质量记录控制程序

1目的对记录进行有效的控制和管理，以保证提供的服务符合规定的要求和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。2适用范围本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等做出了具体规定。本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。3职责3.1体系管理部负责记录的标识、归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。3.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。4作业程序4.1记录的控制范围与分类4.1.1记录的控制范围包括：各质量管理体系文件中规定提供的记录，以及在质量管理体系运行中形成的其他记录（包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等。）也包括来自供方的记录。4.1.2记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种检验记录和各种报告等。2记录的填写1按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。2填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.2.3记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），不能使用复印件（顾客提供的记录部分除外）。4.2.4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。4.2.5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。4.3记录印制的规定记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），记录必须有规定的编号和顺序号，表格中一般应设制编制、审核、核准及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格均应按体系管理部的要求进行印制，统一编号备案。4记录的标识各质量管理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量管理体系程序文件相对应。例：”记录控制清单”为（Q/CRC2-002- 01）I I程序文件编号 序号其他记录表格的编号原则与上述相同，与相应的文件编号相对应。4.5记录的收集和归档.5.1各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。.5.2各记录积存的责任部门负责收集和管理本部门在物流运作和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。4.6记录表格的汇总管理体系管理部负责对本公司规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写《记录控制清单》明确每一记录的编号、名称、保管部门、保存期限等内容。4.7记录的查阅/借阅4.7.1查阅/借阅记录必须经体系管理部记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁,保证记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究查阅/借阅者的责任。4.7.3顾客查阅记录时，需经记录保管部门主管批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。出于法律证实、质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。4.8记录的处理记录保存期限依《记录控制清单》规定执行，如超过保存期限时，由体系管理部提出记录销毁申请，体系管理部记录管理人员负责确认并批准要销毁的记录，确认无利用价值后，执行销毁。5记录表单N01己录名称编 号保管部门保存年限1记录控制清单Q/CRC2-002-01体系管理部三年客户品质投诉记录表投诉区域投诉时间客户情况客户姓名联系电话订单号购买时间产品型号故障产品数量订单要求投诉类型1质量问题 2技术咨询 3产品改进4交期服务5其他具体情况客户要求投诉处理方案经办部门