贵清庄园采购管理现状问题及对策

贵清庄园采购管理现状问题及对策摘要采购是供应链当中的一个重要环节，他对于任何一个餐饮业都至关重要。对于任何企业而言，将合适的原材料以合理的价格、稳定的质量在规定的的时间送到正确的地点是十分重要的。在当今市场竞争日益激烈的条件下，由于中小餐饮企业自身发展规模小，成本控制制度不健全，在技术以及成本构成上比较低，加之同时还受到复杂的外部经济环境的影响，致使其成本过高影响其利润。食品原材料的采购管理是现代餐饮企业经营的有效环节，它直接影响了厨房生产和菜点质量，以及成本消耗和经济效益。本文就贵清庄园为例，分析了其存在的采购问题，提出了制定合理的采购战略、加快采购信息化建设、加强供应商管理等方面的建议。[关键词]：采购；餐饮业；采购管理；贵清庄园

CurrentproblemsandcountermeasuresofpurchasingmanagementinguiqingmanorABSTRACTProcurementisanimportantlinkinthesupplychain,itiscrucialforanyenterprise.Foranyenterprise,itisveryimportanttodelivertherightrawmaterialstotherightplaceattherightpriceandwiththerightqualityattherighttime.Intoday'sincreasinglyfiercemarketcompetition,smallandmedium-sizedcateringenterprisesduetotheirownsmalldevelopmentscale,thecostcontrolsystemisnotsound,inthetechnologyandcostcompositionisrelativelylow,coupledwiththecomplexexternaleconomicenvironmentalsoaffectedbythehighcostoftheirprofits.Thepurchasemanagementofrawmaterialsisaneffectivelinkofmoderncateringenterprises,whichdirectlyaffectsthekitchenproductionandthequalityofdishes,aswellasthecostandeconomicbenefits.Takingguiqingmanorasanexample,thispaperanalyzesitsexistingprocurementproblems,andputsforwardsomeSuggestionsonformulatingareasonableprocurementstrategy,acceleratingtheconstructionofprocurementinformatization,andstrengtheningthemanagementofsuppliers.[Keywords]:procurement;therestaurantindustry;procurementmanagement;yourqingmanor目录一、采购管理概述 贵清庄园采购管理现状问题及对策一、采购管理概述（一）概念采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。采购管理（purchasingmanagement）是指企业为有效率和有效果地实现从外部供应市场获取资源的目标而进行的计划、组织、领导和控制活动。