SBO操作手册财务

SAPBusinessOne操作手册财务部分提供应：荣瑞世纪科技有限公司提供者：北京达策信息技术有限公司提供日期：2008-目录第一章财务业务总体流程图解 5第二章系统阐明 72.1登录系统 72.2更换顾客 72.3更改密码 82.4图标阐明 92.5快捷键 102.6重要名词 102.6.1有关单据状态的某些名词 102.6.2有关单据“同意状态”的某些名词 102.7消息管理 112.7.1发送消息 112.7.2消息概览 112.8功效定制 11第三章财务基础定义 123.1定义和维护科目 123.1.1定义科目先决条件 123.1.2新建科目 123.1.3修改科目属性 153.1.4删除科目 173.2定义汇率 183.2.1系统操作 183.2.2汇率录入方式 193.3定义税收组 213.3.1系统操作 213.3.2输入计税代码、计税名称、计税类别 223.3.3输入有效日期和计税比例 223.4定义、创立过账期间 233.4.1系统操作 233.4.2新建期间 243.5定义财务报表模板 263.5.1编制资产负债表模板 263.5.2查看资产负债表 283.5.3利润表 293.5.4现金流量表 29第四章操作流程 314.1财务凭证解决 314.1.1概述 314.1.2凭证的填制与审核 314.1.3日志账分录的反冲 354.2期末解决 364.2.1结转汇率差别 364.2.2期末结账 374.2.3锁定会计期间 39第五章预算 415.1预算表 415.1.1填写部门、人员预算表 415.1.2实际发生额 425.2查询 445.3按科目查询 45第六章固定资产 466.1固定资产主数据 466.1.1期初数据导入 466.1.2增加 476.1.3减少 496.1.4转移 496.1.5重置 506.2固定资产报表 506.2.1固定资产卡片查询 506.2.2固定资产数据检查 516.2.3计提固定资产折旧 516.2.4恢复固定资产折旧 51第一章财务业务总体流程图解SAPBusinessOne财务系统涉及财务主数据、财务业务解决、报表与查询、系统实施等内容。涉及财务、销售、采购、库存、收付款、成本会计、报表等系统全部模块。财务系统是SAPBusinessOne的核心部分，除在财务系统手工制作的凭证外，其它业务系统也会根据系统配备自动生成大量的财务凭证,并传送到财务模块中。下图为整个财务系统的整体流程图，涉及财务主数据的整顿、凭证解决、辅助核算、系统的日志账分录、期末解决等业务。由于在SAPBusinessOne中，有些术语与中国顾客的习惯不完全一致，下列分别做简要的阐明。1．标题科目：指非明细科目。能够是总账科目也能够是一种科目类别，例如流动资产、货币资金等。2．日志账凭单：指未执行过审核及记账的财务凭证。3．日志账分录：指已经执行过审核及记账的财务凭证。4．凭证：对于本系统中全部的业务单据，统称凭证；财务部门的记账凭证，称为财务凭证。5．审核：对于由其它业务（例如：采购、销售等）形成的财务凭证，没有审核过程；对于日志账凭单，需要执行审核过程，才干成为正式的财务凭证。6．记账：在本系统中，不存在单独的记账过程，全部与财务有关的单据，一旦保存将自动生成正式的财务凭证，并同时登记到业务账、明细账、总账等多种账薄中。7．结账：本系统，不提供单独的结账功效，但能够通过对会计期间的锁定，达成封账的目的。