HICOM 菁英计划 时间管理 20101124

时间管理

（2010年9月）测试test有压力的情况下我才能将工作做得更好我之所以没有时间深刻地思考，都是因为外界的匆忙和压力造成的我看到周围的人做事慢吞吞，总是感到很生气，我讨厌排队每当我要请假时，总感到很愧疚我好像总是从一个地方匆匆忙忙地赶到另一个地方，从一件事跳到另一件我经常发现自己将别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事一离开办公室几分钟，我就觉得心里不安做一件事时，脑子里想着另一件事情好像在处理危机时我的状态最好好像搞定危机比争取长期性结果能够给我带来更大的满足感我经常要舍去跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人会理解的只有在解决各种各样的危机过程中，我才感到每天的意义和目的我经常边吃饭边工作我经常想有一天我会去做我真正想做的事情每天下班时看着自己处理的一大堆文件就特别有成就感从不有时总是01234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测试test12——16“yes”

救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法测试test-结果时间管理自我省察表YN□□1.我每天工作得非常紧张，常觉得时间不够用□□

2.我常发生忙中有错的事□□

3.我忙得没时间去做检讨及计划□□

4.我的工作看不见成效□□

5.我常临时抱佛脚，连夜加班赶工□□

6.我的工作常迟交□□7.我常在最后一刻才发现最重要的事没做□□

8.我觉得日子过得很无聊，生活没有目标□□

9.我常加班□□

10.我的家人、朋友，抱怨我陪他们的时间太少人生的每一刹那都是唯一的时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生夏死；海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年时间是什么目录时间多与时间少时间管理的自然法则时间管理的方法要事第一以终为始时间窗——第二象限法时间管理的障碍时间管理的技巧时间管理理论发展史时间多与时间少效率时间多效能平衡绩效好盲、忙忙、乱、忘事情多职责复杂事情少职责单一时间驾驭差时间驾驭好时间浪费在哪里计划授权会议轻重缓急职责目标会见时间忙时间管理是什么时间是资本和无法更新的收入时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效、更富效能把事情很快地做完，叫做效率把事情很快又很对地做完，叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间的特点毫无弹性无法积蓄无法取代无法失而复得时间管理的自然法则时间的自然法则帕金森时间原则工资会自动地膨胀并占满所有可用的时间你分配给某项工作的时间，就是你完成该项工作花费的时间时间像一根弹筋，所以要设立期限要想成为一名高效人士，就必须为每一项任务规定完成时间，如果你给自己安排了充裕的时间，你便会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间帕雷托时间管理原则（80/20）帕雷托时间管理原则（80/20）投入产生产出消耗80％的时间消耗20％的时间得到20％的效果得到80％的效果帕累托原则帕累托原则：80/20原则80%的销售量来自于20%的客户80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电视节目80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上80%的电话是由20%的外人打进来的80%的外餐是在20%的你最喜欢的餐馆中进行的80%的请假是20%的员工请的80%的宴会重复20%的食谱注意力之谜注意力之谜(ConcentrationEnigmas)：人的注意力只能持续一小段时间，注意力需要及时恢复，利用心理学结论将时间利用的效率发挥到最大。课堂学习45分钟成人培训不超过75分钟内在能量水平内在能量水平（InternalEnergyLevels）：有效地利用你的生物钟