企业采购管理的目标为5R：适合的供应商、适合的质量、适合的时间、适合的价格、适合的数量。（二）采购管理的重要性采购管理是为了维护企业的利益、实现企业的经营目标，对企业的采购活动进行计划、组织、协调、和控制。每个企业在经营过程都需要大量的原材料做支撑，这些原材料对于企业而言是极其重要的。组织好企业的采购活动，不仅能够帮助优化企业的采购管理，而且对于推动企业各项工作的开展也有很大的帮助。通过实施科学的采购管理，可以选择合理的采购方式、采购品种、采购批量和采购的地点，让有限的成本保证企业的正常经营。采购为企业保证供应、维持正常的生产和降低缺货风险。对于餐饮企业来说，原材料的供应是菜品生产的前提条件，生产所需要的原材料都要由采购来提供，没有采购就没有生产条件，没有材料的供应就不能进行产品的加工活动。2.保证生产的质量。采购原材料的质量好坏直接决定着企业生产产品质量的好坏。对于餐饮业来说能不能生产出合格美味的食品，很大部分取决于采购的原材料以及厨师的技艺。3.降低成本。采购的成本占到了生产成本的大部分，其中包括采购的费用、存储的费用、资金的占用费用和的采购管理费用等。采购成本太高，会导致企业的经济效益降低，甚至导致亏损。二、贵清庄园简介及其采购管理现状（一）简介1.基本介绍漳县武阳镇贵清庄园成立于2015年，位于甘肃省定西市漳县武阳镇城关村，本着诚信为本，品质为先的经营理念。本餐厅主营当地的特色菜品有乌龙头、腊肉蕨菜、羊十道、把把肉等特色菜品，还有一些家常菜。本店以特色经营为基础，以服务满意为保证，集餐饮休闲为一体，本店菜品选用当地生产的菜籽油烹制，倡导绿色消费健康饮食。2.经营范围主要从事中餐类制售、娱乐、休闲、茶艺3.经营规模：30~40人（二）贵清庄园采购现状1.采购种类及采购周期种类细类采购周期采购量蔬菜根茎类、叶菜类、菇菌类1天不固定，视具体情况而定鲜货海鲜、肉类、水果1天调料甜味调料、酸味调料、鲜味调料、咸味调料2周粮油米、面、食用油2周油：5桶米：5袋面：2袋酒水酒类、饮料2~3天酒：40~50箱饮料:20~30箱餐具碗、碟、筷子、勺子、杯子、水壶2周不固定，杯子量比较大易耗品餐巾纸、洗洁精、垃圾袋、牙签、燃料2周2.贵清庄园的采购流程（1）蔬菜、鲜货。后厨统计预测需求量填写需求菜单经理安排采购员电话采购次日送达验货入库。（2）调料、粮油。出现需求预警经理财务安排采购人员超市采购完成直接入库（3）酒水。需求预警经理采购员电话订单批发商次日送达清点入库（4）餐具和易耗品。订货周期到安排采购采购订单财务市场采购清点入库3.采购方案（1）采购方式。委托采购员现场采购和电话订单然后供应商送货上门相结合。（2）采购时间。晚上结束营业前。（3）选择供应商。除了菜品和鲜类有固定的一家供应商外，其余都没有固定的供应商。（4）送货方式。供应商配送和采购员自己运输。（5）送货时间。次日早上九点到十点半，下午四点到四点半。4.采购原则价格合理，质量过关，品种齐全。三、贵清庄园采购方面存在的问题（一）采购制度不完善就贵清庄园来说，没有合理的采购制度，采购工作虽然进行着，但是，没有一定的采购计划做支撑。表现为具体两个方面：1.采购计划不明确。针对不同性质的采购物料、不同性质原材料、不同性质的供应商，企业不能制定出满足整体的采购计划。只是根据自己的判断来进行采购，导致采购的成本不降反高。采购计划的制定，包括采购商品的价格、质量、产地、交货方式、运输方式等都应该明确。在制定采购计划时，合格的采购员也能为此贡献很大的力量，采购人员要能够对与市场价格走向有一定的了解，在制定采购计划时要结合实际需要以及仓库的库存状态来进行。但是，就贵清庄园而言，采购人员缺乏专业的理论知识和相关的技能，就导致无法对于制定采购计划做出很大的贡献。