展会立项策划书解读

展会立项策划书第一部分会展预备阶段的文案一、会展预备阶段的文案的概念会展预备阶段的文案是指一次会展从拟定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划始终到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的全部文本文案。二、会展预备阶段的文案种类普通来说，会展预备阶段的文案涉及展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展阐明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。第二部分展会立项策划书一、《展会立项策划书》的概念所谓展会立项策划，就是根据掌握的多个信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，重要涉及：展会名称和地点、办展机构、展品范畴、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、有关活动计划等。《展会立项策划书》是为策划举办一种新展会而提出的一套办展规划、方略和办法，它是对以上各项内容的归纳和总结。展会立项策划书的内容构造普通地，《展会立项策划书》重要涉及下列内容：1、办展市场环境分析：涉及对展会展览题材所在产业和市场的状况分析，对国家有关法律、政策的分析，对有关展会的状况的分析，对展会举办地市场的分析等。2、提出展会的基本框架：涉及展会的名称和举办地点、办展机构的构成、展品范畴、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、展会价格及初步预算方案。4、展会工作人员分工计划。5、展会招展计划6、展会招商计划。7、展会宣传推广计划。8、展会筹办进度计划。9、展会服务商安排计划。10、展会开幕和现场管理计划。11、展会期间举办的有关活动计划。12、展会结算计划。三、会立项策划书的具体内容1．展会的基本框架展会名称展览会的名称普通涉及三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标记。如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标记是“出口商品”。下面分别对这三个内容作某些阐明：基本部分：用来表明展览会的性质和特性，惯用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。限定部分：用来阐明展会举办的时间、地点和展会的性质。展会举办时间的表达方法有三种：一是用“届”来表达。二是用“年”来表达，三是用“季”来表达。如第三届大连国际服装节、广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种体现方法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的持续性。那些刚举办的展会普通用“年”来表达。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词重要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一种国际展。行业标记：用来表明展览题材和展品范畴。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标记普通是一种产业的名称，或者是一种产业中的某一种产品大类。展会地点策划选择展会的举办地点，涉及两个方面的内容：一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办，就是要拟定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个都市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排与否符合自己的规定以及展馆本身的设施和服务如何等因素。办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构能够是公司、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用，一种展览会的办展机构普通有下列几个：主办单位、承接单位、协办单位、支持单位等。主办单位：拥有展会并对展会承当重要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的全部权。承接单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承当重要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承接单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承当展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承接单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一种统一的原则，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间能够很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至六个月；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期普通是3-5天为宜。展品范畴展会的展品范畴要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其它多个因素来拟定。根据展会的定位，展品范畴能够涉及一种或者是几个产业，或者是一种产业中的一种或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范畴就很广，如“广交会”的展品范畴就超出10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范畴涉及到的产业就极少，就只有汽车产业一种。办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定时举办。从现在展览业的实际状况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定时举办的展会已经是越来越少了。