知识产权体系程序文件

版本号：01秘密等级：秘密知识产权管理体系程序文献编制时间审核时间同意时间公布时间：5月24日实施时间：5月24日XXXXXXXXXX材料印刷有限公司目录TOC\o"1-3"\h\u4600文献控制程序 115213外来文献与统计控制程序 5684法律、法规和其它规定控制程序 725735管理评审控制程序 1020705知识产权信息资源控制程序 1327646知识产权获取控制程序 1630809知识产权维护运用控制程序 1832672风险管理控制程序 2021618知识产权争议控制程序 241782保密控制程序 2918862内部审核控制程序 35文献控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-001-011目的通过对知识产权管理体系文献进行控制，确保各部门获得并使用有效文献。2合用范畴本程序合用于与知识产权管理体系有关的文献及统计的管理和控制。3职责和权限3.1行政中心（1）是公司知识产权管理体系文献的归口管理部门，负责组织公司知识产权管理体系文献的编写，各部门负责本部门与知识产权管理体系有关的文献的编写、使用和保存。（2）负责公司知识产权管理体系文献的发放和统一管理。4工作程序4.1文献的分类4.1.1根据知识产权管理体系文献的内容能够分为四个层次：（1）第一级文献：公司知识产权管理手册（涉及知识产权方针、目的）。（2）第二级文献：程序文献。（3）第三级文献：与过程的策划、运行和控制有关的文献，重要有：支持性作业文献、适宜范畴的外来文献等。（4）第四级文献：统计、表格4.2文献的编制、审批、公布和定时评审4.2.1文献公布前应得到审批和同意，修订后再公布前重新审核和同意文件编制审核批准管理部门知识产权手册行政中心管理者代表最高管理者行政中心程序文献行政中心、有关部门管理者代表最高管理者行政中心与过程的策划、运行和控制有关的文献行政中心、有关部门部门负责人管理者代表各归口管理部门国际、国家、行业原则，法规律法规等外来文献／／／行政中心4.3文献的编号办法为了便于文献的管理、查阅和追踪，避免发放过时文献，有必要对文献实施编码管理，每一份文献对应唯一编号。文献编号举例：IPMS/ZJJY–SC–001-01版本号序号文献类别代号湛江卷烟知识产权管理体系代号文献类别代号：1）手册SC2）程序文献CX3）制度ZD注：外来文献，沿用原编号，不重新编号。统计编号举例：IPMS/ZJJY–JL–001–01版本号序号文献类别号湛江卷烟知识产权管理体系代号4.4文献的版次除外来文献外，公司知识产权管理体系文献均应有版本号，版本号修改依序为01、02、03．．．。4.5文献的发放、回收、更改、作废与销毁4.5.1拟定文献的发放范畴对需要发放的文献，拟定文献的发放部门及份数；文献更改或换版后发放时，应重新拟定发放范畴及份数。4.5.2文献的发放（1）行政中心按照发放范畴进行发放，发放时应填写《文献发放统计》，接受人应签字。4.5.3文献的回收（1）发放新版本的同时，应按发放记录表发放的数量收回全部旧版本，并及时销毁。对因特定目的需要保存的失效文献，应在文献首页加注“作废留存”字样后归档。（2）当文献破损严重影响使用时，应到行政中心办理更换手续，交回破损文献，补领新文献。新文献的分发号不变。文献管理人员按规定将破损文献销毁。（3）文献持有者工作变动、离职时，应清理并交回所保管的文献，办理回收手续。（4）文献回收者与使用人均应在《文献回收统计》上签字确认。4.5.4文献的更改修订文献由使用部门提出申请，并填写《文献修改申请表》，附上修改初稿，经原审批人审批后方能生效。（2）文献修改、换版时，应按照文献的编号办法变更其编码和版本号。4.5.5文献的换版、作废与销毁（1）文献经修改应进行换版，原版次文献作废，换发新版本。（2）换版文献的发放和作废文献的回收，按4.5.2和4.5.3进行。（3）作废的文献由行政中心在文献首页加注“作废留存”字样后归档，不需保存时，由行政中心及时销毁，对于销毁的文献应填写《文献销毁统计》，销毁统计永久保存。4.6文献的保管4.6.1文献的寄存应远离易燃、易爆物品，同时要防火、防虫、防尘、防光、防霉、防潮、防高温、防有害气体的方法。4.6.2文献未经文献主管部门同意不得私自出借、转让、复制。因工作变动持有人不再使用时，应交回所持有的文献。查阅、借阅文献时，借阅人必须在《文献借阅统计》上签字，并按期偿还。4.7文献的密级管理4.7.1我司文献分为“秘密”“机密”“绝密”；具体参考《保密控制程序》中的有关规定执行。5.有关文献5.1《文献控制程序》5.2《保密控制程序》外来文献与统计控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-002-011目的对知识产权管理体系运行统计及外来文献实施控制，方便为公司知识产权管理体系符合规定提供客观证据，以实现追溯。2合用范畴合用于公司外来文献及知识产权管理体系统计文献的控制。3职责3.1行政中心负责对行政决定、司法判决、律师函件等与知识产权有关的外来文献进行有效管理，确保其来源及获得时间可识别。3.2各职能部门对本部门管理体系统计的真实性、完整性负责。3.3各职能部门负责本部门管理体系统计的控制和管理，并负责管理体系统计使用的指导监督。4工作程序4.1外来文献及统计的标记4.1.1外来文献，沿用原编号，不重新编号，由行政中心建立《外来文献清单》。