中职应用写作教程第二篇

第二篇公共教学模块项目一党政机关公文项目二从业文书项目三会议文书项目四就业文书项目五日常交际类文书之书信类项目六日常交际类文书之条据类返回项目一党政机关公文任务一党政机关公文概述一、党政机关公文的含义为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)(中办发〔2012]14号)，《条例》自2012年7月1日起施行。19%年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)停止执行。下一页返回项目一党政机关公文《条例》规定:党政机关公文(以下简称“公文”)是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达、贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《条例》的发起施行，是为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称“党政机关”)工作需要，对推进党政机关公文处理工作科学化、规范化和制度化必将产生重要的作用。公文是党政机关、社会团体、企事业单位用于处理公务的具有某种特定格式的文件。它由法定的作者发布并具有法定的权威性，是传达政令和“下情上传”的基本手段，也是横向联系的纽带，公文完成执行效用后可转化为档案，作为历史凭证供后人查考。上一页下一页返回项目一党政机关公文二、公文的种类根据2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《条例》的规定，党政机关公文种类为巧种，即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。(1)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。(2)决定:适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。(3)命令(令):适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(4)公报:适用于公布重要决定或重大事项。

(5)公告:适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

(6)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。(7)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。(8)通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。(9)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(10)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。(11)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(12)批复:适用于答复下级机关请示事项。(13)议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(14)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(15)纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。但从不同的角度，可对其进行以下不同的分类:(一)按行文关系分(1)上行文，即下级机关向上级机关呈送的公文。属于此类公文的有报告和请示等。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(2)下行文，即上级机关向下级机关发送的公文。属于此类的有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、通知、通报、批复和意见等。

(3)平行文，即同级机关和不相隶属机关之间来往的公文。主要有函和议案，也包括一部分通知和纪要，如向不相隶属机关发出的告知有关事项的通知等。(二)按公文的功能分

(1)指挥性公文，即向下级机关传达领导机关的方针政策，实施行政指挥的公文。主要有命令(令)、决定、下行性的意见、通知、批复等。(2)知照性公文，即向受文机关通报情况、知照事项、要求周知或遵守的公文，如公告、通告、通报、通知等。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(3)报请性公文，一是指向上级机关汇报工作、请示问题、提出建议的公文，属于这类的有报告、请示以及上行性的意见;二是报请有关部门审批的公文，属于这类的有议案和请批函。(4)联系性公文，即在机关之间商洽工作、询问和答复问题的公文，主要有函。(5)记录性公文，指用于记载、归纳会议事项的公文，主要有纪要。(三)按行政公文传递、处理的时限要求分(1)特急件，内容重要而紧急，必须以最快的速度形成和办理的文件。(2)加急件，内容涉及重要工作，需要急速形成和办理的文件。电报如有送达和办理时限的要求，根据其紧急程度，就注明特提、特急、加急和平急。上一页下一页返回项目一党政机关公文三、公文的特点与作用

(一)公文的特点1.以处理公务为内容公文的内容与发文机关所管理的公共事务有关。一个单位在处理公共事务时，要做出决定、解决问题、告晓事情、申诉理由、反映情况、协调行动、上传下达等，都需要使用行政公文。可以说，公文是随着处理公共事务的需要而产生的，是管理国家的重要工具，它使上下级之间和不相隶属机关之间有机地发生联系，让整个国家的各级行政机关协调地运作起来。2.有规范的体式上一页下一页返回项目一党政机关公文有规范的体式是指公文的种类和格式有统一的标准、统一的规定。在长期处理公务的过程中，人们为了便于起草和处理，提高工作效率，逐步形成了规范的公文种类与格式，并由国务院做出严格规定，发布出来，要求全国上下照此执行。其具体表现在以下两个方面:

(1)文种要规范。《条例》规定，公文有巧种，各有其适用范围，使用时要根据其发文内容、行文对象和发文目的来选择合适的文种。(2)格式要规范。一份公文由版头、主体和版记三大部分构成，每部分又有若干编排及要求，这些都应该按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日发布)来制作。上一页下一页返回项目一党政机关公文3.有法定的作者和特定的读者所谓“法定的作者”意为:(1)公文的作者，是指依照有关法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人，即各级政府及其部门，还包括事业单位和社会团体及其负责人。这些单位及其负责人制发公文的权力是法律赋予的，或者是经一定的组织程序授予的。指出这一点，主要是强调要明确公文的行文主体的资格。按照《办法》中对行政公文所下的定义以及所涉及的其他规定，具有行政公文行文资格的组织有:①各级政府机关。上一页下一页返回项目一党政机关公文②政府机关的各职能部门及其办公厅(室)。③人民团体。④具有行政职能的事业单位。

(2)公文的作者，代表着他所负责的机构。一篇公文，即使以机关负责人的名义发布，代表的也是他所在的那个机构，而不是代表个人，所以，它具有法定的权威。同时，这也表明不管哪一级的领导人，如果利用公文办私事，是党纪国法所不允许的。“特定的读者”意为:每份公文，通常要明确其发送对象，即写明主送机关和抄送机关。4.有法定的权威和行政约束力上一页下一页返回项目一党政机关公文公文的法定强制力和行政约束力，表现为一经发布，有关单位和个人都要遵照执行，不能有随意性，如果不执行，就要受到法律和行政纪律的制裁。这是因为公文的作者是法定机关及其负责人，发布公文就是为了执行政策法令，行使法律赋予它的权力，因而，它必须具有一定的强制性，这是法定权威的重要体现。这一特色，是其他文体所没有的。

