工程技术资料及档案管理制度

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Thisdocumentisforreferenceonly-rar21year.March工程技术资料及档案管理制度(总14页)工程技术资料及档案管理制度范畴本制度规定了**发电有限公司全部部门工程技术资料管理原则、管理内容、规定与办法、检查与考核。本制度合用于**发电有限公司一期工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间全部工程项目技术资料的收集、整顿、移交等管理。规范性引用文献下列文献中的条款通过本原则的引用而成为本原则的条款。但凡注日期的引用文献，其随即全部的修改单（不涉及勘误的内容）或修订版均不合用于本原则，然而，激励根据本原则达成合同的各方研究与否可使用这些文献的最新版本。但凡不注日期的引用文献，其最新版本合用于本原则。建设项目(工程)档案验收方法（国档发[1992]8号）火力发电厂工程竣工图文献编制规定（电力部电建[1996]666号）火电公司档案分类表（6-9大类）（）火电机组达标投产考核方法（试行）（国电集工[]125号）DA/T22-归档文献整顿规则GB/T11322－科学技术档案案卷构成的普通规定DA／T28—国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范公司技术档案管理层次公司工程技术档案管理层次示意图见图1。公司领导综合部主任工程部主任公司档案室工程部资料室各部门兼职档案员职责公司领导综合部主任工程部主任公司档案室工程部资料室各部门兼职档案员综合部公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。负责根据国家和行业的档案法规，制订公司工程技术档案管理制度，报公司同意后，印发各部门执行。及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。公司档案室负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文献、信函传真文献、综合文档等的接受、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。负责归档数据库的数据备份。负责指导公司各部门收集、整顿有关工程技术资料。负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。负责达标投产的资料整顿工作。工程部建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。督促参建各单位（涉及监理单位、施工单位、调试单位）严格恪守公司工程技术档案资料管理方法，并纳入合同条款中进行管理。协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。审定通过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。工程部资料室负责图纸、设备资料、技术合同、信函传真文献、综合文档等的接受、传递及移交公司档案室前的保管。负责多个工地会议纪要、施工方法、监理月报、质检报验单等的接受整顿、登记、发放和借阅。负责工作联系单、变更单的接受、发放和登记。负责进口设备有关外文资料的翻译。参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。及时向公司档案室移交上述各类需永久或长久保存的资料档案。协助公司档案室做好达标投产规定的资料整顿工作。计划部负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，涉及工程项目的融资、贷款合同、合同，工程项目开工报告和批复文献；工程开工前的审计文献；工程项目的设计合同及其执行文献、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文献、纪要、备忘录；设备招标投标文献；工程项目的施工（含安装）合同及其执行文献、纪要、备忘录；工程调试合同及其执行文献、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文献、纪要、备忘录；工程项目招标投标文献；本部门发出的有关工程前期的根据性文献、报告、纪要、备忘录等。负责4.5.1所述资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。负责借阅档案资料的妥善保管及时偿还。负责经手保密档案和资料的保密工作。负责与设备供货方在技术资料方面的联系。负责在新到设备领出开箱时告知工程部收取开箱资料。生产准备部负责提交考核期的运行材料，涉及本公司的技术原则，系统图等必备图纸，操作票、工作票、运行日志等运行台帐，培训教材，考核期的生产统计，考核期的事故分析、解决统计及结论等。负责4.6.1所述资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。负责借阅档案资料的妥善保管及时偿还。负责经手保密档案和资料的保密工作。管理内容与办法工程技术资料归档范畴建设项目工程技术资料归档范畴，见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核原则（）及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范畴”的规定。公司凡持有上条所述原则规定之范畴中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度规定进行整顿，由档案工作人员验收后归档。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设重要过程和现状、含有保存价值的多个载体的文献，均应收集齐全，整顿后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。全部归档的工程文献应为原件。工程技术资料管理接受：技术档案室在接受资料时应认真核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。