采购员培训手册范本

./目录第一章采购员任职要求-6-第一节采购员的职责与实施流程-6-一、采购员职责-6-二、采购业务实施流程-6-第二节采购员应具备的各种能力-8-一、成本意识与价值分析能力-8-二、预测能力-8-三、表达能力-8-四、沟通协调能力-8-五、信息能力-9-六、团结协作能力-9-七、自控能力-9-第三节采购员应具备的知识-10-一、产品知识-10-二、专业知识-10-三、财务知识-10-四、采购所碰到的票据-12-第四节采购员工作中应注意的细节-13-一、与供应商来往应公正与诚实-13-二、临财不苟得-13-三、虚心与耐心-13-四、保守企业秘密-13-第二章如何确定采购方式-14-一、采购方式1：集中采购-14-二、采购方式2：分散采购〔零星采购-15-三、采购方式3：〔远期合同采购-15-四、采购方式4：直接采购-16-五、采购方式5：间接采购-17-六、采购方式6：招标采购-17-七、采购方式7：网上采购-18-第三章供应商管理-20-第一节供应商管理管什么-20-一、供应商分类-20-二、我司供应商管理的几种模式-20-三、熟悉供应商行业特质-21-四、供应商的结构布局要求-21-五、供应商管理步骤-21-第二节如何寻找供应商-23-第三节如何培养优秀而忠诚的供应商-24-一、把供应商当作分公司看待-24-二、选择合适的供应商-24-三、平等对待供应商-24-四、主动维护供应商的利益-24-第四章询价、比价、议价-25-第一节采购价格种类-25-一、到厂价与出厂价-25-二、现金价与期票价-25-三、净价与毛价-26-四、现货价与合约价-26-五、定价与实价-26-第二节采购价格调查-27-一、调查的主要范围-27-二、信息收集方式-27-三、信息收集渠道-28-四、处理调查资料-28-第三节采购价格确定-29-一、影响价格的因素-29-二、采购价格确定方式-30-三、进行询价-30-四、处理供应商报价-31-第四节采购压价技巧-32-一、还价技巧-32-二、杀价技巧-34-三、让步技巧-35-四、讨价还价技巧-35-五、直接议价技巧-37-六、间接议价技巧-37-第五章采购谈判-39-第一节采购谈判的认识-39-一、采购谈判的使用场合-39-二、采购谈判的内容-39-三、采购谈判的时机-39-四、谈判前应自问的问题-40-第二节采购谈判的准备-41-一、收集采购谈判资料-41-二、制定采购谈判方案-41-三、选择采购谈判队伍-42-四、确定谈判地点-43-五、安排与布置谈判现场-44-六、模拟谈判-44-第三节采购谈判的过程控制-45-一、有礼貌的相互介绍-45-二、立场表现要明确-45-三、议程中遵循三原则-46-四、选择适当的谈判方式-46-五、僵局一定要打破-47-六、谈判结束时的掌握-47-第四节采购谈判的策略与技巧-48-一、不同优劣势下的谈判技巧-48-二、采购谈判的沟通技巧-48-三、采购谈判的禁忌-49-第六章采购合同与订单处理-50-第一节何谓采购合同-50-一、采购合同有哪些条款-50-二、采购合同的格式-52-三、采购合同怎样传递和归档-52-第二节如何全程处理采购订单-53-一、怎样确认采购需求-53-二、如何准备采购订单-53-三、如何确定具体采购活动的供应商-54-四、怎样制作采购订单-56-五、怎样审批订单-56-六、如何跟踪订单的执行-56-七、小额订单如何处理-57-八、紧急订单怎么处理-58-第七章如何控制采购品质-60-第一节如何确定适当的品质-60-一、什么是适当的品质-60-二、如何运用规格来表示品质-60-第二节如何对供应商品质进行控制-60-一、建立密切的品质关系与反馈机制-60-二、验收时予以控制-61-三、采购员至供应商处实地考察-61-四、开展定期评比-61-五、对供应商进行扶持-61-第八章如何管理交货期-62-第一节如何规划交货管理-62-一、什么是交货管理-62-二、为什么要确保交货期-62-三、怎样确保适当交货期-63-第二节交货期延误原因分析及对策-64-一、怎样找出交货期延误责任-64-二、如何改善与供方的沟通-65-三、应建立并加强哪些交货期意识等制度-66-四、编辑统计分析资料-67-第九章采购员职业前景-68-第一节采购员的职业发展是怎样的-68-一、采购员的提升路径-68-二、企业中采购职能的层次-68-三、不断学习提升自己-69-第二节如何提升你在企业中的地位-70-一、具备良好的职业道德和端庄的礼仪形态-70-二、用热忱点燃工作激情-70-三、服务好自己的内外客户-71-四、与各个部门建立好关系-71-五、提升自己的业绩-71-第一章采购员任职要求第一节采购员的职责与实施流程一、采购员职责采购员的任务是确保生产施工所需的物品及材料〔以下简称物料,在必要的时候,按照要求的数量,以适当的质量、合理的价格进场,从而保证正常的生产施工进度,使资源充分利用,不会因为采购不力造成人力物力资源的浪费,影响生产施工进度等事件的发生。