(二)公文的作用在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。一个国家、一个政党、一个部门或社会团体、企事业单位要行使职能和开展公务活动，都离不开文件。上一页下一页返回项目一党政机关公文没有文件，那简直是无章可循。总的说来，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。公文之所以在机关中占有重要的地位，也主要是体现在公文对于机关公务活动所起的作用上。认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说，其作用主要表现在以下几个方面:

1.领导指导作用党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发文件来部署各部工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。党的领导是政治领导。上一页下一页返回项目一党政机关公文党对国家事务实行政治领导的主要方式，是使党的主张经过法定程序变成国家意志，通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众，实现党的路线、方针和政策。党发布的领导性文件不是国家法规，但我们国家的法规，包括法律、法令以及行政法规，都是党的政策的具体化。因此，党的政策性文件，代表党的权威，人人都要贯彻执行，并作为领导指导各项工作的依据。国家各级行政领导机关和业务主管部门则根据党的政策性文件，制定和发布各种指示、决定、计划、意见、通知来领导和指导下级机关和下级业务部门的工作。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使文件成为纽带，充分发挥其领导与指导的作用。上一页下一页返回项目一党政机关公文

2.行为规范作用文件的行为规范作用，是文件强烈政治性和法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又被称为法规约束作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。这些法规性文件一经发布，便成为全党、全社会的行为规范，必须坚持依照执行，不得违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障人民的合法权益有着极其重要的作用。

3.传递信息作用文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关是相同的，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。上一页下一页返回项目一党政机关公文4.公务联系作用各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。

5.凭据记载作用文件是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么，对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。有些文件，则具有比较明显的凭证作用。还有一些文件具有明显的记载作用。上一页下一页返回项目一党政机关公文文件不仅在机关的现行工作中具有凭据记载作用，同时，对于过去的事情，它又成为各级党政机关公务活动的历史记录，是机关史料的积累，是解决矛盾、澄清是非的凭证，也是若干年后编史修志的重要依据。所以，文件在完成它的现实使命以后，都要立卷归档保存，以备查找利用。以上所述是就文件的主要作用而言的。文件还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等，就不一一详述了。四、公文格式(一)公文格式的含义公文的格式指的是公文的外部组织形式。上一页下一页返回项目一党政机关公文它包括公文用纸、印制要求、公文中各要素的排列顺序和编排规则。党政机关公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家各项方针政策及实施政府管理的重要工具。为使行政机关的公文从内容到表现形式都体现简洁规范的原则，反映政府部门的工作质量和管理水平，有效地发挥公文的法定效力，统一和规范公务格式就显得十分必要。为此，国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布《国家机关公文格式》国家标准(GB/T9704-1999)，于2000年1月1日起开始生效。2000年8月24日，国务院发布了《办法》，国务院办公厅、国家质量技术监督局又根据《办法》的有关规定，对GB/T9704-1999进行了修订，将原标准《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》。上一页下一页返回项目一党政机关公文2012年6月29日，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会又联合发布了《党政机关公文格式》中华人民共和国国家标准(GB/T9704-2012，代替GB/T9704-1999)，并于2012年7月1日开始实施。这些都使我国行政机关的公文有了可以遵循的准则和标准，从而标志着我国行政机关公文的表现形式和制作水平跨上了一个新台阶，为我国行政机关进一步提高管理水平和推进办公自动化工作奠定了良好的基础。公文的格式，在实际工作中又分为文件格式、命令(令)格式和信函的格式。(二)公文格式吝要素的编排规则上一页下一页返回项目一党政机关公文《党政机关公文格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，这是一份公文的主要内容。此外，版心外还有公文页码。1.版头部分公文首页红色分隔线以上的部分被称为版头，其排列顺序和编排规则具体如下:(1)份号。份号，即公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。同一文件印刷多少份，就有多少个份号，但并不是所有的公文都需要编制份序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。上一页下一页返回项目一党政机关公文编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和分发对象。当文件需要收回保管或销毁时，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关可以根据份数序号去掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文或受文机关在受文时，都要登记份数序号。份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，即第“1”份编为“000001”。

(2)秘密等级和保密期限。秘密等级简称密级。需要保密的公文，都要标明其秘密程度的等级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《国家秘密保密期限的规定》的有关规定，密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。上一页下一页返回项目一党政机关公文“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害，其保密期限为30年;“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害，其保密期限为20年;“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害，其保密期限为10年。确定国家秘密事项的密级时，如果没有标注保密期限，应当按国家保密期限的规定上限处理。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;如需同时编排秘密等级与保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如“机密★1年”。上一页下一页返回项目一党政机关公文(3)紧急程度。紧急程度又简称急度，是对公文送达和办理时限的要求。公文有特急和加急之分。急需紧急办理的公文，分别标明“特急”“加急”。具体“特急”和“加急”的时间要求是多少，由各地党政主管机关自行确定，如有的规定“特急件”要随到随办，不能超过24小时;“加急件”要求3天内处理完毕。电报的急度则分为“特提(特别提前)”“特急”“加急”“平急”。注明紧急程度，可以保证公文的时效，使紧急公务得到优先处理。紧急程度的编排，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(4)发文机关标志。发文机关标志俗称“红头”，有两种构成方法:一种是由发文机关全称或规范化简称构成;另一种是在发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称应由该机关的上级机关规定。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，用红色小标宋体字编排，具体字号各党政机关可根据机关名称字数多少来定，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，应把主办机关名称排列在前，如果是行政机关与同级或相应的党政机关、军队机关、人民团体联合行文，则应按照党、政、军、群的顺序排列，然后把“文件”二字置于发文机关名称的右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(5)发文字号。发文字号简称文号，是发文机关按年度对公文编排顺序的代号，由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成。在实际工作中，发文机关代字一般由办公厅(室)编，编制机关代字要科学、明确，易于辨认，要选取机关名称中最具代表性的字，如广州市人民政府为“穗府”。机关代字的编排层次宜由大到小，即“地名代字+机关代字+分类代字”，如广东省人事厅干部培训处则为“粤人干”。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布;年份、发文序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如“(2012]”;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即“1”不编为“01”)，在阿拉伯数字后加“号”字，如“26号”。上一页下一页返回项目一党政机关公文上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。行政机关之间联合行文，只标注主办机关的发文字号;行政机关与其他机关如党、军、群等机关联合行文时，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。(6)签发人。签发人是指签上发文机关核准发出该文的领导人的姓名。上报的公文需要标注签发人姓名，主要目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。领导人签发的应该是职权范围内的文件，不得越级签发。上一页下一页返回项目一党政机关公文具体地说，带全局性的重要公文，由机关的主要负责人(即机关的正职或主持工作的负责人)签发;局部性、事务性的公文，由分管领导签发;联合发文，要联合发文机关负责人签发;办公厅(室)公文，由秘书长或办公厅(室)主任签发。编排签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。(7)版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。党委机关公文的红色分隔线中间有一红五星。上一页下一页返回项目一党政机关公文

