《采购管理实务》（任婷）473-4教案 第23课 采购跟单

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课题项目七任务一采购跟单课时2课时（90min）教学目标知识技能目标：了解签订采购订单前的准备工作，熟悉采购订单跟踪的内容素质目标：通过学习采购质量管理的重要性，理解在经济新常态下物料供应实现高质量发展的必然性，强化从源头上提高产品质量的意识教学重难点教学重点：签订采购订单前的准备工作、采购订单跟踪教学难点：订单准备教学方法讲授法、演示法、问答法、讨论法教学用具电脑、投影仪、多媒体课件、教材教学设计第1节课：传授新知（25min）课堂互动（5min）第2节课：传授新知（20min）课堂互动（10min）（10min）课堂小结（3min）课后作业（2min）教学过程主要教学内容及步骤设计意图第一节课考勤

（2min）【教师】清点上课人数，记录好考勤【学生】班干部报请假人员及原因培养学生的组织纪律性，掌握学生的出勤情况新课预热

（3min）【教师】阅读项目引言，导入课题采购订单贯穿整个采购过程。与供应商签订采购合同后，采购人员还应对采购订单的执行情况进行跟踪；采购的物料在运到后，采购人员还需要配合相关人员对物料进行验收。采购订单的跟踪和物料验收是以采购质量管理为基础进行的。采购质量管理的主要内容包括采购部门的质量管理、供应商的评估和认证、采购质量保证体系的建立。加强采购质量管理，不仅有利于企业生产的顺利进行，还有利于提高企业产品的质量。本项目将主要介绍采购订单的跟踪、物料验收和采购质量管理等内容。【学生】聆听、思考通过新课预热，让学生了解采购订单和采购质量管理，大致了解本节课的内容案例导入

（10min）【教师】阅读案例，并提出问题“签订采购订单前应做好哪些准备工作？采购订单跟踪的内容具体有哪些？”，并随机抽取学生回答小王是一家大型生产企业的资深采购员，当初入职场的小刘问他采购员主要做哪些工作时，他说采购员的工作主要分为两个层面：一个是订单层面，主要负责下单、跟单、催单、收货、付款等事宜；另一个是供应商层面，主要负责评估、选择供应商，并对供应商的供货质量进行管理。小王接着说：“订单层面和供应商层面的事情相互关联，相辅相成。一般来说，订单层面的问题有两类，一类是紧急订单的处理问题。请购延误、生产计划不合理、存货管制失误、错失采购时机等，都容易产生紧急订单。如果对供应商管理不到位，导致出现物料质量不良、延期交货等问题，紧急订单就成了系统性问题，后果将不堪设想。“另一类是订单自动化处理程度低。人工处理订单会消耗采购人员大量的时间，容易导致采购人员没有多余的精力来管理供应商。例如，很多企业对于采购的价格、数量、交货期等都是通过E-mail确认，而后手工输入系统的，不仅容易出错，而且效率低。低效率的信息流导致低效率的产品流和资金流。”请问：签订采购订单前应做好哪些准备工作？采购订单跟踪的内容具体有哪些？【学生】思考、讨论、举手发言【教师】对学生的发言进行总结，引出本节课题：采购跟单通过案例导入，引导学生思考签订采购订单的过程和内容，带动学生的学习兴趣传授新知

（25min）项目七采购跟单、物料验收与采购质量管理【教师】讲解新知任务一采购跟单一、签订采购订单前的准备工作采购订单是采购方根据用料计划、自身的经济实力及其他相关因素所制订的切实可行的采购计划。采购订单是依据采购合同制订的，约定在什么时间购进哪些物料，采购合同则是对采购订单在物料的质量、付款期限、售后服务及双方的权利、义务、责任等方面的约定。采购订单是一种采购意向的表达，采购方可以根据需要随时取消采购订单。在签订采购订单前，采购人员首先需要做好订单准备，其次要选择合适的供应商并制作采购订单，最后由订单审批人员审批采购订单。（详见教材）（一）订单准备采购人员在收到物料请购单后，不要立即向供应商下达订单，而要先做好以下准备工作：（1）熟悉物料项目和采购环境。（详见教材）（2）确认价格。（详见教材）（3）确认质量标准。（详见教材）（4）确认需求量。（详见教材）（5）制作订单说明书。（详见教材）（二）选择供应商订单准备工作结束后，采购人员就要确定本次采购活动的供应商，具体步骤如下：（1）分析采购环境中供应商的订单容量。（2）确定意向供应商，然后计算其供货量。（3）发放订单说明书。（4）确定供应商。（详见教材）（三）制作采购订单选定供应商后，采购人员需要制作采购订单。一般来说，企业都有固定的采购订单格式，采购人员只需在标准采购订单中填写相关参数及一些特殊说明，就可以完成采购订单的制作。如果采购企业有采购管理系统，采购人员可以直接在该系统中生成采购订单。（详见教材）（四）审批采购订单审批采购订单一般由订单审批人员负责，主要审查以下内容：（1）采购订单中的物料描述与采购环境中的是否相符，采购订单与订单计划是否相符。（2）采购人员是否按照订单计划在采购环境中操作，所选供应商是否为采购环境内的最佳供应商。（3）物料价格是否在允许的价格之内，交货期是否符合订单计划中有关到货的要求。（详见教材）（五）签订采购订单采购订单审批通过后，采购方就可以与供应商签订采购订单。签订采购订单的方式有四种：①双方现场签字盖章；②采购方将打印好的采购订单寄给供应商，供应商签字盖章后寄回；③双方使用电子邮件进行采购订单的签订；④采购方利用采购管理系统，完成双方间信息的传递和采购订单的签订。（详见教材）【学生】聆听、思考、理解、记忆通过理论讲解、课堂互动等教学方式，让学生对订单前的准备工作有大致的了解课堂互动（5min）学校网络机房计划要购买一批电脑，经过市场调查之后，现决定采购长沙美承数码有限责任公司销售的联想台式机——扬天M2610N500台，并且由教师小李完成采购任务。小李与美承公司的业务员小王经过了反复协商之后，最终以每台2500元的价格成交，并由美承公司在三天内送货上门并进行安装。请大家讨论：（1）业务谈成之后，小王与小李之间是不是要生成书面单据？（2）这种书面单据是什么？通过课堂互动环节，让学生主动思考，调动学生的积极性第二节课传授新知