2.缺乏采购标准。原料的质量是确保餐饮产品质量的基础，严格的按照采购标准进行采购才能保证餐厅菜品的质量。很多企业没有制定合理的采购工作流程，缺乏明确具体的程序规定。采购工作中常常出现采购成本和管理费用过高、需求规格不够明确、品质不稳定、交货周期长等问题。（二）采购费用高。在采购过程中，如果选择有长期合作的供应商会对采购工作的进行有很大的帮助。并且，如果长期合作的供应商，在采购价格方面也不会有很大的波动，供需方都能对对方有足够的信任。而且，采购人员是否专业对于采购工作的顺利进行有很大的影响。但是，就贵清庄园而言，并没有长期合作的供应商，在采购选择供应商的过程中，不会只选择一家或者几家经常在此采购，而是随意挑选供应商。因此，即使采购的数量达到了一定的采购规模，也不会有很大的折扣，对于采购成本的控制并没有起到很大的作用。而且，采购人员也是老板的亲信，并不是十分专业。1.采购人员不专业现在的采购人员常常不能进行长期细致的工作，不能努力提高自己的预测能力，这就导致想要提高采购水平十分困难。很多人来到采购岗位，很快就忘记了采购的基本准则，违背了精益求精、勤奋努力、踏踏实实、严密细致的职业道德，这就使得在生活中采购所要求的周到的准备、充分的调查、缜密的计划性变得难以实现。采购前准备工作不充分。采购人员对所需要采购的原材料的品种、数量、价格等方面了解不深、不详细，就会出现采购的原材料与实际需要的不符、采购成本高等问题。采购不是一般的赌博和猜测，但它必须要有慎重科学的实地调查、很久的经验、具体的分析和计算，并对其有效性和真实性进行确认。采购人员需要对市场价格以及所提供的产品有一定深入的了解，如果不能及时预测大多数原材料的价格走势，难免会给企业造成一定的经济损失。在制定采购计划时不结合实际后厨的材料需求和库存情况，采购计划的制定不够合理，就会造成供货期不准，采购量不准，导致提前或延期交货，材料积压或者影响生产。因此，作为企业的采购人员，其素质的高低，会直接影响企业采购的效率、质量和效益。贵清庄园的采购员一般都是店内的自有员工，并且他们对于员工各自负责的邻域并没有划分的十分清晰，大部分员工都是每个岗位都会去涉及。当然，采购这个工作也不例外，管理者虽然对于每个职能部门有划分，但是，实际操作中是相当混乱的，采购员这个工作大家都会去做，甚至是每天负责采购的人员可能都不相同。而且采购员对于采购管理的认识较弱，认为采购就是拿钱买东西，这一落后的采购观念，在一定程度上导致了企业发展不迅速，给企业的成本控制并没有起到一定的作用。这里的员工大多都是没有经过专业的学习，甚至没有相关经验的人员组成，因此，对于像一些专业知识要求较强的工作来说，员工是不够专业的，也不能够为企业创造很好的收益。2.无固定的供应商采购对于餐饮企业来说是一项十分重要的工作，而一般企业在采购过程中会有一定的供应商，供应商会给企业提供所需要的原材料，供应商提供的材料好坏，直接决定了企业生产的菜品质量。所以，供应商对于企业是十分关键的要素。在采购过程中选择合适的供应商，并与他们建立长期的战略合作伙伴关系，对于企业的采购成本控制有很大帮助。也容易使企业和供应商实现双赢。在供应商的选择方面，多数餐饮企业主要依据价格，优先合作的通常是价格低的一方。因此，供应商也经常会出现变化，不能保证和同一家或者单独的几家保持长期的合作。此外，供应商的品质也有好有坏，有一些供应商通过与采购人员处好关系而获得许多的特权，同时在供应商管理方面缺乏相应的管理制度，供应商的管理只是凭借工作经验，结果缺乏可信度，但是，贵清庄园在采购过程中没有寻找可以长期合作的供应商，由于采购人员的不固定，在采购过程中对于供应商的选择也不固定，每次采购的价格也是不定的，在这种情况下，即使每次的采购批量达到了经济订购批量的要求，由于每次采购的供应商不同，对于材料的优惠折扣也不大。