2.主体部分公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;通常由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等项目构成。(1)标题。公文标题的作用是让读者在最短的时间内了解公文的主要内容和形式。完整的公文标题一般由三部分组成:发文机关、事由和文种，如《XX职业技术学院关于召开第五届运动会的通知》。公文标题中的事由项标示公文的主要内容，一般用介词“关于”和一个表达该文主要内容的词组组成介词结构，作为公文文种的定语。上一页下一页返回项目一党政机关公文在实际工作中，事由项的写作问题较多，因而，写作中要注意:①用在事由前的“关于”主要用于指明事由所涉及的范围，但在转发、批转性的通知中，就不需在事由前标注“关于”。②公文的标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。③概括要确切，即要准确地概括出公文的内容或主题，而不要过于空泛，或是题文不对。④表达要简明，即要直截了当地表达出公文的主要内容，而不要琐碎。书写标题时，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。上一页下一页返回项目一党政机关公文(2)主送机关。主送机关俗称“抬头”，指公文发送的主要对象，即应当办理该公文的机关。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。普发性、周知性的下行文，是一种需要所属的各机关都要了解和执行的公文，一般用“各……”的句式。上行文一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

(3)正文。上一页下一页返回项目一党政机关公文正文是文件的核心部分和主体部分。一般由缘由、事项和结尾三部分组成。①缘由是正文的导言，主要交代为什么要制发这篇公文，即目的。②事项是讲述公文主要内容的部分，它叙述情况，分析问题，说明做法，提出要求，般这部分所占的篇幅最长。③结尾是正文的收束，一般是讲执行要求或用一些惯用语，如“以上请示当否，请批复”、“特此通知”。有些公文事项说完就结束，没有独立的结尾部分。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。上一页下一页返回项目一党政机关公文一般每面排22行，每行28个字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。这四个层次可以跨越，但不可颠倒。数字、年份不能回行。

(4)附件说明。附件是公文主件的附属说明部分，是补充公文主件内容的材料，如文件中的人员名单、报表、照片、典型材料、证明文件等有关资料。公文如有附件，必须在正文之后加以说明。其编排方法是，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。(5)发文机关署名、成文日期和印章。上一页下一页返回项目一党政机关公文成文日期，就是公文的发出日期。一个单位发的公文，以该单位领导人签发的日期为准;联合行文的公文，以最后签发机关领导人签发的日期为准。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全;年份应标全称，月、日不编虚位(即“1”不编为“01”)。发文机关印章是发文机关对文件表示负责的凭证。印章用红色，不得出现空白印章。但不是所有公文都要加盖印章。①加盖印章的公文。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。上一页下一页返回项目一党政机关公文联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。②不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。上一页下一页返回项目一党政机关公文联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。③加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布，在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。上一页下一页返回项目一党政机关公文另外，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。(6)附注。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县、团级”“此件可见报”，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的解释或注释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注，居左空二字符加圆括号编排在成文日期下一行。请示要注明联系人的姓名和电话时，可编排在附注位置。(7)附件。上一页下一页返回项目一党政机关公文附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题，应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版记部分公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。通常由抄送机关、印发机关和印发时间等项目构成。

(1)版记中的分隔线。版记中各要素之下均加一条黑色分隔线，宽度同版心。首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。上一页下一页返回项目一党政机关公文首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。(2)抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要了解或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送文件，是为了限定公文发送范围，发挥公文的作用，提高工作效率。所以要注意以下几点:①确实需要的就抄送，不要漏报、漏送，以免工作脱节。②抄送机关名称要明确列出，不可笼统。公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。上一页下一页返回项目一党政机关公文“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

(3)印发机关和印发时间。印发机关是指印刷、封发公文的机关名称，通常是发文机关的办公厅(室)。印发时间以公文付印的日期为准，一般要在发文日期5天内印好发出。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即“1”不编为“01")，后加“印发”二字。上一页下一页返回项目一党政机关公文版记位于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行，也就是说版记一定要放在公文的最后，即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况:①公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页编排版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。②公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。③公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。上一页下一页返回项目一党政机关公文如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应编排自己的版记。以上所说的各个部分的要素，是一份文件最完备的格式，使用时可视具体情况省去一些项目，如一般的文件就没有密级和急度。一些告知性的公文，如公告、通告等，一般都没有版头、版记和主送机关等。

