158太钢SAP实施项目

首矿动态数据收集策略与上线执行方案版本历史版本时间作者备注1011目录TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"上线前数据收集总体安排 3\o"CurrentDocument"动态数据 3特别关注： 4\o"CurrentDocument"财务管理 4\o"CurrentDocument"与库存帐相关的动态数据收集总体原则 4\o"CurrentDocument"上线前的任务安排 5\o"CurrentDocument"暂估开帐 5\o"CurrentDocument"未清应收帐款、其他应收款、预收帐款、应收票据开帐 6\o"CurrentDocument"未清应付帐款、其他应付款、预付帐款、应付票据开帐 7\o"CurrentDocument"员工备用金开帐 7\o"CurrentDocument"固定资产开帐 7\o"CurrentDocument"在建工程开帐 8\o"CurrentDocument"其他科目余额 9\o"CurrentDocument"物料管理 9\o"CurrentDocument"动态数据收集策略 10\o"CurrentDocument"数据导入策略 11\o"CurrentDocument"未清订单处理方式2 13生产管理 错误!未定义书签。生产动态数据维护策略 错误!未定义书签。上矿集线前数据收集总体安排序号任务任务内容最后完成日期1.确定各模块数据编码规则编码体系培训、确定编码策略初步方案、最终确定首矿数据编码规则2005—11—30（已完成）2.各模块静态数据的收集数据收集模板确定、收集培训、数据收集、数据收集第一稿完成20XX-1-13（已完成）3.数据上载测试完成数据上载工具、程序开发与测试20XX—2—17（已完成）4.各模块静态数据的二次收集和整理重新收集有问题数据、静态数据的再次补充20XX—3—30（进行中）5.动态数据上线收集计划布置动态数据收集内容、收集方式、时间等20XX—3—1（进行中）6.静态数据导入生产系统各模块静态数据导入正式生产系统20XX.4.10-20XX.4.167.财务月结系统外4月份财务月结20XX.5.58.动态数据收集库存盘点、未清订单等动态数据收集20XX.4.3024点9.动态数据整理确认财务部门对数据进行确认审核20XX.5.610.动态数据上载到生产系统将整理并签字确认的动态数据文件导入正式生产系统20XX.5.7-20XX.5.811.检查系统数据检查库存报表的总额与总帐科目的余额、检查材料采购科目的余额20XX.5.912.开帐对帐实际成本核算运行后关闭4月的物料帐,5月份物料帐打开20XX.5.913.当期数据追单补单当期数据追单补单20XX.5.10动态数据这里以5月1号上线为依据，所要求的动态数据均为5月份结完4月份帐后的4月30日的余额即将4月份结帐后的数据为导入生产系统的数据动态数据：即期初数据，主要包括期初库存、财务凭证、未清订单等动态数据准备：上线准备阶段对物料、业务相关数据进行及时更新和补充及上线截止点前的业务凭证数据的收集和整理涉及模块数据内容财务管理1、 与库存帐相关的动态数据2、 暂估开帐3、 未清应收帐款、其它应收款、预收帐款、应收票据开帐4、 未清应付帐款、其他应付款、预付帐款、应付票据开帐5、 员工备用金开帐6、 固定资产开帐7、 在建工程开帐8、 其它科目余额物料管理1、 期初库存2、 未清采购订单3、 未清采购申请4、 采购信息记录生产管理1、期初库存特别关注：1、 期初库存选用帐面数量还是实际盘点数量2、 移动平均价格的确定3、 暂估的处理方式财务管理与库存帐相关的动态数据收集总体原则20XX年4月份的月结需要财务人员高效完成以缩短开帐时间按标准价格核算的原燃料及辅料等标准单价SAP系统与旧系统保持一致SAP系统的暂估价格（采购定单的价格）与旧系统保持一致与库存帐相关的动态数据,导入前一定确保物料帐与总帐是一致的（一分不差）财务对导入的库存帐确认后方可开帐首矿集团ERP上线动态数据_060229-cyh上线前的任务安排序号任务最后日期任务内容责任人员14.静态数据的检查与维护成本中心/成本中心组/作业类型/成本要素/成本要素组15.分配分摊定义的循环检查计划和实际的分摊分配规则16.