IATF16949文件与资料管理程序

文献与资料管理程序文献编号WE-QP-H-001(IT)版本版次C/0制定部门文控部制定日期.05.05制订审核批准修订记录制定/修订日期修订内容摘要页次版本/版次总页数-06-24初次发行--A/07-03-01架构、流程优化全面更新升版ALLB/07-05-05IATF新修订发行ALLC/07 1.0目的对质量管理体系文献进行控制，保证在使用场所均能得到合用文献的有效版本。2.0合用的范围 合用于我司对质量管理体系所使用的文献的控制。3.0职责3.1行政部文控中心是本程序的编制、修改并实行归口管理的部门；3.2各部门均是本程序的配合并实行的单位；3.3管理者代表负责编制与审核质量管理手册，最高管理者（总经理）负责质量管理手册的同意；3.4各部门负责编制程序文献，管理者代表负责审核程序文献，总经理负责程序文献的同意。4.0定义4.1系统文献(手册):论述系统活动总体政策、经营宗旨,并为此描述总体架构性文献。4.2程序文献：规定某一要素活动实现的流程活动时机与目的肩负管理与实行职责的部门之部门关联性文献。4.3作业规范：为实现某项活动而详细描述其环节、措施的文献。4.4(记录)表：规定用于记录活动内容、状况或成果之证明性文献。4.5电子资料：指在计算机服务器计算机硬盘光盘软盘以及其他移动式存储媒体中存储的数据。4.6非电子数据：指以纸张文献、音像(AE、CD、VCD、VIDO)等方式存储的数据。5.0工作程序5.1文献概念文献是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、原则样品或其他电子媒体及其组合等。质量管理体系文献是质量管理体系运行的根据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。我司的质量管理体系文献的范围包括：----形成文献的质量方针和目的；----质量管理手册；----ISO9001:、ISO14001:、IATF16949:原则规定程序文献；----保证对过程的有效筹划、运行和控制所需要的文献，例如质量计划、程序文献和有关的规范、原则以及“规定”、“安排”、“方式”等文献；----记录，阐明所获得的成果或提供完毕活动的证据的文献；----工程技术文献，流程卡、作业指导等，FMEA、控制计划、流程图、图纸。5.2质量管理手册5.2.1质量管理手册是规定我司质量管理体系的大纲性文献。5.2.2质量管理手册的重要内容有：----质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；----为质量管理体系编制的形成文献程序的引用；----质量方针和目的；----质量管理体系过程之间互相作用的表述。5.2.3手册的构造、详略程度和格式编排，应结合我司的类型、规模及产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，原则并未作统一规定。5.2.4企业的质量管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理同意后公布实行。5.3文献控制5.3.1文献控制，指对质量管理体系文献的编写、评审、同意、发放、使用、更改、再同意和标识、回收、作废等全过程活动的管理。5.3.2我司质量管理体系文献控制的重要内容如下：----文献公布前，应得到其合适性和充足性的同意。质量管理手册与程序文献由管理者代表审核；由总经理负责同意；其他文献由企业部门主管审核，管理者代表同意。----在文献实行中，由于多种原因发生变化时（例如企业的组织构造、产品范围、工作流程和适使用方法律法规发生变化时），应对文献原文进行评审，确定与否需要更改。我司的管理体系文献在每年至少评审一次（在管理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各职能部门对所管理的文献进行评审。假如需要更改，应报企业有关的负责人对更改后的文献进行再同意。----识别所有文献的修订状态。文献修订的措施分为划线式修改（在文献原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由企业文控中心统一组织，修改申请人填写《文献修改申请单》，经有关负责人审核，管理者代表同意后，由文控中心对受控文献统一修改。----文献的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表达；若文献只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修改（假如划线式修改超过三分之一需要换版公布），发行时为0次（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过8次时，无论修改多少，均要换版公布，如有重大调整和变更可直接换版。----各部门所持有的文献要编制的《受控文献一览表》，即把所使用文献的最新有效版本文献（含外来文献，法律法规等）写入清单中----要保证在各使用场所都能得到合用文献的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文献）。撤出过期、作废的文献，经管理者代表同意后销毁，销毁文献清单存档，如需保留，需经管理者代表同意，并盖“作废文献”印章或“保留文献”的标识。----受控文献均进行编号，并填写在《受控文献一览表》中。文献发放时，收文单位应在《文献分刊登》中签名确认收到。----文献应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文献应单独寄存，以保持受控状态。----搜集与产品和服务有关的外来文献清单。凡不是我司编制的使用文献，均属外来文献，包括从书店购置的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文献的最新有效版本文献，列入受控文献清单中。合用的外来文献需要评审OK后（评审汇报记录存档），再转交文控中心进行编写分发号并加盖“受控章”，以进行有效的受控管理。要控制外来文献的发放（发放范围经管理者代表审批）。----程技术资料的评审由有关事业部技术部门完毕，评审的时间不得超过10个工作日，对于更改的评审，，与其对应的技术类文献，如FMEA、控制计划亦相对应更新。5.3.3文献编号规则如下：QTBJ-XX-XXX企业代码-类别代码-流水号A.文献类别代码为:一级文献/质量手册:代码为QM二级文献/程序文献:代码为QP三级文献/规范文献:代码为SQP四级文献/表单文献:代码为QR外来文献：代码为WLB.部门代码为：行政部：代码A市场部：代码B品质部：代码C物料部：代码D生产部：代码E工程部：代码F管理层：代码G文控中心：代码HC.流水号为同类别文献发行的流水号从001到999。若属外来文献应优先使用其原编号，无原编号的外来文献，按以上编号原则再编文献编号。5.3.4文控中心保留受控文献的正本,各部门使用受控文献的副本,为了辨别，文控中心应在正本文献的背面加盖“受控文献正本”印章,在副本文献的正面加盖“受控文献副本”印章,非受控文献加改“仅供参照”印章，所有的受控文献不可以随意复制与外发，受控文献都属于企业保密性文献。工程部制定的图纸由文控中心发行，正本由文控中心负责保管，并加盖“受控文献正本”章，有关部门加盖“受控文献副本”印章。5.3.5对工程规范的文献管理，当工程原则/规范更改导致产品图纸更改时，如:客户提议的更改，功能、性能/耐久性的更改，工程技术人员应在10个工作日内完毕，应注明生效或实行日期。a更改应对客户规定进行确认，并在内部生产实行之前得到内部同意；b客户有所规定，工程部应当在生产实行之前，从客户处获得形成文献的同意或者弃权；c若带有嵌入软件的产品，工程部应对软硬件的版本级别形成文献，作为更改记录的一部分。d对工程更改影响的其他技术文献，如FMEA