4.页码页码位于版心外，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。上一页下一页返回项目一党政机关公文公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文如有A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文各组成部分的编排规则，参照2012年7月1日开始实施的《党政机关公文格式》中华人民共和国国家标准(GB/T9704-2012)执行。公文页面格式如图2-1~图2-9所示。(三)公文的信函格式公文的信函格式也就是函件的格式，其格式编排如下:1.发文机关的编排上一页下一页返回项目一党政机关公文信函格式的首页上端用红色小标宋体字编排发文机关全称或规范化简称，后不加“文件”二字，居中排布，上边缘至上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关标志。

2.分隔线的编排信函的发文机关名称下4mm处为一条红色双线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条红色双线(上细下粗)，两条线长度均为170mm，居中排布。3.份号、密级、急度和发文字号的编排如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。上一页下一页返回项目一党政机关公文信函格式的发文字号，由发文机关代字、“函”、年份加该年发文的顺序号组成。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。4.标题和版记的编排标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。公文的信函格式如图2-10所示。(四)公文的命令格式与一般公文的格式不同，命令没有版头部分，直接以标题领首。上一页下一页返回项目一党政机关公文1.命令的标题命令的标题，由发文机关名称加“命令”或“令”构成，如《中华人民共和国卫生部令》，其中的发文机关名称要用全称，不能用简称(包括规范化简称)。居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，用红色小标、宋体字。2.命令的发文字号命令的发文字号又被称为令号，有两种写法:一是与一般的公文格式一样，由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成;二是只写令号，即按签署该命令的行政首长任职内所签发的命令跨年度编流水号，如“第12号”。令号在发文机关的下方空二行居中编排，令号下空二行编排正文。上一页下一页返回项目一党政机关公文

3.命令的印章命令的印章一般不是发文机关名称印章，而是发文机关最高领导人的亲笔签名章。签名章用红色。在正文下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。公文的命令格式如图2-11所示。五、行文规则行文，即指各级机关在其处理公务的过程中，以本机关名义制发公文的运行过程。简单地说，就是公文的发送传递。行文规则是机关单位在公文的发送传递过程中要共同遵循的规则。上一页下一页返回项目一党政机关公文公文能否顺利发送传递，是关系到受文机关能否及时收到并顺利办理，从而提高党政机关工作效率的问题，更重要的是，还关系到我国党政机关的形象问题。因此，理顺行文关系，遵守行文规则，是发挥公文作用、提高工作效率的必要条件。

(一)与行文规则有关的概念1.行文关系行文关系是指发文机关和受文机关之间的关系，是保证机关单位工作正常运转的组织关系在公文运行中的体现。2.行文方向行文方向即以发文机关为立足点，根据职权范围和隶属关系，公文向不同层次机关单位运行的去向。上一页下一页返回项目一党政机关公文

3.行文方式行文方式是根据工作需要和机关单位的组织关系决定行文的方法和形式，即指行文时确定公文受文机关或发文机关的具体办法。从实际工作来看，行文方式可分以下三大类:(1)从确定受文机关来分。①逐级行文。即行文机关向自己的直接上级或直接下级发送公文。②越级行文。即行文机关越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。③多级行文。行文机关向直接下级和非直接下级的一次性行文。④普发行文。上一页下一页返回项目一党政机关公文行文机关向隶属机关和非隶属机关、广大群众一次性行文。这种行文方式一般不用写主送机关，多出现于面向公众公开发表的公文。(2)从发文机关的数量来分。①单独行文。只有一个机关署名发出的公文。大多数的公文都采取此种形式。②联合行文。公文由两个或两个以上的机关联合署名发出的公文。这种行文方式，只是在行文内容同时涉及两个或两个以上的机关时才会使用。

(3)从发布、传递范围不同来分。①内部公文。上一页下一页返回项目一党政机关公文它是指仅在本机关内运行的公文，版头中发文机关编排不必套红印刷，俗称“白头文件”。②外发公文。它是指通过办公厅(室)传递至其他机关的公文，版头中发文机关编排是套红印刷，因此俗称“红头文件”。

(二)行文规则的内容《办法》规定，公文的行文规则有以下内容:1.行文实效原则《办法》第十三条规定:“行文应当确有必要，注重效用。”毫无疑问，哪一级机关、单位所发的公文都必须与党的路线、方针和国家的法律法规相一致，但单纯做“传声筒”，就不能发挥出发文机关的职能，上一页下一页返回项目一党政机关公文因此要求发文机关把上级的有关精神与当地的实际情况结合起来，从而形成针对性、操作性强的文件。2.行文关系的原则《办法》的第十四条规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”该规定指出了确定行文关系的根据有以下两个:(1)隶属关系。本指垂直组织系统中存在直接往来的上下级之间的关系，而在实际工作中，我国的各类、各级机关之间存有以下五种关系。①领导关系:即上下级之间领导与被领导的关系。下级对上级用请示、报告，上级对下级要用决定、通知、批复、通报、公告、通告等指挥性、知照性公文。上一页下一页返回项目一党政机关公文②指导关系:即主管部门上下级之间的关系。③协作关系:即同级机关或不相隶属机关之间的关系，前者是指如同属一级政府之下的财政局、人事局、经贸委等机关之间的关系，后者是指不相隶属的农业局、组织部、共青团等机关之间的关系，这些机关之间行文用函。④监督关系:这主要是指人民代表大会及其常委会、政府和党委机关之间的关系。它们之间没有隶属关系，各有自己的系统。人民代表大会是立法机关，监督政府的运作;政府是行政机关，接受监督;党委，在政治上起领导作用，主要管大政方针和党务，把握方向。它们之间相互行文一般用函，但政府向同级人民代表大会提请审议事项用议案。上一页下一页返回项目一党政机关公文⑤统管关系:地方政府同辖区内的上级机关及其他地方机关派驻机构的关系。

