中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案探讨

中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案探讨第2页2023/9/29说明本报告以提升嘉德拍卖的管理为最终目标；第3页2023/9/29目录一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责第4页2023/9/29调整后的组织结构董事会总经理董事会办公室办公室财务部客户服务市场部法律事务室周末拍卖部中国书画部瓷器工艺品部油画部古籍善本部邮品钱币部设备维护行政秘书库房管理司机人力资源部股东会各地办事处监事会总经理助理2珠宝部刊物印刷市场拓展技术支持副总经理拍卖结算日常会计财务管理采购价格审核保卫处总经理助理1第5页2023/9/29岗位设置结构图库房主管财务部经理客户服务主管市场部经理法律事务室主任日常库房管理员拍品库房管理员邮品库管理员人力资源部经理办事处主任业务部门经理刊物印刷主管市场拓展主管结算员出纳会计市场拓展专员市场分析专员客户信息专员客户服务专员人力资源部专员办公室主任设备维护行政秘书技术支持主管总经理总经理助理2副总经理业务主管业务员司机拍照专员总经理助理1业务秘书在部门业务有细分的情况下才有必要设立此岗位第6页2023/9/29目录一、组织结构调整方案二、部门职责界定第7页2023/9/29董事会办公室部门职责公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作。包括：会议通知、会议记录、会议相关材料的准备等拟定董事会的有关文件会议组织及文件起草第8页2023/9/29总经理助理2岗位职责汇总公司内部市场、行业及竞争对手的信息，并组织进行战略分析，提出战略规划方案根据公司年度战略发展目标和各业务部门的历史业绩，将公司总体目标分解至部门进行年度完成业绩的实际情况和目标业绩的差异原因综合分析，并提出调整／解决方案组织制定公司年度运营计划1、公司内部管理体系建设建议并制定公司内部管理提升方案监督实施公司管理流程和相关规章制度2、战略分析及规划3、协助总经理工作协助总经理开展其他工作第9页2023/9/29业务部门部门职责1、拍品征集2、图录制作3、客户联系和招商活动征集拍品，签定拍卖委托合同负责拍品的筛选，必要时组织专家会审制作图录版式、文字标注及英文翻译提出拍品照片要求，并协助市场部刊物编印安排拍品拍照时间校对图录样稿就合同更改及其他事宜与卖方协商联系拍卖会前的招商活动第10页2023/9/29业务部门部门职责（续）向办公室和人力资源部提供有关拍卖会现场布展、人力等方面的需求并对最终方案进行确认配合市场部需要，选择相关拍品图片和撰写媒体报道稿件配合财务部拍卖结算进行催款工作对市场部的招商活动及广告提出建议并配合实施5、协助性工作电脑录入拍品合同负责本部门名片库的更新维护及时填写拍品报损表，并根据不同情况按规定上报并进行处理4、业务信息收集第11页2023/9/29人力资源部部门职责1、人力资源规划2、培训工作根据公司年度战略发展规划制定年度人力资源规划预算和培训预算制定公司的年度招聘计划，并组织实施岗位招聘、安排面试和考核工作；进行对员工试用、转正、定级、晋级的审查、登记和统计；办理员工辞退和离职手续建立公司人才储备库，包括正式员工、临时员工的储备根据公司和各业务部门的需求，组织调配临时工作人员，其中包括翻译、外部专家等各种专业人才负责拍卖师的工作组织和管理根据员工需求和公司预算制定公司年度培训计划，并组织实施组织安排新员工入职培训组织安排其他培训活动第12页2023/9/29人力资源部部门职责（续）负责工资奖金的核算负责人事档案和人事调动的管理，签订并管理员工劳动合同负责处理公司各部门发生的重大劳动纠纷负责出国人员的申报等工作关于劳动管理、工资管理等方面的统计工作负责员工社会保险和公积金的办理3、考核激励4、人事服务负责制定公司的薪酬体系，包括建立健全公司的各项福利制度负责制定公司的激励机制，包括奖惩制度负责组织实施对公司员工的选拔、任免和绩效考核工作负责员工职业生涯规划的制定第13页2023/9/29财务部部门职责（一）：财务管理定期编写财务分析报告，分析公司经营状况、资金使用情况、费用成本状况等方面内容1、预算管理2、财务分析3、投融资根据公司年度战略发展目标，制定公司详细预算参与制定公司年度计划定期编制公司预算执行情况阶段分析报告，并根据具体情况对公司预算予以调整协助公司领导进行预算执行情况差异分析和确定解决方案拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效、合理地分配、使用公司资金进行投资机会分析，协助投资决策第14