4.1.2行政中心负责对多个统计进行标记，编号执行《文献控制程序》4.3条款，并建立《统计清单》。4.2统计的填写规定4.2.1统计填写要精确、及时、完整，笔迹清晰，不得随意涂改。如因某种因素不能填写的项目，应能阐明理由，并将该项用单杠划去。统计文献的版本号按照01、02、03．．．的次序进行修订。4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。4.3外来文献与统计的保管、贮存、查阅和销毁4.3.1文献保管人员对统计进行分类保管，便于在保管期内能及时提供查阅。4.3.2行政中心应及时发放新版文献，回收过期文献，确保外来文献与统计文献的有效性。4.3.2外来文献、多个原始统计保存年限为三年，分类台帐永久保存，长久保存的统计期限为，如有特殊需要或规定，可注明保存年限。各部门必须按规定时间予以保存，不得提前销毁，方便需要时能实现追溯。4.3.3外来文献、统计保存要有人定时维护，保持清洁卫生，环境适宜，有防火、防盗、防变质设施。4.3.4外来文献、统计的借阅应填写《文献借阅统计》，经所属部门负责人同意后借阅，并准时偿还。4.3.5到期的统计、文献，经部门负责人同意后予以销毁，并填写《文献销毁统计》，销毁统计永久保存。5有关文献5.1《文献控制程序》法律、法规和其它规定控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-003-011目的建立获取与公司知识产权管理有关的法律法规和其它规定的渠道，适时获取和更新。2范畴合用于公司知识产权管理体系的合使用方法律法规及其它规定的获取和管理。3职责3.1行政中心1）负责收集与公司知识产权管理有关的合使用方法律、法规及其它规定并及时更新，保持控制在最新状态。2）行政中心负责有关法律法规及其它规定的培训及宣传。3.2各部门收集到的合用知识产权法律法规及其它规定应及时向行政中心传递。4程序4.1合使用方法律法规及其它规定的收集4.1.1公司知识产权法律法规及其它规定的识别根据a）针对公司知识产权管理现状b）针对产品行业规定c）针对上级部门有关规定d）针对公司有关方的规定e）针对公司历史和现状4.1.2公司获取的法律法规获取内容a）国家颁布的有关知识产权的法律b）国务院和省人大颁布的有知识产权的条例和实施细则c）国家和地方行业颁布的规章制度d）国家和地方行业颁布的知识产权保护原则e）国际公约f）其它规定：各级政府和部门有关知识产权方面的规范性文献规定、非法规性指南、实施规范、告知、上级部门明确成文的各项管理规定。4.1.3法律法规和其它规定的获取渠道a）走访图书馆、书店b）国家知识产权局、省知识产权局、各级政府与知识产权有关的部门c）订阅有关知识产权报刊、杂志d）网上查询：国家知识产权局，国家商标局，国家版权保护中心，百度网，佰腾网、soopat等。4.1.4获取办法行政中心不定时以走访、电话、传真、邮件、查阅等多个形式联系以获取有关知识产权法律法规和其它规定，确保法律法规和其它规定处在最新状态。各有关部门将收到的知识产权法律法规和其它规定传递到行政中心。4.2选择、确认、分发、更新4.2.1行政中心选择、确认所获取的法律法规、原则及其它规定的合用性，拟定与公司知识产权有关的执行内容，制订《法律法规清单》。4.2.2行政中心负责保存知识产权法律、法规、原则及其它规定文献，当上述外来文献更新或增加时，行政中心负责跟踪、拟定，及时修正《法律法规清单》，新的或更新的内容经同意后发至有关部门。4.3执行4.3.1对可直接执行的合使用方法律法规和其它规定，由行政中心将《法律法规清单》和文献分发至有关部门，各部门按照《法律法规清单》所引述的内容或文献内容进行各项公司知识产权管理工作。4.3.2必要时，针对合用的法律法规和其它规定，行政中心应编制公司知识产权管理有关作业文献，将合用的法律法规和其它规定转换为公司管理体系的具体规定，经管理者代表同意后下发执行。4.4法律法规的培训4.4.1人力资源部拟制《年度知识产权培训计划》，应涉及各级员工知识产权有关法律法规的培训，并按计划实施培训。4.4.2行政中心协助人力资源部及时根据最新的法律法规获取状况，安排公司有关人员进行培训，并保存培训统计。4.4.3行政中心对公司知识产权有关的法律法规及有关规定进行传达。4.5知识产权法律法规的更新4.5.1为使法律法规和其它规定的识别保持最新状态，及时理解法律更新状况，应及时更新法律法规清单，并将有关内容进行传达。5有关文献5.1《文献控制程序》管理评审控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-004-011目的最高管理者定时对知识产权体系进行评审和评价，方便采用必要的方法，确保管理体系持续的适宜性、充足性和有效性。2合用范畴合用于最高管理者对公司知识产权管理体系的评审。3职责3.1最高管理者负责主持管理评审。3.2管理者代表负责向最高管理者报告体系的运行状况，并负责组织评审后纠正方法的跟踪检查和报告工作。4程序4.1管理评审的频次与形式4.1.1管理评审每年进行一次,评审间隔时间最长不超出12个月,无特殊状况,评审时间普通安排在每年的9月份。4.1.2当出现下列状况时，最高管理者应及时增加评审：a)社会环境、市场需求发生重大变化时；b)公司内部组织机构发生重大变化时；c)出现重大的知识产权事故时；d)持续被顾客或有关方投诉时;e)知识产权方针目的发生变化时。4.1.3管理评审普通采用会议的形式进行,必要时可采用实地调查方式进行,整个评审由最高管理者亲自主持,行政中心负责会议统计。