(2)职权范围。职权范围是指本机关在其组织系统中所赋有的职能和所具有的权力。职权既是各级机关处理本机关管理范围内有关公文的必要条件，又是处理与有关公务相关公文的根据。概括而言，各机关的职权范围有以下两种。①本机关职权。这是一个机关按照法律规定或依照法律程序确定而赋有的职责和具有的权力，是其完成本职工作经常性使用的职权，因此称为经常性职权。上一页下一页返回项目一党政机关公文②上级机关授权。即上级机关为进行某一项工作而有条件或有限制地把原属上级机关的部分职权在一定时间内授给下级机关的行为。这种职权，作为下级机关只是临时代行，当这项工作结束时，所接受的职权便不复存在，因此称为临时性职权。在本机关的职权范围内，应当行文而不予行文即是失职;不在本机关职权范围内行文即是越权。二者都是错误的，而越权行文往往是无效的。

3.部门行文的规则《办法》的第十五条、第十七条、第十八条和第十九条所表述的都是政府部门行文的规定，具体如下:上一页下一页返回项目一党政机关公文

(1)“政府各部门依据部门职权可以相互行文。”如省财政厅和省外经贸厅，都是省政府属下的职能部门，在工作中需要与对方沟通的，可按各自的职权范围向对方发函联系，而不必“绕道”省政府而徒增运转层次和手续。(2)各部门可以“向下一级政府的相关业务部门行文”。部门的上下级之间可以相互行文，属于指导关系，业务主管部门的上下级之间也可以相互行文。如省农业厅可与市农业局相互行文。

(3)各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。上一页下一页返回项目一党政机关公文政府各部门(包括议事协调结构)不能对下一级政府正式行文，但确有工作需要而要向下一级政府行文时，有以下三种处理方法。①以函的形式行文(非正式行文)，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。②报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。③因特殊情况确需向下一级政府正式行文，要报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。④“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。”所谓“部门内设机构”是指各厅、局、委、办内的处、科一级的机构。上一页下一页返回项目一党政机关公文⑤“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。”这条规定了部门在本职责范围内可以单独发文，也可以与别的部门联合行文。⑥“须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”这样可以减少政府的发文数量，以保证内容重要、事关全局的工作才由政府正式行文。⑦“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”主管部门的上级一般有两个:一是本级政府，如县林业局、县政府;二是指导关系的上级，如县林业局、市林业局。凡是属于业务范围内的事，就应当由其指导关系的上级来处理，如县林业局有关业务方面的问题，应向市林业局行文。上一页下一页返回项目一党政机关公文如果下级业务部门把理应由上级业务主管部门解决的事情，报请本级政府，又要由本级政府向上级政府请示，再通过上级政府转其所属业务主管部门办理。这样一来，既浪费人力、物力和时间，又有可能导致政府过多干涉部门的业务工作，反倒忽视了统管全局的工作。⑧“部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。”此条规定，是为维护公文的权威性和政令的一致性。凡行文内容涉及其他部门的职权范围时，行文前必须由主办部门负责与有关部门就该问题进行协商，当取得一致意见后方可行文，一律不得各自按照自己的意见向下行文。协商中如果确实难以取得一致意见，应由主办部门如实列出各方理据，提出建议性意见，上报共同的上级机关，以便该上级机关进行协调或仲裁。上一页下一页返回项目一党政机关公文

4.联合行文的规则如果一项工作同时涉及两个或两个以上的同级机关并需要配合协同处理的，为了增强公文的权威性、提高办事效率，可以联合行文。《办法》第十六条、第十一七条规定了可以联合行文的几种情况:(1)“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。”这一条是说明行政机关系统里的联合行文规则的，这里包括了以下三种情况。①同级政府可以联合行文，即同是一级的地方人民政府可以联合行文，如佛山市人民政府和东莞市人民政府可以联合行文。上一页下一页返回项目一党政机关公文②同级政府各部门可以联合行文，如某地级市的人事局和劳动局可以联合行文。③上级政府部门与下一级政府可以联合行文，如省人事局和某市政府可以联合行文。

(2)“政府与同级党委和军队机关可以联合行文。”它是指同级党、政、军的联合行文。(3)“政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。”它是指党、政、军的部门之间的联合行文。(4)“政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”上一页下一页返回项目一党政机关公文

(5)“联合行文应当明确主办部门。”之所以提出这一条，不仅使公文的草拟、制发能按部就班地进行，而且还能在部门之间出现分歧意见时，主办部门的主要负责人可以出面协调。经协调“仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定”。(《办法》第二十六条).5.向上行文的规则(1)逐级行文。

《办法》第十四条规定:“一般不得越级请示和报告。”因为根据管理体制，是一级管一级的。上一页下一页返回项目一党政机关公文各行政机关要严格限制在职权范围内行文，不得越权.但遇到特殊情况，下级机关则可越级行文，特殊情况包括以下几种。①发生紧急情况，如战争或严重的自然灾害、出现安全方面的重大问题及紧急事件，逐级上报将延误时间，造成重大损失。②经过多次请示上级机关，但受到上级机关长期搁置而急需解决的问题。③与直接上级产生争议，一时难以解决的事项。④上级机关交办的并指定越级直接上报的事项等。这些都可越级行文，但应抄送被越过的直接上级机关。(2)不送个人。上一页下一页返回项目一党政机关公文《办法》第二十二条规定:“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”应按正常的工作程序，某份请示送到上级机关，上级机关就会按照职权范围分工处理，发挥各个职能部门的作用。如果是“负责人直接交办的事项”，属于特殊情况，可以直接报送领导者个人。(3)请示的规则。请示除了要遵守上述规定之外，还得遵守以下规定:①一文一事。②一头请示。③“不得抄送其下级机关。”上一页下一页返回项目一党政机关公文(4)“‘报告’不得夹带请示事项。”报告是呈阅性公文，是给领导看的，不要求答复，而请示是要求上级机关要给予明确答复的。把请示事项夹进报告中，其结果只能是延误工作。处理的办法，应是另起草一份请示，并写明请示理由和请示事项。6.抄送的规则