页2023/9/29财务部部门职责（二）：日常会计管理负责公司日常账务管理、会计凭证的制作等工作编制公司财务报表日常费用报销采购合同管理1、日常帐务2、保险3、公司资产及税务管理负责拍品的保险及索赔事宜，并每月制作拍品报损统计表负责公司其他财产的保险事宜会同相关部门定期组织对公司资产的盘点工作，保证账物相符负责公司资产的报废处置计算并缴纳各项税费第15页2023/9/29财务部部门职责（二）：日常会计管理（续）4、客户信用管理组织制定客户信用标准，并及时修订更新客户信用分类名单定期对重点客户进行资信调查，对异常状况提出预警报告第16页2023/9/29财务部部门职责（三）：拍卖结算负责拍卖会交易的结算工作，包括买方结算和卖方结算确认并组织打印、发送买方及卖方结算通知单负责竞投牌押金的收取、退还以及竞投牌的发放和回收工作1、结算工作2、合同管理3、收付款协调审查拍卖委托合同，确保合同的填写和卖方佣金浮动幅度符合公司规定负责合同的发放登记、收回及保管每次拍卖会结束后，按期制作买方结算状况统计表并交至总经理、副总经理和各业务部门每次拍卖会结束后，按期组织收付款协调会并讨论处理方案每季度统计客户交付款状况第17页2023/9/29财务部部门职责（四）：采购价格审核参与公司主要支出项目的合同谈判，包括与印刷厂、展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社、定点饭店餐厅等的合同谈判收集了解所需采购物品的市场价格状况，定期制作与公司支出相关的询价表审核采购价格第18页2023/9/29市场部部门职责（一）：市场拓展1、市场信息收集及分析2、市场推广及公关活动根据客户信息数据库资料，分析整理客户购买兴趣等特点并定期形成客户分析报告定期制作市场分析报告，包括对潜在客户群特征、竞争对手动态、拍卖行业动态等市场信息的分析收集、汇总并分析新业务市场信息收集、汇总并分析潜在客户需求信息新闻媒体反馈信息收集建议、策划并组织各种公共关系活动选择、建立与媒体之间的关系撰写、组织媒体报道文章和组织安排采访等活动建议、策划并组织艺术品鉴赏讲座等各种品牌宣传及市场推广活动建议、策划并组织外地巡展等拍卖会前招商活动第19页2023/9/29市场部部门职责（一）：市场拓展（续）根据公司年度预算和战略发展需要，制定年度广告预算及计划负责组织品牌宣传广告的策划及实施负责组织与拍卖会相关的各种广告的策划及实施3、广告宣传4、公司形象维护参与拍卖会布展设计等与公司公众形象相关的活动组织嘉德通讯等公司刊物所需报道的编写，并对稿件进行审核负责组织实施公司网站的版面设计和更新负责与公司形象相关载体的设计和维护第20页2023/9/29市场部部门职责（二）：刊物编印制定年度刊物印刷计划和预算根据公司印刷要求选择印刷厂，并与财务部共同进行合同谈判并签订印刷合同综合公司各方面需求和预算确定图录及其它刊物的印刷数量组织图录、嘉德通讯等公司刊物的样稿校对负责图录、嘉德通讯等公司刊物的印刷工作负责公司其他印刷品的制作负责安排和组织各业务部门的拍品拍照工作公司图录、刊物等资料的编印工作第21页2023/9/29市场部部门职责（三）：客户服务1、客户接待及服务回答和接待一般性的客户咨询，包括一般性的拍品咨询、拍卖会信息咨询和公司信息咨询等向买方、卖方和相关方面寄送图录、拍卖会成交价格单、嘉德通讯等资料负责委托竞投的工作应客户要求，协助库房进行拍品的包装和运输等工作协助其他部门进行竞投登记等拍卖会现场的咨询及服务工作2、客户通知及信息反馈告知客户拍卖会变更、公司变化等信息在拍品筛选结束后，通知卖方拍品处理情况在拍卖会结束后，通知卖方有关拍品的交易情况记录、汇总客户信息反馈，针对不同性质的信息反馈按公司规定进行处理；并每月制定客户信息反馈处理统计表第22页2023/9/29市场部部门职责（三）：客户服务（续）客户名片库信息录入、整理、更新和维护3、客户信息管理4、协助其他部门工作协助财务部打印、发送买方及卖方结算通知单第23页2023/9/29各地办事处职责负责拍品的临时保管和转运负责公司内部及客户的接待服务2、拍品征集1、市场拓展3、接待联络拍品的初级鉴定协助业务人员进行当地及周边地区的拍品征集拓展拍品征集渠道及其信息来源渠道收集潜在客户信息，建议并组织当地及周边地区的市场及公关活动协助市场部在当地及周边地区的市场活动协助市场部和当地的广告媒体联络第24页2023/9/29办公室部门职责根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管1、会务管理2、拍卖会组织及报批工作根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间负责拍卖会的组织协调工作并组织实施负责拍卖会的报批和拍品审签工