医药流通行业系统的解决方案

医药流通行业系统的解决方案用友ERP-U8医药流通行业解决方案用友软件股份有限公司目录TOC\o"1-3"\h\z第一部分医药流通行业分析 4第一章医药流通行业概况 41、前言 42、医药流通行业的四个发展阶段 43、医药流通行业的发展趋势 5第二章医药商业公司经营环境分析 71、医药商业公司近阶段的压力 72、医药商业公司的机遇 83、医药商业公司的发展趋势 8第三章医药流通行业的信息化建设现状 91、医药商业公司信息化的问题 92、医药商业公司系统建设的规定 10第四章公司的管理难点 11第二部分解决方案的价值体现 13第一章、系统应用目的 15第二章、方案整体架构 16第三章U8医药流通行业解决方案概述 171、采购业务 172、销售业务 233、库存业务 284、GSP管理 31第四部分解决方案布署方式 391、集中管理模式 39完全集中 39分布式集中 402、分布模式 41第一部分医药流通行业分析第一章医药流通行业概况1、前言医药行业是中国国民经济的重要构成部分,对于保护和增进人民健康、提高生活质量、计划生育、救灾防疫、军需战备以及增进经济发展和生活进步均含有十分重要的作用。新中国成立以来,特别是改革开放20数年来,中国已经形成了比较完备的医药工业体系和医药流通网络,发展成为世界医药大国。随着人民生活水平的不停提高和对医疗保健需求的不停增加,医药行业始终保持着较快的发展速度,1978年至,医药行业产值年均递增16.6％,成为国民经济中发展最快的行业之一。中国医药行业总产值已达成3300亿元,在持续的高增加后,作为朝阳产业,医药行业在将来十几年的增加速度仍会高于全国各行业平均增加速度。然而相比之下,中国目前年人均药品消费不到10美元,而美国人均药品消费已达300美元,日本400美元,中档发达国家人均药品消费也有40－50美元。中国人口已达成13亿,加之城乡每年新增就业人员,以及人员逐步老龄化和医疗卫生事业的快速发展等方面的因素,使医药商品的社会需求将呈持续快速增加的势头。据分析,中国的医药市场总值将达成600亿美元,达成1200亿美元,成为全球第一大市场。由此可见,中国的医药行业有着广阔的发展前景。2、医药流通行业的四个发展阶段建国以来,国内医药流通领域大致经历了下列四个大的发展阶段:第一阶段:从五十年代初至七十年代末,实施的是计划经济体制下高度集中的医药流通体制。医药商品采购供应体系由中央一级医药采购供应站、省(地、市)二级医药采购批发站和县级医药公司构成。医药商业对工业的产品包购包销,全国医药商品的供应按一、二、三级批发层次逐级调拨,医药批发公司根据行政区的划分设立,实施条条为主、条块结合、统一管理计划、统一核算财务、统一管理价格、统一安排网点的高度集中的管理体制。第二阶段:从八十年代初至九十年代初,中国的医药流通格局实现了由封闭到开放、集中到分散的转变,医药商业得到了极大的发展。随着着改革开放,中国的医药流通领域也打破了计划经济体制下形成的一、二、三级批发层次的流通格局和计划调拨供应模式,医药工业公司开始自主选择销售对象、工业自销现象逐步增多,形成了多渠道、少环节的医药流通体制。从整体上来说,八十年代中国的医药市场需求增加快速,医药市场属于卖方市场,医药商业公司的数量开始增加,药品流通秩序较好,市场的竞争程度较低,医药流通的效率较高,增进了中国医药工业和医药商业的繁华和发展。第三阶段:从九十年代初到21世纪初,由于这一阶段中国药品市场环境的许多方面发生了巨大的根本性的变化,如国内药品的产量大大增加,国外药品开始进入中国,药品市场由以前的卖方市场变为买方市场;同时药品批发公司和网点急剧增加,商业公司由八十年代的2500家增加到到16000多家,造成医药商业公司经营成本高,整体经济效益低下;同时医药流通领域的市场法制弱化。最后造成中国的医药流通领域出现了严重的”多、小、散、低、乱”和药品市场机制畸形问题,在九十年代的行业无序发展形成恶性循环,行业整体销售收入的利润率不停下降,是0.7%左右,是0.59%,而医药商业公司的平均流通费用率高达12.56%,。成为制约中国医药产业快速发展的瓶颈之一。第四阶段是近来三年,随着国家”三改一加强”等对应宏观调控方法的推动、GSP换证验收工作的进行、医保改革的正式推行,以及加入WTO后市场竞争的加剧,在行业的规范和市场竞争的优胜劣汰中,公司间不停发生收购、兼并,使商业批发公司数量急剧减少,从原来的16000多家到前年9302家锐减至目前的6819家,连锁公司500多家,连锁门店达18000多个。3、医药流通行业的发展趋势在医药流通体制改革、GSP实施、医药公司本身发展、市场激烈竞争、加入WTO等多个因素的影响下,将来医药流通行业发展将呈现下列趋势:3.1行业逐步进行”聚焦”,医药商业公司向规模化、集团化、集约化方向发展国家倡导公司进行产权制度改革,倡导产权多元化。允许并激励各行各业、多个经济成分以兼并、重组、联合等多个方式参资入股医药商业公司。通过市场来形成一批跨地区、跨行业、跨全部制和跨国经营的集团公司。并提出,运用5年左右的时间,扶持建立5至10个面对国内外市场、多元化经营、年销售额达成50亿元左右、含有当代营销领先水平和高度文化内涵的特大型医药商业公司集团;建立40个左右面对国内市场或国内区域性市场、年销售额达成20亿元左右的大型医药商业公司集团。