(1)向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。(2)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。上一页下一页返回项目一党政机关公文在《条例》中规定，公文的行文规则要求行文应当确有必要、讲求实效、注重针对性和可操作性;同时，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越级的机关。1.向上级机关行文应当遵循的规则(1)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。(2)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(3)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。(4)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。(5)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。(6)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

2.向下级机关行文应当遵循的规则(1)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(2)党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。(3)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。(4)涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销。(5)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。上一页下一页返回项目一党政机关公文另外，同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。六、公文制发规定公文的制发，是指以本机关名义制作和发送公文的各项工作过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这些程序环环相扣，彼此相连，以规范的顺序来完成公文的制发工作。

(一)审核上一页下一页返回项目一党政机关公文审核是指公文的审核人员按照一定的原则和方法，在公文签发之前对其进行全面的检查、修正活动。审核是发文办理中一个不可缺少的关键环节，它对制作一份规范、合格的公文具有极其重要的意义。审核文稿主要从以下几个方面把关:1.行文关它指的是确定是否有发文的必要性。当一份公文的确是为解决问题所需，能产生比面谈、电话、会议、现场办公等方式更好的效果时，才是确实有发文的必要。

2.法规政策关这方面的审核要注意两点:一是不得与国家的法律法规相抵触;二是不能违背党和国家的现行政策。上一页下一页返回项目一党政机关公文公文在对现行政策做出调整和新规定的同时，应与原规定相衔接，以保持法规、政策的连续性和一致性。

3.内容关它指的是检查公文内容是否真实有据、情况可靠、观点正确、提法妥当，措施要求是否符合实际、切实可行。4.文字关它指的是确定文稿的写作是否符合逻辑规则和语法规范，表述是否准确，结构是否严谨，详略是否得当，条理是否清楚，文稿中人名、地名、数字、引文、结构层次序数、国家法定计量单位等的表达是否准确、规范，各项数据项目的表达是否符合标准和规范。上一页下一页返回项目一党政机关公文

5.体例格式关它指的是检查文稿是否符合行文规则:如行文方式是否妥当，行文关系、传递方向是否正确，是否符合联合行文的条件，文种是否正确，标题、文号、主送和抄送机关等技术方面是否符合规范。对于文稿审核中发现的问题，并不是全部由审核人来负责修正，可以视情况的不同提出不同的处理意见:对于文稿中出现的局部的、小范围的问题，审核人可以直接对文稿进行修改;对于文稿中出现的多方面的、大范围的问题，审核人可以提出修改意见后，退还给拟稿人，由其对文稿进行具体修改;对于一些专业性比较强的文稿，应由审核人与拟稿人相互协商，共同修改;上一页下一页返回项目一党政机关公文联合行文的文稿，先由主办单位负责审核，同时还要组织其他发文单位进行会商工作，并由其依次审核文稿。(二)签发签发是对审核无误的文稿进行最终审核并批注正式发出意见的活动。签发公文是正式赋予公文法定效力的关键一步。通常情况下，公文文稿通过几次审核确认无误，由签发人批注正式发出意见，签注姓名和日期后，文稿即成为定稿，具备正式公文的效用，成为缮印的标准文本。经签发后的定稿，其他人未经签发人同意，均不得对其再做任何修改，否则将负有行政或法律责任。上一页下一页返回项目一党政机关公文签发工作是机关各级主要负责人行使职权、履行职责的重要手段，因此，签发公文的人员是负有法定职责的主要负责人或被授权的部门负责人。签发公文必须按照下列的原则进行:

1.分层签发原则它指的是签发人必须根据其职权范围的规定，签发自身法定权限内的公文。每一层组织机构的领导都有自己的职权范围，只有权签发属于其权限内的公文，而不得越权签发公文。2.先核后签原则它指的是在发文办理过程中必须首先对公文进行审核，核查无误后再送交领导人签发。上一页下一页返回项目一党政机关公文签发时应规范书写签发意见。签发意见不应直接写在正文文稿上，而应在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见(如“发”、“急发”等)，并签注完整的姓名与日期。日期要求写全年、月、日，因为签发日期作为公文的成文日期，是公文的法定生效时间。会签时，各单位的签发人均要签注签发意见以及完整的姓名与时间;代签时，应标注“代”或“代签”等字样。(三)复核复核，即文秘部门在公文正式印制前，对领导人签发后的公文所进行的最后一次的把关检查。复核工作的重点主要在以下几个方面:上一页下一页返回项目一党政机关公文(1)检查审批签发手续是否完备。即核查文稿的审批人、签发人是否合法，有无越权情况;是否规范地签注了发文意见、姓名和日期。

