人事部操作手册

012012人事部操作手册[广州市天河区五山路141号尚德大厦A2202]

目录第一章人事部职务构造表及制度 1一、人事部组织架构 3二、制度 4第二章招聘管理 7一、公司需求 7二、面试 8三、入职 9四、试用期 11第三章劳动关系管理 14一、新员工转正 14二、订立劳动合同 15三、人员调动 15四、员工晋升 15五、员工离职 16第四章培训系统管理 19一、培训内容 19二、培训计划 19三、培训实施 19四、培训评定 20五、培训档案归档 20第五章考勤规章制度管理 21一、考勤监督管理 21二、考勤统计管理 21三、考勤制度 22第六章员工福利管理 25一、员工活动 25二、节日活动 25三、员工喜事礼金及困难关心 25四、医疗体检 25第七章人事档案管理 27一、员工资料备档 27二、人事资料分类整顿 27三、人事档案归档与保管 27第一章人事部职务构造表及制度一、人事部组织架构董事会董事会总经理总经理行政行政总监专人专人二、制度1、目的：为了规范公司的人力资源规划工作，根据公司发展环境，运用科学合理的办法，有效进行人力资源预测、投资和控制，并在此基础上制订岗位编制、人员配备、教育培训、薪资分派、职业发展、人力资源投资等方面的全局性计划，以确保公司战略发展目的的实现。2、作用：1）确保满足公司在经营发展过程中对人力资源的需求，获得并储藏一定数量含有特定知识、技能的人员；2）能够有效调节人员的分布状况，把人工成本控制在合理的支付范畴内；3）有助于调动员工主动性，建设训练有素、运作灵活的员工队伍，增强公司对未知环境的适应能力；4）能够有效预测公司潜在的人员过剩或人力局限性的问题，方便及时采用应对方法；5）减少公司核心岗位、核心技术和核心环节对外部环境的依赖性。3、原则：1）适应原则a.适应内外部环境：人力资源规划应充足考虑公司内外部环境因素以及这些因素的变化趋势；b.适应战略目的：人力资源规划应当同公司的战略发展目的相适应，确保两者互相协调、2）保障原则a.人力资源规划工作应有效确保对公司人力资源的供应；b.人力资源规划应能够确保公司和员工共同发展；c.系统原则：人力资源规划要反映出人力资源的构造，使各类不同人才恰本地结合起来，优势互补，实现组织的系统性功效。4、人力资源规划内容1）使用计划：人员晋升政策、晋升时间和轮换工作的岗位状况、人员状况、轮换时间；2）职业计划：骨干人员的使用和培养方案；3）劳动关系计划：减少和防止劳动争议、改善劳动关系的目的和方法；4）培训开发计划:培训对象、目的、内容、时间、地点、讲师等；5）绩效与薪酬福利计划:个人及部门的绩效原则、衡量办法、薪酬构造、工资总额、工资关系、福利以及绩效与薪酬的对应关系等。人事部总事务人事部总事务劳动关系管理培训系统管理管理管理考勤规章制度管理员工福利管理人事档案管理招聘管理劳动关系管理培训系统管理管理管理考勤规章制度管理员工福利管理人事档案管理招聘管理考勤监督管理新员工转正培训内容员工活动招聘信息收集员工资料备档考勤监督管理新员工转正培训内容员工活动招聘信息收集员工资料备档新员工报到人事资料分类整顿试用期考核新员工报到人事资料分类整顿试用期考核人事档案归档与保管录用面试筛选简历考勤制度考勤统计管理员工离职员工晋升人员调动续签劳动合同培训档案归档培训评定培训实施培训计划医疗体检员工喜事礼金及困难关心节日活动人事档案归档与保管录用面试筛选简历考勤制度考勤统计管理员工离职员工晋升人员调动续签劳动合同培训档案归档培训评定培训实施培训计划医疗体检员工喜事礼金及困难关心节日活动第二章招聘管理招聘管理招聘管理试用期考核试用期考核试用期入职面试公司需求试用期入职面试公司需求新员工报到安排地点需求申请新员工报到安排地点需求申请填写表格办理手续填写表格公布信息填写表格办理手续填写表格公布信息审批提交资料告知部门经理经理资料收集审批提交资料告知部门经理经理资料收集公司介绍告知行政总监甄选简历公司介绍告知行政总监甄选简历部门交接告知总经理预约面试部门交接告知总经理预约面试有关资料更新洽谈薪酬有关资料更新洽谈薪酬录用决策录用决策拟定上班日期拟定上班日期公司需求根据公司现有的编制及业务发展需求，协调、统计各职能部门的人员招聘需求，编制招聘计划。