登记：充足运用基建MIS中的资料管理软件，分类登记，登记后对照《电力工业公司档案分类规则火电公司档案分类表（）》（6-9大类）中的分类，确保软件自动生成的档案编号与分类表一致。填写卷盒封面、脊背。排架。资料按类别分类排架：根据从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面对左。资料的分发及借阅：资料分发要填写“文献和资料发放记录表”，借阅要填写“资料借阅记录表”，签字备查。公司工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用，外单位调阅档案要经公司领导同意，见有效证件才可接待。资料外借普通不超出1个月，最长不超出3月。超出规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊状况下急需借阅，必须通过综合部主任签字同意。借阅资料要及时偿还。对借出偿还的资料要认真核对清点。收到偿还的资料要及时放回原处，并在借阅记录表上注销。档案室对借出资料每月汇总一次，对到期未还的资料发出催还告知。工程技术档案管理收集凡**发电有限公司2×600MW建设工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反映与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动，对此后各项工作和延续本公司、本单位历史发展含有查考和凭证价值的科技文献材料（纸质及其它载体）均需进行收集。而事务性、临时性、重复性且无查考运用价值则不需进行收集。具体归档范畴见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核原则（）及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范畴”的规定，并参考《国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范》（DA／T28—）执行。档案管理人员应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），理解工程进度及有关资料状况，以确保各类档案资料及时、齐全、精确的归档。分类、组卷分类、组卷要遵照档案文献的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文献的有机联系，做到分类科学。组卷合理，层次分明，检索便利。我司工程技术档案分类按《火电公司档案分类表（6－9）大类》（）分类办法进行分类，分类号由四位阿拉伯数构成四级类目，各级类目均用0-9标记。在做好分类的基础上，按各大类下的属类进行组卷、装盒。编号对已构成的案卷编写档案号。档案号由目录号（代号）、分类号、案卷次序号构成，表达办法以下：机组号机组号案卷次序号(从001开始)四级类号三级类号二级类号一级类号工期号}分类号(与“分类表”同)XXXX-XXXX-XXX目录号（代号）6大类代号用年代标记。7大类的代号采用7001标记，首位数代表类别号，后三位数代表课题次序号。8-9大类（从基本建设工程立项前准备到工程竣工投产为止的文献材料），目录号的前两位数代表工期号，后两位数代表机组号（公用部分目录号的后两位用“00”举例：“**发电有限公司#1机组汽轮机安装质量验评统计”档案号为：“0101-8055-001”。案卷的整顿卷内文献排列管理性文献材料按问题、时间或重要程度排列。设备资料规定文字材料在前，图样在后。施工统计规定单位工程在前，分部在后。装订文字材料以件为单位装订，装订前要取下金属装订物，采用三孔线装形式装订，装订线在左边。不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。不得不不大于A4幅面（外文已装订资料除外）。且规定装订边及底边对齐。图纸一律不装订，但案卷内不不大于A4幅面的图纸要全部折叠成A4幅面，折叠方式采用反折式手风琴折叠法（背面在外），图标栏在图纸纵向右下角。案卷的编目，用微机、档案管理软件进行编目。编写案卷页号。案卷内科技文献材料均以有书写内容的页面编写页号。页号用自动号码机编写，单面书写的文献材料在右下角编写页号。双面书写的文献材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编页号。案卷封面的编制案卷采用内封面，内封面与档案一并装入卷盒内，放在卷首。拟写案卷题名，规定简要、精确揭示卷内科技文献材料的内容。案卷题名的重要内容涉及项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。编制单位：填写案卷内文献材料的形成单位或重要责任者。编制日期：填写案卷内文献材料形成的起止日期。保管期限，填写其划定的保管期限，按照《国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范》执行。密级根据保密规定填写。填写档案号。案卷脊背的编制。案卷脊背用150白色书写纸或g120g案卷脊背内容涉及档案号和案卷题名。卷内目录的编制次序号：用阿拉伯数字从1起依次标注，装订文献以件为单位编次序号，散装文献（图纸）以页为单位编序号。文献材料名称即文献标题全称。文献编号：填写文献的文号或图样的图号。责任者，填写科技文献直接编制部门或重要责任者。日期、填写编制科技文献材料的年、月、日。页次：填写每份文献材料首页上标注的页号。卷内最后一份文献要标注起止页号。卷内目录排在案卷内封面之后，科技文献材料首页之前。卷内备考表的编制。卷内备考表要标明卷内科技文献材料的件数、页数以及立卷人、立卷日期。卷内备考表排列在科技文献尾页之后。档案的排架与保管档案柜（架）依次从上到下，从左到右的原则进行编号，档案排架也根据从上到下，从左到右的办法。本室档案采用分类排架法，不同类别的档案分别排架，同一类别的档案按分类号及案卷次序号依次排列。档案保管应做到“四不”即：不使档案分散；不使档案互相混乱；不使档案丢失与泄密；不使档案遭到损坏。档案的统计档案的统计工作涉及：收进、移出、整顿、鉴定、保管和运用状况的统计。根据档案变动状况，不定时对库存档案进案卷数量统计。每年进行一次档案运用率和档案运用效果统计。