(2)检查公文管理信息是否准确。即公文具体的发文范围是否明确;阅读范围的级别限制是否清楚;急度、密级是否合理;印刷份数、发文字号是否有误等。(3)检查附件材料是否齐全。即附件材料的名称、顺序是否与附件说明一致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺。(4)检查格式是否统一、规范。即公文书写格式、字体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释等的表达格式是否符合有关规定，表达公文内容的结构格式是否规范。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(5)再次对公文的内容和形式进行审查。经复核，如发现问题，确实需要对文稿进行实质性修改的，应向签发人提出请求，征得其同意后，方可修改。文稿经修改后，必须按程序进行复审、签发。未经签发人同意，不得对复核中发现的问题擅自修改，否则，将会追究修改人的行政或法律上的责任。

(四)缮印缮印就是根据定稿制作公文正本的工作。这一程序中包括了印刷、校对和装订三个环节。1.印刷印刷要求做到以下几点:上一页下一页返回项目一党政机关公文(1)根据适用和耐久原则，正确选择纸张和字迹材料。

(2)按照国家标准，规范地安排公文的版式。其内容包括:公文各部分文字符号所占区域位置，排列次序、编排方法;版心尺寸;行距、字距;字体、字号等。

(3)排版时还须根据实际情况，处理好一些特殊情况。

2.校对公文排版完毕打印出文本后，还需要进行认真、仔细的校对工作，方能成为正式公文。校对是以定稿和规范格式为基准，对校样进行全面核对检查，以发现、纠正各种错漏，确保公文质量。上一页下一页返回项目一党政机关公文其主要内容有:校正与定稿不符的各种错字、倒字、横字、残字;校正与定稿不符的被颠倒的字句、行段;删除多余成分，补正被遗漏部分;校正标点符号、公式、图表方面的错漏;校对页与页的衔接和页码标注位置方面的差错等。校对要十分仔细、认真，逐字逐句，一丝不苟。一般公文需经2一3次校对后方能付印，重要的或上报的公文，其校次还需适当增加，并有二人以上参加校对，以确保公文的质量。在校对中如发现问题，应及时提交审核部门处理，印制部门和其他人员不得擅自更改。3.装订上一页下一页返回项目一党政机关公文经校对无误后打印出的正式文本，应予以装订，以免散失，方便传递和公文的办理。装订的方法和要求详见国家标准的内容。

(五)用印为表明对公文承担法律责任，表明对公文法律效力的认可，发文机关必须在公文上加盖机关印章。用印章或签署都是公文生效的标志，都必须按照法定的权限和程序进行。以组织名义发的公文通常要加盖其印章;以领导人名义发的公文应予签署，即由该领导人负责在公文正本上签注其姓名。除已经法定领导人正式签署的公文外，行政机关的公文不经用印一律无效。上一页下一页返回项目一党政机关公文在法定的巧种公文中，除会议纪要外，均需加盖印章或签署。印章的颜色应为红色，印迹必须端正、清晰、完整。印章中的文字必须是端正地自左而右环形，完整清楚地显示发文机关的名称，以维护公文的严肃性和有效性。

(六)登记登记，即文秘部门清点核对文件，进行发文登记，编发文号、记载发文范围、印刷数量、发出方法等。发文登记的方法有卡片式、活页式、账簿式等。

(七)分发上一页下一页返回项目一党政机关公文公文的分发，就是将已经登记封装完毕的公文以一定的方式发送给受文机关的传递活动。公文的分发方式，一般有普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换以及电信传递等方式，如遇到高度机密公文或紧急的情况，则要采用专人送达的方式。任务二公告一、公告的适用范围及特点公告是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公务文书，是属于发布范围广泛的晓谕性文种，多数通过广播、电视、报刊等大众传播媒介迅速发出。党的机关公文中没有公告，但有与之功能相似的“公报”。上一页下一页返回项目一党政机关公文公告具有如下特点:(一)发文权力的限制性(二)发布内容的重要性(三)发布范围的广泛性(四)内容和传播方式的新闻性二、公告的种类

(一)重要事项的公告凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告。上一页下一页返回项目一党政机关公文常见的有国家重要领导岗位的变动，领导人的出访或其他重大活动，重要科技成果的公布，重要军事行动等。(二)法定事项的公告依照有关法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。《中华人民共和国专利法》第三十九条规定:“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，专利局应当作出审定，予以公告。”《中华人民共和国企业破产法(试行)》第九条规定:“人民法院受理破产案件后，应当在十日内通知债务人并且发布公告。”《国务院公务员暂行条例》第十六条规定，录用国家公务员要“发布招考公告”。上一页下一页返回项目一党政机关公文《中华人民共和国民事诉讼法》规定发布的公告种类繁多，有通知权利人登记公告，送达公告，开庭公告，宣告失踪、宣告死亡公告，财产认领公告，强制迁出房屋、强制退出土地公告等。三、公告的写作格式公告是一种很严肃、庄重的公文，一般来说，它内容较单一，篇幅不长，多用条款形式，表达直截了当，没有议论，不需说明，更不会出现抒情。公告一般由标题、正文、署名与日期三部分组成。(一)标题标题有以下几种写法:上一页下一页返回项目一党政机关公文发文机关+事由+文种，如“中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告”。发文机关+文种，如“中华人民共和国国务院公告”。只标出文种“公告”。有的公告在标题下方有编号，一般的写法是“第X号”，并用圆括号括住。(二)正文一般由公告背景、缘由、公告事项和公告结语(“现予公告”或“特此公告”等)部分组成。也有的公告省略了缘由，开门见山，直接写出公告事项。上一页下一页返回项目一党政机关公文(三)署名与日期在正文的右下方签署发文机关的名称和日期。如果标题已写上了发文机关的名称，在报纸上登载时则常省略落款。也有的公告，成文日期写在署名下方或标题和编号的下方。四、公告的写作要求