届时这些公司的销售额达成全国销售额的70％以上。3.2连锁经营成为医药零售公司的重要经营模式据分析,在将来2—3年之后,将会有70％以上的药房纳入医药连锁经营的轨道。区域化及跨区域连锁成为医药零售公司发展的方向。发展医药商业的连锁经营,是提高经营水平、减少经营成本、确保药品质量、提高服务水平、合理布局网点、方便群众购药的有效组织方式。医药连锁零售公司将实施进货、储运、价格、公司形象、内部管理及经营核算六统一。国家政策激励通过GSP认证的药品零售连锁公司跨地区开办连锁店,推动中心都市医药零售公司走连锁化道路并主动发展社区药店,增进医药零售的集中化,变化医药零售公司”多、小、散、低、乱”的状况。3.3代理配送制代理配送制是当代流通发展的产物,实施代理配送制是流通体制改革的一项重要内容,是中国流通体制的一项方向性改革。在国家<”九五”计划和远景目的纲要>中,已经明确提出要主动发展配送中心、代理制和连锁经营等新的营销方式。代理配送制能够使工商公司间按照合理分工、风险共担、利益共享的原则建立起稳定的协作关系,从而确保医药商品快速、高效地流通。目前,美国商品批发总额的80%以上是通过代理制实现的。代理配送制实施统一进货、统一市场营销方略、统一核算和批、零一体化,规模化经营优势明显。它以新的方式,将商贸代理公司与生产公司、配送中心与中小零售商和顾客联结起来,形成网络,变化了传统商业公司组织形式,有助于建立大型的商贸公司,发挥大中型国有商业在流通中的骨干作用;代理配送制使商贸代理公司面对多个生产厂家,使配送中心为众多生产公司、超市、连锁店服务。3.4医药分业医药分业是医疗单位的医疗服务与药品经销从管理与经营上完全分开的一种医药流通新体制。中国”医药合一”的体制是历史造成的。在这种体制下,医疗服务的费用被定得很低。医院的收入重要来自药品销售的利润,造成以药补医,以药养医,甚至靠药创收。这种体制的弊端突出体现在”小病大处方”和”高回扣让利”。前者使医药费用大幅度提高,使医药资源浪费;后者使假冒伪劣商品进入有了可束之机。更为严重的是,它败坏了医风医德,直接给患者的健康带来不利影响。长久以来,医药分业的呼声日益高涨。这一变革由于牵涉到多个利益的分派,再加上中国医药管理体制”机构归口,分类管理”的局面,进行的难度比较大。目前,中国正在循序渐进的推动医药分业工作。3.5WTO的影响医药行业分销业务的对外全方面开放时间是２００４年１２月１１日。国外多个资本及经营巨头的进入将全方面加剧医药流通行业的竞争。3.6OTC制度与医药流通体制改革亲密有关的就是药品分类管理制度(OTC制度)的建立。今年1月1日,<处方药与非处方药分类管理方法>(试行)正式施行,这标志着中国药品分类管理制度的初步确立。它对中国的医药工业和医药商业都将产生重大而深远的影响,特别是将为传统的医药零售业带来难得的发展机遇。第二章医药商业公司经营环境分析1、医药商业公司近阶段的压力来自国家政策方法的压力做为对加入WTO的反映,国家实施了一系列药品降价方法、GSP质量体系认证方法、环保治理方法以及流通改革和广告规范方法。这些方法从久远来看固然是要促使国内医药公司健康发展,通过整顿和规范,使国内医药公司逐步含有与国外公司竞争的能力,并最后进入国际市场。但就目前来讲,国内公司则必须对公司改造进行投入。来自生存危机的压力,即使中国医药行业总产值达成2779亿元,但全国医药商业公司的利润总额只有8.2亿元,1.6万家批发零售公司中有40％出现亏损状态,年销售额过10亿元的局限性10家。流通环节竞争激烈,利润空间还在逐步削弱。来自加入WTO承诺的压力根据中国加入WTO的承诺:”中国1月1日起放开医药分销服务业务,外商能够在中国从事采购、仓储、运输、配送、批发、零售和售后服务,开放领域将按照先零售、后批发的次序,同时取消每个地方对医药商业公司数量的限制。”医药行业分销业务的对外全方面开放时间是２００４年１２月１１日,这就意味着加入WTO带来的不仅仅是产品的竞争,尚有医药流通等服务的竞争,使得本已十分脆弱的医药商业公司,在资产质量、资本规模、经营理念、运行效率、管理能力、人才素质等方面又面临实施全球战略、全球连锁配送的跨国公司的冲击。2、医药商业公司的机遇固有的优势挑战之下必然存在机遇,做为医药产业链上的中间环节,医药商业公司拥有的最大的资本就是数年经营中形成的销售网络及终端客户,若能在快速响应和服务能力上进行改造,则必将形成自己的核心竞争力。抢占了竞争或合作的先机。医药需求持续增加随着经济发展和人们生活水平的提高,人们对健康产品(涉及药品)的需求会更加强烈。由中国的人口和发展拟定了,在不远的将来中国必定要成为医药消费头号大国。因此国内医药公司应力求在规范、整顿、兼并中脱颖而出。政策扶持,扶大扶优”十五”规划中谈到,国家将用5年左右的时间,着力哺育5－10个面对国内外市场、多元化经营、年销售额达成50亿元左右、含有当代营销领先水平和高度文化内涵的特大型医药商业公司集团;建立40个面对国内市场或国内区域市场、年销售额达成20亿元左右的大型医药商业公司集团。