档案的鉴定对已过保管期限的档案进行统计、编目。将编制的被鉴定档案目录及被鉴定档案交档案鉴定小组鉴定。对已鉴定需销毁的档案另造“销毁清册”，经分管领导同意后进行销毁。销毁档案时，必须注意保密并由档案室和有关业务部门派人共同监督。档案的检索运用计算机检索编制档案案卷目录（分类目录）编制档案“案卷文献级目录”。根据档案运用状况编制方便、实用的档案检索索引。报告与统计报告公司以外的其它人员借阅档案时，应经主管部门领导同意后方可借阅。发现借阅人员损坏档案的现象时，应及时向主管部门领导报告，并进行对应的解决。统计接受档案材料必须有交接统计。调、借、阅档案材料必须有登记统计。安全检查要有统计。年度档案管理总结应存档备查。检查与考核公司不定时组织有关人员对参建单位工程技术资料管理状况进行抽查。对本方法中规定的档案材料不自觉上交且长久占为私有者，每件次扣罚责任部门200元。不按规定收集整顿档案材料并移交档案室的，或经催收仍不移交完整资料的，考核责任部门100～200元。重要设备开箱验收不告知档案人员收取资料的，考核责任部门100元。借阅档案资料超出规定时间，收到催还告知仍不偿还或办理续借手续的，考核责任部门100元。档案资料遗失，每件次考核责任部门200元。机密档案材料不按规定收集、整顿、运用，违反程序而泄密者，考核责任部门200元，重者依法追究负责人行政和刑事责任。附件：**发电公司工程技术档案归档责任划分表附件：**发电有限公司工程技术档案归档责任划分表序号文献材料名称责任部门一、工程建设根据性、管理性文献1、项目建议书及审批文献工程部2、工程“初可”阶段文献及其审查和批复文献工程部3、工程“可研”阶段文献及其审查和批复文献工程部4、工程征地的文献、合同、合同等工程部5、工程环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、合同、执照、许可证等来往文献工程部6、工程招标文献和中标告知书计划部7、工程项目的融资、贷款合同、合同财务部8、工程项目开工报告和批复文献综合部9、工程项目开工前的审计文献综合部10、工程全部租赁文献计划部11、工程的设备合同及其执行文献、纪要、备忘录等计划部12、工程的设计合同及其执行文献、纪要、备忘录等计划部、工程部13、工程的施工合同及其执行文献、纪要、备忘录等计划部、工程部14、工程的监理合同及其执行文献、纪要、备忘录等计划部、工程部15、工程的调试合同及其执行文献、纪要、备忘录等计划部、工程部16、工程主管及其上级单位发送的有关工程前期的根据性文献、纪要、备忘录等综合部17、工程管理部门发出的有关工程前期根据性文献、报告、纪要、备忘录等综合部18、工程前期评定的材料、谈判议定书、纪要、备忘录等综合部19、工程前期根据性的有关会议材料、纪要、备忘录等综合部二、工程勘测报告设计院三、工程设计文献设计院四、土建、水工施工文献开工报告、工程技术规定（图纸会审纪录）施工单位施工组织设计（涉及方案、计划、方法）施工单位原材料证明书施工单位建（构）筑物地基审查、交底纪要、统计等施工、监理建（构）筑物地基解决文献、统计、备忘录等施工、监理厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建（构）筑物的施工测量统计施工单位建（构）筑和大型设备重要轴线定位放线测量统计及高程测量统计，沉降观察统计，变形、高程控制统计及水准点一览表施工单位单位工程钢筋跟踪资料施工单位单位工程水泥跟踪资料施工单位混凝土是试块实验报告跟踪资料施工单位主体构造、重要部位试件和材料检查、实验统计及用材跟踪统计施工单位重要原材料、构件及管子成品验收的证件与出厂实验报告施工单位土建、水工施工技术统计、质量评定统计施工单位土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证施工单位管道水压实验统计施工单位预应力混凝土输水管管线垒底及基础工程验收统计施工单位施工过程中的缺点，质量问题解决、分析与结论文献施工单位设计变更和钢筋、管材代用证件施工单位旧貌、施工过程、隐蔽工程、施工工艺、竣工的建筑物及构造物的照片施工单位工程事故解决文献工程部、施工单位、监理五、安装工程文献开工报告、技术规定、图纸会审纪要。施工单位施工组织设计、方案、计划、方法。施工单位材料出厂证件、重要的施工材料（如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器油等）性能证件、抽样化验统计和报告。施工单位设计变更告知单、工程联系单与材料代用统计。施工单位施工统计、质量验评统计。施工单位隐蔽工程中间验收统计与签证。施工单位分部试运前的各级质量检查、验收统计与签证。施工单位分部试运的方案、方法、统计与报告。施工单位设备安装技术统计和签证施工单位热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置校验统计施工单位电缆敷设统计原始安装统计施工单位主、再热蒸汽和主给水管道支架弹簧安装高度的统计施工单位注明蠕胀测点、检查管段、膨胀批示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线立体图施工单位焊接施工统计施工单位14．1焊接工程一览表施工单位14．2焊条、焊剂出厂证件和保管状况统计施工单位14．3焊工资格复印证件或证件一览表施工单位14．4受监焊口焊接热解决的检查统计和图表、质量检查报告、实物抽样实验报告施工单位14．5主（再）热蒸汽系统（热段、冷段）、汽机导管和主给水系统等管道的焊接及热解决的检查统计图表、探伤底片、检查报告施工单位14．6焊接施工组织设计及重大项目的施工技术方法监理、施工单位14．7锅炉受热面管子和锅炉依次门内本体、管道的焊接及热解决的检查统计图表、探伤底片、检查报告施工单位14．8焊接工程质量评定施工单位14．9焊接工艺评定施工单位14．10焊接工程技术总结施工单位隐蔽工程中间验收统计与签证施工单位合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度实验施工单位重要的施工材料性能证件，抽样化验统计和报告施工单位分部试运的方案、方法、统计与报告施工单位施工质量事故、设备缺点解决和修补统计与签证施工单位设计变更告知、工程联系单与材料代用统计施工单位分部试运前的各级质量检查、验收统