(1)公告所公布的为重要或重大事项，而且常以报刊、广播、电视、张贴等形式公开发表，所以写作时，要直陈其事，一事一告，就实避虚;语言要严肃庄重，不发议论，不加说明，更不能抒情。(2)公文一般不编号，但当某一次会议或某一专门事项需要连续发布几个公告时，则应在标题下单独编号。上一页下一页返回项目一党政机关公文(3)公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。基层单位不能乱用公告。报纸上常见的xx单位迁移地址，xx公司聘请xx为法律顾问也用“公告”，都是乱用“公告”现象。任务三通告一、通告的使用范围及特点通告是行政机关和企事业单位在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。《办法》把通告的功能定义为:“适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项。”通告是在行政公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性公文。通告主要有以下四个特点:上一页下一页返回项目一党政机关公文(一)法规性(二)周知性(三)务实性(四)行业性二、通告的类型通告有法规性通告和知照性通告两大类型。这两种通告是以法规性的强弱不同为标准来区分的，二者之间没有绝对的界限。三、通告的写作格式

(一)标题通告的标题有四种形式。上一页下一页返回项目一党政机关公文第一种是三要素齐全的规范标题，如上述《广东省人民政府关于打击小额走私成品油活动的通告》;第二种是省略发文机关名称的简写标题，如《关于坚决清理非法占道经营的通告》，这种标题形式最为普遍;第三种是省略发文事由的简写标题，如《XX市房地产管理局通告》;第四种是将发文机关名称和发文事由一并省略，只保留文体种类名称“通告”作为标题的。一般来说，法规政策类通告应尽量采用三要素齐全的规范标题(多个单位联合发布时，为使标题简洁，可省略发文机关名称)。通告的事项如有紧迫的时间要求，则可以在文种名称前冠以“紧急”二字，以引起受文者注意，如《XX市电信局紧急通告》。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(二)主送机关通告一般是在一定范围内公开张贴或通过报纸、广播、电视等传播媒体发布的，所以一般情况下都没有具体受文机关，写作时往往省略该项。(三)正文正文一般采用公文通用结构模式撰写，共分以下三部分:1.通告缘由作为开头部分，通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。这个开头部分主要写了发布通告的前景、根据和目的。上一页下一页返回项目一党政机关公文

2.通告事项这是主体部分，文字最多，内容最为复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明、层次清晰。如果内容比较单一，也可采用贯通式写法。

3.通告结语这是结尾部分，写法比较简单，多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”的格式化结语。四、注意事项通告的写作要注意下列几个问题:(一)不要把“通告”写成“通知”上一页下一页返回项目一党政机关公文“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象、范围都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用，以为让人们知晓的事项都可用通告行文，结果把一些该用通知的错用了通告，该用通告的又错用了通知。

(二)把握通告与公告的联系与区别通告与公告的联系在于都具有晓谕性和公布性，也就是说，内容都是知照性的，发布范围都是面向全社会。区别可大致概括为以下四个方面:1.内容的重要程度不同上一页下一页返回项目一党政机关公文公告是用来发布重要事项和法定事项的，涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事，或者履行法律规定必须遵循的程序。小的局部性事项和非法定的事项，不能采用公告的形式公布。通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项的，它所涉及的事项一般没有公告那么重大。2.对发文机关的限制性有较大不同公告是一种高级别的文体，只有涉及全局性的重大事项或法定事项时，才能由高级别的行政部门发布，这一点前面介绍公告的特点时已有阐述。通告是一种高级机关和基层单位都可使用的文体，不仅行政机关可以制发，社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内，也可以制发。上一页下一页返回项目一党政机关公文

3.发布范围有所不同公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种，它的发布范围比较大，面向全国，有时面向全世界，遍示天下，一体周知，接受的人越多越好。通告虽然也是面向社会发布的，但多是限定在一个特定社区范围内，而且内容也多是指向一个特定的人群，要求这一社区的某一类特定人群遵守或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范围内发布”。4.发布的方式不同公告多数是在报刊上刊登，一般不用红头文件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴。而通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红头文件的形式下发，还可以公开张贴。上一页下一页返回项目一党政机关公文任务四通报一、通报的使用范围及特点通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误、传达重要精神或通报有关情况的一种行政公文，其是下行文。通报的应用也比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚;也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生;还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。通报有以下几个突出特点:(一)典型性上一页下一页返回项目一党政机关公文(二)引导性(三)严肃性(四)时效性(五)告知性二、通报的种类根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。

(一)表彰性通报表彰性通报是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。上一页下一页返回项目一党政机关公文(二)批评性通报批评性通报是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训，以防类似情况发生的通报。

(三)情况通报情况通报是用来传达重要精神和情况，帮助有关单位了解、掌握全局或某一方面工作的信息、动向，以统一思想认识，推动工作进程。三、通报的结构、内容和写法(一)标题标题通常有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种组成，;另外一种是由事由和文种构成。上一页下一页返回项目一党政机关公文此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称。(二)主送机关除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。

(三)正文通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由;主体说明通报决定;结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下:1.表彰性通报一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突击。上一页下一页返回项目一党政机关公文主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。2.批评性通报在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况:一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒;另一种是对国家机关或集体的批评通报，其旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。上一页下一页返回项目一党政机关公文其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。也有的批评性通报，是针对部分地区或单位存在的同一类问题提出的批评的。这类通报，虽然涉及的面比较广，但因其错误性质基本相同，所以写法上以概括为主，大体和情况通报相近。

3.情况通报情况通报主要起着沟通情况的作用。旨在使下级单位和群众了解面上的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容:通报有关情况和分析并作出结论。具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论;有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，从而说明结论的正确性和针对性。总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。上一页下一页返回项目一党政机关公文

(四)落款落款包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有