4.1.4行政中心负责编制《管理评审计划》，提前一周告知会议参加者，方便作好评审准备，参加人员为管理层及体系有关的各部门负责人。4.2管理评审的输入评审输入涉及：a)知识产权方针、目的；b)公司经营目的、方略及新产品、新业务规则；c)公司知识产权基本状况及风险评定信息；d)技术、原则发展趋势；e)前期审核成果。4.2.1由行政中心负责提供内外部审核的成果及有关分析。4.2.2有关部门负责提供下列内容：各部门的知识产权建立状况及各部门知识产权目的完毕状况；技术、原则、法律法规的收集状况；前期审核不符合项的整治完毕状况；4.2.3管理者代表负责提供：以往管理评审跟踪方法的实施状况和有效性、防止和纠正方法的状况；公司经营目的、方略；可能影响体系的内外部环境变化信息,如法律法规的变化、新技术、新工艺、新设备的开发等。4.2.4行政中心提供知识产权管理状况。4.2.5各部门总结报告时，均应针对本部门工作分析可能影响知识产权管理体系的变更，提出改善的建议，如不停预测市场和顾客潜在的将来的需求和盼望，及时地调节和改善方针和目的。4.3管理评审办法最高管理者听取管理者代表对管理体系实施状况的报告,以及其指定人员的报告,对知识产权管理体系做出全方面评价，得出评价结论，对存在的问题提出改善.纠正和防止方法改善规定涉及知识产权管理体系及其过程有效性的改善，与顾客、供方等有关方的规定有关的改善以及资源方面的需求等。4.4管理评审的输出4.4.1最高管理者对现有管理体系（涉及方针和目的）的评价及变更的需要和对现有产品符合规定的评价结论。4.4.2管理评审的输出还应涉及与下列方面有关的方法：a)知识产权方针、目的改善建议；b)知识产权管理程序改善建议；c)资源需求。4.4.3评审结束后,行政中心根据最高管理者的评审结论起草《管理评审报告》,报最高管理者同意后分发给各有关职能部门。4.4.4对管理评审中的决定，由管理者代表或其指定部门组织有关部门及时采用方法，必要时，对体系进行修正。4.5评审后的跟踪验证管理者代表负责组织对评审中所采用的纠正和防止方法的实施成果进行跟踪验证、评审其有效性，并向最高管理者报告，以确保知识产权管理体系的持续适宜性、充足性和有效性。5有关文献5.1《文献控制程序》5.2《内部审核程序》知识产权信息资源控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-005-011目的为跟踪行业及重要竞争对手的知识产权动态，及其研发和技术发展的战略重点，为公司的技术创新提供有关参考知识产权信息，同时为满足公司科研立项、技术引进、投资等进行知识产权科技情报检索、风险评定与防备提供服务，对公司涉及知识产权的信息公布进行控制，确保公司公布的信息符合公司保密性的规定，结合公司知识产权有关管理制度，特拟定本程序。2范畴合用于公司知识产权有关信息的收集和对外公布过程。3职责3.1行政中心负责建立信息收集渠道，及时获取所属领域、竞争对手的知识产权信息；3.2行政中心及有关部门负责对信息进行分类筛选和分析加工，方便有效运用；3.3行政中心负责涉及知识产权信息对外公布的监督，避免信息泄露；3.4管理者代表负责涉及知识产权信息对外公布的审核；3.5最高管理者负责涉及知识产权信息对外公布的审批决策；4程序4.1知识产权信息分类4.1.1所属领域知识产权信息所属领域的知识产权信息：专利信息、商标信息、商业秘密信息等；4.1.2竞争对手知识产权信息（1）竞争对手的知识产权信息：专利信息、商标信息、著作权信息等；（2）竞争对手的技术信息：竞争对手技术，产品分析数据及技术冲突信息；替代或同类产品技术发展状况信息；4.2信息收集渠道数据库数据库网址中华人民共和国国家知识产权局欧洲专利局中国知网国家商标局/国家版权保护中心/soopat大专院校文献，业内有关期刊不定时收集，存查。百度网https://www.百度.com/其它渠道润桐4.3重要竞争对手根据不同时期、不同产品，拟定不同的检索对象。4.4信息收集、筛选、分析4.4.1信息收集：各部门定时按照职责分工分别收集对应信息。4.4.2信息筛选原则：涉及产品升级或替代品信息；涉及客户新需求信息；涉及产品升级或研发方向信息；涉及市场环境变化信息；涉及侵犯公司知识产权信息；涉及侵犯别人知识产权风险信息为重点关注追踪信息；4.4.3信息分析：形成分析成果，目的是为技术研发提供有助于产品升级、调节研发方略的信息；为高层管理制订或调节知识产权目的、方略提供根据；4.4.4检索周期每季度进行一次定时常规检索，形成《知识产权定时检索分析报告》；4.5信息公布4.5.1信息资源公布/公开形式（1）知识产权（专利、商标、著作权等）申请；（2）学术论文发表；（3）广告宣传；（4）参加展会；（5）在网络、影视、期刊、杂志等媒介上公布与公司有关的一切内容及活动。4.5.2公布审批公司信息资源用于广告宣传和参加展览，或在网站、影视、期刊、杂志等媒体上公布时需通过审批，审批重点：与否侵犯别人知识产权、与否泄漏公司商业秘密、与否涉及违反国家有关法律法规及规定。（1）有关业务部门填写《公司信息对外公布审批表》，并提交到行政中心进行审查；（2）行政中心对公布信息进行审查，审查内容涉及公布信息与否侵权、与否泄漏公司商业秘密、与否涉及虚假宣传等，并填写审查意见；（3）管理者代表根据审查意见对申请进行审核，给出通过或驳回的意见；（4）业务部门根据审批通过的申请，公布知识产权有关信息。