人员数据管理制度

XX软件股份有限公司规范性文件人员数据管理制度文件编号：广（人力）字规A[XXXX]第004号版次：XXXX年V1.0编制：人力资源部据。（一）0类、c类数据需求申请：总部各部门申请人应说明数据用途、数据要求，并以邮件形式发给二级部门经理，经理同意后，由人力资源部组织发展部eHR专员提供。分子公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理日常数据需求，超其权限范围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部组织发展部eHR专员申请协助处理。（二）S类、ST类数据需求申请：总部各部门申请人应说明数据用途、数据要求，并以邮件形式发给人力资源部相应业务负责人，申请人的一级部门经理同意后，由业务负责人直接提供。分子公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理，超权限范围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部业务负责人申请协助处理。（三）系统集成数据需求申请：凡是需要与HR系统集成的系统或工具，需向HR系统业务管理员、业务负责人邮件申请，并经IT管理员评估后方可使用，同时IT管理员负责备案和管理系统接口。（四）HR系统数据权限申请、转移、废止：申请人应以邮件形式，说明权限申请范围、使用周期、用途等，经二级部门经理同意；涉及S类或ST类的，需经一级部门经理批准。业务负责人及业务管理员同意后，由IT管理员开通权限并备案。申请人权限发生转移或需要废止的，应及时告知总部业务负责人、业务管理员，由IT管理员做权限调整并备案。（五）其他数据需求申请：基于HR系统的复杂数据需求、报表需求等，由业务管理员负责处理；基于HR系统无法提供的数据,由总部业务负责人提供。第八条监管机制为保证给公司经营提供准确数字，制定以下机制：通报机制：各部门及分子公司若出现数据错误或数据传递延迟等，经所在部门一级经理确认同意后，将在一级经理范围内通报批评，并责令整改。开罚单机制：情节严重的，经所在部门一级经理确认同意后，处罚责任人300元，上级经理同等处罚，其他人酌情负连带责任，同样的错误不允许犯第二次，要求有错必改，重复犯错，加重50%处罚，同时责令作书面检查（包括改进和补救措施）；给公司经营分析及决策带来严重影响或经济损失的，上报总裁办，经调查属于重大公司质量事故的，按照《公司问责制》的规定，追究相应管理责任。（三）抽查机制：总部人力资源部组织发展部每月对数据质量进行抽查，包括但不限于数据的准确性、及时性、完整性，并将结果以邮件形式通报给数据维护人、业务负责人及各部门经理，抽查结果遵照上述通报或开罚单机制处理。（四）关于申诉:对处理结果有明显异议的，可以自收到处罚决定起5个工作日内向直管一级经理及人力资源部提出申诉，发现处理错误的，应当及时纠正，否则维持处理结果。第三章附则本文件从发布之日起生效。本文件由人力资源部负责解释与修订。人力资源部TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"第一章总则3\o"CurrentDocument"第一条编制目的3\o"CurrentDocument"第二条适用范围3\o"CurrentDocument"第三条管理原则3\o"CurrentDocument"第四条术语、定义4\o"CurrentDocument"第五条角色分工及职责5第二章管理内容\o"CurrentDocument"第六条数据管理要求6\o"CurrentDocument"第七条数据服务流程811\o"CurrentDocument"第八条监管机制1011第三章附则文件修订记录版次生效日期修改页码修改早~P修改依据修改内容修订人XX软件股份有限公司

人员数据管理制度第一章总则第一条编制目的为规范公司人员数据管理，保证为公司经营分析及管理决策,及时提供真实、准确的人员数据，特制定本制度。第二条适用范围xx总部及各分子公司。第三条管理原则（一）遵循“双重确认原则”，即在信息的处理上，要有复核的部门或职位参与。（二）人员数据发生错漏或泄露等不合规行为，应遵循追责并积极整改原则。（三）人员数据由总部人力资源部组织发展部统筹管理，各部门及分子公司分散维护。（四）根据管理需要，各部门及分子公司应设定接口人，负责数据维护及数据提供。（五）人员数据维护及提供应保证及时、准确、完整、真实。（六）人员数据使用及传递，应做到统计口径及来源清晰，谨慎使用，保证人员数据安全。第四条术语、定义(一)人员数据：指员工在公司工作过程中，由公司管理的个人基本信息、任职经历、学习经历、工作经历、培训经历、薪酬福利记录、考勤休假记录、奖惩记录、岗位绩效结果等数据。人员数据分类：根据用途和重要性分为。类、C类、S类、ST类四大类。