办展频率的拟定受展览题材所在产业的特性的制约。我们懂得，几乎每个产业的产品都有一种生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长久是公司参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。展会规模展会规模涉及三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一种展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时，要充足考虑产业的特性。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。展会定位通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展公司和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据本身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差别化竞争优势，使自己举办的展会在参展公司和观众的心目中形成一种鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目的参展商和观众、办展目的、展会的主题等。3、．展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出租制订一种适宜的价格。展会展位的价格往往涉及室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和原则层位的价格。在制订展会的价格时，普通遵照“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高某些。展会初步预算是对举办展会所需要的多个费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时，要根据市场状况给展会拟定一种适宜的价格，这样对吸引目的参展商参加展会十分重要。4、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划重要是为招揽公司参展而制订的多个方略、方法和方法。招商计划重要是为招揽观众参观展会而制订的多个方略、方法和方法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。5、展会进度计划、现场管理计划和有关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应当完毕哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹办的各项准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的多个计划安排，它普通涉及展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。展会有关活动计划是对准备在展会期间同期举办的多个有关活动作出的计划安排。与展会同期举办的有关活动最常见的有技术交流会、研讨会和多个表演等，它们是展会的有益补充。第三部分《展会项目立项可行性研究报告》一、《展会项目立项可行性研究报告》的概念完毕了《展会立项策划书》，并不意味着该立项的展会就能够举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一种初步的意见，制订了一套初步的方案，至于该展会与否真的能够举办和该方案与否真的可行，还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其它必须考虑的因素，才是决定最后与否能够举办该展会的最后根据。《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完毕的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划重要是在掌握多个信息的基础上，初步提出计划举办的展会“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在认真研究多个信息的基础上，进一步分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”与否可行，为最后与否举办该展会提供科学的决策根据。如果展会立项策划通过可行性分析，证明计划举办展会的市场条件含有，项目含有生命力，多个执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就能够通过该展会立项策划，决策举办该展会了。《展会项目立项可行性研究报告》的内容构造《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评定和阐明，并为最后完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改善根据和建议。因此，《展会项目立项可行性研究报告》重要涉及下列几项内容：1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的多个信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的多个市场条件与否含有，与否有举办该展会所需要的多个政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究多个现有的市场条件，还要对其将来的变化和发展趋势作出预测．使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件与否含有；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会与否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长久生命力，即要分析如果本展会举办超出五届以上，本展会与否尚有发展前途的问题。（1）宏观市场环境：涉及人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。