温州市统计局档案管理办法

温州市统计局档案管理方法第一章总则第一条为实现我局档案管理制度化、规范化、原则化，提高档案当代化管理水平和服务水平，以适应统计改革和发展的需要。根据《档案法》、《统计法》和国家、省、市档案局有关机关档案业务建设规范的规定，结合我局的实际，制订本制度。第二条局机关的档案，是指局、队过去和现在的从事统计管理、调查、分析和研究，及对本级和全市实施行政、业务管理等活动直接形成的对党和政府、社会各界和局、队有保存价值的多个文字、图表、声像等不同形式的历史统计。第三条档案是国家的贵重财富，各部门每个工作人员都有提供、保护我局档案的职责和义务，应维护档案的完整和安全，自觉恪守本制度。档案属国家财产，任何人不得据为已有。人事档案管理方法另行制订。第四条各部门应加强对档案工作的组织领导，将档案工作列入本部门的年度工作计划，并贯彻到人，督促有关人员做好档案收集、整顿工作。第五条我局机关档案工作由局重要领导分管，办公室主任具体负责，设综合档案室并配备专人管理。第六条我局的全部材料（干部档案除外）均由综合档案室集中统一管理，任何处室和个人不得私自保存应当归档的文献材料。第七条综合档案室任务（一）统一管理本单位多个门类和载体的档案资料，确保档案完整与安全。（二）对本单位各处室形成的文书（含收文、发文薄）、统计和会计等文献材料的收集、整顿、立卷和归档工作进行指导和监督。档案员还应及时收集：重要的群众来信及回复，人大、政协会议的提案、建议及回复，在报刊上以统计局名义公布的公报、公示、布告，以及荣誉材料、统计年鉴、资料汇编、声像材料、大型普查资料汇编等。（三）制订本单位档案工作计划、档案管理各项制度以及档案人员岗位责任制，并按规定对失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。（四）编制多个检索工具，编写档案编研材料，做好日常查档接待工作，不停提高档案运用价值，充足发挥档案作用。（五）认真做好档案登记、统计工作，及时、精确向档案行政管理部门报送档案统计资料。（六）加强档案库房管理，采用多个保管方法，做好“八防三无”工作。（七）按规定定时向市档案馆移交档案。第二章立卷第八条本单位文书解决部门和业务部门对上年度办理完毕的含有保存价值的文献材料，应及时收集、整顿、组卷并向综合档案室推行归档手续，任何部门、个人不得据为已有。第九条立卷要遵照文献材料的形成规律和特点，保持文献之间的有机联系，分辨不同价值，便于保管和运用。第十条立卷的文献材料要按照规范化规定，做到书写工整、笔迹清晰、格式统一、图象清晰，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水等不耐久笔迹材料。第十一条立卷的文献材料应齐全完整，能精确、真实地反映本单位工作活动。第三章档案分类、整顿和保管第十二条凡反映我局机关重要工作活动中含有查考运用价值的多个文字、图表、声像等载体的历史统计，编辑出版的资料刊物等都应按不同保管期限分门别类地进行归档。第十三条我局档案分文书档案、统计档案、会计档案、科技档案和特种载体档案五大门类。（一）文书档案按《国家档案法》和《国家行政机关公文解决方法》，立卷整顿归档。按年度、问题、保管期限分类。（二）统计档案准时间、保管期限、问题分处室立卷。统计档案分二大类九属类。大类为：统计报表类、统计资料汇编类。九属类按统计专业处室划为：（1）综合平衡；（2）农村；（3）工业和交通邮电业；（4）物资（能源）；（5）固定资产投资和建筑业；（6）贸易（商业）；（7）劳开工资；（8）科技；（9）社会（三）会计档案由会计室人员负责，按会计档案归档规定整顿立卷、装订，当年的会计档案由会计部门保管。归档范畴涉及：各类会计报表、各类帐薄、各类凭证等。（四）科技档案涉及基建档案和设备档案。基建档案涉及我局有关基建工程的申请、有关部门的批复，基建任务计划书、合同书、勘察设计基础材料、设计图、竣工图、验收证明及工程造价预决算等。设备档案指价值面额在5000元以上的固定资产档案，它是指办公设备或工具的使用阐明书、产品合格证和保修单等。科技档案在材料形成一种月内交于综合档案室。（五）特种载体档案涉及照片、录音、录像、软盘、光盘和奖杯、奖状、锦旗等荣誉材料。