加强办公室的精细化管理

加强办公室的细化管一、为么实细化管办公室是一个单位的中枢经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管部门，又是一个单位具体的办事机构，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规，大推进科学化和细化管，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的程加优化、职责加明晰、考核加科学、制加严密、督办加有，使办公室服务领导、单位和基层的绩效加显著。细化管，就是要按照确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管，抓住工作中的薄弱环节，区别同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，断提高管效能。细化管就是实管责任，将管责任具体化、明确化，它要求每一个管者要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天要对当天的情况进检查，发现问题及时纠正，及时处等等。办公室工作细化管应从管、工作程、岗位职责、绩效考核、规章制、保障手段和人员素质等方面着手，只有全面推进科学化、细化管，才能有效解决目前办公室工作中存在的程优、岗责细、职能顺、实够等问题，断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管有序，好地为领导、为单位、为基层服务。二、目前存在足和问题一是传统的办公室和管模式能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制还够完善，现有规章制的科学性和系统性还需进一步提升，工作程也有够科学的地方，这在一定程上限制办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责明确，责任实的情况还同程地存在。四是人员素质参差齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能与科学化细化管的要求还存在一定差距。三、如何加强细化管围绕转变职能和增强执。从目标制定、工作计划的实施，体现管与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室，应体现执，强有的执，是提高办公室政效能的载体。推进办公室工作科学化、细化管，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、细化管水平提供强有的组织保证和人才支持。1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的家。进一步增强“三种意识、提高“四项能、树“五方面作风：即增强把握规的意识、创新意识、求的意识；提高辅助决策的能、统筹协调的能、狠抓实的能、促进和谐的能；树论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、厉风、清正洁的好作风，打效能建设的基础。2、明确职责，细化程。确保岗位职责细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到越位，缺位。建调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管工作的具体程，做好“三个协调：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。按照简程序、清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规，依据办公室职能逐项建和优化办公室各项工作程，如建信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管、安全保密、单位财务、信访处、网站管等各方面工作的具体程。各项工作依既定程运，才能做到有条紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计程，使各项工作均依程运。为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建一套科学的规章制，将办公室各项工作及办公室人员的为纳入管规范之中，以条文的形式加以明确，从而建办公室工作“法治秩序。要对现制进认真清，保合的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制体系。3、要根据办公室工作职能和程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册。把办公室的工作任务分解并明确地实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管目标，使办公室每个成员各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。4、对工作计划、工作任务和重要工作部署实、进展情况进严格监督考核，可以确保每一项工作得到具体实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。5、办公室推科学化、细化管，要按照奖优、治庸、罚的原则，探开展绩效考核，为提高管水平提供可靠保障。推办公室工作细化管，要高重视的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员自觉认同并努为之奋斗的核心价值观。要把细化管当作一种工作要求，一种境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能，投身办公室工作实践，创造一工作业绩。办公室在实施细化管的过程中，必须关注科学技术在管中的应用。细化管要产生大的信息、数据，针对这些资如何收集、整、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出数据库管系统，各类组织可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、细化管必须依托先进的信息技术手段的支持，实现管手段现代化是提升办公室管水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分用现代技术以适应形势发展需要。四、结合本单位实际情况制定以下管制为加强办公室管，明确内部管职责，使内部管工作加细化、制化和规范化，结合实际情况，特制订本制。-、工作规范（-）、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、为规范，相关规定按照员工守则细则执。（二）、办公室管人员严格按照本制中的要求规范开展工作。二办公室事务管（一）、文书管制文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执效的并设有特定版头的文书。 本制中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管，并对文书管制做以下规定。1、文件管制第一条管要点1、为使文件管工作制化、规范化、科学化、细化，提高办文速和发文质，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 文件管的范围包括：上级下发文件、公司各类制文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 制类文件按照公司文档统一格式进编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、 根据文件属性、类别，对所有文件进编号，根据编号定期'归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制规范1、 文件的起草、收发、打印、归档整、借阅销毁等由办公室人员负责执。2、 公司上报下发正式文件的权主要集中在公司经，各部门一得自向上、向下发送正式文件。3、 公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经签发；各部门需要向下或对外发文的文件由公司经负责起草，政人事部负责审核，审核无误后政办公室打印，打印后送回起草部门校〉寸，校对无误方可正式打印，由公司经盖章，签发。4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、 办公室人员对-般性文件进分类管，定期整并制作相关报表提交给部门主管。6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格借阅手续，对有密级程的文件，需公司经批准后方可借阅。