5有关统计5.1《知识产权定时检索分析报告》5.2《公司信息对外公布审批表》知识产权获取控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-006-011.目的对公司知识产权获取进行控制，确保公司在知识产权申请过程中符正当律和保密性规定。2.合用范畴 合用于本公司知识产权的获取过程。3.职责3.1行政中心行政中心是公司知识产权获取的管控部门，负责制订公司当年知识产权目的计划下发至有关部门，并进行对应考核。负责获取知识产权前的检索和分析、研发过程中的跟踪检索以及成果产出后的最后检索工作。3.2技术中心负责获取知识产权前的检索和分析、研发过程中的跟踪检索以及成果产出后的最后检索工作。3.3其它部门各部门人员负责协助行政中心做好知识产权获取工作及统计的保管工作。4.程序概要4.1知识产权获取工作目的4.1.1行政中心根据知识产权目的，制订《知识产权获取工作计划》，明确获取方式和途径，报管理者代表审批。4.1.2年度知识产权获取工作计划经同意后，由有关部门具体实施，行政中心对实施状况进行考核。4.1.3行政中心配合财务部做好年度知识产权预算，拟制《知识产权费用预算表》和《知识产权费用明细表》，内容需经最高管理者审核同意。4.2知识产权申请流程4.2.1有知识产权获取需求的部门根据研发成果、合理化建议等属于知识产权范畴的技术、项目向行政中心提出知识产权获取申请，填写《知识产权申请审批表》；有合理化建议的，填写《合理化建议》。4.2.2技术中心对提出的知识产权申请进行论证，对有关知识产权进行必要的检索或委托其它机构进行检索，出具《知识产权检索报告》，并提出与否申请的建议；4.2.3行政中心根据检索成果和建议，审核《知识产权申请审批表》，审核通过后提交至管理者代表审批。行政中心根据审批意见决定与否申请有关的知识产权保护。4.2.4行政中心自行或委托代理机构撰写申请文献。有关部门或者代理机构对需获取知识产权的内容有疑问的，申请人应予以指导合作，具体介绍申请内容，协助申请文献撰写人员充足理解需申请知识产权的内容。委托代理机构办理时，应订立含有知识产权保密条款的委托代理合同，行政中心应协助提供代理人所需要的多个官方文献和其它公司方面的协助。4.2.5行政中心将代理机构撰写的申请文献转交申请人进行确认核算，核算无误后方可递交申请文献。4.2.6行政中心跟踪申请流程，并办理有关审批手续；4.2.7有关知识产权获取统计由行政中心存档管理，具体执行有关管理制度；4.2.8公司员工的个人智力劳动成果，不属于职务智力劳动成果，在以个人名义申请登记注册前，需要确认为其个人智力劳动成果的，应向行政中心提交书面阐明，经行政中心审查通过后，由行政中心出具《个人智力劳动成果确认书》4.2.9对于有关知识产权获取中发明发明人员的正当权益应执行法律规定执行，如签名权等。知识产权维护运用控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-007-011.目的对公司知识产权维护运用的进行控制，确保公司维护、运用知识产权时，满足保密性和利益规定。2.合用范畴合用于本公司知识产权维护运用过程的控制。3职责3.1行政中心3.1.1行政中心负责公司知识产权维护运用的评定工作、对应登记工作及后续工作。3.1.2行政中心建立知识产权分类管理档案，进行日常维护。3.1.3增进和监控知识产权实施，必要时可评定知识产权对公司的奉献。3.1.4知识产权实施、许可和转让前，应制订调查方案，并进行评定。3.2其它部门各有关职能部门协助行政中心做好知识产权维护、运用管理工作。4程序概要4.1知识产权维护流程4.1.1行政中心建立知识产权分类档案，编制公司现有知识产权台账，监控有关权利的存续。根据公司现有知识产权状况，应形成《专利台账》、《商标台账》、《著作权台账》。4.1.2对公司拥有的专利、商标等知识产权进行有效性的评定，形成《知识产权有效性评定报告》，以拟定知识产权与否继续维护。4.1.3公司知识产权需权属的变更、放弃时，应进行有效评定，填写《知识产权变更、放弃审批表》4.2知识产权运用流程4.2.1行政中心负责增进和监控公司知识产权的实施，每一年对公司拥有的知识产权进行一次实时监控及奉献度评价，形成《知识产权实施监控及奉献度评定表》。4.2.2行政中心根据知识产权的运用需求，在实施、许可或转让前，组织对知识产权进行评定；4.2.3行政中心根据评定成果，形成《知识产权运用调查评定表》，出具知识产权实施、许可和转让意见；4.2.4管理者代表根据行政中心出具的意见，对知识产权的实施、许可和转让进行审核；4.2.5最高管理者对知识产权许可和转让进行最后确实认审批；4.2.6行政中心根据审批的状况，变化知识产权管理台账的状态，执行知识产权实施、转让、许可过程。风险管理控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-008-011目的为避免或减少生产、办公设备及软件侵犯别人知识产权的风险，识别我司生产经营活动中的知识产权，并对其进行识别、评测等级，以制订有效的控制方法。2主题内容本程序规定了知识产权风险管理的控制程序。3合用范畴合用于我司生产经营活动中的全部知识产权的风险管理。4职责4.1行政中心负责组织各部门进行知识产权风险的识别。4.2行政中心负责定时监控产品可能涉及别人知识产权的状况，分析可能发生的纠纷及其对公司的损害程度，并提出对应的防备预案。5程序5.1知识产权风险的识别5.1.1知识产权风险的识别范畴涉及生产经营、人力资源、信息资源、办公设备及软件中的全部知识产权。