（六）但凡反映我局重要统计活动的、有运用价值的声像档案应归档。声像档案归档必须加注文字阐明，规定文字简洁、通顺。录音、录像的文字阐明按内容、时间、地点、重要人物、拍摄者等要素。普通以录音、录像带和自然盒为单位编写。照片的文字阐明涉及事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，普通以照片的自然张为单位编写，底片和照片的影像必须相符，也应归档。（七）荣誉档案是指我局在工作中直接形成的，有保存价值的奖状、奖牌、奖章、奖杯、奖旗、证书等特殊载体的统计，归档的荣誉材料必须是原件。归档的范畴：市委、市委办公室、市政府、市政府办公室、国家统计局、省统计局颁发的，以及统计科研、经济研究等方面荣获市级以上奖励材料。（八）电子档案是指各专业上报省统计局年报、季报、月报，各县（市区）及有关部门上报我局的年度汇总电子数据，以及多个普查、专项调查、抽样调查中形成的电子数据和文书档案解决中形成的电子档案。电子档案由各科室按电子档案的归档管理规定移交。（电子档案归档管理规定另行制订）。第十四条档案的保管期限分为永久、长久、短期三种。长久为十六年至五十年，短期为十五年下列。但凡反映本机关重要职能活动，对本机关、地方建设和历史研究有长久使用价值的档案列为永久保管。但凡反映本机关普通工作活动，在较长时间内对本机关有查考使用价值的列为长久保管。但凡较短时间内对本机关有参考价值的列为短期保管。第十五条根据我局、省、市档案局有关规定，我局统计会计档案实施部门立卷，在规定时间内向局档案室移交，实施集中管理。第十六条重要文献实施两套制。在归档的文献材料中，应将每份文献的正件和附件、印件与定稿，请示与批复，转发文献与原件，分别放在一起，不得分开。卷内文献按内容、时间排列；密不可分的文献材料应依序排列，即批复在前请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。第十七条卷内文献材料，按照文献材料的内容和作用及形成的规律、特点，保持文献之间的有机联系，区别不同价值精确地划定保管期。第十八条卷内文献材料应按排列次序，依次编页号。页号应当统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；图表和声像材料等也应在装具上逐件编号。第十九条每卷案卷必须逐件打印卷内文献目录，对的填写，卷内目录必须按统一格式文书档案以件为单位填写归档文献目的。第二十条有关卷内文献的状况阐明，都应填写在备考表内，若无状况阐明每卷也应填写立卷人、检查人的姓名和时间以示负责。第二十一条案卷封皮应逐项按规定填写清晰，案卷题名要简要、确切地反映卷内文献材料内容，普通涉及责任者、内容、文种等，并用毛笔或钢笔（黑墨水）书写，笔迹工整，清晰。文书档案按归档文献目录封面内容填写：涉及全宗名称、年度、保管期限机构（问题）等。第二十二条档案以卷、册、盒三种形式为保管单位，文书、统计档案分别按年代、问题（表种）保管期限次序排列。第二十三条办公室要定时检查、研究档案工作，及时添置必要的档案设备，不停改善档案寄存条件。档案库房内严禁烟火，做好“八防三无”，即防水、防盗、防尘、防虫、防火、防潮、防鼠、防强光；无虫蛀、无霉变、无差错。第二十四条库房内箱柜做到排架整洁、不堆放与档案无关的物品，并保持好库房内整洁、卫生。第二十五条非档案室人员，未经档案人员允许，不得私自进入档案库房。第二十六条库内档案箱应按不同保管期限分别排放有序，做到整洁美观，查找方便，调阅后的案卷要及时放回原处。第四章档案的移交、鉴定和销毁第二十七条档案工作人员因事长时间外出或调离工作岗位，须经领导同意，并贯彻好接替人员，办好移交手续。同时妥善保管好档案室锁匙。第二十八条档案实施定时移交。局档案室向市档案馆移交档案，普通以二十年左右移交一次。第二十九条各处室向局档案室移交统计档案、会计档案，应在第二年六月底前按归档要规定整顿立卷，保管期限是长久的统计档案、会计档案在业务处室保存一年，一年后移交本单位综合档案室。荣誉档案在第二年与统计文书一起移交。第三十条特种载体档案。在活动结束后一周内，由负责摄、录的人员将照片、底片、音带、胶带、实物及文字阐明整顿移交综合档案室。