（三）供求信息了解不全面对于餐饮企业来说，采购数量的确定，既关系到流动资金的使用和周转，也关系到库房的使用，更加影响到原材料的加工和使用。采购数量的多少都将影响企业经营的正常运行。采购量过多，会占用大量流动资金，影响资金周转。库存时间过长，会导致原材料变质。采购量不足，会导致无法生产某些菜品，容易引起顾客不满，影响企业的口碑。紧急采购会增加采购成本，失去批量采购的价格优惠折扣，还可能导致食材质量不同。采购员在采购之前并没有对于所需采购的材料进行盘点，没有了解到真正需要采购的商品，采购回来之后发现有的材料库存里是有的，并且可能近期对于该商品的需求量不大，但是有些材料可能正处于大量需求的时期，但采购来的数量却有限。就会导致供求与需求都不能得到很好的满足，对于餐饮业来说，由于材料的不足导致顾客的需求无法满足，也会使企业的利润受到损失，甚至失去该顾客。对于贵清庄园来说，采购只是单纯的把所需的原材料以及一些辅助材料购买回来，可以维持当天甚至未来几天的需要，但是，对于这些需求，采购员可能只是依靠过去几天或者自我意识去确定本次采购的数量，并没有真正了解库房内还剩的材料或者严重匮乏的材料。因此，采购来的商品，就会出现供需不匹配的问题，那么随之而来的例如紧急采购、材料变质等问题就会出现。紧急采购价格昂贵，对于餐饮企业来说极其不利。（四）原材料在库存中缺乏管理原材料的合理存储对于企业后续的生产有很大的影响，尤其对于餐饮业来说，原材料存放的好坏直接决定了菜品的质量。但是在该企业中，采购员把采购的原材料采购来之后都统一放到仓库，并没有对它们进行分类管理，导致有些易腐烂、易损坏的原料质量严重受损。而且，把采购的原材料在仓库内随意堆放，不仅压坏了一些易受损的材料，还大大占用仓库的存储面积。除此之外，一些原材料由于长期在最下面压着，没有拿出来使用，长此以往，仓库内过期的原材料越来越多。但是，这些过期的原材料并不是在使用过程中没有用处，只是被压在下面不能看见并且被使用，从而导致的过期。在制作菜品过程中，这些原料是经常要被使用到的，那么就会产生紧急采购或者在下次采购中继续采购该原料的情况。使得采购费用很高，企业的利润受损。（五）采购流程不合理，任意采购。采购员能够在指定的时间内采购来所需的基本材料，但是，并没有准确的采购量。由于餐饮业每天的顾客不是固定的，因此，时不时会发生原材料不足的情况，但是采购人员并不会对于出现的这一问题在下次进行改善，所以这个问题一直都存在。贵清庄园的采购流程不规范，对于不同类别的材料虽然有分类采购，但就其采购的流程依旧存在很大的不足。（六）缺乏监管机制本企业是一家私营企业，而每次担任采购重任的基本都是老板信任的人，所以也没有对于采购进行一定的监督，对于每次采购的金额等老板也不会十分明确。即使采购员是老板所信任的人，但长此以往，难免会有中饱私囊的情况出现。因此，建立一套完整的采购监管体制还是相当有必要的。四、贵清庄园采购管理的解决对策（一）完善采购制度1.制定科学合理的采购计划。企业根据实际情况确定需要采购的数量、种类、采购周期等，根据所制定的计划，科学合理的进行采购工作，避免造成供需不匹配的问题。例如，对于一些可以长期储存的材料，可以采用定期订货法来采购。定期定货法就是根据经营情况，定期盘点库存的数量，然后再进行采购。公式为：食材本次所要订购量=下期所需要的量-现有的库存+下期期末还应该存储的数量+安全存货量食材下期所需要的量=上次订货剩余量+上次收货数量-最近一次使用量。除此之外，还应该对采购的人员、采购周期等进行科学合理的安排，通过制定科学有效的采购计划，来使采购工作有序开展。2.