5.1.2风险识别应涉及：a）研发活动中的风险研发活动是公司推出新产品获取市场竞争优势的基础环节，在研发项目的立项、研发路线的拟定、研究成果的保护等不同阶段都涉及到知识产权风险。一是在研发立项论证时未进行专利信息的具体检索，造成辛辛苦苦投入大量经费，自主开发获得的研发成果却不能使用，否则就构成侵权。二是研发完毕时，开发出的新技术或产品不进行有效保护，造成被限制使用的风险。三是产学研合作中公司的知识产权权属未能得到明确规范，造成自树竞争对手的风险。b）生产活动期风险公司在生产过程中涉及的知识产权涉及：专利、商标、计算机软件、著作权、商业秘密，如专有技术、加工工艺、生产设备改善方案、生产信息、采购与加工合同、生产控制软件、产品造型、特有商品装潢等。公司在采购过程中，需要对供应商及所采购产品的知识产权状况进行评价与拟定，必须规定供应商提供涉及的知识产权权属证明，拟制《供方知识产权背景调查》表。在外协作生产的过程中，需对采购过程中涉及的知识产权进行规范，明确代工过程的知识产权权责。对新技术、新产品的使用，特别是公司独家定制的原料和设备等，必须明确供方的保密和知识产权保护责任。c）贸易活动中的风险公司在贸易过程中涉及的知识产权涉及：专利、商标、计算机软件、著作权、商业秘密，如营销方略、营销合同、市场宣传和推介方案、特有商品装潢等。必要时，拟制《合同知识产权审查表》，对涉及到知识产权的贸易合同进行审查。产品售前的广告阐明、销售方略和市场推介方式都是需要进行知识产权保护的重点。产品营销决策前应进行必要的调查，避免公司陷入知识产权的困境。d）人力资源中的风险在进行新员工的招聘时，需对新入职工工进行适宜的知识产权背景调查。必要时，填写《入职工工知识产权背景调查表》，以避免侵犯别人知识产权；对于招聘与研究开发等岗位有关的新进员工，必须对新入职工工订立知识产权声明文献。对于牵涉到知识产权的重要部门，还需订立有关的保密合同。对于离职的员工，要进行对应的谈话及对应的知识产权事项提示；对于涉及核心知识产权的员工离职时，还需订立《竞业限制合同》或《知识产权合同》，避免公司知识产权的泄密。e）办公设备及软件中的风险对于牵涉到含有核心知识产权的设备及软件的使用，要严格按照公司有关规定进行执行，避免设备的挪用、软件的安装使用造成知识产权的泄密、侵权风险。5.1.3行政中心组织各部门对所涉及到的知识产权风险进行识别，各部门采用现场观察、查阅有关文献资料、交流、预先调查与分析等方式进行识别。5.2知识产权风险源的评测等级5.2.1行政中心对识别出的每项风险源，都应进行等级评测。等级评测可采用直接鉴定法。根据知识产权风险所造成的后果，进行直接鉴定。共分为四个等级，分别为：一级：极其危险，将造成公司经济损失达20万元以上，并会影响公司的正常运行；二级：高度危险，将造成公司经济损失达5万元以上20万元下列；三级：普通危险，会造成公司经济损失在5万元下列；四级：稍有危险，能够接受。5.3风险控制方法风险控制可采用目的、管理方案、程序、运行控制和应急预案等进行。1）对于产品可能涉及别人知识产权的状况，应对产品进行知识产权风险调查，分析可能发生的纠纷及其对公司的损害程度；2）现有的规定对于风险控制是充足的，即按规定去做就能控制风险，但未能做到，采用加强培训、加强监控力度等来控制；3）属于经常性或周期性工作中的风险，需要制订新的程序（或作业指导书）或修订原来的程序来控制。5.4风险监控与警示有关部门根据《知识产权风险识别台账》对本部门的风险进行监控。当出现知识产权风险时，对其部门进行警示，并形成《风险警示统计》。必要时对控制方法能够进行修订。行政中心组织有关业务部门每六个月进行一次监控，监控内容为公司产品可能涉及别人知识产权状况存在的风险，监控办法能够是有关知识产权网络检索、市场调查、广告收集等。并根据监控成果分析可能发生的纠纷及对公司的损害程度，提出可行的防备预案，形成《产品定时风险监控统计》，提报管理者代表审核，审核通过后执行防备预案。知识产权争议控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-009-01一、公司发现专利侵权（一）准备工作1、行政中心组织聘任对本行业比较熟悉、经验丰富的专利律师。2、由专利律师、知识产权管理代表、行政中心和专利发明人构成应急小组。（二）确认公司专利权与否有效、专利权与否成立1、应急小组认真比对分析对方技术与自己的专利技术，看对方的技术特性与否确实落入自己专利的保护范畴内，拟定专利侵权与否成立。2、专利律师对公司专利的专利性进行分析：a）对于发明专利，检查年费与否缴纳，专利与否有效；b）对于实用新型专利，分析其新颖性、发明性、实用性。必要时，向国家知识产权局申请专利评价报告。在应急小组确认公司的专利权有效、专利侵权成立后，着手下一步工作。（三）收集证据1、行政中心提交公司享有专利权的证据，涉及专利证书、专利申请文献等。2、行政中心收集侵权者状况，涉及侵权者确切的名称、地址、公司性质、注册资金、人员数目、经营范畴等状况。3、行政中心组织贸易部等有关部门收集侵权事实的证据。涉及有侵权物品的实物、照片、产品目录、销售发票、购销合同等，有关统计涉及《展会知识产权状况调查表》、《销售市场监控统计》等。4、专利律师、行政中心组织财务部等收集损害赔偿的证据。赔偿金额由管理者代表在咨询专利律师后拟定。普通涉及下列三种：a）规定赔偿的金额能够是我司所受的损失，证据证明因对方的侵权行为，自己专利产品的销售量减少，或销售价格减少，以及其它多付出的费用或少收入的费用等损失。