公司职能部门常见法律风险清单和风险防范建议

公司职能部门常见法律风险清单和风险防范建议为提高公司员工的风险防范意识，降低公司生产经营中的法律风险，我们从事前防范的角度，结合各部门的职责，将公司职能部门可能存在的常见的法律风险进行了初步梳理，列出风险清单，提出初步防范建议。—、各部门存在的共性法律风险（一）政策环境风险。是指国家政策的变化给公司带来的各种不确定影响的可能性。如产业政策环境风险、财政政策风险、货币政策风险、贸易政策风险等。由于政策环境风险的产生是因为国家政策的变动而引起的，对此风险的防范主要着眼于预测和预防。建议公司可以指定专人对国家的政策进行研究，及时收集更新政策信息，必要时咨询专业机构，以对国家有关政策进行预测，公司及时采取预防措施，规避、控制或转移政策环境风险。（二）合同管理风险。是指在合同管理过程中存在的法律风险，包括合同订立、履行、变更、终止和违约责任的确定等过程。此类风险和防范的要求在公司《合同管理制度》、《合同法律审查指引》中有明确的表述，建议各部门负责人和兼职的合同管理员认真学习有关文件，加深对合同管理风险的认识，适时关注合同履行的情况，特别是重大合同履行中合同相对方履约能力变化的情况，以便及时采取应对措施，降低、避免公司损失，保证公司的合法权益。二、职能部门存在的常见法律风险（一）公司办公室1.印章管理风险。印章是公司的象征。印章管理的风险点主要体现在因公司印章使用不当风险，如：印章管理制度不健全，印章管理人向他人出具盖有印章的空白合同、介绍信、授权委托书，或将印章借与他人使用，而导致印章的非预期使用，给公司带来无法预计的法律风险。建议：公司要完善印章管理制度，明确印章管理岗位的职责，建立统一的印章使用台账，严格执行印章使用程序，禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章，定期检查印章使用情况。,.2.档案管理风险。档案管理中的风险主要体现在档案资料的收集、保管、处置和利用等环节，如：档案资料收集不完整不系统导致档案信息资源的流失和浪费；档案资料保管不当造成档案的损坏或丢失；档案资料处置不当给公司、国家造成不应有的损失；档案利用时侵害他人的合法权益等。建议：成立档案室，完善档案管理制度，培训档案管理人员，配置档案管理设备，建立档案管理软件系统，特别对电子文档要做好备份并与相应的纸质文件材料一并归档保存。（二）财务部1.支付风险。主要是公司现金短缺，不能支付到期债务而引发的违约风险。建议：做好资金使用预算，建立债务到期支付预警，搞好资金调度确保现金充裕，避免违约风险。2.交易结算中的风险。主要表现在票据遗失、票据欺诈、票据伪造变造等方面的法律风险。建议：可以通过银行挂失、公示催告宣布票据无效的方式补救票据遗失的风险，不可以支票声明作废的方式代替；可以通过专业人员甄别和到银行查询、与相关单位财务主管直接联系并核对等方式防范票据欺诈、伪造变造的风险。3.税务法律风险。表现在公司的涉税行为未遵守税收法律法规而导致公司未来利益的损失或偷逃税收等不利的法律后果。建议：财务工作人员认真学习税收法律法规，做好税务筹划，合理避税，杜绝偷逃税收。4.财务信息披露风险。主要表现在披露的财务会计报告不符合“真实、准确、完整''的要求以及违反“及时、公平”的原则而给公司及公司领导带来信息披露风险。建议：财务人员要加强学习，严格执行《企业会计准则》，按《公司法》、《证券法》和证监会的有关规定以及深交所业务规则的要求，切实做好财务会计报告的信息披露。5.财务人员违法违纪而造成公司损失的风险。建议：完善内部控制制度，强化执行，建立保护财务人员的安全网。