扶持建立10个国内外出名的医药零售连锁公司,每家公司拥有分店达成1000个以上;建立一批区域性医药零售连锁公司,每个公司拥有分店达成100个左右。有条件的公司自然应想到要充足争获得到国家的扶持。乡镇市场大有可为目前,随着农村乡镇经济的快速崛起,农民文化水平的不停提高,农村乡镇的药品需求也在快速的增加,而传统的农村药品供应体系已不能满足其需求。农村乡镇药品供应主渠道出现断层、脱节,相对于都市局部市场由于前期圈地而引发的过热竞争现象,进军乡镇市场不失为一条低成本的扩张之路。3、医药商业公司的发展趋势目前公司数量多、规模小、费用高、效益低的医药流通局面将在市场竞争和优胜劣汰过程中,通过联合、兼并、关闭、破产,逐步形成以区域核心批发公司为物流配送中心的医药商品流通主渠道,这是医药流通领域公司发展的基本趋势。行业整合,大势所趋起”跑马圈地”式的医药零售连锁经营以及工业公司和商业公司的互相收购,将继续发展成为大规模的行业整合。无论是工业公司还是商业公司,国际资本还是国内资本,都将出现融合交叉趋势,市场最后将形成少数大型连锁经营公司的垄断格局。垄断格局形成后,医药连锁将由目前低成本圈地建店转向高技术投入、原则化发展,从而在组织机构、经营机制、管理能力、信息技术、商品别类、网点布局、服务方式、竞争手段等方面进行全方位创新。物流建设,投资热点物流领域已被认为是继资源领域、人力领域之后的”第三个利润源”。医药商业公司的销售特殊性决定了一种大型医药商业公司,如果没有区域型配送中心,就不可能实现跨地区连锁经营。如果没有较强的仓储、运输和配送能力,就不可能使所拥有的庞大的销售网络低成本的运作,因此建设公司自己的当代化物流系统是大型医药公司的发展大趋势。多业态、多元化经营医药商业公司将逐步形成”专业药房、社区便利店、超市店中店、一站购足式健康美丽产品专卖店、综合型仓储大卖场”多元化经营业态。另外如果建立起当代物流系统,还将介入所处区域的物流社会化服务。以信息化为手段逐步走向规范管理对于一种大型的医药商业公司,拥有数十家分子公司,成百上千家连锁门店,其管理是极其复杂的。如果不进行信息化,建设自己的高效的管理系统。将不可想象能如何运作,如何去面对激烈的市场,如何去与国内外的竞争对手竞争。因此目前国内的大中型医药商业公司都在考虑如何进行信息化建设,如何通过信息化建设逐步走向规范管理,ERP已经成为医药商业公司提高竞争力的必须手段。第三章医药流通行业的信息化建设现状目前现有的多数医药商业公司由于经历过专营机制的保护,致使公司信息化管理的进程相对缓慢,管理水平跟国外的医药商业公司相比明显落后。管理基础的单薄带来业务运作效率的低下及经营成本的浪费,造成公司获利能力差,客观上限制了医药商业公司的发展。1、医药商业公司信息化的问题国内部分医药商业公司的信息化建设缺少统一规划,信息化程度不高。各系统由不同的开发商开发,没有建成统一的基础数据库,并且各应用系统之间集成性很差,形成了严重的的”信息孤岛”,如财务、业务管理软件都已使用,但不能实现数据交换和信息共享;有些公司使用财务管理系统,但未使用业务管理信息系统;有些公司则仅用业务管理信息系统;甚至在某些连锁零售店还没有使用管理软件,仍靠手工解决业务。医药商业公司使用早期的管理软件缺少统一布署,难以满足需求的变化,数据流动不畅,运用价值低。随着数据的积累,无法有效的创立公司数据仓库,数据分析贫乏,操作繁琐,决策支持缺少个性化,针对性不高。医药商业公司使用的医药管理软件多是对实际业务流程的模拟,缺少统一规划,扩展性、科学性较差,无法满足医药商业公司不停变化调节的需要。目前许多医药管理软件未严格按照GSP规范进行设计,给医药商业公司的GSP达标认证增加了不少困难。2、医药商业公司系统建设的规定满足公司实施GSP的规定规定系统完全遵照国家药品质量管理规范原则及有关政策,并必须结合药品经营公司的实际业务运作特点和管理需要,协助医药经营公司GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范的高效业务运做。要充足适应医药流通行业特性管理及业务解决细节问题上的不停变迁医药商业公司都有某些非常细节的管理和控制模式及对应的业务解决方法,随着公司本身的发展和外部市场的变动,为了适应新的竞争规定,这些细节必然会发生调节甚至增加,这就规定系统含有高度的灵活性(如赠样、报溢、错误的修改)和可扩展性。要能满足大量业务的高效工作由于医药商业公司经营的品种多,业务量大,如何对庞大而错综复杂信息进行及时、精确、有效的分析、解决,各岗位如何能够高效的协同工作,这就对系统的自动化(如预警系统、采购成本自动计算、复核拼箱、运输计划、应收应付)和智能化提出了很高规定。同时,大型医药商业公司存在公司规模大,经营范畴广,并且每年业务数据膨胀得非常快的问题,这就对系统的数据承受能力和运行速度提出了挑战。业务与财务无缝衔接由于业务和财务属于不同的部门,看问题的时间和角度不同,各自的关心点也不同,可是她们的数据基础必须是统一的。这就规定系统能够实现业务财务一体化,并且能够从不同的口径统计数据,以满足不同部门的规定,达成财务监控业务的目的。能够进行远程业务解决大多数医药公司都存在远程仓库管理的需求,对于集团型经营企公司来说,下属众多分公司及部门所处地区广,而业务级联系又比较紧密,数据量又大,如:远程库房管理、配送业务管理、门店管理。