要达到以上任务,采购员必须明了自己的职责,主要有以下几个部分：采购需求与方式的确定、供应商选择与管理、采购价格控制、采购合同与订单管理、采购质量控制、交货期管理等。二、采购业务实施流程 采购活动是采购员的主要工作内容,但往往有许多新上任的采购员由于对采购流程不熟悉,因而对采购工作无从下手,或进行采购活动时错漏百出,甚至给公司造成无法挽回的损失。因此,采购员在进行采购活动之前,对采购流程进行熟悉和了解是十分必要的。以苗木采购为例,大致的采购流程如下：〔一收集信息 1.充分了解需求苗木的名称、规格、属性、品质等方面的资料。 2.调查市场行情。 3.收集有关供应商的资料。 4.收集有关替代品的资料。〔二询价 1.选择询价供应商。 2.询问价格、质量、装车、税点等信息。 3.整理报价资料。〔三考察、谈价 1.考虑影响苗木价格的因素,估算运费、税点等；经成本分析后,设定议价目标。 2.前往考察,关注供应商基地或苗圃位置及规模,数量、质量,供应商资质、专业水平等；了解附近市场价格。 3.决定采购条件〔向供应商详细说明我司发展状况,需求苗木品名、规格、质量要求、数量、验收标准、项目地址、进场时间、付款方式等。 4.再次明确我司验收标准、付款条件,与供应商谈定合作意向,确定报价。〔四供应商评估 1.同规格苗木应有几家供应商同时进行询价、谈价。 2.是否为实力较强的供应商。 3.是否为信誉良好的供应商。 4.供应商能否按要求及时供货,并确保质量。〔五报价、开标及中标 1.采购员对苗木计划分单中的苗木在规定时间内提交报价。 2.报价完成后,采购负责人组织开标,以性价比最高为原则确认中标人员。 3.中标采购员确认装车及配送情况；提交定标表及采购合同。〔六进场验收 1.苗木到达进场条件时,由现场工程人员提前通知采购员安排进场。 2.采购员及时通知供应商起苗配送；如有问题,及时与供应商及现场沟通。 3.提交苗木验收单,作为现场工程人员验收依据；如发生打折退货情形,明确责任,与供应商及工程人员沟通解决。〔七对账与付款 1.以月为单位,与供应商核对上月进场苗木信息。 2.核对各种手续是否完备。 3.通知并跟踪供应商开发票情况。 4.付款进度跟踪。第二节采购员应具备的各种能力 随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈,采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能、一门专业,一种可为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。采购也不是一件轻松的工作,需要较高的专业技能和谈判技巧。 采购需要关注的不仅包括价格问题,更多的是品质水平、品质保证能力、产品的售后服务、综合实力等。有些东西看起来买得很便宜,但需要经常维修、经常不能正常使用；有些苗木看起来很便宜,但有病虫害,树形较差,如果用到现场,效果及成活率大打折扣,导致苗木死亡甚至更换,那反倒大幅增加了公司成本。 因此,作为一名采购员,应具备以下基本能力：一、成本意识与价值分析能力采购支出是构成公司成本的主要部分,因此采购员必须具有成本意识,会精打细算,锱铢必较,不可大手大脚；另外采购员必须具有"成本效益"的观念,所谓"一分钱一分货",不可花冤枉钱,买品质不好或者不堪使用的材料,并能随时进行性价比分析。二、预测能力 在动态的经济环境下,物料〔如苗木的采购价格与供应数量经常会调整变动,采购员应能及时关注到市场行情的波动,推断出采购成本将受到的影响程度。总之,采购员必须扩充见闻,具备"察言观色"的能力,才能预测未来的供应趋势。三、表达能力采购员无论是用语言、文字还是图片与供应商沟通,必须能正确、清晰地表达所想采购材料的各种条件,例如苗木的品种、规格、质量、场地条件、交货期限、付款方式等,避免语义含混,滋生误解。尤其是采购任务较重时,采购员必须长话短说,言简意赅,以免浪费时间。而以"晓之以理、动之以情"来获取优惠的采购条件,更加是采购员必须锻炼的表达技巧。