1、部门提出人员短缺的申请：部门向人事专人索取《部门人员需求申请表》，填写后呈交人事部、总经理审批；2、人事专人公布/更新招聘信息。3、专人收集简历（途径）：1）南方人才网；2）智联招聘网；3）公司邮箱收到的简历；4）有关人事推荐；4、简历筛选过程：1）专人对收集到的有关资料进行初步审核；初步挑选出的应聘者资料转交用人部门审核通过后；3）专人以电话或信函的方式告知他们前来公司参加面试，并将面试时间录入《招聘状况记录表》；4）将预约简历复印到行政总监、用人部门总监及总经理并告知面试时间。二、面试1、安排会议室；2、人事专人予以应聘者填写《面试记录表》；2、告知部门总监面试（供需表：《面试记录表》、《部门面试考核表》、简历），技术人员还需准备好电脑以备机前考核；3、考核通过后部门总监向总经理报告，同时告知行政总监与员工谈薪酬事宜、拟定员工上班时间（供需表：《薪酬洽谈表》）；4、行政总监面试后，向总经理报告对应状况；5、总经理听取部门总监和行政总监的报告，由人事专人引见与应聘者见面；6、总经理最后贯彻录用；三、入职1、人事专人拟定应聘者的上班时间后，人事专人告知部门总监/秘书安排座位，同时告知行政部安排电脑事宜；2、员工入职需交文献：简历、毕业证复印件、身份证复印件（如有居住证复印件、小一寸彩照的，也可一并交上），由人事专人安排填《员工资料记录表》、《员工守则》；3、员工填完之后，人事专人将之前面试时的《面试记录表》、《部门面试考核表》一并整顿齐全；告知人事经理，人事经理向新员工简朴介绍公司有关信息，引见其所在部门的经理，由所在部门经理安排其工作；4、新员工申领有关办公用品；5、人事专人将新员工上缴的资料录入电脑系统、归档并复印一份呈给总经理；6、人事专人填写《新同事基本资料》并呈送到：董事、各部门总监；7、人事专人填写《新同事报到附属表》并打印给到行政总监，填归属哪个公司，并抄送财务一份；8、部门工作职责培训。四、试用期1、新进人员到人事部办理完有关报到手续后，进入试用期阶段，试用期为1～3个月。若用人部门负责人认为有必要时，也可报请公司有关领导同意，将试用期酌情缩短；2、用人部门对试用期内员工的体现进行考核鉴定，考核重要从其工作态度、工作能力、工作业绩三个方面进行；1）试用期内体现优秀者，可申请提前转正，但试用期最短不得少于一种月；2）试用期满且未达成公司的合格原则者，用人部门可根据实际状况决定延期转正或辞退；3、每月1号与16号部门总监提交《员工试用期鉴定表》即《培训计划表》到人事部；4、人事专人将《员工试用期鉴定表》呈交行政总监及总经理。第三章劳动关系管理劳动关系管理劳动关系管理员工晋升人员调动新员工转正订立劳动合同员工离职员工晋升人员调动新员工转正订立劳动合同员工离职部门总监申请公司决定转正续约统计转正统计提出申请部门总监申请公司决定转正续约统计转正统计提出申请行政总监审批出调动告知行政总监审批部门填写审批表离职面谈行政总监审批出调动告知行政总监审批部门填写审批表离职面谈总经理审批座位调动公司审批审批总经理审批座位调动公司审批审批交公司审批交公司审批考核与评定更新人事有关资料专人打印合同办理手续考核与评定更新人事有关资料专人打印合同办理手续不通过（辞退/延期）不通过（辞退/延期）与员工谈晋升事宜交行政总监与员工谈晋升事宜交行政总监订立劳动合同通过（购置社保、订立合同）订立劳动合同通过（购置社保、订立合同）一、新员工转正1、每月第一周统计当月需要转正的员工，填写《员工转正状况统计表》，并打印交给行政总监；2、将《员工转正/续约签合同审批表》昂首信息填好，并打印。由部门总监向总经理提及该部门试用期员工即将转正事宜，再向人事部索取《员工转正/续约签合同审批表》，填写后交到人事部；3、将《员工转正/续约签合同审批表》及该名转正员工的《员工试用期鉴定表》、《新同事基本资料》用回形针装订好，交公司审批及订立意见。