这就对系统的远程业务高效解决上提出了规定。经营决策分析公司制订经营战略规划,进行公司资源的统筹安排,这就需要对公司的多个经营信息进行整合,全方面掌握经营状况(涉及历史和现状),方便能够进行各项经营的统计分析,并且运用已有的数据进行市场预测、市场分析、财务分析。能够满足对决策数据管理及报表制作的高规定集团管理的规模和复杂性决定了对各分子公司的数据统计和数据分析规定很高,并且各公司的报表形式多变,内容上规定各个方面的数据能够快速综合。这就对系统的决策数据管理和报表的快速灵活制作及呈现形式的多样性提出了很高的规定。第四章公司的管理难点1、难以做到批号全过程跟踪,GSP规定公司对业务运作全过程的进行全方面质量管理,在计划、采购、验收、储存养护、销售、配送、退调、售后服务等全部业务解决环节形成一种”闭路循环”,环环相连,首尾相连,任何开口式的管理,都是不完善的。业务流程的不规范和不科学造成目前许多医药商业公司的药品质量管理无法达成GSP原则,公司现有的手段难以实现批号全过程动态监控,问题更多是事后发现和解决,难以做到事前防止、实时控制和过程统计,从而给公司带来重大损失。2、GSP的批号跟踪造成医药商业公司无法与其它类型的商业公司同样灵活解决习惯性的商业操作方式,例如赠样、报溢。3、采购与市场脱节,同时由于采购合同的多样化,药品的采购成本很难真实计算。4、储存养护流于形式,药品的效期管理效率不高。5、、没有原则药品编码,使进货验收、出库存在瓶颈,且容易出错。6、逆向业务流程的解决容易出现问题,如退货、不合格品种的解决。7、如何对应收客户进行信誉额度管理,建立合理的指标体系,考核销售、利润及应收、应付款,如何达成精确实时理解销售资金回笼、利润实现状况并与销售人员业绩直接挂钩,对医药商业公司而言,也是一种难题。8、集团总部难以及时掌握分公司、连锁药店的药品销售和库存状况,以建立合理库存,并无法做到精确、及时有效的进行药品的物流调度达成对门店补货的自动配送。9、药店在进行零售业务解决时,手工容易在中药饮片的十八反、十九畏(配伍禁忌)出现失误。10、对于连锁药店或拥有分子公司的公司来说,如何达成终端的业务、财务数据及时汇总上传,及总部多个基本信息、价风格节信息,促销信息、停售信息等多个决策信息的精确、及时传递,实现对市场的快速反映,是一种非常困难而迫切解决的问题。第二部分解决方案的价值体现用友软件股份有限公司集数年ERP管理软件的开发经验,对医药流通行业进行长久的进一步调研、研究,结合数年来大量医药商业公司基于用友产品的应用实践,在完全遵照国家药品质量管理规范原则及有关政策的基础上充足结合药品经营公司的实际业务运作特点和管理需要,推出基于U8ERP产品的医药流通行业解决方案,为医药商业公司提供完整的解决方案,协助公司实现医药流通行业的最佳业务实践,对医药商业公司GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范的高效业务运做产生巨大的作用。解决方案由批发管理系统、门店管理系统、物流配送管理系统、财务管理系统、管理驾驶舱、会员管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统和专业接口模块(航天金税系统接口、银行接口、医保社保接口、POS接口)构成。解决方案的目的应用对象,为全部医药商业公司(批发、连锁零售),以下图:医药流通构造生产厂家生产厂家批发公司连锁零售医院、诊所最后客户解决方案能为客户带来以下价值:增加收入◆协助公司形成完善而富有弹性的”闭路循环”质量管理程序,使公司对顾客不停提高的质量需求含有很高的敏感性,并能及时调节自己的运作,快速响应客户需求,提高客户满足度和忠诚度,并带来更多的客户。◆加紧资金周转速度,提高资金使用效益减少成本◆提高库存周转率,减少库存成本◆采购和销售、库存形成良好的闭环,可达成精确订货,减少采购成本。◆确保进货质量◆减少销售成本费用◆对业务流程进行全方面优化,堵塞经营漏洞,避免不必要的损失◆减少配送发运成本◆提高工作效率协助公司顺利达标和减少GSP实施成本◆通过科学的质量管理思想体系规范医药商业公司的管理,实现质量管理工作的制度化、规范化、程序化,使公司按照GSP管理规范进行日常运作管理,从而提高医药商业公司的药品质量管理水平,协助公司进行GSP认证达标。◆系统可自动生成药品经营质量管理有关的统计、文档、单据、表格和GSP质量管理文献等,有助于增进公司在日常工作中严格按照GSP规定进行业务运作,减少公司实施GSP的难度,并极大的减少了实施GSP的工作量,使工作效率得到明显提高。科学决策◆提供多角度、全方位的统计分析报告,为公司管理层提供及时有效的信息,方便决策◆多层次的协同机制,即使适应市场变化提高管理水平◆公司制度与系统有机结合,规范工作流程,规范管理◆有效的风险控制机制,协助公司规避经营风险◆建立高效的物流体系◆实现公司的统一管理,合理进行公司资源调配建立竞争优势◆充足考虑医药商业公司的业务运作特点,并将质量管理思想体系精细化地授权到每个人员的操作范畴,形成全过程的质量管理,使公司在符合GSP原则的同时实现业务流程的优化和机构职能设立的合理化、规范化,通过强化岗位责任和工作规范利于公司实现科学化的激励机制,提高公司业务运作效率,最后达成提高公司质量管理水平和增加公司经济效益同时并举,使医药商业公司有限的资源获得最大的发挥和增值。