如：实行财务人员垂直管理的体制，在客观上减少财务人员犯罪的可能性和空间；实行财务人员强制轮岗、回避制度；集中管理资金；加强内部审计等。（三）人力资源部人力资源部面对的法律风险有：1.人员招聘中的法律风险。如：招聘条件约定不明确；招聘尚未解除劳动合同的劳动者；应聘员工违背与原单位保密及竞业禁止协议；招聘中公司未履行告知义务等。2.签订劳动合同中的法律风险。如：未签订书面劳动合同；试用期约定不当；高管及技术负责人未签署保密协议；竞业限制条款约定不当等。3.履行劳动合同中的法律风险。如：违背劳动法律法规解除劳动合同；拖欠员工工资、工资支付形式不合法；不按约定支付加班加点工资；不按国家规定安排员工休息休假；未缴纳社会保险；高危岗位未加保意外伤害保险；违反女职工特别保护规定等。4.培训中的法律风险。如：未订立培训协议或协议中权利义务约定不明；没有建立对员工进行专项培训的档案资料等。5.劳务派遣中法律风险。如：与没有经营资质的劳务派遣机构签订劳务派遣合同；劳务派遣合同约定不明确等。6.人力资源管理制度中存在的风险。如：制度与法律法规相违背；涉及员工切身利益的规章制度或重大事项没有经职工大会或职工代表大会讨论；生效的规章制度没有公示等。建议：人力资源管理中的法律风险的防范可以结合部门的日常工作进行，上述风险可由部门自我检查，自我完善，自我防范。（四）投资部1.投资违规带来的法律风险。如：违反《公司法》规定成为对所投资企业的债务承担连带责任的出资人，将给公司带来经济上不可预期的损失；投资于国家禁止或限制的行业而给公司埋下巨大的隐患；投资于不规范私募基金将可能带来刑事责任等。对此公司应当严守法律法规对公司投资的禁止性规定，理性投资，警惕高回报的陷阱。2.股权投资过程中的法律风险。股权投资主要有三种方式：一是直接出资设立；二是股权受让；三是参与增资扩股。而这三种方式的法律风险均又有所不同。（1）直接出资设立中的两大法律风险包括虚假出资和非货币出资；其中虚假出资的风险在于：a）已出资股东可能为其他股东的虚假出资行为“买单”；b）出借资金协助他人进行虚假出资的，要承担连带责任。对于此，公司在对外投资时应加强对其他股东的资信调查；除自己足额出资外，还须及时监督其他股东的出资情况；避免出借资金协助他人进行虚假出资行为的发生。非货币财产出资的风险主要在于出资财产的价值或权属存在瑕疵，如未评估作价的非货币财产其实际价值可能与章程所定价额并不相符、财产虽然交付但权属未变更、出资财产设有限制性权利等。(2)股权受让中的法律风险。主要指标的公司存在未知的或有债务。对于此，可以采取以下防范手段：一是要有目的、有针对性地对标的公司的或有债务进行询问或调查；二是受让协议中列明出售方的保证清单，公司通过保证清单确保自己得到预期的收购对象，确保所承担的责任及其他不利因素限于合同明确约定之部分，即锁定风险；三是协议预留部分股权受让款。在一定期间内，如承担了或有债务，则用预留的款项承担。四是通过司法救济请求损害赔偿。(3)参与增资扩股中的法律风险。a)增资过程中股东未尽出资义务的，未尽勤勉义务的董事、高管应承担相应的责任；b)标的公司恶意摊薄小股东利益，参与增资后可能卷入其内部纠纷，从而导致自身利益受损。3.投资退出的风险。股权投资退出的路径主要包括股权转让、改制、清算、破产。投资退出法律风险主要在于：在公司解散时，不履行清算义务，股东要承担民事责任。《公司法》司法解释中对于股东不履行清算义务作了明确规定。因负有清算义务的股东间系连带责任，故实际操作中，债权人倾向于把所有的股东都作为被告，故即使仅持有某公司1%的股权，也可能会先承担100%的责任，向其他股东追偿时还可能有追偿无着落的风险。