b）或者是侵权者因侵权行为所得的利润。证据重要是侵权者的销售量、销售时间、销售价格、销售成本及销售利润等。c）还能够是不低于专利权人与第三人的专利实施许可中的专利许可费。由行政中心提供已经生效推行的与第三人的专利许可合同。（四）向对方发出警告函，规定对方停止侵权行为。警告函的寄送方式应以能够获得寄送凭证的目的为准。警告函中涉及下列内容：a）明确专利权人的身份，涉及权利来源：是申请获得授权，还是转让获得授权，或者是经专利权人许可等状况。b）专利的具体状况，涉及：专利的名称、类型、获得权利的时间，专利的效力，专利权利的内容，公示授权的专利文献（涉及专利证书、权利规定书、阐明书、附图）。c）如果是实用新型，还涉及国务院专利行政中心门出具的检索报告，以及公司自行检索后的结论。d）被警告人侵权行为的具体状况（如制造，或销售，或许诺销售、或使用），涉及产品的名称、型号、价格等。e）将被指控的产品的技术特性予以简要归纳，并与专利权利规定进行比对，以明确被控产品落入了专利保护范畴。f）告知被警告人必须立刻停止侵犯专利权的行为，并阐明被警告人所将要承当的法律责任，以及所根据的专利法及其实施细则的具体条款、有关司法解释的条款等。（五）对法院申请“临时严禁令”经咨询专利律师，如有证据证明侵权人正在实施侵犯公司专利权的行为，并且如不及时制止将会使其正当权益受到难以弥补的损害的，则在起诉前向法院申请“临时严禁令”责令停止有关施害行为。申请“临时严禁令”需要准备的材料除了公司享有专利权和侵权事实的证明，还需要提供一份具体、专业的技术分析报告或者由技术鉴定部门出具的专家意见书以及财产担保的证明材料。另外，应急小组需要对侵权人正在实施的侵权行为向法院作出阐明，方便法院确信如不采用有关方法将给其正当权益造成难以弥补的损害。（六）应急小组出面与侵权人沟通协商，看能否和解：如规定侵权人订立专利实施许可合同或专利转让合同。如和解不成，将采用行政解决或诉讼来解决纠纷。（七）选择解决方式1、由应急小组商讨选择委托专利管理机关解决或通过法院诉讼解决，必要时可向司法部门报案。2、权衡应诉涉及：诉讼金额、诉讼成功率、赔偿金额与否能挽回公司损失等。3、如果选择民事诉讼，行政中心应主动配合专利律师的工作。4、不管采用哪种方式，应急小组都要主动准备所需的材料。二、公司碰到专利侵权指控由行政中心核算警告信或起诉状的内容，确认所谓的侵权行为与否发生、与否为公司所为。如果是我司所为，则做好下列工作：（一）准备工作1、行政中心组织聘任本业经验丰富的专利律师。2、由专利律师、知识产权管理者代表、行政中心和专利发明人构成应急小组。（二）分析该专利侵权与否成立1、知识产权管理者代表组织行政中心调核对方证据能否证明我司确已生产了专利产品或使用了专利办法。2、行政中心调阅侵权涉及的专利文献，拟定该专利的保护范畴。3、行政中心核算公司的产品或办法，与否含有专利独立权利规定的全部技术特性，或在某些特性不同的状况下，它们之间与否构成等同；如产品或办法缺少一种或一种以上的独立权利规定中的技术特性，或尽管不缺少，但其中一种或以上特性不构成等同，则侵权不成立；4、如果公司的行为是为生产经营目的使用或销售不懂得是未经专利权人许可而制造并售出的专利产品或根据专利办法直接获得的产品，能证明其产品正当来源的，不承当赔偿责任，停止侵权行为即可。如我司的产品或办法确已构成侵权，则还可进一步对该专利权的有效性进行分析。（三）分析该专利与否有效1、行政中心调查涉案的专利权与否仍在保护期内，专利权人与否交纳了年费。2、由专利律师调查专利与否缺少新颖性、发明性。3、如果根据以上检索成果分析，认为有可能宣布该专利无效，则公司应抓紧时间，在答辩期内，向国家知识产权局复审委员会提出宣布该专利无效请求。同时，将宣布专利无效请求书复印件提交法院，请求法院裁定中断诉讼程序。（四）主动采用和解方法如果该专利权无法宣布无效，公司应及时停止侵权，并由应急小组主动争取与专利权人达成和解合同，减少损失。（五）据理力求，应对诉讼。如果我公司与对方在赔偿数额上无法达成一致时，就应作好应诉的准备。公司需尽量收集对自己有利的证据和法律根据来支持自己的主张。三、公司发现商标侵权1、公司办组织聘任有专业经验的商标律师。2、管理者代表组织行政中心、商标律师商议应对方略。3、为实现保护利益的最大化，方略能够是规定行政机关查处，或者向人民法院提起侵权诉讼，或者两条路并用。4、商标律师提出咨询意见后，由行政中心提出，知识产权管理者代表审批应对方略。5、如果选择向工商机关投诉侵权行为，能够向工商机关请求调解。如果调解不成，公司办根据《中华人民共和国民事诉讼法》向人民法院起诉。6、由财务部组织对商标和对方侵权损失进行评定，作为拟定侵犯商标专用权的赔偿数额的根据。四、公司遭到商标侵权指控1、行政中心调核对方的商标注册状况，如与否为注册商标、与否为驰名商标、与否是正在申请注册中的商标。2、市场中心认真核对我司使用商标以及销售商品使用商标的状况，涉及商标标记、商品或服务、许可别人使用的状况。3、行政中心及时委托有专业经验的律师或商标代理人解决或向市、区工商部门咨询有关问题，获得专业的意见和建议，并根据专业人士的意见作出具体的解决方法。由知识产权管理者代表审视，最高管理者同意。4、如果不构成侵权，应当充足地主张自己的权利，做到对的应对对方可能采用的行动。5、如果构成侵权可能性较大，先停止使用该涉嫌商标侵权的商标或撤下涉嫌侵权的商品，并作好有关的统计，努力通过合理的方式与对方和谐协商解决问题。