物业公司合同管理细则

中建壹品物业公司合同管理细则为规范和推进公司的合同管理工作，保证合同的签订与履行及在法律规定合同的谈判、评审、签订、授权、交底、归档等全过程的管理内2.1.2与甲方签订的各类委托合同，如营销中心物业服务合同、特约服务合2.2.1采购类包括需维修保养的设备采购及不需维修保养的办公用品、维修2.2.2分包类：包括秩序维护分包、保洁分包、绿化分包、有害生物防治分包、垃圾清运合同、绿化养护合同、绿植租摆合同、清掏疏通合同、2.2.3应急类：突发的公共设施设备维修合同、公共设施设备升级改造类合2.2.5其他合同：包括员工宿舍房屋租赁合同、招聘平台使用合同、员工外部培训合同、信息化服务协议、客户活动协议、物业管理协会入会协门）报批的合同，指导监督项目（部门）的合同管理工作。具体职责3.1.1贯彻落实合同管理制度，建立完善公司合同管理制度体系；3.1.3组织或参与重大合同的起草、洽谈、签署工作；3.1.4开展合同文件的法律评审，提供法律风险防范意见；3.1.7处理因合同纠纷引起的诉讼（包括仲裁）案件，参与处理非诉讼合同3.2.1合同业务相关部门是指本部门业务与合同主要内容相关的部门。3.2.2.1参与合同评审、审核，就合同与本部门业务相关的内容提出评审意见；3.2.3.1市场部：前期物业服务协议（除续签外），市场部外拓承接的服务合包括保洁分包、绿化分包、有害生物防治分包、垃圾清运合同、绿化养护合同、绿植租摆合同、清掏疏通合同、外墙清洗合3.2.3.4工程管理部：秩序维护分包、空调设备、机电保养、电梯保养、消防设施设备保养、突发的公共设施设备维修合同、公共设施设备升级改3.2.3.5社区运营中心：包括各类战略合作协议、对外广告宣传、家装公装合3.2.3.6人力资源部：招聘平台使用合同、员工培训合同等。3.3.1合同发起项目（部门）是指合同评审签约履约相关业务具体经办的项3.3.2.4接受合同归口管理部门对合同履行情况的指导、监督、检查和考核。3.4.1各项目（部门）均应配置一名合同管理员负责合同管理工作，其定位3.4.2.1组织开展合同起草、谈判、评审、归档等合同管理工作；3.4.2.2跟踪本业务系统范围内已签合同的履约情况，及时向合同归口管理部3.4.2.4对接合同归口管理部门，接受合同管理检查；3.4.2.5及时总结合同管理经验教训并提出合理化建议；3.4.2.6学习宣传国家有关法律、法规及政策，参加合同管理员培训，指导、3.4.3合同管理员变更的，应在变更后3个工作日内报合同归口管理部门备4.1.1商务合约部牵头组织示范文本的制定发布及修订升级工作。4.1.2示范文本起草完成后，由商务合约部发起评审，经相关部门评审及公4.1.3示范文本发布后，商务合约部可根据适用情况及业务发展需要组织修4.1.4对于公司合同范本尚未覆盖的合同类型，各项目（部门）应参考相似合同范本或通用条款示范文本起草合同；如有新增范本需求或文本修4.2.2未制定示范文本的，应按照以下顺序选择合同文本：4.2.2.2政府或行业协会推广使用的合同示范文本；4.2.3采用示范文本的，除预留的填空和补充条款部分可供填写外，其他内容（包括附件）原则上不得擅自修改。填制或补充的内容不得与范本条款文意相违背，不得降低标准或删减条文。如因业务实际确需修改部分范本条款的，发起合同评审流程时，应在签字意见中说明修改情4.2.4项目（部门）自行拟稿合同文本，应具备甲乙双方信息、合同基本内容（合同事项、合同履约地点、合同起止时间、合同价税合计、价税分离、付款方式、发票类型）、甲乙双方权利义务、违约责任、争议5.1合同谈判由二人以上相关人员进行，不得一个人直接与对方谈判合同。6.1.1各类合同签订前，应当履行招议标或其他前置审批程序的，发起项目6.1.2合同正式文本盖章前必须履行评审、审批程序，根据合同签订事项不同，需求部门选用范本合同或草拟合同，在公司招采平台发起合同评6.1.3合同评审会签完毕，商务合约部统一对合同进行编号，项目（部门）将评审完毕的合同发送供应商确认，签字盖章后，准备合同交底表以6.1.4合同盖章完毕后，项目（部门）在公司招采平台发起合同档案管理。6.2.1合同需求项目（部门）在呈报合同评审前，需先走完以下流程6.2.1.2定标评审表（包含项目年度预算范围内新增供应商招标、合同到期对6.2.1.3分包服务供方续签业绩评定表（包含年度预算范围内分包服务合同原单位原价续签或涨价续签，涨价续签的涨幅需控制在3%并提供相关涨6.2.1.4多种经营收入事项评定表（项目新增增值服务收入事项以及增值服务6.2.2评审人应在职责范围尽充分注意义务，对评审中发现的重大风险、错误、遗漏或不妥之处，评审人应当予以明确，并提出修改意见；评审6.2.3评审意见用语应严谨规范，流转意见应明确记载“同意”或“不同意”6.2.4发起项目（部门）负责汇总落实评审意见，并及时与评审部门沟通，对于评审部门提出的问题，应及时澄清或组织修改，并在流转意见中6.2.5节点评审时间应控制在3个工作日内，评审意见由流程节点人员本人6.2.6合同应在履行开始前完成合同评审，原则上禁止补签、倒签合同。如8.1合同评审完成后，由公司商务合约部统一进行编号，各项目（部门）8.2.1公司总部各部门编号原则：GS+合同签订年份+合同顺号。8.2.2各项目编号由3部分组成：项目拼音首字母简称+合同签订年份+合同8.2.3合同签订年份即合同签订年份的阿拉伯数字，如2022。