综合性会展设施建设合同管理信息化的设计与实践

综合性会展设施建设合同管理信息化的设计与实践

随着中国改革开放的深入，展览近年来发展迅速，包括一些大城市的新建筑和改造中心。表1所示为近两年来我国各地会展设施的建设情况,通过相关资料分析得出该类项目都表现出投资巨大、占地面积广、规划内容综合性强、项目种类复杂、参建方众多、建设周期长、建设要求高、社会影响深远等特点。合同管理是工程项目管理的核心,贯穿于工程实施的全过程,对整个项目实施起着控制和保证的作用。然而在综合性较强的博览城项目建设中,传统的合同管理已不能满足业主的需要。研究表明我国合同主体的综合竞争实力和管理水平与国际先进管理模式相比差距较大,特别是在合同管理理念、合同管理制度、合同管理信息化等方面落后于国际水平。在博览城项目中,业主面临的合同管理风险更加突出,因此,建立以合同管理为核心的博览城项目管理系统,合理利用现代信息手段进行合同管理,是提高项目管理水平的重要途径。1交易合同管理方面由于博览城项目规划内容综合性较强,通常由众多单体项目组成,因此该类项目合同管理具有以下的固有特点:(1)合同信息数量多。博览城项目在建设过程中会产生几百份甚至上千份合同,从土地划拨、可研设计、工程施工、建设监理、材料供应到竣工验收等各个环节都会出现大量的合同及相关信息。因此不仅合同数量多,而且信息量也相当大。(2)合同管理层次多。由于博览城所包含的单体项目多是独立审批并且需要进行独立的成本核算,因此除了单体项目内部的合同结构层次外,还出现了单体项目之间的结构层次。(3)合同分析难度大。由于合同的信息量大、种类繁多且结构层次多,履行过程中的实时分析和总体情况分析难度较大。(4)合同风险控制难。在复杂工程中,合同内部风险和外部风险都比较困难,外部需要应对经济环境、法律法规和乙方信用等风险,内部需要应对合同管理制度不健全、流程管理不规范、监督不到位等风险。(5)合同管理法律要求高。合同管理除了涉及一般工程的法律法规外,还涉及大型复杂工程、政府采购等法律法规知识。2亚洲开发银行项目合同管理的问题和建议2.1未来市场条件下世界城项目合同管理的特殊性目前博览城项目都是各地的重点工程,由于社会影响和投资都非常大,均由政府和专业机构共同组建新项目公司进行项目直接管理,并由政府指挥部进行重大决策和协调工作。新设立的项目公司人员数量相对较少,具有博览城项目管理相关经验的人并不多,合同管理模式只能参照一般的大型工程。再加上博览城项目合同管理的特殊性,很容易产生以下主要问题:(1)合同管理制度与博览城项目特点不匹配。项目公司照搬一般工程的合同管理制度,以及与之配套的招投标、变更和索赔、合同档案管理等办法,容易导致不适应博览城项目合同管理特点,进而影响管理制度的有效性。(2)合同管理人员缺少同类项目经验。合同管理人员缺少同类项目的经验,进行合同整理、合同分析和合同控制等都比较困难,合同管理的价值难以体现。(3)合同信息共享程度低。由于博览城项目涉及的合同信息量比较大,从合同执行、合同信息更新、合同查阅到合同风险控制等存在一定困难。各个执行部门和领导都只能片面地了解签订的合同,无法实现完全的信息共享,合同信息利用比较低效,导致合同执行缺乏宏观的控制。(4)合同实时分析较困难。由于传统合同管理理念和技术手段的落后,没有对合同进行实时分析,在博览城项目建设过程中容易发生较大风险,导致合同变更、合同中止等影响总投资的实际问题。2.2亚洲开发银行项目合同管理的建议针对以上问题必须从以下几点着手,建立适合博览城项目的合同管理体系。(1)项目管理现实由于博览城建设需要,项目管理公司忙于具体的事务性工作,项目指挥部忙于重大决策和协调工作,因此必须在业主内部设立项目管理办公室(以下简称PMO)如图1,负责项目信息的收集、加工、处理等,同时根据各种信息分析结构,提供制度建设、流程设计、跟踪报告、风险评估等服务,更好地为业主的决策提供支持。(2)点的规章制度PMO根据博览城项目特点,进行有针对性的合同管理建议,建立适合博览城多项目特点的规章制度,包括合同流程管理体系、合同范本体系、合同信用评价体系、合同风险预警体系、合同信息化管理体系、合同人才培养体系等。同时建立合同分类、编号、变更、索赔等环节确定切实可行的操作细则,保证合同管理的可操作性、专业性和连续性。(3)整体观念,搭建融合的全方位合同管理框架在组织结构和制度完善的基础上,根据业主的实际业务需求,搭建适合多项目管理的全过程合同管理框架。通过信息化手段改善流程不规范、信息共享程度低、合同分析困难等问题,方便业主实时地控制合同风险。