作签订与展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社和定点饭店餐厅等的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作第25页2023/9/29办公室部门职责（续）3、公司日常运作支持采购、入账登记、管理公司日常办公用品负责公司行政档案及相关资料的管理负责拍品库房管理负责公司办公设备的日常维护负责公司日常和拍卖会的安全保卫工作建议并组织公司内部活动负责与公司主管部门以及其他政府部门的公关工作负责公司的接待工作负责公司的车辆管理工作第26页2023/9/29法律事务室职责负责起草、审核公司所需的各种法律文件审查公司所有对外的宣传材料，保证其法律上的严密性对长期欠款的客户进行催款，并提出警告负责对公司员工进行加强法律意识的培训在出现突发事件时，与总经理、副总经理和其他相关人员制定危机处理方案并组织实施处理公司其他法律事务第27页2023/9/29目录一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责第28页2023/9/29调整后的组织结构董事会总经理董事会办公室综合管理部财务部客户服务市场部法律事务室周末拍卖部中国书画部瓷器工艺品部油画部古籍善本部邮品钱币部设备维护行政秘书库房管理司机人力资源部股东会各地办事处监事会珠宝部刊物印刷市场拓展技术支持副总经理拍卖结算日常会计财务管理采购价格审核总经理办公室保卫处将原来的办公室拆成总经理办公室和综合管理部总经理助理2总经理助理1第29页2023/9/29岗位设置结构图库房主管财务部经理客户服务主管市场部经理法律事务室主任日常库房管理员拍品库房管理员邮品库管理员人力资源部经理办事处主任业务部门经理刊物印刷主管市场拓展主管结算员出纳会计市场拓展专员市场分析专员客户信息专员客户服务专员人力资源部专员综合管理部经理设备维护行政秘书技术支持主管总经理副总经理司机办公室主任拍照专员总经理助理2总经理助理1业务主管业务员业务秘书第30页2023/9/29总经理办公室部门职责负责公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作，包括会议通知、会议记录、会议相关材料的准备等拟定董事会的有关文件负责公司年度总结或阶段小结报告负责起草公司所需的各种文书1、协助公司领导的工作3、公司内部管理建设工作根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管2、会务管理建立完善公司各项规章制度并协助总经理助理监督实施负责公司行政档案管理建立并负责管理公司档案资料室第31页2023/9/29总经理办公室部门职责（续）4、法律事务负责起草、审核公司所需的各种法律文件审查公司所有对外的宣传材料，保证其法律上的严密性对长期欠款的客户进行催款，并提出警告负责对公司员工进行加强法律意识的培训在出现突发事件时，与总经理、副总经理和其他相关人员制定危机处理方案并组织实施处理公司其他法律事务第32页2023/9/29综合管理部部门职责1、拍卖会组织及报批工作根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间负责拍卖会的组织协调工作并组织实施负责拍卖会的报批工作签订与展览公司的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作第33页2023/9/29综合管理部部门职责（续）2、公司日常运作支持根据公司员工使用需求，组织进行IT信息系统的使用功能调整、改变和升级采购、入账登记、管理公司日常办公用品负责拍品库房管理负责公司办公设备（包括IT信息系统硬件）的日常维护负责公司日常和拍卖会的安全保卫工作建议并组织公司内部活动负责与公司主管部门以及其他政府部门的公关工作负责公司的接待工作第34页2023/9/29目录一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责第35页2023/9/29调整后的组织结构董事会总经理董事会办公室综合管理部财务部客户服务市场部法律事务室周末拍卖部中国书画部瓷器工艺品部油画部古籍善本部邮品钱币部设备维护行政秘书库房管理司机人力资源部股东会各地办事处监事会珠宝部刊物印刷市场拓展副总经理拍卖结算日常会计财务管理采购价格审核总经理办公室保卫处新成立知识管理部总经理助理2总经理助理1知识管理部技术支持信息分析研究开发第36页2023/9/29岗位设置结构图库房主管财务部经理客户服务主管市场部经理法律事务室主任日常库房管理员拍品库房管理员邮品库管理员人力资源部经理办事处主任业务部门经理刊物印刷主管市场拓展主管结算员出纳