要规避此风险，股东应在公司解散后，积极履行清算责任，保管好公司主要财产、账册和重要文件等。4.投资决策程序方面的法律风险。主要表现在违反证监会的规定及交易所的业务规则，没有及时履行信息披露义务而带来的监管风险；投资决策违反公司章程和国资委的相关规定，没有履行应有的审议和报批程序，导致投资中断、终止而带来的风险。（五）安全部1.生产安全保障方面的法律风险。如公司及下属企业不具备安全生产条件、公司有关负责人违反了安全生产保障职责、安全生产资金保障不足、安全生产组织保障不符合要求、安全生产教育培训不符合法律规定、安全设施建设违反“三同时”制度等。2.生产安全事故管理的法律风险。主要包括生产安全事故防范和处理两个方面。如生产安全设备管理不符合要求、对重大危险源的管理违反法律法规、安全警示标志不符合要求、违反劳动者安全权益保障、应急预案不能满足应急需要、不及时报告生产安全事故、不接受安全事故调查处理等。3.职业健康防护与管理的法律风险。如职业卫生条件不符合要求、不有按规定进行劳动防护和职业健康监护、职业病防治管理措施不符合规定等。4.环境保护方面的法律风险。主要表现在违反环境影响评价法律规定、违反“三同时”制度、违反排污申报登记、不按规定缴纳超标排污费、不按规定报告和处理环境污染事故、不配合环保部门检查等。建议：对上述法律风险，公司可根据《安全生产法》《环境保护法》《职业病防治法》等法律法规，结合公司比较完备的安全生产管理规章制度和安全文化建设，查漏补缺并形成长效机制，及时防范。（六）运营部在本公司组织结构中，运营管理部（审计部）既负责日常经济运行管理又负责内部控制和审计工作，在此仅提示内部控制和部分内部审计工作中的法律风险。1.关于内部控制的法律风险。主要体现在制度的设计和制度的合规性。在制度设计上要做到权限明确、职责明确、程序明确、经济高效，制度之间互融互通，制度本身合法合规。建议梳理公司制度，现行的和废止的可编清晰目录，相互之间有冲突的要进行调整，存在违法违规的要进行修订，不合时宜的要废除，留有空白的要填补，在定稿后可以集中编纂，电子稿和纸质版应配套存档，制度要尽量稳定，必要时可根据工作实际适时修订，确保现行的制度合法有效。2.公司内部审计法律风险。主要表现在审计的滞后和审计范围的局限不能及时发现公司经济活动中的缺陷，以防范公司经济活动“合规性”风险。建议进一步明确内部审计的工作职责，增加必要的工作人员，争取审计工作涵盖公司生产经营各环节，将大额非经营性资金往来、对外投资、购买和出售资产、对外担保、关联交易、信息披露事务等作为审计工作的重点，完善审计流程,弥补内控缺陷。（七）质量部1.产品质量引致的法律风险。主要是指因产品瑕疵或产品缺陷导致的投诉、索赔及行政处罚、承担刑事责任等风险。规避产品质量法律责任的主要途径在于充分及时的履行自身的义务，严格执行质量管理体系，禁止不合格品出厂；一旦有不合格品流出，应及时追溯并与顾客沟通处理；如果不合格品已投入使用并已招致顾客不满或已产生损失，应及时与顾客沟通，做好服务，并承担相应的责任；应积极配合监管部门的质量抽查。2.知识产权方面的法律风险。主要表现在知识产权侵权和被侵权两方面。建议：制订知识产权管理制度；开展知识产权评审，对公司知识产权进行梳理并确定不同的保护形式、采取不同的保护策略；建立和完善知识产权档案；签订好公司高层管理人员和技术人员的保密协议，规范员工的职务行为，防范泄露技术秘密或商业秘密；做好对合作方的合同约束，排除公司的侵权责任或减轻可能发生的侵权赔偿责任；做好相关专利或商标的检索，防止侵犯他人的知识产权。特别应注意的是在互联网高度发达的时代要做好网络知识产权的保护，如域名、软件使用等。（八）法律事务部1.信息披露中的法律风险。