人员进行记录，统一使用公司印制的会议记录本。2、会议纪要。形成决议、待处理事宜、时间节点及结果的会议，在会议记录的基础上由指定人员整理会议纪要，打印后归档备案，同时保存电子文档。3、音像记录。凡公司领导有特殊要求的重要会议，由办公室负责组织录音、整理，并对声像资料进行存档、保管。四、记录要求1、会议记录。内容必须真实、完整，全面记录会议的内容，必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。字迹要求规范、清晰、工整，不准随意涂改。记录本应由专人妥善保管，注意保密。2、会议纪要。内容必须做到全而精，详略得当，突出要点，围绕会议主旨及决议来整理、提炼和概括，避免冗长拖沓，避免不必要的文辞修饰等，切忌记流水账，以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。五、监督检查公司办公室负责对各部室、各单位执行会议记录、会议纪要制度的情况进行监督检查，及时纠正贯彻执行中存在的问题。

会议纪律管理制度第一条目的为严明会议纪律，维持会场秩序，保证会议的质