6、如协商不成，立刻聘任商标律师或商标代理人准备应对对方的下一步方法。五、公司发现商业秘密受到侵害公司的商业秘密被侵犯，则视不同状况，分别向不同部门谋求救助。（一）与公司订立《劳动合同》的职工，期限未满，私自跳槽，带走公司商业秘密，侵犯公司利益的，公司可根据《中华人民共和国公司劳动争议解决条例》向本地劳动争议仲裁委员会申请仲裁。对仲裁裁决不服的，能够在十五日内向人民法院起诉。（二）如果公司预计损失不会太大，对公司商誉不会有影响，公司能够与侵害人进行协商，规定其停止侵害并做适宜赔偿，以维护本身的正当权益。（三）公司的商业秘密被侵符合《反不正当竞争法》规定情形的，能够向县级以上工商行政管理部门投诉，并提供商业秘密及侵权行为的有关证据。（四）直接向人民法院起诉。如果公司的损失非常大，公司应组织聘任专业律师，拟定赔偿金额，直接向人民法院提起诉讼。保密控制程序编号:IPMS/ZJJY-CX-010-011.目的为保护公司的有形、无形资产安全，加强安全保密工作，使公司所拥有的知识产权在生产经营活动中能够充足运用，正当权益不受侵害，使公司长久、稳定、高效的发展，特制订本制度以加强对公司秘密的管理。2.合用范畴本规定合用于我司商业秘密的管理工作。3.职责权限3.1各部门负责人为商业秘密管理的第一负责人，负责本部门商业秘密事项的拟定、修改和解密。3.2行政中心为公司保密管理工作职能部门，负责保密工作的计划、实施、检查、管理，组织有关人员对窃密、泄密、失密案件进行调查和解决。3.3各部门保密员（需与各部门指定的知识产权联系员保持一致，便于管理）负责本部门具体保密工作，职责规定以下：（1）监督检查本部门保密工作，发现问题及时整治；（2）负责本部门商业秘密的登记、解密的工作；（3）负责向新员工阐明本部门商业秘密事项（4）协助调查解决本部门失、泄、窃密事件；3.4全体员工对本职工作范畴内所掌握的商业秘密负有保密责任和义务：（1）不得刺探与本职工作或本身业务无关的商业秘密；（2）不得向不承当保密义务的任何第三人披露公司的商业秘密；（3）未经公司授权和许可不得出借、赠与、出租、转让公司商业秘密或协助不承当保密义务的任何第三人使用公司的商业秘密；（4）如发现商业秘密泄露或者自己过失泄露商业秘密，采用有效方法避免泄密进一步扩大，并及时向公司报告。4.工作程序4.1保密范畴本制度所规定的公司秘密重要涉及但不限于下列事项：技术秘密，是指能为公司带来经济利益、含有实用性的技术信息、设计方案等，涉及但不限于：技术信息、工程设计、研发方略、科研专利、研究开发统计、技术报告、检测报告、实验数据、实验成果、工艺配比、制作办法、施工工艺、产品样品、知识产权、数据库、设计图纸等；财务秘密，涉及但不限于公司的财务经营状况、预决算报告及各类财务报表、资产信息、价格统计、有关合同管理及有关统计数字。人事秘密，重要是与公司人力资源现状、招聘计划、员工隐私、劳资状况等有关的信息。涉及但不限于：人事档案、劳动合同、职工工资、招聘计划、人事规划、人资纠纷等；商务秘密，涉及但不限于：客户名单、供应商名单、定价政策、产销方略、货源渠道、招投标中底标底及标书内容等；日常秘密：重要涉及日常需保密的文献文档、资料等；普通性决定、决策、通告、告知、行政管理资料等内部文献不属于保密范畴。4.2密级管理4.2.1公司商业秘密按重要程度划分为“秘密”、“机密”、“绝密”。1）绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。2）机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。3）秘密是普通的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。4.2.2各涉密部门应按公司秘密等级的划分来拟定自己部门所涉及的技术、经营、区域的密级，如果本部门不能拟定密级的，可请示上级领导共同拟定，并制订出对应的管理方法；属绝密类的技术还应做好技术分解，将秘密细化，安排不同的人员开发、操作、管理该商业秘密的不同部分；必要的保密区域、合同、原材料、研发方向、研发成果等必须采用代号取代其真名，使得尽量少的人员掌握该商业秘密的整体部分。4.2.3外单位在公司作业涉及公司秘密的，与之订立合同的归口管理部门必须与其订立保密合同。4.2.4秘密的使用接触权限管理1）总经理：有权理解全公司的技术、经营、管理各级秘密，并负保密责任。2）副总：有权理解分管工作的商业秘密和公司机密级下列秘密，如因工作需要理解绝密级商业秘密，需经最高管理者同意，并负保密责任。3）部门经理：有权理解本部门范畴内的商业秘密和公司普通级商业秘密，如因工作需要理解其它部门机密级商业秘密需经该部门负责人同意，绝密级商业秘密需经最高管理者同意，并负保密责任。4）项目负责人、各部门经办人员：有权理解本职工作范畴内的商业秘密，如因工作需要理解本部门其它机密级商业秘密，需经本部门负责人同意；需要理解其它部门机密级商业秘密，需经本部门和其它部门负责人同意，绝密级商业秘密需经最高管理者同意，并负保密责任。5）全体员工对本职工作范畴内所掌握的商业秘密，都有保密的责任和义务。4.3涉密人员的管理4.3.1行政中心组织各业务部门明确本部门的涉密人员，并按照本程序对密级与接触权限的管理规定明确涉密人员的保密等级和接触权限，形成《涉密人员清单》，提报管理者代表审批，审批通过后发放至各业务部门存档，作为管理涉密人员的根据。