◆全方位提高医药商业公司的核心竞争力,使公司得到良性的持续发展,更加好的面对国际竞争。第三部分用友U8医药流通行业解决方案第一章、系统应用目的总体目的建立以信息化为基础的经营管理平台,通过信息技术进行流程优化,达成业务运作的高效和实时监控,以提高业务运作效率和减少运作成本,在实现内部财务业务的一体化运作基础上,逐步扩展至供应链的上下游,与上下游伙伴协同运作,协助公司整合上下游资源,统筹信息、货品与资金管理,以增强公司核心竞争力。具体目的◆实现财务业务一体化,在业务发生同时,自动生成实时凭证、会计凭证,使财务对业务进行事前、事中控制及精确核算,实时监控业务进展,达成财务、业务数据实时共享、无缝集成,充足满足公司动态管理需求。◆通过业务集成实现流程优化,通过加紧商流、物流、资金流的周转,全方面提高业务运作效率。◆提供多角度、全方位统计分析,及时、精确描述公司经济运行状况,从而协助公司快速做出对的的经营决策。◆全方面防止、实时监控业务运作过程中不符合GSP规范的操作,并对出现的问题进行及时解决。充足考虑医药商业公司的业务运作特点,在计划、采购、验收、存储养护、销售、配送售后服务等各业务流程环节设立控制点,并将质量管理思想体系精细化地授权到每个人员的操作范畴,形成全过程的质量管理。◆提供完善的质量管理统计、文档、单据、表格和GSP质量管理文献,极大提高效率。◆实现数据共享,做到部门之间、总部与分子公司、配送中心与连锁药店之间数据传递的及时、精确。◆建立全方面预算管理和控制体系,有效控制公司成本。◆随时掌控销售部门、销售业务员的业绩,完善业务员考核体系。◆强大的远程解决能力,可及时、精确地理解各层次分支机构的销售状况和库存状况,并实现对异地分支机构的销售业务、远程仓库业务进行动态监控。◆建立供货商评价体系,合理选择供货商,规避采购风险,并动态掌握采购业务的付款和应付状况,随时掌握存货的现存量信息,从而减少盲目采购,避免库存积压.提供采购入库成本,便于财务部门及时掌握存货的采购成本。◆基本杜绝库存积压与缺货状况,实现动态的效期管理,避免不必要的过期损失。第二章、方案整体架构为满足医药流通行业批发、连锁零售及批发、零售一体化等多个经营模式的管理需要,U8提供了功效强大、全方面集成的医药流通供应链解决方案,所提供的完善功效可满足医药商业公司的全方位管理需要,实现总部、配送中心、批发业务、门店零售的一体化管理。解决方案架构◆管理驾驶舱为公司决策层提供决策支持;供应链管理(批发业务、连锁零售解决)涉及下列系统:涉及GSP质量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、WEB购销存、配送调度、运输管理、门店管理。◆财务部分:总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO报表、WEB财务。◆组合模块:人力资源管理、客户关系管理、会员管理、◆专业接口:航天金税系统、银行接口、医保社保接口、POS接口。以上系统功效共同构成了完整的医药流通行业解决方案。第三章U8医药流通行业解决方案概述U8医药流通行业解决方案体现行业最佳业务实践,采用信息技术对流程进行优化,通过业务集成,实现完全符合GSP规范的高效业务运作。下列就U8医药流通行业解决方案进行概要论述。1、采购业务整个采购业务解决流程重要涉及:◆采购计划流程◆首营公司、品种的审批流程◆采购合同制订流程◆采购合同流程◆采购验收流程◆采购入库流程◆采购发票管理流程◆采购退货流程◆进货结算付款流程◆购进退货结算流程◆预付款流程◆集中采购流程(集团应用)◆投标流程下列以采购计划、采购合同、采购退货流程为例,进行阐明。1.1采购计划流程流程图业务阐明:医药商业公司对于采购计划,一种是为满足GSP规定制订,分年度、季度、月度采购计划,对实际业务没多大实际意义。医药批发公司的采购业务普通直接从采购合同开始采购。一种是为公司采购业务进行指导,避免盲目采购业务的发生,公司进行采购计划普通分为三种:例行采购计划、大型会议或招标采购计划、临时采购计划。对于连锁零售公司,因采购品种多、数量相对少,容易造成盲目采购,因此普通从采购计划开始采购业务。流程阐明:采购计划员每年、每季度、每月要根据销售、目前库存和供应商资信状况、季节性预测等因素制订初始的采购计划,采购部经理审批通过后,提交质量管理部门根据质量状况进行审批,通过后交分管领导审批,生成正式季度采购计划,同时将此计划反馈给财务、质量、采购和销售四部门共享。管理控制点:◆采购计划单审批权限:采购计划需要采购部门经理、质量管理部门、运行管理层进行审批,符合公司的权职划分。◆系统中对进货计划制订时的参考数据提供了丰富的数据,如药品、供货商、销售统计、库存台账等。效益:◆系统使公司动态掌握存货的现存量信息,从而减少盲目采购,避免库存积压。◆系统提供强大、精确的数据资料信息,便于业务部门的综合性分析,提高了效率。