1∶00人体进入浅睡阶段，易醒。此时头脑较清楚，熬夜者想睡反而睡不着。2∶00绝大多数器官处于一天中工作最慢的状态，肝脏却在紧张工作，生血气为人体排毒。3∶00进入深度睡眠阶段，肌肉完全放松。4∶00“黎明前的黑暗”时刻，老年人最易发生意外。血压处于一天中最低值，糖尿病病人易出现低血糖，心脑血管患者易发生心梗等。5∶00阳气逐渐升华，精神状态饱满。6∶00血压开始升高，心跳逐渐加快。高血压患者得吃降压药了。7∶00人体免疫力最强。吃完早饭，营养逐渐被人体吸收。8∶00各项生理激素分泌旺盛，开始进入工作状态。9∶00适合打针、手术、做体检等。此时人体气血活跃，大脑皮层兴奋，痛感降低。10∶00工作效率最高。10∶00-11∶00属于人体的第一个黄金时段。心脏充分发挥其功能，精力充沛，不会感到疲劳。12∶00紧张工作一上午后，需要休息。12∶00-13∶00是最佳"子午觉"时间。不宜疲劳作战，最好躺着休息半小时至一小时。14∶00反应迟钝。易有昏昏欲睡之感，人体应激能力降低。15∶00午饭营养吸收后逐渐被输送到全身，工作能力开始恢复。15∶00-17∶00为人体第二个黄金时段。最适宜开会、公关、接待重要客人。16∶00血糖开始升高，有虚火者此时表现明显。阳虚、肺结核等患者的脸部最红。17∶00工作效率达到午后时间的最高值，也适宜进行体育锻炼。18∶00人体敏感度下降，痛觉随之再度降低。19∶00最易发生争吵。此时是人体血压波动的晚高峰，人们的情绪最不稳定。20∶00人体进入第三个黄金阶段。记忆力最强，大脑反应异常迅速。20∶00-21∶00适合做作业、阅读、创作、锻炼等。22∶00适合梳洗。呼吸开始减慢，体温逐渐下降。最好在十点半泡脚后上床，能很快入睡。23∶00阳气微弱，人体功能下降，开始逐渐进入深度睡眠，一天的疲劳开始缓解。24∶00气血处于一天中的最低值，除了休息，不宜进行任何活动。建立成效观念Dothethings

RightDotheRight

things效率成效ABC法则A级任务B级任务C级任务极其重要数量占15％价值占65％自己干，不授权重要性一般数量占20％价值占20％策略性规划，规定期限不太重要，不重要数量占65％价值占15％授权、删减任务消耗100％35％15％65％85％100％ABC重要性评分

-scale(1-5):1=极为重要2=非常重要3=一般4=不太重要5=极不重要-标准:利益、健康、安全、友谊、自我实现……紧急性评分

-Scale(1-5)1=极为紧急

2=十分紧急

3=一般

4=不太紧急

5=极不紧急-标准:临界点,期限松散……对任务按优先排序对任务按优先排序优先极=(重要性+紧迫性) 2优先原则:1>1.5>2>2.5>3>3.5>4>4.5>5时间管理的方法要事第一PutFirstThingsFirst大石头小沙子水杯子理论以终为始-目标的重要性Begin

withtheEnd

inmind目标SMART原则Specific 具体的Measurable 可衡量的Achievable 可实现的Relevant–Oriented 结果导向的TimeBased 有期限的分解目标的方法目标分解法剥洋葱法多树杈法近期目标（月周日即时等）剥洋葱图短期目标（1年以下）中期目标（2~3年）长期目标（5~10年）总体目标核心轴终极目标人生的真谛目标金字塔LifevalueYearvisionMonthplanDayaction时间窗-第二象限工作法Ⅰ第一象限紧急

重要II第二象限不紧急

重要III第三象限紧急

不重要IV第四象限不紧急

不重要紧急不紧急重要不重要时间窗-第二象限工作法-案例1设备故障,停产罢工重伤害急救顾客抱怨停电危机2计划、预防、创新技能提升、人际关系建立、价值观的澄清公关、问题调查健康检查、疗养3电话、会议列席不速之客到访无谓的请托临时的邀约符合别人期望的事4某些交际应酬、某些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沉迷不紧急紧急不重要重要优先顺序1急2重3轻4缓不紧急紧急不重要重要时间管理要务:4D’s原则1DOITNOW立即做(25%)2DOITLATER稍后做(65%)3DELEGATE授权(9%)4DON’TDOIT不做(1%)不紧急紧急不重要重要时间窗-第二象限工作法合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中先做或者将大部分时间和精力用于做属于第Ⅱ象限的工作许多第Ⅰ象限的工作，实际上也是由于没有按照第Ⅱ象限工作法去做而产生的，注意纠正不要被第Ⅲ象限中一些工作的假象所迷惑，你没有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去处理第Ⅱ象限的工作根据第Ⅱ象限的工作制订计划时间陷阱时间陷阱迷惑：目标是什么？没有目标、次序和计划犹豫不决：我们该做什么？——优先顺序不明确/危机管理精力分散：精神和体力超负荷？拖延：可以等明天？——缺乏自律完美主义——贪多嚼不烂逃避——个人缺乏组织能力、分不清责任和权力能力问题会议效率低下、文书工作及繁文缛节文件管理混乱桌面杂乱无章，找不到东西当需要时，无法找到重要的文件资料不完整或有所延误打扰——电话或不速之客的打扰，不会说“不”、无效授权不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间配置III1.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情要逐渐