如没有按时披露定期报告；披露的信息中存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏；没有遵循“公平信息披露”原则，利用信息披露从事内幕交易、操纵股价或其他违法违规行为等。建议：认真学习深交所的业务规则，严格执行公司的《信息披露事务管理制度》、《内幕信息知情人管理制度》等，对外公告的信息要严格执行审批程序，审查公司网站及内部刊物刊登的重大信息，在公司年会、股东大会等会议内容涉及未公开重大信息时及时提醒公司董监高进行其他方式处理，避免非公平信息披露。2.投资者关系管理中的法律风险。如因工作态度或工作失误引致的投资者投诉；在与投资者沟通中披露、透漏、泄漏未公开的重大信息。建议：提高服务意识，提升沟通技巧，严格遵守公平信息披露原则，限于对已公开信息进行交流和沟通。对于网上接待、业绩说明会等要提前准备资料以便于公司领导与投资者沟通。在接待投资者来访、参观、现场交流时，要及时请示董秘，遵照董秘的指示进行安排布署，避免披露、透漏、泄漏未公开的重大信息。3.“三会”运作中的法律风险。如会议召开的程序违规、参会人员资格不合规、超权限决策、授权委托书不符合要求、表决程序违规、独立董事对于应该发表独立意见的事项未明确发表独立意见、会议记录过于简单等。建议：认真学习和严格遵守《公司法》以及“三会”议事规则,及时准备会议材料，及时提醒董监高的违规行为，促进“三会”的规范运作。4.重大事项审核中可能存在的风险。这种风险往往是由于时间仓促、资料占用不全、对法律法规和政策理解偏颇等引致的，这将可能导致公司领导的决策与法不符从而形成风险。建议：重大事项提交法律审核时，应备齐相关应的背景材料；要查阅资料，加深对与审核事项相关的法律法规政策的理解；与外聘律师进行沟通，寻求支助。（九）贸易部1.投资对象国限制而产生的法律风险。如投资范围的限制、投资比例的限制、投资期限和本土化限制、经营活动如购销和劳动雇佣的限制、利润及资本汇出的限制、土地使用的限制等，不同的国家有不同的要求，需分别研究和对待，必要时应当向国内专业机构咨询。2.投资对象国政治风险引发的法律风险。如战乱、政府干预、国有化、政府违约、外汇风险，这种风险相对于投资者来说就是不可抗拒的，往往对投资者造成巨大的影响，甚至血本无归。对这种风险的防范，应对投资对象国进行前期调查、历史分析，避开风险较大的区域，还可以采取多种投保方式向国内和国外的保险机构特别是国际多边保险机构投保，降低可能的损失；还可以采取投资主体多元化、投资客体多元化分散风险。3.贸易伙伴原因导致的风险。这种风险主要是信用风险，如出口企业因自身原因不交货或延迟交货，或进口企业因财务状况或市场变化等原因不付款或延迟付款等。可以采取如信用证支付、预付履约保证金、按《联合国国际货物买卖合同公约》约定明确的违约责任等方式防范。4.汇率变化的风险。5.货物运输过程中带来的风险。可按《国际贸易术语解释通则》选择有利于我方的贸易术语，明确货物风险转移；可选择投保国际多边保险公司转移风险。6.产品包装质量或产品固有的质量问题造成的风险。在贸易合同中包装质量要尽可能约定明确，包装除了要保全和保护好货物外，要特别关注产品进口国对产品包装的特殊要求，不能违反进口国的民族风俗习惯；关于产品质量的约定要尽可能明确，有国际标准的按国际标准，没有国际标准的争取按国内标准，要明确标准号和质量等级，对于标准要求的质量指标要进行评估，如果实在达不到则应与对方商议重新约定质量标准；可以投产品质量保险，转移风险。7.知识产权纠纷导致的风险。知识产权保护在国际贸易活动中越来越受重视，尤其在欧美日等发达国家，特别注重保护其知识产权，对外国产品侵犯其知识产权实施严厉的处罚。