第三十一条移交的档案必须是收集齐全、组卷对的。整顿有序、装订结实、书写规范的档案。移交时应随附清册一式两份，交接双方留存。第三十二条定时对到期档案进行鉴定，经鉴定确无运用价值的档案，作销毁解决。成立局档案鉴定小组，负责全局档案鉴定和销毁，编制鉴定报告及销毁清册。第三十三条需销毁的档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由鉴定小组审查同意后，指派两人以上负责监销。监销人员在销毁档案前，应认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案与否一致。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归全宗卷。第五章档案的查阅与开发运用第三十四条我局各部门、单位工作人员查阅（复印）与其业务有关的没有密级的档案可向档案室直接借阅（复印），办理借阅手续，用后及时偿还；查阅（复印）有密级的档案，须由办公室主任同意，办理登记手续，并只能在档案室查阅，复印档案要注明复印份数、使用范畴。第三十五条查阅党组会议统计须经局党组书记同意，并只能在档案室查阅。查阅会计档案必须经局领导或办公室主任同意，方可查阅。外单位人员借阅档案，应凭介绍信，经办公室主任同意，办理登记手续后查阅，一律不外借。第三十六条借阅人员要爱惜档案，注意安全和保存，不得在案卷上划圈划线条、做记号、不得抽拆、损坏和转借给无关人员翻阅，不得将档案带离我局办公场合。第三十七条档案室工作人员要严格按规定借阅档案，热情耐心，搞好服务。要及时催收外借档案。要做好档案运用状况的登记、统计工作。第三十八条综合档案室通过多个方式和途径，科学地编制多个检索工具和编研资料，主动主动地开展档案运用工作，为本单位各项工作提供服务，并加强运用效果反馈意见的收集、登记和宣传工作。第六章档案的保密和责任第三十九条有下列行为之一的，对直接负责人员和有关人员予以通报批评或依法予以行政处分；构成犯罪的，由有关部门依法追究刑事责任；（一）损毁、丢失档案的；（二）私自提供、抄录、公布、销毁属于国家全部的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠予给外国人的；（五）故意不按规定归档或者不按期移交档案的；（六）明知所保存的档案面临危险而不采用方法，造成档案损失的；（七）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；（八）在档案使用、保管过程中泄密的。第四十条各部门、单位的会计档案，各调查队的文书档案，每年上六个月由局办公室牵头，组织有关对各部门、单位自行管理的会计、文书档案进行检查，检查状况进行通报。各部门、单位保管的与档案内容相似的资料保管、使用，根据我局资料管理的保管、使用。第四十一条本方法从发文之日起施行，由办公室负责详释。温州市统计局文献材料立卷归档制度为了把我局在工作中形成的含有运用、保存价值的文献材料较好地保存下来，便于保管、保密和运用，根据《档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合我局的实际状况，对我局文献材料的立卷归档特作以下规定：一、归档范畴：1、凡我局在政治、经济、科学、技术等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的多个文献资料、图表、声像、盘片材料等（简称文献材料）。均属于立卷归档的范畴。2、各类归档文献范畴①上级机关的文献。重要指上级机关发来的需要贯彻执行的文献。涉及上级领导针对本机关的讲话批示；上级机关转发本机关的文献。②我局文献。反映本机关重要活动和基本历史面貌，有运用价值的文献。涉及：本机关制订的统计法规文献，解决重要问题形成的文献材料；我局召开全区性会议的文献；各类请示、报告，工作计划和总结；机构设立变动干部任免，人事解决，表彰的市级以上先进单位及个人，统计报表制度，调查方案等。③同级机关和非附属单位的文献。非本机关业务，但需要执行的法规性文献，有关业务机关检查本单位工作形成的文献及机关间互相联系，协商工作形成的重要往来文献。