第二章系统阐明2.1登录系统双击桌面“SAPBusinessOne.exe”快捷图标，或者点击“开始”菜单，找到“SAPBusinessOne”应用程序，来启动SAPBusinessOne软件；顾客登录界面以下，输入顾客代码和密码，点击“拟定”按钮即可开始使用软件。2.2更换顾客合用于：更换顾客名或选择不同账套途径：管理选择公司弹出窗口以下：选择现在服务器上将登陆的公司（即选择对的账套），点击“更改顾客”按钮，输入新的顾客代码和密码，点“拟定”重新登录系统。2.3更改密码途径：管理设立常规修改口令鼠标单击“修改口令”，系统会弹出修改口令的窗口，首先输入原密码，然后输入更改后的新密码，再次确认修改后的新密码，然后单击“拟定”按钮，即可完毕密码修改操作。2.4图标阐明：预览、打印按钮。：发送消息。能够附加单据和附件。：连接手机和传真机。：导出到excel，word。：启动小型应用程序，如计算器之类。：锁定屏幕保护。：查找按钮，在业务单据上单击此按钮后能够输入条件进行单据的查找。Ctrl+F：新建按钮。Ctrl+A：统计翻页按钮，能够向前后查找，能够直接定位到最前或是最后统计。：排序键。惯用在拖放有关中，设定统计按某一字段排序。：基础凭证。能够追溯业务单据的上游单据。：目的凭证。能够查询业务单据的下游单据。：毛利。可计算某一销售订单的毛利。：付款。财务付款时选择银行。：体积与重量计算。体积重量数据在物料主数据中维护，可方便于出库计算。：事务日志帐。便于财务查看日志帐有关统计。：打印格式编辑器。能够根据需要预置、编辑打印格式。：表格设立。能够根据需要设立显示或隐藏表格中项。：查询管理器：消息警报查看器。2.5快捷键1．“TAB”：选择全部可选项。2．“Shift+F2”3．“*”：信息含糊搜索4．日期输入办法：如：现在日期为[2008-11-17]，则在日期字段内输入“17”，按TAB键，系统自动显示日期“2008-11-17”；如果想填写9-11，则在日期字段内输入“2.6重要名词2.6.1有关单据状态的某些名词未清：单据处在正常状态，等待下一环节进行解决。已结算：单据处在正常状态，已经被下一环节进行解决。已取消：单据被取消，不能被下一环节进行解决。2.6.2有关单据“同意状态”的某些名词初稿：在单据等待同意时，单据始终为此状态。已同意：在单据已得到审批通过时，始终为此状态。但是在此阶段，初稿凭证尚未转换为常规凭证。由授权人生成同意后，当凭证授权人已将初稿凭证转换为常规凭证时，为事务指定此状态。已生成：同意后，当凭证发起人已将初稿凭证转换为常规凭证时，为单据指定此状态。已回绝：在单据已被回绝同意时，始终为此状态。在这种状况下，初稿凭证不能转换为常规凭证。通过更改对应的状态，授权人可同意已被回绝的单据。凭证被回绝后，凭证仍在系统中，保存为初稿。2.7消息管理2.7.1发送消息1） 在“工具栏”中选择“发送电子邮件”图标，进入发送消息窗口。2） 要将内部消息发送给SAPBusinessOne中的另一种顾客，选择“内部”列中的复选框。您只能够将内部消息发送给在系统中被定义为顾客的人员。3） 若要发送系统中定义的数据或对象及消息（如订单或报表）首先调用系统中的对应的功效单据，随即由此发送消息。“数据”标签仅在此时才处在激活状态。2.7.2消息概览1） 选择菜单“消息/警报概览”，进入消息/警报概览窗口；2） 在此窗口中能够查看顾客发送、接受的消息，并能够根据消息进行回复、转发、删除等操作。同时，如果系统定义了警报，警报信息也会在此窗口显示。2.8功效定制在SBO中，每个人被分派了对应的权限，每个人可对经常操作的功效进行快捷键管理，如：客服助理只负责【服务呼喊】模块，则可为该功效添加紧捷键“F2”，快速进入此功效。