4、公司通过试用期员工转正审批：1）由人事部向主管部门阐明转正时间；2）打印劳动合同，一式两份，装订好并交到行政总监处；3）将转正员工的档案，从“员工资料（试用期）”文献夹，移到所属部门正式员工文献夹内。4）向财务提供转正员工的居住证复印件（非广州市户口提供）、身份证复印件、小一寸彩照，办理购置保险及住房公积金。5、公司不通过试用期员工转正审批：1）回绝转正；2）延长试用期。二、订立劳动合同1、每月第一周统计当月需要续签合同的员工，填写《员工合同到期状况统计表》，并打印；2、将《员工转正/续约签合同审批表》昂首信息填好，并打印；3、将《员工转正/续约签合同审批表》、《员工合同到期状况统计表》，交公司和各部门审批及订立意见；4、公司通过正式员工续签合同审批后，打印劳动合同，一式两份，装订好并交给行政总监。三、人员调动1、公司根据发展需要，商议决定调动人员名单；2、正式发文出调动告知；3、行政部根据座位调节更新座位表；4、更新人事有关资料（如公司组织架构、员工档案归档、通讯录等有关资料）四、员工晋升1、部门主管/总监根据员工的工作体现向总经理提出晋升员工；2、通过总经理同意后；3、部门主管/总监向人事专人索取《员工晋升审批流程表》；4、人事专人填其员工基本信息之后递交部门主管/总监；5、部门主管/总监填写审批意见予以人事专人；6、人事专人将文献呈交行政总监审批；7、行政总监审批后呈总经理审批；8、通过一段时间的考核与评定后公司做出决策与其员工谈晋升事宜。五、员工离职1、试用期员工离职：1）提出申请a、员工提前三天提出离职书面申请；b、部门经理向总经理及人事部对该部门员工试用期工作体现状况向公司提出意见；2）离职面谈a、部门总监/经理与员工面谈；b、部门总监/经理向人事部及总经理反映状况，行政总监与该员工面谈；3）审批a、人事专人将《离职审批交接单》交部门总监/经理填写审批意见；b、人事专人将《离职审批交接单》上交行政总监、总经理审批；4）办理离职手续a、人事专人向部门拟定交接状况并拟定离职时间，再交行政部及财务部签名确认交接状况；b、员工签字正式离职；c、将试用期离职工工电子档案归档到“离职工工资料”中；d、将离职工工档案从“员工资料（试用期）”文献夹，移到“人事.试用期离职工工资料”文献夹中；5）员工离职当月工资于次月5号工资发放日发放。2、员工申请离职：1）提出申请a、员工提前30天提交书面辞职书；2）离职面谈a、部门总监/经理与此员工面谈理解状况；b、部门总监/经理向人事部及总经理反映状况，行政总监与该员工面谈；3）审批a、人事专人将《离职审批交接单》交部门总监/经理填写审批意见并拟定该员工最后工作日；b、人事专人将《离职审批交接单》上交行政总监、总经理审批；4）办理离职手续a、人事专人到该部门与部门总监/经理做该员工交接手续；b、人事专人办理员工的离职证明、解除劳动合同告知书或不续订劳动合同告知书；c、人事专人再到行政部与财务部作出该员工的交接手续，负责人签名确认；d、人事专人最后同离职工工交接有关资料及偿还《广东省就业失业手册》；e、员工签字取文献及资料正式离职；f、将离职工工档案从所属部门正式员工文献夹，移到“人事.员工离职资料”文献夹中；5）员工离职当月工资于次月5号工资发放日发放。3、公司辞退员工：1）提出申请a、部门总监/经理对该部门员工工作体现状况向公司提出意见；b、公司结合部门总监/经理意见以及员工签约状况做出决策，定出最后工作日；c、总经理告知部门总监/经理决策成果；2）离职面谈a、行政总监与该员工面谈；3）审批a、人事专人将《离职审批交接单》交部门总监/经理填写审批意见；b、人事专人将《离职审批交接单》上交行政总监、总经理审批；4）办理离职手续a、人事专人到该部门与部门总监/经理做该员工交接手续；b、人事专人办理员工的离职证明、辞退劳动合同告知书或不续订劳动合同告知书；c、人事专人再到行政部与财务部作出该员工的交接手续，负责人签名确认；d、人事专人最后同离职工工交接有关资料及偿还《广东省就业失业手册》；e、员工签字取文献及资料正式离职；f、将离职工工档案从所属部门正式员工文献夹，移到“人事.员工离职资料”文献夹中；5）员工离职当月工资于次月5号工资发放日发放。