二、不归档范畴：1、上级机关普发供参阅的文献，征求意见未定稿的文献。2、我局文献，重复的无查考运用价值的，临时性文献，普通文献的历次修改稿，未生效的文献。3、与我局业务无关的文献，不需办理的文献和状况反映等。三、归档规定：1、立卷归档要坚持“少而全”、“全而精”的原则，从收集齐全的文献材料中剔除不需立卷的文献材料，应归档的文献材料种类（如请示与批复等）、份数以及每份文献的页数均应收集齐全。2、归档的文献材料应遵照文献材料的形成规律和特点，保持文献之间的亲密联系，分辨不同价值，便于保管、查找、运用、鉴定。3、归档文献应齐全完整，已破损的文献应予修整，笔迹含糊或易退变的文献应予复制。整顿归档文献所使用的书写材料，纸张、装订材料等应符合档案保护规定。4、立好卷的案卷，应按不同门类、载体和不同保管期限分别进行排列，案卷排列为前后要保持一致，不要任意改动；按案卷排列次序编制案卷号，以固定案卷位置。5、有关卷内文献材料的状况阐明，应逐项填写在备考表内，备考表各栏均要按规定填写清晰，备考表应置卷尾。6、立卷归档工作由我局综合档案室负责，各处室应拟定一位同志负责文献材料的收集、保管，协助做好立卷工作。三、归档时间：我局的文献材料必须一年归档一次，不得有积存另散文献材料。在第二年一、二月份前将上年需归档的文献材料收集齐全，三月份开始整顿、立卷，六月底前将立好卷的全部档案移交我局档案室，移交时要办理好交接手续。具体规定以下：文献在第二年6月前归档；会议文献、重大活动结束后1个月内归档；统计档案第二年上六个月内可归档；会计档案在财务室保存一年后归档；设备档案开箱后1个月内归档；基建档案在项目竣工之后起3个月内归档；特种载体档案随时形成随时归档；凡合同、合同含有法律效用的文献生效之日起能够归档；凡涉及重大机密、特殊意义的文献材料随时形成、随时归档。四、立卷环节：1、按归档范畴把应归档的文献材料收集齐全。2、取出重份和不需要归档的文献材料，分辨保管期限。3、归档文献能够采用年度—问题—保管期限进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。4、进行卷内文献材料整顿，去除金属物，对破损的文献材料进行裱糊，笔迹不符规定的应复制，并与原件一并立卷。5、归档文献目录应装订成册并编制时间。归档文献目录封面能够视需要设立全宗目录、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时使用全称或规范化简称。五、归档质量规定1、归档材料规定完整、齐全、成套。底稿（定稿）与正本、请示与批复（批复在前、请示在后）成套归档、一项工作、一次会议、一种课题、一种项目成套归档。2、凡有录音、录象、照片的文字材料要与各载体的档案一并归档。计算机软盘根据有关规定要复制一份文字材料一并归档。3、归档材料内容真实、可靠、保持原始性。纸张质量和规格符合规范规定，笔迹材料含有耐久性，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯墨水笔书写的材料归档。4、归档文献材料必须通过系统整顿、遵照文献材料形成的规律和特点，保持文献材料之间的有机联系，通过鉴定，划分保管期限，便于保管和运用。档案管理工作制度第一条根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》的规定，为加强我局机关档案的科学管理，更加好地为机关工作服务，特制订本制度。第二条我局机关档案工作，是局机关工作的构成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护我局机关和我市统计事业历史真实面貌的一项重要工作。我局各处室都要重视档案工作。第三条我局机关在工作活动中形成的文书、统计、会计等全部档案，均由局综合档案室集中统一管理。第四条局综合档案室的基本任务是：（一）对我局机关各处室形成的文书（含收文、发文薄）、统计和会计等文献材料的收集：重要的群众来信及回复，人大政协会议的提案、建议及回复，在报刊上以统计局名义公布的公示、布告等，荣誉材料、统计年鉴、资料汇编、声像材料、大型普查资料汇编等。