1） 选择菜单中的工具顾客快捷键定制2） 在快捷方式选择“F23） 在模块中选择“服务”4） 在窗口中选中“服务呼喊”，点击分派。5） 点击“拟定”完毕第三章财务基础定义3.1定义和维护科目财务主数据重要是指会计科目体系的建立。在SAPBusinessOne中，客户能够建立本公司会计核算所使用的各级科目。在系统中，明细科目最多能够设立到第10级。其中第1级是会计科目分类（在系统中称为“抽屉”），不允许顾客增加、修改和删除。顾客只能够增加2~10级科目。3.1.1定义科目先决条件1．新增科目2．是标题科目还是明细科目3．属于哪一种抽屉（系统中又称为抽屉，即中国财务制度中的五个科目分类）4．此科目的上级科目是哪一种科目5．此科目在此抽屉中的位置3.1.2新建科目以新建一资产类科目为例进行阐明；此科目信息为：上级科目为：银行存款-人民币科目代码：1002.11科目名称：银行存款-人民币北京此科目为明细科目1．进入途径：从主菜单→财务→编辑科目表或者是主菜单→管理→设立→财务→编辑科目表，点击“编辑科目表”进入“编辑科目表－选择原则”界面2．根据科目类型选择科目抽屉选择科目抽屉：资产3．找出新增科目的上级科目此新增科目的上级科目为“银行存款”；添加此科目有两种办法：（1）为“银行存款”添加下级科目来实现；由于是明细科目，无法再添加下级科目，此处为灰色由于是明细科目，无法再添加下级科目，此处为灰色（2）为银行存款的明细科目增加同级科目来实现；3.1.3修改科目属性途径：财务科目表如果是现金科目，选择此处能够更改货币的类型，如果是人民币，可在此处更改与现金流有关的科目选此处如果是现金科目，选择此处能够更改货币的类型，如果是人民币，可在此处更改与现金流有关的科目选此处附表：科目表字段阐明3.1.4删除科目途径：主菜单→财务→编辑科目表或者：主菜单→管理→定义→财务→编辑科目表选择要删除的科目，点击右键，在“高级选择要删除的科目，点击右键，在“高级”的下拉框中选择“删除科目”备注：1)已经使用的会计科目不能够删除；2)如果某科目下含有明细科目则认为是标题。如果要取消标题，则必须先删除明细科目，然后再删除标题；3)与销售或采购连接的科目不能够删除。4)科目类型：蓝色为标题科目；黑色为未链接的明细科目；绿色为在科目设立中被调用的明细科目（在管理→定义→财务→总账科目确认或其它系统定义功效中被设立的科目）。3.2定义汇率3.2.1系统操作途径：管理→汇率和索引3.2.2汇率录入方式1.每日输入法：选择要输入汇率的日期“年月日”系统默认是现在日期，输入货币的汇率，然后点击“更新”。2．原则汇率导入法。第一步：选择原则汇率使用期间：以下图所示，选择适宜的年份和月份。第二步：输入原则汇率：单击“按原则设立汇率”按钮，在弹出的窗口中，选择货币为欧元，在汇率一栏输入原则汇率12.9，在“日期从”和“到”两个字段，分别输入两个日期，以指定该汇率的有效日期范畴。最后单击拟定按钮。第二步：点击“按选择原则设立汇率确认后汇率里将显示固定汇率第四步：选择货币，添加固定的汇率第三步：选择定制的日期期间第一步：选择时间段“年、月”第二步：点击“按选择原则设立汇率确认后汇率里将显示固定汇率第四步：选择货币，添加固定的汇率第三步：选择定制的日期期间第一步：选择时间段“年、月”拟定后汇率出现在下图中。3.3定义税收组3.3.1系统操作途径：管理→设立→财务→税收→税收组3.3.2输入计税代码、计税名称、计税类别如图所示：销项税以“Ｘ＋次序号”，进项税以“Ｊ＋次序号”；在名称一栏输入计税组的名称，类别一栏选择计税类别（销项税、进项税）。