>。类数据：即开放数据(Opendata),指公司内部所有员工均可知晓和使用的数据，如员工个体的姓名、部门、职位、工号、内邮、性别等。C类数据：即核心数据(Coredata),指用于公司人员管理和对公司经营有一定影响的数据，如任职经历、学习经历、培训经历等。S类数据：即敏感数据(Sensitivedata),指对公司经营管理有一定影响的、或详细完整体现公司人员现状的、或带有员工个人隐私信息等的数据，如员工产品线价值链属性、带有手机号的人员清单、人员定编表、体现公司经营分析的报表等；ST类数据：即保密数据(Secretdata),指仅在特定范围内传递和使用、并对人员管理有重大影响的数据，如数薪资相关数据等。(二)HR系统：即人力资源管理系统，是公司管理人员数据的核心平台，是实现人员数据平台化管理应用的主要载体，同时也是公司信息化建设的重要组成部分。系统工作原理举例：通过技术手段，实现HR与0A入转调离流程的对接，流程结案后将人员数据自动存储到HR系统，业务人员按期把业务数据维护/计算/导入/读取到HR系统中，如薪资数据、劳动合同数据、出勤刷卡数据，并可以通过接口开发向外围系统传输数据，如广讯通、0A、工作流等，实现数据共享，提升数据流转效率。第五条角色分工及职责人员数据管理过程中的角色分类及职责如下：（一）业务管理员：由总部人力资源部组织发展部eHR经理担任，负责制定人员数据管理机制、数据应用及服务管理、监督数据质量及安全等，推动人员数据平台化管理及应用，提升数据运转及使用效率。（二）IT管理员：由企管与IT部的业务顾问担任，负责HR系统相关业务需求分析、方案设计、后台配置、权限分配、系统运维、等工作，保证HR系统正常运转，协助业务管理员及业务负责人，提升人员数据平台化管理及应用效率。（三）业务负责人：指总部人力资源部薪酬福利、员工关系、员工培训与发展等业务的负责人，负责制定业务数据处理规则，并有责任交授业务数据处理规则和方法，履行跟催提醒责任，同时将跟催提醒的相关邮件或通知告知eHR经理及关键数据使用者，保证数据顺畅流转；负责将业务数据逐步完善到HR系统中，实现平台化管理及应用。（四）数据维护人：指数据的直接维护人，包括在HR系统上可直接维护数据的eHR专员、人事专员、运作支持人员、各业务负责人等；也包括在入转调离流程上填写信息的操作人，如填写员工价值链的二级部门经理。（五）数据复核人：对数据维护人维护的数据质量进行复核，对数据质量负连带责任，一般由数据维护人的上级或经理授权人担任，没有明确授权人的，由经理担任，如分子公司。（六）数据提供人：上述的所有角色均可能是数据提供人。（七）使用者：通过公司准许的方式获取人员数据的员工，如可以登录HR系统的员工。第二章管理内容第六条数据管理要求（一）。类数据及c类数据管理：广泛用于日常数据服务及应用，数据主要通过入转调离流程生成或由员工维护，数据维护人涉及范围广，需各部门及分子公司相关人员紧密配合，保证数据质量和更新及时性。各部门及分子公司若发生人员变化，运作支持经理/部门经理应提前或当天安排相关人发起流程，并督促遵照入转调离流程处理规定，保证当月发生流程当月结案。人事专员负责督促工作，保证每月按时完成HR系统数据的更新及数据完整性、准确性核查。（二）S类数据及ST类数据：针对S类、ST类数据的传递和使用，业务负责人应在业务管理规则中制定明确的要求和有效的管理规范，使数据维护人及使用者知晓并遵守。并在业务流程设计上充分考虑数据传递的顺畅和安全。S类、ST类数据的数据质量尤为重要，维护人必须保证数据的100%准确、完整，及时，具体遵照业务要求执行。（三）数据复核要求：总部、分子公司必须遵照业务管理要求，建立数据复核机制，充分保证数据100%及时、准确、完整，数据传递流程如下:数据维护人及复核人涉及的数据范围，如下:数据分类数据范围数据维护人/第一责任人复核人人员基本信息入离调转流程上填写的信息、价值链产品线信息、新员工填写的信息。1、总部：招聘人员、部门运作支持人员、行政助理及流程上填写信息的人员，如二级部门经理。2、分子公司：人事专员/行政助理1、总部：员工关系专员、员工关系助理2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人薪酬每月薪资发放明细、年终奖金数据1、总部：薪酬专员2、分子公司：薪酬专员（包括兼职的会计/出纳）1、总部：薪酬经理2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人社保、公积金每月社保、公积金明细1、总部：薪酬专员2、分子公司：人事专员1、总部：薪酬经理2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人力动合同劳动合同签订、续签、终止等信息1、总部：员工关系助理2、分子公司：人事专员1、总部：员工关系专员、员工关系助理2、分子公司：分支经理/运作支持经理/