近年来，中国的许多驰名商标被国外商人抢注，中国出口企业为此付出了惨重的代价。因此，在国际投资和贸易中要了解《贸易有关的知识产权协议》（TRIPS）,通过对涉及的现有注册和在先技术进行检索，弄清可能面临的知识产权侵权或被侵权的情况，做出评估，提前做好防范。8.信用证的法律风险。如：出现“不符点”而造成议付行或开证行拒付从而导致风险的产生；在不可撤销的信用证中规定若干赋予开证申请人或开证行单方面随时解除付款责任主动权的条款，即“软条款”形成的风险。对此要做好信用条款的审核，确保条款对信用证的要件予以明确约定并确保完全能为受益方操作和控制。如出现不符点，应尽量更改或调换单据，否则应尽快与开证申请人联系，请其接受不符点或修改信用证，或同意做保留付款等，避免损失。如发现“软条款”，应立即要求开证申请人修改，如对方拒不修改，可以声明中止合同履行，要求开证申请人提供有效担保，并保留损失索赔权。9.法律适应的风险。要约定我方熟悉的或者可以较方便知悉的法律。（十）物资部1.招标采购中的法律风险。（1）依法应当招标的项目未进行招标或化整为零规避招标而带来的风险。（2）委托代理招标的风险，由于招标代理合同未能顺利履行而导致招标活动未能顺利开展，进而导致招标人的采购活动受到阻碍，同时招标人也陷入了争议纠纷之中。（3）招标方式选择的风险，如用邀请招标取代公开招标。（4）资格审查的风险，招标人在招标公告或投标邀请书中并没有清楚说明资格审查的要求，或者没有严格按照招标文件规定的要求予以审查，或者是以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人。（5）关键性条款（即需对招标文件进行实质性响应的条款）设置的风险。在关键性条款设置中，招标人可能会使用模糊的、无明确界定的术语，过少或过多设置相应条款。若过少设置，则可能导致投标人忽略反映招标人实际需求的重要指示；若过多设置，可能影响参与竞争的潜在投标人的数量，进而影响整个项目的竞争性，不利于招标人以优惠的价格获取优质的服务。（6）评标方法或评标标准设置的风险,招标文件或采购文件的评标方法或评标标准不明确，评标委员会在评标时因缺乏客观、可靠的依据，使得评标过程和评标结果遭受投标人的质疑或投诉。（7）招标文件或采购文件修改或变更程序的风险。招标人未在投标截止时间的十五日前发出澄清或修改的文件，或者是采用口头形式进行通知,会影响到评标结果的公正性，当次招标可能认定无效，或者可能受到警告。（8）终止招标的风险，如招标人擅自终止招标，可能面临潜在投标人或供应商的异议，给潜在投标人或者供应商造成损失的，并应当赔偿损失。同时，还可能面临行政监督部门的处罚。（9）组建评标委员会的风险，如果专家的抽取不符合国家有关规定，或者应该回避而没有回避，不但容易招致投标人、供应商质疑，还可能导致相应行政监督部门的处罚。若评标委员会不符合人员数量要求，则可能导致评标无效、处以一定金额罚款等法律后果。(10)开标时对投标文件有效性认定的风险，招标人作出的判断或决定因逾越法律法规规定而无效，从而受到投标人、供应商质疑，并且会影响到招标活动的正常开展等。(11)评标过程泄密的风险，评标过程中出现泄密现象，不但会影响评标的过程和结果，也会对投标人产生不公平待遇，违反“公平、公正”原则。评标委员会或者与评标活动有关的工作人员有可能受到行政处罚。对以上的风险，公司相关领导和部门工作人员应予以高度重视，要自觉学习《招投标法》及其实施细则，在招标工作中逐项对照，严格遵循，防范上述风险。2.公司作为投标人可能触犯的刑事法律风险。(1)涉嫌串通投标罪的刑事法律风险。(2)涉嫌对非国家工