3.3.3输入有效日期和计税比例鼠标单击选中正在创立的行，单击计税定义，在弹出的窗口中分别输入使用期和税率。然后单击更新保存定义3.4定义、创立过账期间3.4.1系统操作途径：管理→系统初始化→过账期间3.4.2新建期间点击“新期间”按钮进入定义期间的页面。展开“期间状态”字段阐明：1．类别 新建期间的代码，不多于20字节的字母或数字，建议使用年份（如）2．期间名称 新建期间的名称，不多于20字节的字母或数字，建议使用年份（如）3．子期间 可选为年、季、月、日；分别表达子期间的单位，普通中国顾客选则月作为子期间。4．期间数 系统计算，选定子期间后，系统会计算该新建期间内的子期间数，如子期间选为月，则该字段显示为“１２5．期间标记 系统计算，显示为“缺省值”6．解锁的 表达该期间为激活，各模块均可正常操作。7．除销售外均已解锁除销售模块外，其它业务端均为激活8．结算期间 除财务模块外，其它业务端均被锁定9．已锁定表达该期间已经锁定，全部模块均冻结10．过账日期从……到 标志有效的过账日期范畴11．到期日从……到标志有效的到期日范畴，用于账龄分析，应收、应付业务12．凭证单据日期从……到 标志有效的单据日期范畴13．会计年度开始 该期间有效起始时间14．会计年度 该期间有效年度3.5定义财务报表模板3.5.1编制资产负债表模板途径：财务→财务报表模板选择要制作的报表模板的类型选择要制作的报表模板的类型点击这里生成系统默认的科目表模板选择定义新的，然后在弹出的对话框中添加新模板的名称点击这里生成系统默认的科目表模板选择定义新的，然后在弹出的对话框中添加新模板的名称字段阐明：1.科目名称：在打印报表时，所显示的行标题；2.外文名称：在打印报表时，显示的行标题的英文名称；3.上级科目：现在编辑的标题，是属于哪个标题的下级；4.树定位：现在编辑的标题，在何位置；5.行号：现在编辑的标题，在打印报表时所显示的行号；6.缩进字符：现在编辑的标题，在打印报表时后缩的字符数；7.文本标题：用于文本信息标题，在其它标题设立公式时，这类标题不参加计算；8.反向符号：打印时，现在编辑的标题，使用绝对值相反的数字表达。9.小计：对于有一定运算规则的标题，进行公式设立。例：固定资产净值、流动资产小计等。10.公式：为了进行数据的归集，需要对模板中的行项目进行公式设立。A．末级标题：双击欲设立的行标题，进行科目的选择。B．小计标题：点击“公式”按钮，进行项目的选择。3.5.2途径：财务→财务报表→财务→资产负债表字段阐明：1．日期 选择报表截止日期（过账日期、单据日期、到期日）2．模版 选择报表模版3．添加日志账凭单 选择此复选框则参考未同意财务凭证运算报表4．添加结算余额 选择此复选框则参考已结算余额运算报表5．忽视调节 与否忽视调节交易6．重估 货币重估系统提供了两种报表打印的格式（借贷式和垂直式），顾客能够自行选择3.5.3利润表利润表的设立和查看与资产负债表同样，只要类型选择“利润表”3.5.4现金流量表现金流量表的设立在管理→设立→财务→现金流行项目这个途径下。设立完毕后，到财务报表模板中生成现金流量表，并且能够根据需要进行查看。第四章操作流程4.1财务凭证解决4.1.1概述在SAPBusinessOne中,财务凭证有两个来源。一、来源于业务单据自动生成；二、在财务模块手工填写。在手工填写财务凭证的模式下，又辨别为两种状况：一、手工填写日志账凭单，经审核后形成日志账分录；二、直接填写日志账分录。