公文及督办管理办法

有关印发《神木汇森凉水井矿业有限责任公司公文管理方法》的告知公司各部门、所属各单位：现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司公文管理方法》印发给你们，请遵照执行。特此告知。二月二十七日神木汇森凉水井矿业有限责任公司公文管理方法第一章总则第一条为使神木汇森凉水井矿业有限责任公司（以称公司）公文解决工作规范化、制度化，结合公司实际，制订本方法。第二条公文解决应当坚持实事求是,精简、高效的原则，做到及时、精确、安全。第三条公文解决必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，严格执行公司保密规定，确保国家及公司秘密的安全。第四条各有关人员应当重视公文解决工作，恪守本方法。每一种部门（单位）的管理人员都应当认真学习掌握公文解决方法，对公文办理做到应知应会。第五条公司综合办公室是公文解决的管理机构，主管公司的公文解决工作。第二章公司公文基本状况第六条公司的公文种类重要有：

（一）决策。合用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。合用于对重要事项作出决策和布署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适宜的决定事项。（三）公报。合用于公布重要决定或者重大事项。（四）通告。合用于在一定范畴内公布应当恪守或者周知的事项。（五）意见。合用于对重要问题提出见解和解决方法。（六）告知。合用于公布、传达规定下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（七）通报。合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要状况。（八）报告。合用于向上级机关报告工作，反映状况，回复上级机关的询问。（九）请示。合用于向上级机关请求批示、同意事项。（十）批复。合用于回复下级机关请示事项。（十一）函。合用于不相附属机关之间商洽工作、询问和回复问题、请求同意和回复审批事项。（十二）纪要。合用于记载会议重要状况和议定事项。第七条根据公司实际状况，将公文分为两大类：（一）收文类1、外部收文：各级政府部门、上级公司、公司股东单位及有关单位公布的对公司含有批示性、指导性、规定性的文献。2、内部收文：公司董事会、股东会、监事会、各部门（单位）向公司报送的文献。3、收文规范流程（见附件1）。4、收文管理方式：创立收文簿，设立具体的分类文献夹保存、备查。在领导审视、批示后，一律复印下发。各部门（单位）对接受到的文献，必须进行签收。必须严格执行收文规范流程。5、收文解决程序：机要秘书登记编号，办公室主任提出拟办意见，公司领导提出具体解决意见，承接部门按批示贯彻，部门收发员负责怪份归档，机要秘书传递文献并负责归档。（二）发文类1、公司向对公司含有业务指导关系的政府部门及上级公司报送的请示、报告等公文。2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、告知等公文。3、公司向与公司含有法律、经济关系的单位发出的告知、通告、公函等公文。4、公司内部公布的制度、规定、方法、告知、决定、通报、批复等含有规定性、指令性、批示性、知照性的公文5、公司内部与外部有关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、阐明、告知等公文。6、发文规范流程（见附件2）。7、公司发文管理方式：（1）创立发文簿，设立具体的分类文献夹保存、备查。（2）如违反发文规范流程，综合办公室有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规范流程的严格执行。（3）必须严格执行发文规范流程。8、发文解决程序：部门起草文献，部门负责人审核、修改，机要秘书核稿，分管领导审签，总经理签发，机要秘书印制公文，有关单位接受文献。第三章公文格式

第八条公司公文普通由发文单位标记、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件阐明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分构成。

（一）发文单位标记应当使用发文单位全称或者规范化简称，公司发文单位标记为“神木汇森凉水井矿业有限责任公司公司文献”。

（二）发文字号应当涉及单位代字、年份、序号。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名，还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人应为对该公文的咨询能作出回复的人。

（四）公文标题应当精确简要地概括公文的重要内容并标明公文种类，普通应当标明发文单位。标题为宋体二号字体，加粗并居中，除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。（五）主送单位指公文的重要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称（上行文为矿业公司，陕西汇森煤业开发有限责任公司；下行文为公司各部门、所属各单位）。（六）公文正文为仿宋GB2312三号字体，行间距为1.5倍，在页面底端正中插入页码，五级小标题为：一、（一）1、（1）（七）公文如有附件，应当注明附件次序和名称，与正文空开一行，用仿宋GB2312三号字体。

（八）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，日期为中文输入法（如：二○一三年二月二十七日），与正文最后一行空开两行，如有附件，与附件最后一行空开两格。（十）公文应当标注主题词。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十二）印发单位应为发文单位的办公室，印发日期以公文付印的日期为准。