3将没有涉及到造林合同中的多基本项目武汉国际博览城(远景规划如图2所示)计划总投资78.3亿,规划用地面积约170万m2,包括一期中心展馆工程、景观水系、二期A组团(包括会议中心和洲际酒店项目)和二期B组团(包括假日酒店和海洋乐园项目),今后还将纳入第三期房地产开发等项目。截至2011年4月,仅一期中心展馆工程主合同数量就达到四百多份,加上二期建设前期的合同,主合同数量总和达到470多份。随着项目的开展,合同数量不断增加,将出现多项目多层次的合同结构。并且由于不可避免地产生各类合同变更、合同补充等情况,业主合同管理难度较大。本章主要以武汉国际博览城合同管理信息化的构建为例,总结博览城项目合同管理信息化的经验。为了协助业主更好地完成项目管理工作,需要在业主内部设立PMO。针对合同管理信息化的开展,PMO需要制定合同管理及相关管理制度、设计合同管理系统框架及功能、维护合同管理系统。3.1构建以及配套的制度体系和操作在全面分析博览城项目的信息结构特征后,融合了现代合同管理理念,武汉国际博览城的合同管理的制度体系构建如图3,在各种体系文件的基础上,还构建了一系列相关操作细则。例如合同会签专用表、各类合同签订流程、合同变更程序文件、补充合同的签订规定,适合多项目的合同分类方法、合同编码规则等具体办法,这些都为逐步推进合同管理信息化建设奠定了制度基础。3.2项目管理系统为了更好的实现合同信息的共享和工作效率的提高,采用了XML及WEB等信息技术,构建以开放式、可扩展的体系架构为基础的网络版信息系统。建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等相关主体都分配相应的权限对合同信息进行交换、共享、协作。本项目中合同管理系统设计成项目管理系统的子系统,为项目管理研究提供基础支持。如图4所示,系统整体框架系统应用层、数据资源层、基础设施层三个层次。3.3制定适合合同管理系统操作的各化流程根据武汉国际博览城的实地调研情况,有取舍地将业务流程和信息化流程相结合,制定了适合合同管理系统操作的工作流程。首先根据确定多层次的项目信息库,然后设计可以根据项目分类和合同性质分类的两种分类体系,最后根据合同管理各阶段划分,梳理相应的功能。(1)在合同前后的基础上设置相应信息实际业务中该阶段涵盖合同调研、策划、招投标、谈判、拟定合同文本、审核、签订。在系统中主要设计了以下四点:①潜在投标人信息库。此处设置了关联到合同后评价结果的信用等级,可减少信用风险;②各种类型的合同范本。可以作为合同文本拟定的参考依据;③合同会签。各部门可以通过系统查看相关信息,并及时对合同签订给出意见;④合同基本信息登记。包括合同编号、合同名称、合同价款、履约期限等信息。在管理制度中设计了适合多项目的合同分类规则,通过系统读取填写的合同信息,自动对每一份合同进行编号。(2)合同分析模块实际业务中该阶段涵盖合同支付、合同变更、合同补充、合同索赔。在系统中主要设计了以下五点:①合同支付管理。针对指挥部管理模式的特点,设计了支付计划、支付申请、财务支付三个子模块,并增加形象进度上传作为合同支付的依据。决策者可以清晰地看到每一步的工作流以及及定期的合同支付汇总报表,保证了资金运作的透明化和高效化。②合同变更管理。合同变更在系统中作为主合同的附属信息,可以让决策者及时确认合同变更的合理性和合法性,同时有利于合同分析模块的功能实现。③合同补充。合同补充较合同变更金额大,需要重新执行新合同签订的流程,并且具有独立的合同文本,因此设置了与主合同关联的独立编号。④合同实时分析。在以上基础性设计下,通过系统的程序设置,可以完成系统自动分析功能,形成合同执行情况报告,合同风险分析报告等,并通过网络提供给决策者及时的、统一的共享信息。(3)合同评价阶段实际业务中该阶段涵盖合同终止、合同总结、合同后评价。在系统中主要设计了以下三点:①合同终止。主要提供给合同管理人员不同的状态选择来进行归类,包括正在执行、合同中止、合同终止三种状态。②合同总结。各合同负责人对合同执行情况进行上报,合同管理人员根据上报的结果和系统生成的分析报告,总结每个合同的执行情况。③合同后评价。该阶段主要是对合同的乙方单位进行信用评级,并将该结果关联到潜在投标人信息库。上述三个阶段的功能在系统中相互联系,通过合同相关信息的查询,可以看到有关合同的全部信息。同时系统针对多项目管理情况,提供按项目分类、合同性质分类、合同执行情况分类等分类层次。3.4公司信息编辑武汉国际博览城项目管理系统主界面如图5所示,提供员工每天上班的工作内容,重点包括项目管理功能导航、内部公告和工作提醒,通过更新页面可以随时得到最新的公司信息。合同基本信息编辑界面如图6所示,除了合同管理之外提供造价管理、招投标管理、合同支付管理、工程变更,点击相应的导航可进入下一个层次的操作。可以通过关键字搜索合同信息,然后点击查找所