注：日志账凭单与日志账分录的关系与区别1．日志账凭单：相称于手工状况下，未登记明细账和总账的记账凭证。当天记账凭单通过审核后，即转换为日志账分录，并同时登记到明细账、日志账、总账等账薄中。2． 日志账分录：相称于手工状况下，已经登记了明细账和总账的记账凭证。来源有两个，一是业务单据自动生成并传递到财务模块中，另一种是通过审核的日志账凭单。本节介绍的是日志账凭单的填写及审核过程。4.1.2凭证的填制与审核顾客收到原始凭证后，将在系统中增加日志账凭单，财务凭证需要通过主管的审核才能够正式入账。以下为使用SAPBusinessOne的凭证制作和审核流程与操作。4.1.2.1途径：财务→日志账凭单字段阐明：1．查找 在此处输入欲查找的日志账凭单编号，光标就会定位在目的凭单上2．仅显示未清项 只显示未通过审核的凭单3．凭证组号 每组凭单能够包含多笔交易，即多个未经审核的凭单，该组号为系统生成的流水编号。4．凭证号 即每组凭单中的交易编号，由系统生成的流水编号。5．状态 表达审批状态，“打开”或“未清”分别表达一组凭单或一种交易未经审批，“已清”或“已结算”表达一组凭单或一种交易已经审批，并生成正式日志账分录6．日期 该组凭单最初创立日期7．总计 一组或一种交易涉及的金额8．注释 即备注信息按钮功效：1．添加分录到凭证 创立一种凭单组。2．添加分录到现存凭证 在已有的凭单组中增加一笔新的交易。3．添加到日志账分录 同意一组凭单为正式日志账分录。4.2.1.2填制凭单字段阐明：1．凭单编号 即凭单组编号2．序列 系统生成，默认为主3．编号 系统生成，在正式日志账分录中表达分录编号，此处为空4．到期日 默认为现在日期，在应付/应收业务中用作账龄分析参考日期5．过账日期 默认为现在日期，即该笔单据的记账日期6．单据日期 默认为现在日期，即该笔单据的制作日期7．参考1、参考2 能够输入辅助参考信息，文字描述等（选填）8．交易代码 标志性统计信息（选填）9．注释 即备注信息，表头输入的注释内容能够默认为行注释内容，行注释内容能够在此基础上进行修改10．源 该单据产生的来源，在正式分录中用于标记分录来源（标记业务传输的单据，还是财务手工单据），此处为空11．原始编号 日志账分录中用于标记该笔记账的源单据编号，此处为空12．交易号 标记该笔单据在凭单组中的次序号。13．模版类型、模版 用于选择过账模版14．标记 系统生成15．项目 选择该笔交易涉及的项目，表头所选的项目，能够默认为行项目，行项目能够在此基础上进行修改16．固定汇率 选用固定汇率能够指定该笔交易的指定汇率17．冲销 选用此复选框，能够指定该笔交易的冲销时间，用于固定日期的冲销业务18．调节交易 选用此复选框，则标志此凭证用于年终调节交易，不计入12个财务月的财务事务19．自动增值税 选用此复选框，系统将按照所选税率，自动计算应缴税金20．创立者、同意者 分别标志创立和同意该笔交易的系统顾客21．控制科目 用于标志业务伙伴（客户、供应商）的上级受控科目，应收应付或预收预付科目，或与业务伙伴有关的单位往来科目。22．总账科目/业务伙伴代码 显示涉及业务的科目或业务伙伴，可觉得科目表中的明细科目代码或者业务伙伴代码。鼠标点中该字段按下快捷键“TAB”能够选择明细科目；按下快捷键“CTRL+TAB”能够选择业务伙伴。23．科目名称 显示涉及业务的科目名称或业务伙伴名称，可觉得科目表中明细科目名称或业务伙伴名称24．借方/贷方 录入记账金额25．税收组 按涉税税率，选择合用税收组26．