各成本中心费用计划录入按规定的格式导入20XX年的成本计划17.各成本中心（挂工作中心的）作业量的计划数据录入主生产的各成本中心，也包括烧结的白灰/水煤浆以及物资公司的火药车间18.执行系统中的成本中心费用分配分摊计划成本的分摊分配19.执行系统中作业类型的价格计算作业类型的计划价格计算20.维护维修成本中心的计划作业价格10元/1小时21.检查成本核算的BOM是否已维护BOM的用途622.在生产系统中做标准成本估算运行成本估算，发现并反馈错误信息23.检查库存报表的总额与总帐科目的余额库存动态数据进系统后按评估类核对库存科目与差异科目的余额24.检查材料采购科目的余额未清米购订单补单后核对暂估应付款25.做4月份的实际成本核算运行；物料帐5月开帐库存数据检查无误后实际成本核算运行后关闭4月的物料帐,5月份物料帐打开暂估开帐前提：暂估业务在上线前应尽量清理，减少上线的工作量按照每笔采购业务进行暂估的核算，未来将按每笔业务明细在新系统中创建采购订单明细业务的汇总金额与财务帐上金额一致财务与业务已经对暂估数据确认完成系统实现策略：这一部分主要是业务部门在5月初以4月结帐的结果进行SAP系统的导入，这是财务核算的前提所有有暂估业务的供应商数据必须包括在上线导入的静态数据中并已导入新系统相关物料主数据必须包括在上线导入的静态数据中并已导入新系统维护供应商对物料的暂估价格为暂估的业务建立采购订单（暂估的价格体现在采购订单中）对采购订单进行收货，产生财务记帐，若暂估的价格与物料主数据中的价格不一致，则会产生差异记帐对于收货的库存进行移动类型562开帐冲销特别说明暂估所含有的内容有货款及费用这里所说的暂估主要是指与物流集成的部分与物流不集成的部分需财务以4月30日底的余额导入SAP系统对于原燃材料的暂估的价格使用计划价（即物料的标准价格），这种可减少差异对于以移动平均单价计价的物料（如备件和低值易耗品）的暂估，建议以4月30日底的实际价格做为暂估价格，这样库存金额不会因为价差而被调整确认没有在途库存未清应收帐款、其他应收款、预收帐款、应收票据开帐前提所有客户代码都采用新的编码，对应新的代码整理客户明细帐客户的明细帐必须与总帐一致所有业务及财务数据需经过业务及财务人员确认系统实现策略：所有客户数据（这里包括销售（物流）的客户及财务核算的客户）经业务及财务人员进行确认后应在4月底导入系统5月初财务按照每个客户4月底的余额以客户明细的方式进行导入，系统自动更新总帐余额例子：借：客户10000贷：余额接收科目-应收10000首矿集团ERP上线动态数据_060229-cyh未清应付帐款、其他应付款、预付帐款、应付票据开帐前提所有供应商代码都采用新的编码，对应新的代码整理供应商明细帐供应商的明细帐必须与总帐一致所有业务及财务数据需经过业务及财务人员确认系统实现策略：所有供应商数据（这里包括采购（物流）的客户及财务核算的供应商）经业务及财务人员进行确认后应在4月底导入系统5月初财务按照每个供应商4月底的余额以供应商明细的方式进行导入，系统自动更新总帐余额例子：借：余额接收科目-应付10000贷：供应商10000员工备用金开帐前提有员工欠款的情况在上线前应尽量清理，减少上线的工作量所有已借款，有余额员工，都要在新系统中编码，整理员工备用金明细帐所有员工备用金的明细帐必须与总帐一致所有有备用金借支的员工需经过财务确认系统实现策略：所有有备用金借支的员工数据经财务确认后应在4月底导入系统5月初财务按照每个员工备用金在4月底结帐后的余额进行导入，系统自动更新总帐余额例子：借：员工客户10000贷：余额接收科目-应收10000固定资产开帐资产主数据中的业务数据及财务相关数据经过确认后，在5月初导入系统中每个资产含有原值、累折及折旧年限等与折旧相关信息（注：每个资产所含有的财务信息应为4月底的原值及累折）每个资产价值的明细汇总必须与总帐相等系统实现策略：5月初每笔固定资产的原值及累折以4月底的结帐余额按资产明细的方式导入系统5月初固定资产按21大类的原值及累折以4月底的结帐余额导入5月初无形资产按4月底结帐时的净值的总额导入特别说明上线第一个月，系统按照直线折旧法对每个资产进行折旧计提，由于会考虑资产上线前已提折旧值，差异会自动调整在上线的第一个月例子：借：固定资产-传导设备10000贷：累计折旧-传导设备3000余额接收科目-