（20min）【教师】讲解新知二、采购订单跟踪采购人员应对采购订单的执行过程进行跟踪检查。采购订单跟踪的主要目的是确保供应商按照采购订单中的要求供货。对采购订单及时跟踪，即使出现突发状况，采购人员也能及时处理，不至于因问题解决不及时而影响整个供应链的正常运转。（详见教材）（一）对物料准备过程进行跟踪采购人员应对物料准备过程进行密切跟踪，发现问题后要及时反馈；中途需要变更采购订单条款时，应立即向上级请示并想办法解决，不可贻误时机。采购人员可以参考供应商的历史表现对采购订单进行跟踪处理。采购方提供图纸并要求供应商按图纸生产时，采购人员应密切关注供应商的生产加工过程，必要时向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。（详见教材）提示：在物料准备过程中，利用相关软件跟踪采购订单，不仅可以帮助采购人员及时掌握供应商的订单生产动态，还可以在很大程度上减轻采购人员的工作强度。（二）对市场需求进行跟踪除对物料准备过程进行跟踪外，采购人员还应对市场需求进行跟踪，并根据市场需求的波动制订下一步的采购计划。一般情况下，采购方与供应商签订采购订单后，双方都要按照该订单上的内容执行。如果市场需求减少，采购方就要结合供应商的生产情况，及时与供应商进行沟通，尽快做出是否延缓采购、减少采购量或取消本次采购订单的决定。（详见教材）（三）对运输过程进行跟踪无论是供应商负责送货，还是采购方自行提货，采购人员都要对物料的运输过程进行跟踪，重点关注运输过程中是否有特殊要求，运输工具是否选择得当，以减少在运输过程中发生的货损。（详见教材）（四）对库存状态进行跟踪库存是企业能否正常运转的关键因素之一。如果库存量太小，就难以满足生产、销售的要求；如果库存量太大，又会占用资金，造成浪费。可见，控制库存量并使其维持在一个合理的水平十分重要。（详见教材）（五）对验收过程和付款状态进行跟踪物料运到采购方指定的地点后，采购方要对物料的种类、数量、规格等进行验收，确保所交物料符合采购订单中的要求。在验收过程中，如果发现缺货、货损、物料质量不合格等问题，采购人员应及时与供应商进行协商解决。物料验收后，采购方应按采购合同中的支付条款进行付款。【学生】聆听、思考、理解、记忆通过理论讲解等教学方式，让学生了解采购订单内容的追踪，进而熟练操作过程课堂互动

（10min）山东食品机械生产公司意向武钢发出以下物料采购订单，物料需求信息见下表。物料需求信息表实训要求：请根据上表中信息编制采购订单。通过课堂互动，带动学生的主观能动性，运用所学知识思考问题任务实施（10min）【教师】分组，组织学生进行实践活动“采购订单跟踪调查”实训任务：搜集并分析企业采购订单的操作流程和采购订单的具体跟踪步骤，在课堂上进行分享。实训步骤：（1）3～4人一组确定调查对象，然后采用网络调查或实地调查方式，了解企业采购订单的操作流程和具体的跟踪步骤。（2）以小组为单位整理搜集到的资料，然后编写企业采购订单的操作流程和具体的跟踪步骤并在课堂上分享，教师和其他小组成员进行点评。【学生】阅读、思考、讨论，派代表发言【教师】总结、指出不足通过任务实施，加深学生对采购订单跟踪的印象，激发学生的求知欲课堂小结

（3min）【教师】简要总结本节课的要点本节课学习了签订采购订单前