1.2采购合同流程流程图业务阐明:采购业务能够直接从合同开始,合同和订单能够是一种概念,对于品种、供应商签有采购合同的,合同也可从采购合同开始,对于大部分的医药公司来说,购进统计普通是由采购合同(订单)生成。流程阐明:采购员根据中标信息、采购申请单、市场信息、缺货信息等采购需求进行综合,制订要货计划,如果是首营品种,则转入首营公司或首营品种审核流程,如果不是首营品种,则判断检查未执行合同状况,修正采购计划。若价格变动、购进数量波动大、供应商变动,提交采购经理审核,其他自动生成采购合同。公司可根据采购合同生成购进统计。管理控制点:◆合同可根据库存上下限自动生成。◆针对供应商未及时或疏漏发货,向其发送催货函。◆根据不同规定拟定与否生成到货告知单还是验收单,若需要生成则由有关合同生成到货告知单,再由到货单生成验收单。◆系统对于合同执行状况进行监控。◆最高进价控制:进行最高进价控制,则录入订单时,如果价格超出设立价格,则无法通过,必须进行修改。◆采购合同审批权限:对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批,当发生大宗采购时,采购业务员录入订单后,需要采购部门经理、运行管理层进行审批,符合公司的权职划分。◆毛利分析、畅适滞分析、销售统计表、销售统计,根据销售状况进行采购。收益:◆强大的进价查询功效,通过比价挑选适宜的供货商,通过采购比价能够减少采购成本。◆业务协同,部门间协同工作,提高采购效率。1.3采购退货流程流程图业务阐明:对于多个因素产生的进货退货业务。采购员与供应商协商退货事宜,如果供应商不同意退货,有质量因素的则按报损流程进行。流程阐明:采购员提出药品退货请求,填写采购退货告知单,根据采购退货告知单,仓库生成退货出库单,实物按销售出库的流程进行。需要销毁的药品,保管员交仓库主管放待销毁库区,集中销毁。仓库确认出库,减库存,此信息反馈给财务,同时仓库打印采购退货单,移交给财务部门进行账务解决。管理控制点:仓储部发现质量问题或近销期的药品向采购部提供具体信息,具体退货解决由采购部负责。效益:对多个近效期药品,系统可及时、对的给采购人员信息,方便其尽快采用方法,避免公司损失。2、销售业务面对当今医药商业公司处在一种空前激烈的竞争环境,全方面整合销售资源、加强销售管理,快速对市场需求做出反映,全方面满足顾客个性化的需求,以赢得客户满意,是在竞争中胜出的核心因素。销售重要流程:◆销售计划流程◆销售合同流程(订单解决)◆委托代销流程◆销售退货流程◆售后服务流程◆销售结算流程◆调节发票流程◆销售收款流程◆销售预收款流程◆绩效考核流程◆客户管理流程◆急救单流程◆直调品种销售流程◆销售价格管理下列以对客户管理、销售计划、销售价格管理、普通销售业务、委托代销业务、为例,进行阐明。2.1客户管理医药流通公司中客户资源是公司生存的命脉,通过系统能够完整的统计客户的信息,并且能够根据实际交易信息进行更新。新增客户流程阐明:在销售中,如果客户是新客户,则必须通过开户流程。客户提出开户申请时须提供有关证件复印件,并加盖本单位原印章。1.经营性公司,须提供药品经营许可证、营业执照、税务登记证;2.非盈利性医疗单位,须提供医疗机构执业许可证;3.盈利性医疗单位,须提供医疗机构执业许可证、营业执照。业务员对证件审核通过,通过购置权限提示后填写开户申请表(一式两份),由销售经理审批确认后,由业务员一份交物价部门开户,一份交营业部划入分管业务员名下,有关文献交销售部门存档。联系人提供身份证复印件,业务员签字确认。管理控制点:◆系统提供了客户分类,分类能够设立多级;◆能够设立客户所在的地区目录和行业目录;◆录入客户的信息,涉及基本状况、联系信息、信用信息、其它信息,并且能够设立16个自定义项。◆如果按照业务员分管不同的客户,则运用系统的权限设立,确保数据的保密和使用安全。◆对于不再交易的客户能够进行停用。2.2销售计划公司销售计划缺少有效预测和良好的执行监控,不能随市场变化进行调节,经常流于形式。而通过销售管理销售计划协助公司完毕销售计划的制订、计划指针分派、计划执行状况跟踪等工作。通过系统反馈的资料进行销售计划的执行状况跟踪。这样,公司能够方便地针对跟踪成果进行销售计划的调节,实现部门、业务员的业绩考核。系统提供了三种编制方式:按照部门、按照业务员、按照货品编制。其中有关业绩考核的部门和业务员计划,能够设立计划额和销售定额,并支持按照年度计划分摊至各个月度,并且能够根据设立在部门或者业务员上的分摊比例,自动将全年的计划分摊至每个部门或者业务员。货品销售计划能够按照产品类向下进行分摊,也能够按照明细产品自动汇总得出产品类的计划数,此计划能够根据市场预测信息,作为向供应商订货的根据。销售计划执行报告如实的反映了计划的执行资料、定额完毕比例、计划比率。管理控制点:◆计划的执行状况收益:◆随时掌握计划的执行状况,进行业绩考核。◆根据产品销售计划的执行状况,分析市场变化,进行适时调节。2.3销售价格体系价格体系无疑是销售业务中的重中之重,首先合理的价格体系能够确保公司的适宜利润的同时,扩大销售;另首先对于采用渠道进行产品销售的公司,价格体系必须严格有效执行,以避免恶性价格竞争,损坏品牌的美誉度,从而提高公司的整体竞争力。