应收7000在建工程开帐前提每个工程实际发生的明细值之和与此工程的金额一致所有工程的总值与总帐一致业务与财务对数据进行确认系统实现策略：此部分的转入也在动态数据开帐时即5月初实现，按照4月底结帐时的工程的明细导入SAP系统对每个工程建内部订单（订单类型:AM01）输入每个工程的实际发生值，含有工程预付款对每个工程进行结转至在建工程例子：借：工程费用10000（对应内部订单）首矿集团ERP上线动态数据_060229-cyh贷：余额接收科目-总账10000借：在建工程10000贷：内部订单结算10000方案2:对每个工程建内部订单（订单类型:AM01）每个工程已发生的实际金额，不补到内部订单中把每笔在建工程明细对应到内部订单在建工程科目按4月底结帐的金额按明细导入系统中例子:借:在建工程10000贷:余额接收科目-资产10000其他科目余额前提:•5月初完成4月份结帐后，新旧系统的科目进行匹配，得出新科目的所有余额•新科目的资产负债表/损益表保持平衡系统实现策略:•在5月初将4月底的新科目余额转入SAP系统•这里包括:现金、银行、投资借款、其他应收应付款（一般总帐的）、税金、待摊预提、收入、销售成本、权益等内容•费用科目在5月份的损益中体现，因此费用科目余额为0•例子:借:现金10000贷:余额接收科目-总账10000物料管理动态数据收集策动态数据收集策1、期初库存（原料、燃料、材料、备件等所有需要进行库存管理的物料）♦《ERP上线库存余额收集表》下发到各仓库部门并做相应解释（包括新旧物料对照表，工厂、库存地、仓位对照表一同下发）。♦物资公司以3月份结账数为基础，4月初进行盘点，并按《ERP上线库存余额收集表》的格式仔细填写，4月份有出入库动态的在《ERP上线库存余额收集表》上进行相应增减，相关领导对盘点结果进行确认。各单位将4月25-30日内所需的物资提前领出，4月25日前请供应商将4月份应到物资全部送到，4月25-30日停止出入库。大宗原燃料期初库存以4.30日24时为准。将工程遗留物资在4月25日前转为备件、材料或再建工程。财务部门对盘点结果核查，如果发现差异，则进行相应的差异处理并于4月30日最终确认完成。♦项目组关键用户根据财务部门最后确认批准的《ERP上线库存余额收集表》整理上线导入系统的‘库存期初值批输入数据文件'，（记账日期为：4月30日），并检查确认无误。2．未清采购订单（未清订单处理方式1）将《未清采购订单统计表》下发到相关采购员（包括公司代码、采购组代码，计量单位，供应商代码，工厂、库存地，物料新旧对照表一同下发）。采购业务部门统计各类物料的未清采购订单，并仔细填写《未清采购订单统计表》，相关领导确认完成交财务部门对《未清采购订单统计表》中相应的采购价格进行核查，如果发现问题及时与采购部门协调解决，进行相应的修正，完成最终签认，并提交给MM组长♦收集未清采购订单以及未清框架协议合同的截止时间点以上线切换时间点即20XX年4月25日，采购部门应在上线切换时间点加强控制，尽最大可能减少未清订单数量。各种情形的未清采购订单的具体处理方式见‘未清采购订单处理方案'文档项目组关键用户根据业务部门提交的《未清采购订单统计表》整理导入系统的‘未清采购订单批输入数据文件'原料备件及绝大部分原燃料发票通知供应商于4月25日之前全部开到，消除暂估物资。不能开来的部分原燃料在系统上线后第一个工作日补收货和发货。3．未清采购申请将《未清采购申请统计表》下发到相关采购员，统计各类物料的未清采购申请，并仔细填写《未清采购申请统计表》，相关领导确认完成。♦收集未清采购申请截止时间点以上线切换时间点即20XX年4月25日，采购部门应加强控制，尽最大可能减少未清申请数量。项目组关键用户根据业务部门提交的《未清采购申请统计表》整理导入系统的‘未清采购申请批输入数据文件'，分单位批导入。截止4月25日尚未签订合同的采购申请与新制定的未来采购需求在系统上线后第一个工作日录入系统，由相应计划员进行相应处理。截止4月25日已询价未定价的未清采购申请在系统上线后第一个工作日录入询/报价单。截止4月25日前完成定价但未签订合同的采购申请在系统上线后第一个工作日维护采购信息记录。4．采购信息记录由物资公司财务科按照《采购信息记录收集表》进行相关信息收集整理（包括公司代码、采购组代码，计量单位，供应商代码，工厂、库存地，物料新旧对照表）。