8.2.4合同顺号即根据该类合同签订先后顺序编流水号，从“001”至“999”止，列在该合同编码最后3位。若编码容量不能满足实际需求的，可9.1.1公司商务合约部是合同专用章主管部门。9.1.2非批量的一般合同在合同评审完毕后可直接用印，无须另行申请合同9.1.3.2未经审批同意，应当招标而未招标的；9.2.1商务合约部应严格使用评审通过的终版文本作为用印文本。在用印前，项目（部门）应严格进行文本校对，确保评审通过的终版文本与拟用9.2.2合同评审完毕后的合同文本原则上均不得修改。如因合同谈判等原因确需调整用印文本的，根据以下不同情形履行内部报批程序后分别处9.2.2.1涉及对合同条款的实质性修改的(加重我方义务或削弱我方权利，价9.2.2.2涉及对合同条款的非实质性修改的（不影响我方权利义务，或我方纯），9.2.3合同用印手续由项目（部门）人员亲自经办，禁止其他人员代为办理。10.1.1签订合同前，项目（部门）应当验证方不是法定代表人的，应当验证其授权文件，核对无误后方可正式签10.1.3合同签订时，项目（部门）需对合同中履约开始时间以及履约结束时间进行填写，严禁空白打印盖章。对于合同时间不明确的情况，建议采用“开始时间以甲方通知时间为准”“工期天完工”等此10.1.4签订合同时，原则上应由合同相对方先完成签字盖章手续，项目（部门）收到合同相对方签字盖章的合同版本后，须与评审终版文本进行10.1.5因特殊情况，确需我方先签章的，应采取加盖骑缝章、每页角签等防10.2.1批量合同的范围：地下车位使用权转让协议、中建壹品物业商城商家入驻合作合同、中建壹品物业商城家政服务商家入驻合作合同、临时特约服务协议、住宅室内装饰装修工程施工合同、装饰装修工程设计10.2.2需签订批量合同的，项目（部门）应制定相应的范本合同，发起合同10.2.3获批后的合同文本，由项目（部门）按照经公司审批后的条件填写预留区域，使用中严禁变更合同条款。发现私自篡改的，予以通报批评10.2.4批量合同签订前，项目（部门）应组织校对每份合同的相对方信息、10.2.5批量合同用印前，项目（部门）应事先在招采平台中发起合同用印申10.2.6项目（部门）应建立台账，统计批量合同签署情况。11.1涉及合同变更、解除、放弃权利或增加义务或出现原合同没有约定或11.2补充协议单项或累计签订金额超过原合同金额50%12.1合同中约定解决纠纷方式的条款一般应遵循以下原则：12.1.1依法能够选择在我方单位所在地进行诉讼的，约定在我方单位所在地12.1.2依法只能在对方所在地法院诉讼的，约定在我方所在地或其它第三地13.1应诚信守约，履行合同约定，各项目（部门）经办人有义务跟进合同13.2合同履行过程中，各方往来文件、函件和数据电文视同法律文件，应13.3合同履行完毕后，及时与合同正本一起归档保管。13.4发生可能中止履行、履行不能，或合同变更、解除或终止等情形时，13.5合同履行与条款不一致时，应及时向商务合约部和相关职能领导或分约定的项目负责人进行交底。其他合同（除政府备案的前期物业服务协议外的合同）由商务合约部合同主管向项目（部门）委派签收合同14.1.2“二级交底”：部门负责人、项目负责人向各业务归口主管或相关管14.2.1组织相关部门（或人员）对合同重点条款进行细致的分析，并根据分14.2.2按本管理细则组织好合同交底，向被交底人全面陈述合同背景、合同14.2.3解答被交底人针对合同条款提出的所有问题。14.2.4需政府备案的前期物业服务协议，由市场部向协议中约定的项目负责人进行交底。其他合同（除政府备案的前期物业服务协议外的合同）由商务合约部合同主管向项目（部门）委派签收合同人员进行交底，同时向项目（部门）负责人交底；项目（部门）负责人细看合同条款后向各业务归口主管或相关管理人员交底（包括服务于项目的供方管），14.3.1有责任和权力对合同中任何约而不定或不清晰的条款要求交底人予以14.3.2详细记录合同交底内容，由交底人和被交底人签字后形成交底资料。14.3.3将合同交底记录与合同文本一起保存，据此制定合同执行计划和合同14.4.1负责合同交底资料的收集，并整理完成合同交底记录；负责项目合同负责人交底；项目（部门）负责人应于3日内完成向其下设相关人员14.5.3合同交底分析的重点包括但不限于以下内容：14.5.3.2履约金额。包括合同价款、计价方式、固定总价合同的风险范围和风14.5.3.3合同工作范围。包括服务范围、施工范围、物资采购范围等相关工作范围的确定。合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和考核14.5.3.4双方违约责任。针对每项权利义务，分析违约时公司利益将受到什么14.6.1合同交底人将交底资料反馈给项目管理合同的文员，由其将交底资料14.6.2项目（部门）合同管理文员协助项目（部门）负责人对合合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施组织进行进一步修改完15.1对外订立的所有合同，我方至少应有正本叁份，留存一份公司商务合15.2在合同签订后一周内将合同正本、相应的合同审批表单、附件归档保15.3公司签订的合同，商务合约部按项目（部门）进行统计，填写《合同台账》存档。公司签订的合同，各项目（部门）应