操作流程◆设立价格有关的控制参数。◆设立价格信息。◆日常业务解决系统自动携带对应设立信息。管理控制及特色:◆灵活的价格体系设立提供设立三种方式:1)最新成本加成;2)最新售价;3)价格政策。而价格政策中分为商品价格、客户价格,支持促销价格,能够根据公司的实际需要设立取价的方式,并且能够选择自由项与否影响价格。同时支持设立批量折扣。价风格节提供批量调节的功效,并且能够对价格进行微调。◆最低售价控制在实际应用中,公司往往设立有最低售价,公司提供了此项功效,能够设立最低售价的密码。在解决业务中如果价格低于最低售价,只有输入了对的的密码方可继续进行,从而确保了价格体系的严密性。◆快速报价系统提供报价参考功效,从而在实际录入多个交易单据时方便的查询价格,能够选择参考历次售价(来源为:报价单、订单、发货单、发票,任选其一)以及与否按照客户过滤、显示的历史统计数,或者取自价格政策。◆价格政策的严格执行2.4普通销售流程流程图流程阐明:首先由客户向业务员提出要货申请(要货单),由业务员检查与否为新客户,与否为监控药品,与否为直调品种,”是”则进入对应的流程,”不是”则进入常规流程:进入信用审核提示后,业务员在计算机中填写销售计划单(注明品规、价格),查询库存状况,满足(或部分满足)时,经客户确认,库存冻结,生成正式销售单,同时填写销售的回款方式、送货方式;若库存不满足,与客户再次确认后进入缺货流程。仓库接受销售清单,由专人复核、点单,安排出库并将信息反馈业务员,收款员在核对仓库开出的出库单后,经确认打印正式发票,进行收款或产生应收款(对信用客户)。配送部门根据业务员提出的配送规定进行配送,及时给业务员有关进度的信息反馈。客户收到货品后给业务员书面确认。对于现款现货的客户无需进入信用审核,由接待员进行资质审核,营业部查询库存,满足后开票,不满足则告知客户。出库分为配送或自提两种。对于由业务员分管的现金客户,业绩考核应纳入对应的业务员名下,而不在营业部。注:对于监控药品,将交由专人负责,检查其与否含有本地省医药管理局的印鉴卡,并保存其复印件,同时应在计算机中生成统计(购置人身份、购置数量),进入开票流程。进入销售流程,如果没有印鉴卡,则不予开票。控制点阐明:◆可用量控制:以订单保存时点检查可用量为例,发货单中控制不允许超可用量发货。对于不能交付的货品,通过公司内部主动配合,组织货源,能够避免出现到期不能交付的状况。◆发货单进行超订单发货信息的检查。◆信用检查:审核时检查,信用控制层次为审批通过。◆信用报警:在系统的应收管理中,对于超出信用的客户进行报警。◆遵照”先进先出,近期先出,零头批号先出”的开票原则。◆经理能看到每张发票的利润。◆每个业务环节有严格的时间控制。◆对于分类发送的商品,业务员分类开票。◆在报价过程中,客户会规定更大的折扣,如果超出了业务员的权限,则需要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批;◆订单解决时,系统会自动判断与否超出客户的信用,当超出时,则需要按照设立的信用管理审批程序,进行审批。如果审批不能通过,即管理层不允许超信用订货,则需要业务员进行催款;系统支持发出催款函,规定客户支付款项,此时订单仍处在待审核状态。有效的实现了信用控制。2.5委托代销流程流程图流程阐明:委托代销与普通销售部分业务相类似,重要的区别在于:◆销售发货后形成库存销售出库单,直接通过销售结算,对委托代销商品进行记账;◆销售结算是根据代理商的销货清单进行结算,形成销售发票,确认销售收入及销售成本3、库存业务整个库存管理流程重要涉及:◆收货流程◆入库流程◆出库流程◆养护流程◆盘点流程(动盘、静盘)◆报损流程◆报溢流程◆报警解决流程(最低库存和效期管理)下列以入库流程、出库流程为例,进行阐明,并把盘点业务、货位管理、预警等进行介绍。3.1入库流程业务阐明:◆入库业务分为采购入库、销售退货入库(见退货入库流程)、报溢入库(见报溢流程)和其它入库。采购入库是采购部门与供货商建立供货合同,当供货商推行供货合同而到货时,由验收部门对到货进行验收,验收合格的品种进行入库操作。◆入库解决(增加库存)只是修改对应的库存台账、流水账、库存明细,计算库存药品的平均价格。入库解决操作会引发库存上限检查动作。3.2出库流程流程阐明:◆出库涉及销售出库、报损出库(见报损流程)、采购退厂出库(见采购退货流程)和其它出库。销售出库是销售部门根据客户的需求进行销售开票,保管员根据销售开票信息生成出库单,进行实物出库。出库的实物由复核员根据出库单进行复核配货,客户能够自提或者送交配送中心,进行统一配送。◆其它出库与销售出库同样解决,只是销售价格为零。◆出库操作需要修改库存台账、明细、流水,同时检查与否低于最低库存,如果低于最低库存则调用采购订货申请操作,并且告知采购员。3.3盘点业务业务阐明:◆盘点方式灵活,1)能够选择按照仓库、批次、产品大类盘点;2)对于保质期产品能够选择对应的失效日期、临近天数、失效天数信息;3)能够选择按照盘点周期进行盘点,对于账面为零的产品可选择与否盘点。◆实用性:盘点期间实际的出入库信息作为调节数,从而能够按照账面调节数与实际盘点数得出盘盈、盘亏状况。