第四章培训系统管理一、培训内容1、入职培训。公司新入职人员均应进行职前教育，使新入职工工理解公司是公司文化、经营理念、公司发展历程、管理规范、经营业务等方面内容。新员工培训由各公司人事行政部门统一组织、实施和评定。2、专业技能培训。根据实际工作需要，对员工进行小规模、灵活实用的针对某一专业领域的培训。3、外聘培训。公司可根据需要组织专家进行培训。二、培训计划1、培训需求分析，制订年度培训计划。2、组织各部门领导开会，根据各部门的工作需要讨论并拟定下个月的月度培训计划。三、培训实施1、培训时间：每七天五下午。（如遇特殊状况，则提前或暂停）2、培训准备及工作分派：四、培训评定1、培训结束后，收集录音、录像、相片等有关资料，总结汇总培训成果及档案聚集。2、开展评定工作，以判断培训与否获得预期的效果。五、培训档案归档建立公司的培训工作档案，涉及演讲PPT内容、学员名单、课程统计表、课程反馈表、课程总结表等。建立员工培训档案，将员工接受培训的资料存档。课程反馈表第X讲：课程名称：XXXX日期：XXX授课负责人：XXX助教：XXX姓名：（可不填）1、对课程的总体评价（打√表达）优良中及格差2、对本课程的具体建议：3、但愿从公司得到的协助：课程统计表第X讲课程名称：XXXX授课负责人：XXX助教：XXX日期：XXXWY统计课程总结表第X讲课程名称：XXXX授课负责人：XXX助教：XXX日期：XXX同尘总结第五章考勤管理一、考勤监督管理1、考勤纪律1）上下班员工每天上下班、加班必须如实打卡。2）上班时间若因非公事外出者，员工必须自觉打卡，违规者罚款200元/次。3）上班时间因公出差者，出差前要如实打卡，并在出差记录表上做好有关登记。4）上班无打卡者，按旷工半天解决，扣除半天总收入计算。5）加班时用餐的或外出的员工，必须自觉如实打卡，不打卡者按2小时的用餐时间扣除加班时间。6）加班是直落的同事，必须由值班人员签字确认，否则按扣除2小时加班时间解决。7）全部员工上下班须亲自打卡，员工不得代人或委托别人打卡或涂改打卡牌，若因代打卡或涂改打卡牌而未能如实统计迟到、早退、旷工和加班等状况者，代人或委托别人打卡都各罚款200元/次。8）早上上班铃响后，不许在公司吃早餐；上班铃响后，未吃早餐的同事能够到公司指定地方吃早餐，但是用完早餐后才可打卡(也算迟到一次)，违规者罚款50元/次。9）对严重违反考勤制度，经教育不改者，除按上述规定予以处分外，还将视情节轻重予以警告、记过、辞退解决。2、考勤监督考勤员按规定监督员工打卡，发现违纪行为及时且如实地向上级领导反映二、考勤统计管理1、按规定认真、及时、精确地统计考勤状况；2、妥善保管多个休假、请假凭证；3、每七天登记请假、迟到、加班等状况，汇总更新考勤报表。4、每月将员工的考勤状况作汇总统计，更新年假表；5、行政部负责员工的考勤统计工作，每月2号向各部门提供员工的出勤统计表，并向公司报告。6、行政部根据公司有关规定每月2号对全勤的员工实施奖励和违反纪律的员工实施处分。三、考勤制度1、员工的作息时间1）公司实施每天8小时工作制，周一至周五为正常工作日，周六、周日为公休日。2）工作时间为：8：45～12：30,14：00～18：15。2、加班1）技术人员加班不计算加班费，加班时间作为绩效考核原则。2）非技术人员加班费的计算方式：a、平时正常工作日（周一至周五）加班费是基本工资的倍；b、正常休息日（周六、周日）加班费是基本工资的2倍；c、国家法定节假日加班费是基本工资的3倍。3、迟到1）迟到：员工在上班时间后到班者为迟到；2）迟到的有关处分：a、员工每月有2次迟到不扣款，且迟到5分钟内，以外的均要罚款。b、迟届时数＞30分钟，计算迟到一次，并且当事假解决；c、迟届时数≥1个小时，当旷工半天解决；d、员工迟到次数3～5次的，则从第3次起每次罚款30元（如员工A，月总迟到4次，则罚（4-2）×30＝60元）；迟到次数6～8次的，则从第3次起每次罚款50元（如员工B，月总迟到8次，则罚（8-2）×50＝300元）；迟到次数在9次或9次以上的，则从第3次起每次罚款100元（如员工C，月总迟到12次，则罚（12-2）×100＝1000元）。