采用合理的采购方式针对于像贵清庄园这样的餐饮企业，ABC分类法采购能够很好的对于原材料进行区分，并且使采购过程更加顺利。针对于不同重要性的原材料，采取不同的划分：根据采购金额以及所需时间来划分，A类属于菜品，由于对蔬菜的需求量较大，且蔬菜的采购一般要到外地的蔬菜批发市场采购，所需时间也较长，采购金额占比也较大，所以应该重点关注蔬菜的采购。B类属于一些生鲜肉食，对于肉食的需求量也是较大的，但是可以在企业跟前的市场就可以买到所需要的生鲜，不需要到外地花费较多的成本，所以在采购该类商品的时候，应该更多的关注它的新鲜度以及如何很好的存储该类商品。对于像A类、B类这种用量大、消耗快、周转频率高的原材料，可以选择供应商送货的方式，可以节约一定的人工。C类属于一些调味品以及一些其他辅助材料，由于对于该类物品在附近的超市就可以买到，且价格都差不多，并且，此类物品的储存也比较方便。所以对于此类商品，只需一般关注就可以，在采购的过程中，可以一次性多采购一些该类商品，也不用花费太多的人力在采购此类商品上。3.制定合理的采购数量。决定采购量的因素有很多，根据这些因素，合理的确定采购的数量。（1）菜品的销售情况。对于热销的菜品，那么他所对应的原材料应该多备，防止人流量大的时候出现无法供应的问题，给顾客造成的不满也会对企业的盈利产生很大的影响。不太受欢迎的菜品，那么对于此种商品的原材料就相应的少采购，不要占用库存太多，占用太多流动资金。（2）食材的存放时间。有些食材是可以存放较长时间的，比如干货、调料以及粮油等。对于这些可以有较长存储时间的商品来说，在仓库有较大存储空间的情况下，对于该类食材的采购是可以有较大的量的。但是对于一些生鲜食材，它们极其不易储存，那么对于此类食材的采购量就要根据一天的需求量来决定了，只购买短期内所需要的，不需要有较大的采购量。（二）控制采购成本1.设置固定的采购部门。材料采购质量的好坏直接影响到企业的经济效益，企业应该培养一批专业、高效的员工，对员工进行德育教育，使得员工做到廉洁自律，时刻记得企业利益高于个人利益的原则。明确采购部门每个人员的权力和义务，合理安排每个采购人员，使他们的才能都充分得到发挥，定期对采购人员进行培训，使采购活动合理有序的进行。采购人员要能够对企业当天的营业状况以及效益的好坏做到心里有数，根据不同的情况选择不同的采购方式，为了能够让采购工作进展有序，减少一些不必要的压力，可以将定时采购、临时采购、电话采购等方式相结合，满足用货的需求并保证采购效率的提高。并且，所设置的采购部门应该能够满足以下基本要求：（1）所有采购的原材料需要经过餐厅总负责人和财务人员的授权同意。（2）采购的原材料需要对比三家供应商，并选择出最适合的。（3）每次采购的原材料需保证质量的稳定。（4）采购人员要对供应商的报价和每次采购的商品价格负责。（5）所有供应商的基本信息，报价单、合同等必须妥善保管。每日采购商品的价格信息以及数量等情况要及时录入企业的信息库。2.加强供应商管理供应商在原材料采购过程中占有很重要的地位。原材料采购时，应该本着公平竞争的原则，给所有符合条件的原材料供应商提供同等的竞争机会，这样不仅能够有效控制采购成本，也能保证采购的原材料的质量。因此，选择合适的供应商就极其重要。（1）选择供应商的数量。就进行采购的一方来说，单一的采购渠道会让采购原材料的风险较大，也不利于在讨价还价上占据有利地位，对于采购成本的控制不够好。而对于供应的一方来说，由于批量供货会在数量上产生优势，可以为采购方提供一定的价格折扣。所以，在选择供应商的数量时，既要避免单一渠道供应，又要保证能够获得一定的采购优惠，可以为采购成本的控制起到一定的作用。这样一来，既能保证所采购的原材料的质量，也能有效的控制采购成本。一般而言，供应商的选择数量一般不超过3~4家为宜。