（2）微观市场环境：涉及办展机构内部环境、目的客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。2、展会项目生命力分析（1）项目发展空间：即分析举办该展会所依靠的产业空间、市场空间、地区空间、政策空间等与否含有。（2）项目竞争力：涉及展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3）办展机构优劣势分析3、展会执行方案分析展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会项目立项计划准备实施的多个执行方案与否完备，与否能确保该展会计划目的的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的多个执行方案，分析的重点是多个执行方案与否合理、与否完备和与否可行。需要强调的一点是，对展会基本框架进行评定，重点不是分析构成展会基本框架的某一种因素的策划安排与否合理和可行，而是从总体上分析展会基本框架与否合理和可行。由于，尽管对构成展会基本框架的每一种因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。因此，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象的出现，对展会基本框架进行评定就十分重要。（1）对计划举办的展会的基本框架进行评定，展会的基本框架就是展会的基本内容，涉及展会的名称、举办展会的地点、办展机构、办展时间、展品范畴、办展频率、展会规模和展会定位等有关展会的基本信息。具体涉及：展会名称和展会的展品范畴、展会定位之间与否有冲突。办展时间、办展频率与否符合展品范畴所在产业的特性。展会的举办地点与否适合举办该展品范畴所在产业的展会。在展会展品范畴所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。办展机构对展会展品范畴所在的产业与否熟悉。展会定位与展会规模之间与否有冲突。是进行总体的分析，而不是个体的分析。要避免“个体合理、群体冲突”的现象出现。（2）招展招商和宣传推广计划评定：招展计划、招商计划和宣传推广计划三个执行方案在实际实施时会互相影响。例如，招揽公司参加展会的过程，事实上部分起到了邀请观众到展会参观的作用，客观上也是在为展会在本行业内做作传；邀请观众到展会的过程，事实上也部分的起到了招揽公司参加展会的作用，客观上也是为展会在本行业以及有关行业内作宣传；至于宣传推广方案，在实际实施时，不仅仅只在为展会作宣传，它同时也起到招揽公司参加展会和邀请观众到展会参观的作用。固然，这三个方案还要重点突出、目的明确。招展计划评定招商计划评定宣传推广计划评定展会进度计划评定：是对展会筹办以及展览期间的各项工作进行统筹安排的计划，它明确规划了各办展机构在什么时候应当干什么事情；到什么时候完毕什么任务，达成什么目的。展会进度计划的重要目的，是要让各办展机构以及工作人员明确展会各期间的工作和任务，让展会筹办以及展览期间的各项工作有条不紊地进行，并能保质保量地完毕。重要从下列几个方面着手：各项工作进程安排的合理性各阶段工作目的的精确性各项工作安排的配套性各项工作安排的可行性各阶段工作安排的统一性（4）现场管理和有关活动计划评定：是对展会开幕现场和展会展览现场进行管理的计划安排。展会有关活动计划是对展会同期举办的多个研讨会、表演和比赛等进行的计划在哪拍。这两项计划的具体执行时间都是在展会的展览期间，地点经常也都是在展会现场内，执行时彼此影响。重要考察：现场管理计划的周密性现场管理计划的可控性有关活动的必要性有关活动的可行性现场管理和有关活动的协调性4、展会项目财务分析展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，按照国家再行的财政、税收、经济、金融等规定，在筹办举办展会时拟定的价格的基础上，分析测算举办该展会的费用支出和收益，并以适宜的形式组织和规划好举办展会所需要的资金。展会项目财务分析的重要目的是分析计划举办的展会与否经济可行，并为即将举办的展会制订资金使用规划。展会项目财务分析的办法：它所需要的基础数据，如投入资金的多少、成本、收益和利润等，都是来源于前期的市场调查和机遇这种调查而作出的预测。价格定位办展机构的定价目的重要有下列五种：利润目的市场份额目的市场汲取目的展会质量领先目的生存目的办展机构最后选择哪种定价目的，重要受三个因素的影响：顾客、成本和竞争。成本和收入预测在分析了展会的价格与否合理后来，就要对举办展会的成本和收入进行进一步地考察，方便进一步地分析举办该展会与否经济可行。首先，举办一种展会的成本费用普通涉及：展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的多个费用。这些费用涉及：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、原则层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。展会宣传推广费。涉及广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻公布会的费用等。招展和招商的费用。有关括动的费用。涉及技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼物、请展会临时工作人员的费用等。办公费用和人员费用。税收其它不可预测的费用举办一种展会的收入普通涉及：展位费收入门票收入广告和公司赞助收入其它有关收入举办一种展会的成本费用和收入大致有以上多个因素所构成。下面列一张表格《展会成本收入预算表》收入类：展位费收入、门票收入、广告和公司赞助和其它有关收入；成本费用类：展览场地费用、展会宣传推广费用、招展和招商的费用、有关活动的费用、办公费用和人员费用、税收和其它不可预测的费用。并由此构成最后利润。这也能够算出投资利润率和静态投资回收期。（4）盈亏平衡分析在现实中，人们对展会项目进行成本收入预测时，往往想懂得的一种重要问题是：本展会的展览规模要有多大才干确保展会不出现亏损？或者，如果本展会的展览规模已经拟定，那么，展会价格应当处在如何的水平展会才不会出现亏损？就必须对展会所支出的全部成本费用，也就是总收入正好等于总成本。能够使展会达成盈亏平衡的展会规模就是展会盈亏平衡规模，能够使达成平衡的展会价格就是展会盈亏平衡价格。而最重要的是我们需找到一种盈亏平衡点。这是指能够使展会达成盈亏平衡的展会规模或展会价格。