◆对于部分存在自然损耗的商品,能够根据直观的反映合理损耗率和实际损耗率,从而辨别不同状况进行账务解决。3.4货位管理满足对寄存地点的货位管理规定。货位能够分级,能够管理固定货位和动态货位。3.5库存管理报表及预警体系使用期报警能够设立报警的时间,例如,设立在失效前30天报警,在失效期当天写入失效表。根据销售方略将符合销售方略的药品写入销售方略表。根据库存量产生库存量报警。由库存量报警产生药品的采购计划单。◆使用期和库存量的报警每天开机时先提示有关的人员。◆安全库存预警:对低于安全库存的商品进行报警。◆超储短缺报警:对于超储和短缺商品进行报警。◆呆滞积压分析:能够根据商品的呆滞积压原则进行分析。◆灵活多样的账簿和统计报表:库存台账、批次台账、收发存汇总表、存货分布表、库龄分析、缺料统计表等。3.6库存展望运用库存展望能够提前针对多个商品的库存状况,进行对应的安排。提供展望日的商品的预计库存状况,方便于提前理解此后某一时点的结存,此期段内的预计入库、预计出库状况。其中预计入、预计出能够根据业务需要自行定义。◆预计入库包含下列内容,能够自由选择——已请购量、采购在途量、调拨在途量、到货在建量;◆预计出库涉及:已订购量、调拨待发量、待发货量。3.7其它应用批次管理满足对于药品批次管理的需求,提供了批次台账、批次汇总表,从而掌握批次管理商品的收发存状况。实际业务解决时系统能够按照批号先进先出或者近效期现出的方式自动拟定批号。保质期管理药品都有一定的保质期,通过保质期管理功效能够实现药品的效期管理。对药品的失效日期进行监控。对过期的商品进行报警提示,对于即将到期的商品进行预警,便于公司采用有效的手段,从而避免产品的过期损失。出库追踪入库对出库进行跟踪,可实现对存货的质量、供应商进行跟踪。从而满足业务的追溯需要。例如:能够针对问题产品,进行因素分析,首先能够通过系统查出对应的供货信息,从而进一步追查因素,及时解决问题。出库单跟踪入库单提供两种跟踪方式,第一种由顾客手工跟踪,如在多个出库单的表体增加入库单号、供应商两项内容,由顾客选择出库对应的入库单。第二种方式由系统自动跟踪,自动跟踪提供先进先出、先进后出两种办法。条形码应用条形码技术目前广泛应用于医药流通公司,系统提供了条形码管理功效,对入库、出库、盘点等库存业务,运用条形码技术进行扫描采集资料,提高库存的精确性、提高公司的作业效率。4、GSP管理4.1概念U8.50GSP系统面对国内医药商业公司应用,涵盖了GSP原则所规定的全部业务统计、文档、单据、表格,并实现了质量管理程序、公司管理制度及文献管理的规范化、无纸化,系统在功效架构、业务解决、业务流程的设计上完全遵照国家药品质量管理规范原则及有关政策,并充足结合药品经营公司的实际业务运作特点和管理需要,将GSP原则全方面融入整个系统功效模块之中,有机贯穿于整个业务流程之中,贯穿于整个组织机构的每个岗位之中,完美有效地达成提高药品质量管理水平和增加公司经济效益同时并举,对协助医药经营公司GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范的高效业务运做产生巨大的作用。4.2系统优势1、全方面性U8.50GSP系统涉及了药品经营质量管理规范中的各项业务统计、质量管理程序、公司管理制度及文献系统,充足满足GSP原则的全方面质量管理需要。2、权威性用友软件股份有限公司在医药领域含有丰富的行业经验,在同国家药品监督管理局、各省市药监局在GSP方面进行广泛交流和合作的同时,也与权威机构共同进行GSP的研究。U8.50GSP系统的多个统计、单据、表格、文字资料均参考GSP原则设计,各项业务解决也严格按照GSP规定的规定程序进行操作。过程统计、三三制检查、先进先出原则、批号的全程跟踪管理等核心思想集成于系统各个部分,有机地融合在公司日常业务管理之中。3、实用性充足考虑药品经营公司的实际业务运作特点和管理需要,利于公司在业务运作中按照GSP规定进行运作。系统可自动生成并保存GSP原则所规定各项统计、文档、单据、表格等,有效避免因手工重复抄写资料或任意删补修改带来的多个问题。4、集成性GSP系统与U8.50供应链系统无缝集成,数据共享,可实时进行多个数据交换达成协同工作。5、灵活性灵活轻松的自由设立:系统为单据设立了十个自定义项,灵活的系统设立功效:自定义单据屏幕格式及打印格式,自定义输出的账表格式。灵活的统计分析功效:可按单据的自定义项目和自由项进行统计分析。4.3GSP重要业务流程下列对GSP重要业务流程做一介绍:采购到货质量检查业务流程、销售退货质量检查业务流程、库存药品质量养护检查业务流程、不合格药品解决流程、出库质量复核业务流程、在库养护检查质量复检业务流程、首营公司首营品种审批流程、特殊药品管理、日常办公管理等业务操作流程。1、采购到货检查业务流程流程图流程描述:采购到货环节检查以采购系统到货单做为报检点,参考到货单生成药品质量验收统计单,库存系统参考合格数量生成入库单,参考不合格数量生成不合格品统计单。对于外观验收不合格的药品,参考到货单生成药品拒收报告进行拒收退货解决。2、销售退货质量检查业务流程流程图流程描述:销售退货质量验收以销售系统退货单做为报检点,参考销售系统退货