4.3.2涉密岗位人员的招聘和调入应经知识产权审核签字后方可实施；属重要或绝密岗位的人员招聘必须对招入人员的背景进行调查，符合规定的，经最高管理者审定后方能上岗。4.3.3涉密人员在得知秘密泄密后，必须及时上报有关负责人。4.3.4涉密人员必须严格恪守保密制度、合同和保密规定，严守秘密。4.4涉密信息管理4.4.1涉密文献拟定1）行政中心组织各业务部门本程序4.1条款规定明确各部门涉密信息，并规定保密等级、期限和传递、保存涉密信息的规定，形成《涉密信息清单》；2）行政中心将《涉密信息清单》报管理者代表审核后具体实施执行；4.4.2涉密文献的标记及管理1）全部涉密文献（纸质、电子版）均必须在封皮或者适宜位置做出秘密级别的标记，绝密文献标记为“绝密”、机密文献标记为“机密”、秘密文献标记为“秘密”；2）允许特殊审批的“绝密”、“机密”、“秘密”级文献，通过特殊审批同意借阅或对外传输的，涉密文献的管理人员，应对借阅过程进行统计，填写《涉密文献借阅表》；3）非本部门的涉密文献，因工作需要或特殊审批后传输至本部门的，本部门接受人员应作为本部门的商业秘密，按照该文献的原密级规定进行管理。4.4.3涉密文献的保存和销毁1）审批通过后的《涉密信息清单》发放至各业务部门；2）涉密文献保存期限等同于保密期限，保存期限到期后，由原定保密部门决定与否需要销毁，提请最高管理者审批，审批通过后由行政中心统一销毁；不需要销毁的按照“4.4.4涉密文献解密”执行。4.4.4涉密文献解密1）商业秘密事项保密期限届满，自行解密；2）保密期限未到，原定保密部门认为需提前解密，解密时应在原密级旁标明“解密”字样并做好登记；3）保密期限需要延长的，由原定保密部门拟定。4.5涉密区域管理4.5.1按公司商业秘密密级划分，把涉密区域划分为秘密区和公开区，行政中心统一整顿涉密区域并编制《涉密区域清单》，提报管理者代表审批，审批通过后发放至各业务部门存档，作为管理涉密区域的根据。4.5.2外来人员需到公司参观学习的，需办理接待手续并拟定路线，由公司有关接待人陪伴方能进入涉密区域；未经领导同意，秘密区域不得摄影、录像。4.5.3对非法侵入者，区域内全部人员必须对其实施强制管制和有义务报告保卫部门。4.6涉密设备管理4.6.1根据保密需要，行政中心组织各部门明确容易造成公司知识产权秘密流失的设备，特别是存储涉密信息的计算机及存储介质、打印机、传真机、复印机、扫描仪、摄影机、摄像机、3G移动终端等含有信息存储和解决功效的设备，应当统一采购、登记、标记、配备，明确使用目的、人员和方式。4.6.2可能造成知识产权流失的设备由行政中心纳入《可能造成知识产权流失的设备清单》，提报管理者代表审核后发放至各业务部门，公司全部人员在使用时按照该清单的规定进行，如超出范畴，则需保管部门负责人及以上级别领导审批后方可使用，并填写《涉密设备借用表》。4.6.3涉密设备维修，应当在本单位内部进行，并指定专人全程监督，严禁维修人员读取或复制内部信息；裁减解决涉密信息设备，应当由本单位严格推行信息去除、清点及登记等手续，交由行政中心或者行政中心指定的承销单位销毁。4.7泄密的惩处4.7.1负责人无意泄露公司商业秘密，未造成经济损失的，酌情处警告以上处分。4.7.2负责人违反商业秘密管理规定、保密合同和竞业限制合同，造成经济损失的，承当民事责任，赔偿公司因此遭受的全部损失或者部分损失；或根据订立的商业秘密保护合同，支付违约金。4.7.3负责人侵犯商业秘密情节恶劣、后果严重，构成犯罪的，依法移交司法部门追究其刑事责任。5支持性文献5.1《文献控制程序》内部审核控制程序编号：IPMS/ZJJY-CX-011-011目的公司进行内部审核，方便拟定管理体系涉及的各部门所开展的活动和对应的成果与否符合体系规定和计划安排，以及这些安排对一体化目的与否适宜，以确保体系与原则的符合性及实施保持的有效性并为体系的改善提供根据。2合用范畴合用于内部管理体系审核。3职责3.1管理者代表负责策划内部审核。行政中心负责组织审核工作及其日常管理，涉及年度计划、审核员管理、审核的组织实施，成果汇总、分析报告和审核统计的保存。3.2管理者代表任命审核组长。3.3审核组长组织实施审核。3.4各受审核方配合审核工作的实施，对不合格项采用纠正方法，任何受审核部门，不能将审核发现问题的责任转移到审核员身上及给审核员施加多个压力。4程序4.1审核频次4.1.1各部门的审核频次应取决于其现状和重要性，并考虑前几次审核所发现的问题，12个月内，对体系要素所涉及的部门最少进行一次审核。4.1.2在发生下列状况时，增加审核次数：a）体系功效发生重大变化时，如组织构造和程序发生了变化。b）当由于不合格将造成或可能影响到产品的安全性能或可信性时。c）当需要验证纠正方法的实施及其有效性时。d）某区域发生重大不合格事件或管理者认为必要时，可增加对这些区域的审核次数，增加审核由行政中心提出申请，最高管理者同意后按审核程序进行。e）某次审核中发现诸多不符合项，验证纠正方法时。f）在第二、三方审核之前。4.2审核的计划行政中心编制《内部审核计划》，安排将要审核的部门的预计审核时间，报管理者代表审核，同意后下发各有关部门。计划应考虑上次内审成果及部门的重要性，计划一经同意，除非有特别状况并经管理者代表同意承认，不得变动。4.3审核的准备4.3.1行政中心根据已同意的内部审核计划在实施各次审核前，根据审核特点聘任审核员，构成审核组。由管理者代表指定某一组织能力较强的知识产权管理人员担任审核组长，由审核组长负责本次审核的具体组织工作，并对最后审核结论和审核报告负责