e）主管总监迟到次数3～5次的，则从第3次起每次罚款100元；迟到次数在6次以上，则从第3次起每次罚款200元；4、早退1）早退：员工在工作时间内提前下班视为早退（除有请假单之外）。2）早退有关处分，按迟到的有关规定罚款。5、旷工1）下列状况按旷工解决：a、未向公司请假不上班者；b、未按规定申请外出，上司不知其去向者；c、申请请假但未获同意而私自休假者；d、不服从公司或部门调动，私自不到岗者；e、假满无端不到岗者或续假未得到同意而不到岗者；f、其它等同于旷工的行为。2）旷工的处分：a、旷工局限性半天的按扣除半天总收入计算；b、旷工半天按扣除一天总收入计算；c、旷工一天按扣除三天总收入计算；d、旷工3日（含）做自动离职解决。6、全勤1）全勤：即全月无迟到、早退、请假、旷工及无违反考勤纪律的员工为全勤。2）公司对全勤员工表彰和激励，予以100元全勤奖。3）公司对违反纪律员工的现金扣款均全部发给全勤员工，具体实施的方法由行政部负责。4）违纪员工所交的罚款须是现金，每月2号准时交到财务部。7、请假1）公司员工请假，需向有关领导和部门主管递交书面申请，如实填写《请假单》，得到审核后在行政专人处备案，否则不生效，假期满后或提前到位，请到部门主管和行政专人处销假，否则以旷工解决。2）有关审批人员必须严格把关，确保员工请假的真实性，否则有关审批人员需承当对应的后果。3）员工请假时必须提前办理手续并填写《请假单》；如因身体不适等紧急因素临时请假时，应在上班前联系部门主管告知因素，部门主管鉴定后回复员工，并规定员工事后补回请假单；如是到医院看病的员工，需出具医生证明或医院病历，返岗后补回有关手续及递交医生证明或医院病历，行政部备案作为计算考勤根据。4）因特殊因素请假的员工，需得到部门主管和有关领导同意，否则以旷工解决。5）部门主管请假需经总经理同意，如时间较长时，需要由董事同意，同意后到行政专人处备案，否则以旷工解决。6）员工申请事假半天以内的，需由部门主管同意同意；请假1天以内的，由部门主管同意后需经行政总监同意；请假1天以上由总经理同意；请假七天或以上的由董事审核并同意，同意同意后，请假员工持有得到同意后的《请假单》向行政专人处备案，否则不生效。7）请假的员工在本月将没有全勤奖。8）请病、事假的员工在本月发放的工资中需扣除请假部分。9）如果员工请假时间超出申请期限且无向公司及主管申请以至于影响到公司正常工作公司将视其自动离职。10）申请病假、年休假及其它有薪假（婚假、看护假、产假、丧假）的员工在1天内，需由部门主管同意同意；请假2天以内的，由部门主管同意后需经行政总监同意；请假2天以上由总经理同意；请假七天或以上的由董事审核并同意，同意同意后，请假员工持有得到同意后的《请假单》向行政专人备案，否则不生效。11）审批权限及流程一览表审批权限表事项部门主管行政总监总经理董事事假半天1天1天以上七天或以上病假1天内2天内2天以上年假其它有薪假婚假产假看护假丧假第六章员工福利管理一、员工活动1、生日会1）每月的第一种周五下午17：30开始，提前借支；2）提前写好员工生日卡，同事-总经理（填写祝愿语）；3）提前两天定蛋糕，当天买水果、零食；4）17：15前准备好场地，摆放好蛋糕、水果、零食；5）17：15-17：30（15分钟）发放生日卡给同事并拍照留念；6）17：30生日会正式开始，全体员工一起参加其中，为寿星送上祝愿，拍照留念；7）将生日会照片整顿归档。2、体育活动：为了丰富员工业余生活、增强员工身体素质、营造良好的健身氛围，公司每七天三下午19:00至21:00都会组织羽毛球运动，活动经费为1000元/月。3、部门活动经费：为了增厚员工间的交流，便于各部门开展部门活动，公司提供每人每月50元的原则下拨活动经费，所拨经费由各部门统筹安排，不得超出预算,各部门按规定管理并组织好各部门的活动。4、旅游：为加强团体凝聚力与团体协作能力、缓和工作疲劳、激发员工参加公司各项活动的热情和增强公司员工的归属感，公司每年都会举办一至两次的集体旅游。（注：试用期内员工不参加此项活动）1）组织各部门总