（二）负责管理我局机关的文书、统计和会计等全部档案，主动提供运用，为机关各项工作服务。（三）按规定定时向市档案馆移交档案第五条我局综合档案室在局长的直接领导下，由办公室指定人员兼职管理。档案业务工作受市档案局和省统计局档案业务管理部门的指导、监督和检查。第六条我局机关各处室形成的文献材料、统计资料、财务资料应根据我局文献立卷归档制度规定的规定，做好收集、整顿和立卷工作，定时向局综合档案室移交。即文书档案在办公室保存一年后移交，专业档案在各专业处保存二年后移交。但专业档案中的定时统计报表的汇总表和基层表、普通的一次性调查基层表，由各专业处自行作短期保管；人事档案由有关人员自行归档，永久保管，工作变动时做好移交。另外，党组会议统计本和局长办公会议、局务会议统计本，亦应交档案室统一保管。第七条我局综合档案室制订档案运用制度。既要主动主动地开展档案的运用工作，提高得用效果，又要根据档案的机密程度，规定不同的审批手续。第八条我局机关各处室必须贯彻执行党和国家的保密、保卫规定，建立档案保密安全制度，确保档案和档案机密的安全。第九条局综合档案室要对档案的收进、移出、保管、运用等状况进行登记统计。暂由有关处室保管的档案，也应对运用状况进行统计，定时由综合档案室汇总，按规定向市档案局报送档案工作基本状况统计表。第十条局机关对档案的管理、运用成绩明显的部门或个人，应予以表彰和奖励。档案鉴定、销毁制度一、成立局档案鉴定小组，负责全局档案鉴定领导和组织实施工作，任何部门和个人不得私自对档案进行鉴定。二、档案的鉴定根据《档案法》、档案行政管理部门前关规定及本单位《档案保管期限表》，逐卷或逐件进行。三、鉴定办法：以鉴定人员对每卷档案进行实步审视，写出鉴定意见，然后送鉴定小组复审鉴定。四、需销毁的档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由档案鉴定小组写出书面报告后，经分管领导同意并报主管单位备案后方可执行。五、监销人员在销毁档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案与否一致。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归全宗卷。六、如违反以上规定，将视情节轻重，予以经济或行政处分。档案借阅制度为充足发挥档案的作用，确保档案现有效的提供运用，又使档案不损坏、不丢失，特制订本制度。一、档案材料普通只准在阅览室内借阅，未经同意不得外借。二、凡借阅档案，须填写“档案借阅登记单”。复印档案须有关领导同意。三、外单位借阅档案要持介绍信，登记借阅人员状况，借阅目的、范畴，经有关领导同意后，方可借阅。四、借阅者要爱惜档案，不准私自摘录、复印，更不得拆开、调换、涂改或在档案上圈点、抽页等。五、会计档案原则上不外借，如有特殊需要，须经本单位分管领导同意，方可借阅。六、偿还档案时，档案管理员必须具体检查，且双方交接清晰，并在借阅登记上进行注销。档案开发利用制度一、档案室要主动开发检索工具，使其满足运用者需要，要建立总目录、分类目录、声像档案目录，运用计算机开发专项目的、重要文献目录、文号目录等。二、档案人员要熟悉所管范畴档案及有关业务，要主动提供运用服务，档案员调卷要快速、精确，服务态度优良，争取查全率、查准率达98%以上。三、档案人员要能够及时理解运用者需要，主动提供档案信息服务，要采用多个形式主动服务。四、要主动开发档案信息资源，进行深层次加工。要有通用性编研成果，如组织沿革、大事记、全宗介绍等。五、档案人员要认真做好运用效果反馈统计。档案统计制度一、建立健全科学的档案统计制度，精确反映本单位档案工作的真实状况，不停提高档案工作水平，充足发挥档案在统计工作中的作用。二、本单位档案工作由综合档案室负责。三、档案统计工作必须坚持精确、及时、全方面、科学的原则，如实反映，使档案统计工作科学化。四、认真做好基础统计工作，对档案的收进、移出、整顿、鉴定、保管数量和档案运用状况都必须登记，并对档案统计资料进行科学分析，为提高档案管理水平和运用效率提供根据。档案库房管理制度一、档案库房必须采用必要的方法，维护档案的完整、安全、尽量延长档案的寿命。二、库房设立要符