浅谈住宅小区专项维修资金的管理

浅谈住宅小区专项维修资金的管理

2007年底，国家建筑部和财政部联合通过了《住宅特殊维修资金管理办法》（以下简称“管理办法”），在管理中国的住宅特殊维修资金方面发挥了很好的规范和指导作用。在此之前,全国各地也陆续出台了专项维修资金的规范文件,如《北京市专项维修资金使用管理办法(试行)》、《上海市房屋土地资源管理局关于加强住宅物业专项维修资金管理工作的通知》等,但《管理办法》较之均有重大变化,主要包括:缴存额依据的标准,由“房款”变为“建安费”;公有住房维修资金的缴存期限得到明确;住宅维修资金可以购买国债增值;余额不足首期缴存额30%时应当续缴等。目前,由于不少住宅小区未成立业主委员会,在小区出现大、中修或设施设备更新、改造时,物业服务公司往往难以支取专项维修资金,从而影响了小区共有部分、共有设施设备的维修。笔者结合《管理办法》以及相关案例,针对物业服务公司如何支取、如何管理专项维修资金谈一些看法。业主委员会自身未成立维修资金北京市丰台区某小区2000年建成,一直未能成立业主委员会,后小区有几栋楼的电梯必须进行维修改造、更换配件,物业服务公司于是向北京市小区办申请预支专项维修资金。该物业服务公司首先在小区内公示了维修工程计划,随后委托专业机构出具需要检修的鉴定报告,并预算出维修费用。后又将费用预算、维修费用按户分摊明细表等在小区内公开征求业主意见,最后挨家挨户征集表决票,但仍有很多业主在不了解实情的情况下,以各种理由不同意维修,不同意选定某施工单位,或以减免物业管理费作为其同意的条件等等。后经物业服务公司做了大量说服、解释工作,才取得了所持投票权2/3以上业主的同意。确定了施工单位以后,向北京市小区办预支了30余万元的维修资金。小区电梯维修改造完毕后,物业服务公司将这次施工过程中涉及的所有费用发票到小区办审核结算,完成了资金结算手续。由上可见,在业主委员会尚未成立的情况下,动用专项维修资金是一个繁复的过程。一旦小区遇到紧急情况需要维修时,往往由于专项维修资金的审批时间过长,从而影响了工程顺利进行。所以笔者建议,物业服务公司应当要求广大业主在签署或制定管理规约时,明确约定物业服务公司在紧急情况下有支取专项维修资金的权利。房住宅专项维修资金管理办法建立的救济此次出台的《管理办法》第二十二条规定:住宅专项维修资金划转业主大会管理前,需要使用住宅专项维修资金的,按照以下程序办理:(一)物业服务企业根据维修和更新、改造项目提出使用建议;没有物业服务企业的,由相关业主提出使用建议;(二)住宅专项维修资金列支范围内专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主讨论通过使用建议;(三)物业服务企业或者相关业主组织实施使用方案;(四)物业服务企业或者相关业主持有关材料,向所在地直辖市、市、县人民政府建设(房地产)主管部门申请列支;其中,动用公有住房住宅专项维修资金的,向负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门申请列支;(五)直辖市、市、县人民政府建设(房地产)主管部门或者负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门审核同意后,向专户管理银行发出划转住宅专项维修资金的通知;(六)专户管理银行将所需住宅专项维修资金划转至维修单位。笔者认为,在业主委员会成立前,《管理办法》对物业服务公司支取专项维修资金的规定与以往地方相关规定有所不同,如《北京市专项维修资金使用管理办法(试行)》规定,物业服务公司应当对维修工程的必要性及费用预算进行鉴定,并出具鉴定报告。笔者认为,北京市的上述规定不仅增加了维修成本,还会人为地延长维修时间,造成不必要的时间浪费。由于共有设施设备维修关乎小区全体业主的利益,是否维修、费用预算以及是否就工程问题进行鉴定应由全体业主或业主大会表决确定,如由政府主管部门要求对每一维修工程进行鉴定,明显越权。此外,对于物业服务公司确定施工单位、签订施工合同问题,《管理办法》也未做规定,笔者认为此类问题同样属于全体业主或业主大会表决范围,不同于《北京市专项维修资金使用管理办法(试行)》的规定,先由物业服务公司确定施工单位,而后领取维修资金。因为根据《管理办法》确立的“专户存储、专款专用、所有人决策、政府监督”的原则,应当由业主作为维修资金的所有人,通过表决的方式自行选定施工单位,而不是由物业服务公司选定施工单位,再申领维修资金。从《管理办法》中可以看出,在业主委员会成立前,如物业服务公司支取专项维修资金,最主要的因素就是取得“维修资金列支范围内专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主”同意。物业服务公司除组织召开业主大会外,也可以采取书面征求意见的方式,对工程维修范围内涉及利益的每一业主进行走访,实施书面表决。规范物业事务所的组织据笔者了解,有的小区为了防止物业服务公司对专项维修资金的随意使用,委托专门机构进行监督或业主与物业服务公司共同参与资金的支配。应当说,物业服务公司除了接受作为所有人的业主监督外,还应当树立“急业主之急,想业主之想”的意识。根据《管理办法》第二十二条规定,物业服务公司组织实施维修工程,然后经政府主管部门审核同意后,由专户管理银行向施工单位付款。因此,为保证工程顺利进行,物业服务公司应当本着公开、透明的原则组织维修工程。公开,即物业服务公司通过公示的方法告知全体业主工程进度、费用预算等情况;透明,即要求物业服务公司对每一业主的疑问,及时给予答复,并要求业主参与组织施工的全过程。笔者认为,业主对物业服务公司的工作不满,主要是由于对其工作内容不了解、不认可,所以物业服务公司应当多与业主就工程情况进行交流、沟通。比如可以组织交流会、座谈会,邀请广大业主、施工单位参加,就小区维修工程情况进行沟通,对业主的合理建议予以采纳,吸收。通过多种沟通方式,必将加深各方的理解与信任,保证维修资金的顺利使用。如北京某小区物业服务公司为了更好地与业主交流,针对小区业主情况,为小区每十名业主设置了一名物业专员,专门为业主提供服务,解决各类问题,并由物业专员定期组织十户业主及家人召开交流会,沟通情况。在该小区物业服务公司支取专项维修资金时,广大业主非常配合,维修工程进展顺利。