（2）选择合适的供应商，并与其建立起长期的战略伙伴关系。供应商对于每个企业来说都是至关重要的，那么如何选择合适的供应商并与之建立长期合作的伙伴关系就十分关键。加强对于供应商的管理，对供应商制定全面的评价指标，通过对供应商进行评价考核，吸收有实力且重信誉的供应商，排除一些提供的原材料质量不佳、不讲诚信的供应商。并与这些合格的供应商建立长期稳定的供需关系，将供应商作为企业长期合作的战略型合作伙伴，从而达到供应商和需求方的双赢状态。选择供应商应考虑的条件：（1）供应商的地点。地点的远近关系着原材料运送的效率，距离过远不仅运输费用高昂，而且也会影响原材料的新鲜程度。（2）供应商的口碑。供应商和需求方应该本着互惠互利的原则进行交易，如果供应商的信誉度不高，那么在考虑该供应商时也应该果断放弃。（3）供应商产品的质量。供应商提供的原材料质量好坏将会影响在后续菜品制作的质量，如果选择的供应商所提供的原材料质量不过关，那么对于企业来说，不仅会导致失去客户的风险，也有可能对本企业在当地的口碑有所下降。因此，供应商所提供的原材料质量一定要好。（4）供应商可以提供的品项。在选择供应商时，企业肯定会尽可能对于某一类原材料的需求会选择两到三个供应商，如果供应商不能让企业某一大类的需求得到满足，那么在选择供应商时，也应该及时淘汰，进而选择可以提供品项多的供应商。（三）加强采购信息化建设现如今是一个信息高速发展的时代，基本每个企业都应该建立自己的信息化管理系统，通过建立信息化管理系统，可以使企业的人力、物力、财力都能得到科学的管理，避免人力资源、物流、资金流出现浪费的情况。通过全方位科学高效的管理，确保信息流、实物流和资金流的一致性，使得采购管理和其他部门的协调和配合更加有效，使采购过程更加合理化，程序化和透明化。就贵清庄园而言，完全缺失了对于采购的信息化管理，由于缺乏信息的传播或者信息传播不及时，导致的供需不明确，从而多采购，少采购的问题频繁发生。如果通过信息化的建设，使得每一部分都能在企业的信息库当中查询出来，不仅能加快采购的进程，也能是得采购工作进行的更加科学化和合理化。也能避免不必要的人力、物力、财力的浪费，为企业减少不必要的成本支出做出相当大的贡献。一方面，采购人员要对市场价格以及市场上现有的资源有较为清晰的认识，能够在采购过程中充分变通，了解市场的供求情况，能够在价格谈判时占据一个有利的局面。另一方面，采购人员了解企业对于原材料的需求情况，能够保证采购量合理，不会出现较大的偏差。使得采购的数量和实际需求量不会有太大的偏差。（四）加强对于原材料的管理原材料的管理，是餐饮企业对于经营管理的一个重要部分。对于不同类别的材料分区储放，在验收入库的同时就将材料按照不同的性质和存放难易度进行储放。设置专门的人员定期去仓库查看材料的储放情况，尽量使得每次采购的材料都能充分使用减少因储存不规范导致的食材浪费。（五）规范采购流程采购的过程中，防止出现任意采购，应该依照科学合理的采购流程开展采购工作。采购工作应该严格按照具体的采购流程进行，以确保采购环节的准确性和采购成本的最低。（1）科学的采购计划。采购的计划来源要有依据，比如：库存的剩余量，特殊情况的需要，每日的基本需要量等。确定的采购计划要相对可靠，不能仅凭采购员的主观判断，要有相关部门进行会议或者精确计算得出。（2）供应商的选择和考核。考察候选的供应商是否达到自己的要求，最终确定合格的供应商并建立一套完整的供应商考核机制。（3）询价、比价、议价。采购的价格高低对于采购成本控制有很大的作用，通过询问供应商的价格，对所有供应商提供的价格进行对比分析，然后再和供应商进行价格上的讨价还价，最终确定采购价格。（4）合同的签订。企业和供应商经过询价、比价、议价和一些其他的过程，最终签订合同。（