现金流量主表行项目 涉及现金科目时，需要选择该交易计入的现金流量主表行项目27．部门、人员 三个维度的辅助记账形式，按照涉及科目及分摊规则选填4.1.2.3审批并添加凭单组如上图所示，鼠标单击选中要添加的凭单组，按下“添加到日志账分录”按钮，以添加凭单到正式分录。未同意的凭单能够进行修改和删除，一经同意则不能够再进行修改和删除的操作，如需调节，请参考日志账分录的反冲。4.1.3日志账分录的反冲应为日志账分录相称与审核过的凭证，日志账分录不允许删除，只能进行红字反冲解决，系统提供了两种模式，取消和冲销，满足顾客在不同业务情景下的应用。4.1.3.1取消当发现原来事务错误，执行红字反冲，这时需要使用菜单数据→取消，则自动在现在登录日期生成一张金额为负的凭证。此种状况下，规定必须是手工填写的凭证，如果是系统根据业务单据自动生成的凭证是不允许取消的，只能通过业务端的反向单据予以冲回。4.1.3.2冲销当业务发生时，即清晰在此后的某一具体日期就执行红字凭证的反冲，例如月底时将在途物料做一张凭证，下个月初进行反冲等事务。此种模式下，在定义的冲销日期登录系统时，系统会弹出提示窗口规定执行冲销事务的解决。4.2期末解决财务业务期末解决重要涉及下列三个环节：结转汇率差别、期末结账、锁定已经结账的会计期间。使用SAPBusinessOne中的结转汇率差别和期末结账功效，系统将根据对应业务逻辑自动生成调节财务凭证。固然顾客也能够不使用系统的功效，手工添加有关的财务凭证，但强烈建议顾客使用系统提供的功效做汇率差别调节和期末结账。4.2.1结转汇率差别如果顾客存在外币业务，则在会计期末需要进行汇率差别的结转，根据期末汇率调节有外币核算业务会计科目的本币余额。途径：财务→汇率差别字段阐明：1．执行日期选择结转汇率差别的日期，系统将以日期的汇率为基础执行差别计算。2．货币需要结转汇率的货币单击执行后弹出需要结转的清单字段阐明：1．执行日期 执行该操作过账的日期2．科目或业务伙伴货币 需要结转的货币种类3．交易明细 注释、参考等标注信息4．自动备注 与否选用系统的自动备注信息5．自动冲销 与否自动回冲，与否指定回冲的日期点击添加，系统结转汇率差别中设立的汇兑损失科目（总帐）与计算出的差别自动生成日志账分录。4.2.2期末结账期末结帐功效能够解决月末和年末的损益类科目结转的规定途径：管理→实用程序→期末结账会计期末进入选择期末清算，选择执行结帐的期间，选择有关的会计科目。注意：由于月末结账和年末结账均在此窗口解决，因此在执行结账时，设立内容有一定的差别。1)月末结账：“未分派利润科目”和“期末结账科目”均选择“本年利润”，系统会生成两种凭证。凭证一：借：收入类科目本年利润贷：支出费用类科目本年利润凭证二：借：本年利润贷：本年利润2)年末结账：“未分派利润科目”选择“未分派利润”，“期末结账科目”选择“本年利润”，同样生成二张凭证，以下：凭证一：借：收入类科目本年利润贷：支出费用类科目本年利润凭证二：借：未分派利润贷：本年利润（亏损）或借：本年利润（盈利）贷：未分派利润点击执行，系统会自动弹出以下窗口，将需要调节的科目以及调节数额列示出来。查看后决定如何与否将此凭证添加为正式日志帐分录4.2.3锁定会计期间在一种会计期间结束时，由于会计核算的规定，期末结账业务解决完毕后，不能对已经做过期末解决的会计期间添加凭证，因此需要做会计期间锁定的工作。如果需要在已经做过期末解决的会计期间再进行业务补充解决，应当由有关人员将过账期间的激活选项选为是；锁定选项选为否，重新激活该会计期间。本操作合用财务月末结账时锁定会计期间。途径