7、办公室管人员对文件借阅情况进登记， 做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进整， 附件、批件、定稿等资收集完全，存档备案。半一小清，终一大清。9、 根据存档时间及存档的必要性〉寸文件进销毁，需上报公司签字批准，按照文件管制进处。第三条文件管程设计1、 内部文件管程：起草文件一审查编号一审批、签发一打印文件下发文件^文件存档2、 外部文件管程：外部收文—文件整—文件存档—清退—文件存档—文件销毁3、 借阅程：提出申请，办手续—批准—借阅—清退—文件存档—文件销毁2、文书管制第一条管要点1、 为确保文书制发、处、管工作顺进，保证公司内部资的安全性、完整性，促进与提高组织管工作的效，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、 文书管范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资、各类简报）、宣传资、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资。3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进调整。4、 根据文书性质进编号整，定期〉寸文书进归档整，保持纸质文档与电子文档的同步新。第二条制规范1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、 按照文书管范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。3、 按时间、内容等序排，整归档，坚持平时归档与终归档相结合，对照编号出整清单。4、 根据文书的时效性和保存的价直性，对文书进整销毁；须上级审批同意，方可销毁。5、 发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向公司经报告，夫查明原因，则由办公室负责承担。第三条程设计起草文书—填写《发文簿》需要时）—张贴—存档—新目录（纸质档与电子档）—借阅—清退—审批—销毁3、档案管制第一条管要点1、 为维护档案的真实性和可查阅性，使档案管科学、专业，及时分类、整、编辑、传递文书资，提高档案管质与力效。2、 档案管范围：公司各类证照及各类文件、文书资、其他应存档的信息资。3、 根据文书整和文件整编号，对对应资进相应的归档、整、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条制规范1、 应归档的文件、材由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、 所有归档文书材经过初步整，根据时间先后顺序再按同一项目文书材集中整，并贴上标签。3、 坚持平时归档与终归档、定期归档与定期归档结合，＞寸照编目，出清单。4、 各部门需借阅相关档案，须由公司经签字，审核通过后方可借阅，得抄录、复制或借出。5、 档案管人员必须遵守保密规定，保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资的保管，确保档案安全与完整。6、 档案接收、移交，必须根据档案管制严格做好记录。第三条程设计根据文件、文书目录整需要归档的档案—排序整， 编制编目—存档—借阅—清退（二）办公用品管制第一条管要点1、 为加强办公用品管，规范办公用品管各项程序，节约办公经费，提高用效。2、 办公用品管人员负责办公用品的处和管工作， 权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、 办公用品保管实“日清月结，出入库等、终查存统计原则。4、办公用品的采购，应进多方比较，保证性价比和质，择优选用，合开支。第二条制规范1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进灵活处，但必须经部门主管批准。3、 根据物品所属类别，对办公用品进及时出入库登记，注明名称、数、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用夫填表登记，事后须及时补填。5、 任何人夫经允许得进入办公用品管室，得私自挪用办公用品。6、 办公用品管人员负责收发入、离职人员的办公用品。7、 办公室建公司固定资产总账，每进一次汇总普查。8、 管员定期〉寸办公用品进盘查，核实库存，保证出入库等。第三条管程设计编制《需求计划表》审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记（三）、图书管制第一条管要点1、 为让大家有一个好的借阅环境、快捷的办手续，规范图书管工作。2、 图书管人员严格按照制中规定准时到岗，服务到位，保证借还程有序进。3、 根据图书类别，对图书进编号，并制作目录卡以备员工查阅。第二条制规范1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季负责采购图书1-2次。3、 对所有图书进分类整，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。4、 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，夫按时办续借手续经通知仍夫还书者，按照规定进惩处。5、 借书人员妥善保管好图书，得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。6、 图书管员定期〉寸图书进清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示事。第三条管程设计1、申购程：填写申购单一审批一采购一图书入库登记2、借还程：查阅图书目录卡—填写借阅单—图书卡签字—图书借阅一续借图书，再次填写图书借阅单（四）、会议管制第一条管要点1、为提高会议质，促进有效沟通，提高动能，进而规2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、 清楚会议召开目的，合安排时间，做到少而，讲究高效原则。4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能与水平，保证会议实效。5、 按照制规定，严格会议管，参会人员准时参加会议，并6、会议组织者审时势，明确会议要点，做好一准备工作。第二条制规范1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，政专员负责做好相应的会议记录。3、 政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整好会议记要或者会议决议，打印并张贴。4、 按照时间排，将所有会议记录文字资和电子资同步整并归档。5、会议记录为公司的机要档案，保管人员得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管制规定执。第三条管程设计会前：确定议题、会上所需资准备、通知一会中：积极参与，做好会议记录—会后：整会议记录—张贴—归档整（五）、清洁卫生管制第一条管要点1、 为营造-个好的工作环境，树公司形象，保证清洁卫生管工作顺进。2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。3、 办公室管人员为第一责任人，管所有清洁项目并定时对卫生进保持与维护。第二条制规范1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、 按照排班安排，轮打扫清洁，办公室主任负责卫生检查工作。3、 清洁卫生实卫生责任制，办公室管人员负责管办公室所有区域的清洁卫生，当日直日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。4、由办公室管员定时对清洁卫生进维护， 保证地面整洁，水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。5、直日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生直日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。第三条程设计安排清洁排班—完成清洁项目—填直日表—监督检查—填写监督表—办公室人员执维护—发现问题—执处()、日常事务管1、 接待管第-条来客接待是政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的好形象，对接待工作做具体的要求。第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言、礼仪规范。第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上水，做好一系的后续工作。第四条程设计：接待来访人员—询问来意，需要找的人—通知被