这个能够按下列公式求得：盈亏平衡价格（单个展位）＝展会总成本×展会总展位数，这个是以单个原则展位来定价；盈亏平衡价格（单位展览面积）＝展会总成本×展会展览总面积；能够使展会达成盈亏平衡的原则展位数量能够用下列公式求得：盈亏平衡规模（原则展位数量）＝展会总成本×单位原则展位价格；能够使展会达成盈亏平衡的展览面积能够用下列公式求得：盈亏平衡规模（展览面积）＝展会总成本×单位展览面积价格。现金流量分析不是全部的展会都能够在第一届或是第二届就能够获得的，这需要一种哺育的过程。现金流量是指在将来一定时间所发生的现金收支。其中现金收入称为现金流入量，现金支出称为现金流出量；现金流入量与现金流出量相抵后的余额称为现金净流量。对于需要有哺育期的展会来说，现金流入量与前面提到的展会收入的来源项目大致相似，现金流出量与展会成本费用的项目大致同样。但是，在测算现金流量的具体数据时，要剔除沉淀资本，要考虑现金当量和资金的时间价值，不能无视成本。通过下列指标对展会与否值得举办作出初步的判断：净现值分析：指展会项目计算期内，按行业基准收益率或其它设定的折现率的各界展会的净现金流量的代数和。如果净现值不不大于零，该展会就值得举办。净现值率分析：指展会项目的净现值占原始投资现值总和的比例。如果净现值率不不大于或等于1，该展会就值得举办。获利指数：指展会项目举办后按行业基准收益率或其它设定的折现率折算的各届展会的净现金流量现值总额与原始投资现值总额之比。如果获得不不大于或等于1，该展会就值得举办。内部收益率：是能使展会项目的净现值等于零时的折现率。如果内部收益率不不大于资金成本，该展会就值得举办。（6）资金筹措办展机构能够根据其本身的经营以及展会筹办工作对资金投入的需要，通过一定的渠道，采用适宜的方式获取一定的资金。办展机构在筹措资金时，应遵照下列基本原则：规模要适宜筹措要及时方式要经济来源要合理5、风险预测从展会立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于某些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。（1）市场风险：由于没有非常精确的市场定位及后期市场预判，对展会的管理能力，带来的综合市场能力、行业利润的过高评定，造成了盲目办展，误导投资者，造成行业恶性膨胀，消费者严重分流的混乱局面。行业发展尚不够成熟，有关服务、配套设施不完善，国家有关这方面的法律也不健全。（2）经营风险：用人不善、经营管理不济，造成展会运作效率低下，效果不佳。（3）财务风险：资金周转困难，现金流短缺，不能满足展会日常运行开支。（4）合作风险：与参展商存在争议、矛盾，参展商提出不合理条件或规定合作终止。6、存在的问题涉及通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的多个问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其它问题等。7、改善建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改善建议，指出要成功举办该展会应当努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目的，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要含有的其它条件和需要努力的方向。案例：广州高尔夫球博览会立项策划书会展市场环境：据市场调研成果显示，中国是现在世界上最含有潜力的高尔夫产业市场。因此主办方有信心运用数年积累的庞大国际客户资源以及行业经验，将“中国高尔夫球博览会”打造成为亚洲乃至全世界极具影响力的产业峰会；同时也将在中国南方打造一种全新的“亚洲国际高尔夫球博览会”。据悉，将来的中国高尔夫球博览会将加大培训力度，聘任海内外专家分享先进技术及先进管理经验，并加大高质量买家的邀请，使中国高尔球博览会成为真正意义上的集信息交流、新技术新产品展示、教育培训、商业联系为一体的高尔夫产业增进平台。政策支持：去年5月份，由广州市经贸委主办了初次全市性会展业工作会议，提出将来5—，广州将力求会展业重要指标位居亚洲前列，成为广州市当代服务业的支柱产业之一。随即，广州市政府出台《有关加紧会展业发展的若干意见》，从多方面增进会展业发展。紧接着，广州市经贸委下发了《有关组织申报广州市会展业发展专项资金项目的告知》，规定各部门做好会展补贴的申报工作。这表明历时近一年、备受关注的广州市会展补贴政策终于出台。近来，广州市《有关加紧经济发展方式转变的实施意见》把会展中心列入广州的六大服务区之一。由此可见，广州市对于会展产业的高度重视和大力扶持。展会基本框架：名称：广州国际高尔夫球博览会举办时间：10月20日至10月22日主办单位：中国高尔夫球协会，北京励展光合展览有限公司承接单位：北京励展光合展览有限公司举办地点：广州锦汉展览中心展会规模：展览面积约18208平米，预计展商200个，参观人士超出人展会定位：目的参展商是涉及高尔夫产业方面的设计公司、制造公司，与高尔夫亲密有关的高尔夫球俱乐部，目的观众是高尔夫爱好者和普通的普通大众办展目的：加强展会的国际出名度，使其成为参展商开拓市场，提高品牌形象办展频率：每年一次展品范畴：球场及练习场设施设备及建设用品展区高尔夫个人用品消费品及OEM生产展区高尔夫设计建造行业/服务及媒体区高尔夫球具特卖区会展价格：光地展位A区/B区/￥1,100.00/平方米36平方米起租注：展位双面开口加收10%，三面开口加收20%C区￥1,000.00/平方米F区€220.00/平方米原则展位A区/B区￥1,250.00/平方米规格：3*3平方米注:1、原则展位涉及：展位租金、三面围板、展位号和公司楣板字、地毯、一张问讯台、两把折椅、一种500w/220v的电源插座、两支灯；2、展位双面开口加收10%，三面开口加收20%会展地点的选择：广州锦汉展览中心位于广州市商业中心地带，西侧紧邻中国出口商品交易会流花馆，南面是两家五星级酒店-中国大酒店和东方宾馆。中心直通广州地铁2号线，乘坐地铁能够快速达成市区及周边各地。中心与周边酒店、休闲设施及便利的交通构成一种成熟的商务会展区域，是高质量，专业型，公共性和消费型展览会的抱负举办场合。自10月正式投入使用以来，中心业务获得快速的增加，每年举办约40场展览会，并正不停吸引更多的出名展览会在此举办。人员分工计划安保工作。聘任有安保经验的人员到现场维持秩序，门票的验收，确保现场的有序。清洁人员。能够委托本地的清洁公司负责场馆每天展后的清洁，确保第二天展会尽量的清洁干净。翻译人员。聘任2、3个翻译人员到展台前负责必要的翻译工作。柜台人员。重要负责参展商办理参展的手续。指导人员。重要在馆外给观众