（十三）会议纪要应当在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“主送单位”标注在公文版记中的主题词之下。（十四）文字从左至右横写、横排。第九条公文用纸普通采用国际原则A4型（210mm×297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要拟定。第四章公文解决职责第十条公司级领导（涉及董事长、总经理、副总经理、总工程师、总经理助理）的公文解决责任：（一）当天审签、签发以公司、部门（单位）名义印发的重要公文并承当其法律和行政责任。（二）当天阅处重要收文并批示处置原则与办法。（三）直接承接最重要的收文。第十一条综合办公室主任（副主任）的公文解决责任：（一）当天审核各类综合性公文，并承当其对应的行政责任。（二）当天阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并批示处置原则与办法。（三）拟办和承接重要的收文。（四）制订公司公文解决方面的规章制度和原则并督促检查实施状况，组织规划公文解决流程，建立公文解决质量与效率保障体系，确保公文解决的质量与效率。（五）协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文解决中的普通随机事件。第十二条其它部门（单位）负责人的公文解决责任：（一）当天审核、修改本部门（单位）分管业务范畴内发出的公司公文并承当对应的行政责任（如有敷衍审核而出现明显错误的公文，综合办公室一律回退）。（二）当天阅处由本部门（单位）直接办理的收文并拟定具体处置方案，并转至本部门（单位）承接人或全体职工。（三）严格督办本部门（单位）的公文解决工作，确保其质量，确保工作效率，及时向公司领导或综合办公室反映公文解决中的有关问题，解决本部门（单位）公文解决中的矛盾和问题等。第十三条机要秘书的公文解决责任：（一）分类集中进行公文解决，特别是其中含有管理性质的公文，按规定时限对公文进行启封、收发、清退、登记、编号、组织传阅、印制、发送、对外传递、交办、催办、归档、销毁、保管等。（二）建立综合办公室独立的公文档案，创立收发文簿，设立具体的分类文献夹寄存,严格登记、收发、归档。（三）组织公司公文的具体运转过程，严格审核公司的各类公文。（四）辅助设计、制订公文解决的制度、原则和规程等。第十四条部门（单位）收发员的公文解决责任：（一）部门（单位）指定收发员，负责本部门（单位）文献收发，部门（单位）发文只能用收发员OA账号进行。（二）对当天公文进行收发、登记、编号，负责公文的组织传阅、分办、对外传递、归档、保管等。（三）建立部门（单位）独立的公文档案，创立收发文簿，设立具体的分类文献夹寄存,严格登记、收发、归档（对于部门（单位）需登记归档的收文复印件、收文及部门（单位）负责人、收发员账号上存在的文献，综合办公室一律不予查找）。（四）组织负责部门（单位）内部公文的督办、协调工作，对报送的公文进行严格审核。第十五条普通业务人员的公文解决责任：（一）当天阅处收文，提供办理意见。（二）当天承接办理公文，解决其中涉及的问题。起草和修改具体承接的公文。第十六条各级人员必须严格按照文献规范流程和公文规范格式解决文献，每天必须最少登录两次自己的OA系统账号，确保待办事项保持零状态，文献解决完毕要及时提交，不得积压，影响文献归档。若因文献解决不及时影响到工作办理，公司要追究责任，严肃解决。第十七条公司领导在外出差时应携带移动办公设备，及时解决公文，不得以出差为由延误办公。若休假，应委托其别人进行解决，确保文献解决流程的正常。第十八条部门（单位）负责人、收发员不在公司时，应授权本部门（单位）其别人员进行公文解决，不得以不在公司为由延误办公，否则承当对应责任。第十九条公司实施网上办公，原则上不接受部门（单位）纸质来文。第五章行文规则

第二十条行文应当确有必要，重视效用。第二十一条公司各部门（单位）除办公室外，不得对外正式行文。第二十三条行文关系根据附属关系和职权范畴拟定，普通应逐级行文，不得越级行文。有平行关系和不相附属关系的部门（单位）之间只能互相送发商洽性、知照性、证明性的平行文献。

第二十四条公司内部各部门（单位）之间传递公文时，应按公司组织构造层次逐级上传下达文献，报公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由综合办公室统一解决。

第二十五条“请示”应当一文一事；普通只写一种主送单位；“报告”不得夹带“请示”事项，“请示”不得夹带“报告”事项；“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和规定办理。

第二十六条各部门（单位）行文，如内容涉及公司其它部门（单位）分管的业务和职权范畴，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文；部门（单位）向公司报送请示、报告等文献时，必须经部门（单位）负责人同意，与分管领导协商沟通后方可上报；未经公司会议讨论的文献，一律不准出现“经公司会议研究决定”字样。第六章公文办理第二十七条督办工作职责。综合办公室是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门（单位）要主动配合综合办公室，认真做好督查督办工作。第二十八条督办工作的范畴和内容：（一）公司全部经综合办公室解决的文献与负责人。（二）督办负责人对收发文的阅处、登记、编号、解决、归档等。第二十九条交办督办人负责对领导批示事项确认后，交由承接部门（单位）/人以予办理，特殊状况也可电话或口头交办。承接部门（单位）/人对领导批示后的文献无条件接受，如有异议，可向有关领导阐明状况。第三十条催办督办人根据事项的重要、紧急程度，可向承接部门（单位）/人发出文字或口头告知，加以催办。办理过程中如碰到矛盾和问题，承接部门（单位）/人要及时向领导报告，方便协调解决。第三十一条承接承接部门（单位）/人负责按规定办理交办事项，如未按规定完毕，应阐明因素并提出解决意见和方法，经承接部门（单位）负责人确认后报领导阅示。第三十二条办结归档任务完毕后，承接部门（单位）收发员对事项进行统计整顿并归档保存。第三十三条通报综合办公室每月不定时对部门（单位）公文解决状况进行督查并统计，对违反本规定的负责人在公司范畴内予以通报批评。第七章附则第三十四条本方法最后解释权归神木汇森凉水井矿业有限责任公司。第三十五条本方法自公布之日起执行。附件1：内部收文规范流程附件2：发文规范流程附件3：公文范本附件1：内部收文规范流程打开OA--选择并打开--填写（其中收文编号一栏不填写）--点击并打开---点击打开文献--上传文献--保存退出--点击发送--（部门负责人）审核、修改、盖章--点击发送附件2：发文规范流程1、发红头文献打开OA--选择并打开---填写打开---点击打开文献--上传文献--保存退出--点击发送--（部门负责人）审核、修改--点击发送2、发协同------点击打开文献--上传文献--盖章--保存退出--填写标题--新建流程--选择“组”：单位领导组，承接部门经理组，部门收发员组，区队收发员组(其它一律不选）--立刻发送附件3：公文范本范本1：有关印发《神木汇森凉水井矿业有限责任公司……管理方法》的告知公司各部门、所属各单位：现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司……》印发给你们，请遵照执行。特此告知。十二月二十八日神木汇森凉水井矿业有限责任公司……管理方法第一章总则……第二章管理机