整理完成的《采购信息记录收集表》下发到采购科，由采购科进行确认。4月25日前完成。项目组关键用户根据业务部门提交的《采购信息记录统计表》整理导入系统的‘采购信息记录首矿集团ERP上线动态数据_060229-cyh批输入数据文件'。数据导入策略1、 期初库存数据的导入♦检查确认物料主数据工厂、库存地视图已正确创建，并检查核对正确，结果签认无误。♦项目组关键用户根据'库存期初值导入数据文件'及相应的导入程序将各库存物料期初值导入ERP系统。项目组负责期初数据导入的人员将导入系统中的库存数量、金额从系统中提取出来，交原始数据提供人进行核对，对差异进行相应的修正，双方对最终结果进行签认。相关财务核对所有与物料相关的科目余额，如果发现差异则进行相应的修正，所有记账日期均采用上线切换时间点（20XX-4-30）2、 未清采购申请的导入项目组关键用户根据业务部门提交的《未清采购申请统计表》整理导入系统的‘未清采购申请批输入数据文件'，分申请提报单位批导入。负责导入系统的人员将未清采购申请的相关数据从系统中提取出来，交原始数据提供人进行核对，对差异进行相应的修正，双方对最终结果进行签认。3、 采购信息记录的导入项目组关键用户根据业务部门提交的《采购信息记录统计表》整理导入系统的‘采购信息记录批输入数据文件'。负责导入系统的人员将采购信息记录的相关数据从系统中提取出来，交原始数据提供人进行核对，对差异进行相应的修正，双方对最终结果进行签认。4、 未清采购订单的导入确认物料主数据工厂采购视图已经正确导入，相应采购组织下的供应商已经正确导入，检查确认需要用到采购信息记录的物料要建立相应的采购信息记录，结果签认无误。未清采购订单的收集和处理方式参见‘未清采购订单处理方案'文档。项目组关键用户根据‘未清采购订单批输入数据文件'将未清采购订单导入系统（注：可以根据未清采购订单的凭证量的多少，确定是否采用批输入的方式还是手工录入方式）负责导入系统的人员将未清采购订单的相关数据从系统中提取出来，交原始数据提供人进行核对，对差异进行相应的修正，双方对最终结果进行签认。5、 补单策略1） 下发《ERP上线库存余额收集表》、《未清采购订单统计表》、《未清采购申请统计表》、《采购信息记录统计表》的同时，将上线后启用的相关单据和表格一同下发到各业务部门（附相关单据使用说明）。注意：不是套打单据或者单据还未印制出来等情况由关键用户根据各种业务情况按照ERP需要录入的各种数据设计相应的电子表格，并下发给业务部门记录相应的业务数据。2） 在上线切换日期以后到正式上线期间，按新单据格式或表格手工填写相关业务单据，并进行相应的归档整理。3） 正式上线后在保证当天单据日清日结的录入系统的同时，还要将上线切换日期到上线期间的业务数据补录入系统（记账日期必须改为实际业务发生日期）。4） 从20XX年5月1日开始在系统中建立正式的采购订单，但在财务对上线切换日库存帐对帐确认完成之前不允许对采购订单收货以及其他任何库存收发移库等记帐操作。5） 牵涉到三级的业务，建议补单先在三级补单，然后上传四级系统。角色与责任人为了正确地处理未清采购订单，需要最终用户、关键用户及顾问的协作。各个方面的角色与责任应当清楚定义。关键用户的角色与责任：•确定哪些未完成交易/数据需要在SAP系统中维护。确定每种交易/数据的情形定义每种情形的数据收集过程与其它小组关键用户协作，确保考虑了所有的集成点、提供可用的程序。检查及确认相关处理程序及数据收集时间范围及数据的录入告知最终用户收集及处理数据的过程，并解释相应的操作。在所有程序执行前从相关的部门处得到确认信息。在数据录入方面担当基本的支持与指导工作。顾问的角色与责任：•支持关键用户确定什么样的未结交易与数据需要录入SAP系统。支持关键用户确认每种交易与数据的情形设计每种情形下的系统数据录入方式确认所有的集成点，支持关键用户与其它小组的协调确定数据收集及数据输入的时间范围支持关键用户向最终用户解释数据输入程序如有数据收集及输入方面的问题，支持关键用户解决。最终用户的角色与责任：•收集订单数据并根据不同情形分组通知及交付给其它部门的相关人员，确保所有需要数据收集完整如对收集订单数据及输入程序存在问题，则提交给关键用户将数据维护入SAP系统检查及确认维护的数据签字确认维护的数据未结采购订单数据收集时间:最终用户应手工收集到4月