四、沟通协调能力 采购业务牵涉范围广,相关部门多,为使采购业务顺利进行,获得良好的工作业绩,除了采购员的努力外,还需要公司内部各有关部门的密切配合。 因此,采购员必须具备良好的人际关系与协调能力,以期获得有关部门的合作,圆满完成任务。五、信息能力很多公司常常因为对市场情况了解不够,导致采购业务处理不好,导致各职能部门之间出现以下相互责难的现象： 1.为什么不能在价低的时候采购？ 2.所买的物料为何品质比别人差,但价格却比别人贵？ 3.供应商的产品品质差,信誉度不好,为什么还选择他们？以上种种对采购部门的指责,实际上是缺乏市场信息、缺乏部门间沟通所致。为有效获取采购方面的信息,采购信息人员应符合以下基本要求: 1.对于材料价格的取得,要懂得利用价值分析、成本分析与统计分析等技术。 2.对于供应商信息的取得,要懂得咨询的调查方法和技巧。 3.对于主要物料信息的取得,要懂得生产技术和生产流程。 4.对于市场行情的取得,要懂得运输、保险、包装等知识。六、团结协作能力表面上看,采购工作似乎是单独作业,实际上,采购过程是一个与人协作的过程。一方面,采购员要与企业内部各部门打交道,如与财务部门打交道来解决采购资金、报销等问题；与验收部门沟通来解决采购交货期及采购质量问题等。另一方面,采购员要与供应商打交道,如询价、谈判等。采购员必须与同事和谐共处,彼此合作,互相支持,采购工作才可无往不利。身为采购员,凡事以企业大局为重,待人处事,尤须注重团队的合作,并以企业的利益为前提。七、自控能力采购员所处理的订单与钞票并无太大差异,因此难免"唯利是图"的供应商所包围。所以采购员一定要有自控能力,正确处理好与供应商之间的关系。1.当与供应商进行谈判时,必须将所有的价格、条款、条件和协议建立在恰当的业务谈判之上。2.在采购过程中,不能对任何人表现出喜好和偏好。3.不能给任何人施以恩惠,也不能接受任何恩惠。4.不论从道德主义上还是从法律意义上来说,接受回扣都是一种犯罪,这是在企业中自毁前程的最快方式。5.采购中接受个人的礼物、免费服务和折扣都是错误的,不管是给你还是给你家庭中的任何人。旅游、娱乐或者任何形式的特殊考虑都是如此,不管你是否请求了这些恩惠。6.必须拒绝恩惠,并返还礼物。要做到愉快而且圆滑,但是态度一定要坚决。第三节采购员应具备的知识一、产品知识无论采购哪一种物料,都必须对其有基本的认识。一个学材料并从事多年材料采购的人员因工作需要而转向园林绿化采购,尽管他从事采购多年,但他仍会感到力不从心,如果他想尽快适应新角色,就必须及时补充有关园林绿化方面的知识。补充的途径很多,如自学,参加相关专业培训班,向公司的工程人员、苗木基地的人员学习等。二、专业知识采购员对其经办的产品〔如苗木,若能了解苗木生长习性、产地信息、质量标准、价格波动规律、装车信息等,将有助于供应商的沟通,并避免吃亏上当。有了专业知识,采购员就更能主动开发新来源或替代品,有助于降低采购成本。 除此之外,采购员需要了解购买的物品,了解产品的原理、质量要求,了解市场行情、价格走势,了解供应商的实力、供应商报价的合理性,并实地考察供应保证能力；同时,采购员需要具备极强的谈判能力与计划能力,有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。 总的来说,专业的采购员需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购方面的专业知识。同时,他需要有能力及时了解周边甚至远方市场的变化和供应商的表现。因此采购员的语言表达能力和沟通能力、计算机网络知识也很重要。三、财务知识〔一单价的构成采购员对于采购物料单价的构成应有所了解。单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、模具费用的分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。而对苗木而言,单价的构成一般包括裸树价、挖工、吊卸转运费用、遮阳保护材料费用、检疫证、运费费用及风险、利润等。〔二成本分析成本分析就是对供应商所提供的成本,逐项进行审查与评估,以求证成本的合理性与适当性。〔三常见的几种税1.增值税〔属于流转税,归国家税务局管理增值税是对销售、进口、委托加工商品的单位和个人就其增值部分征收的一种税,其计算方法是采用销项税额与进项税额相抵的方式。计算公式为：应销项税额进项税额增值税的税率有17%、13%、6%、4%几种。进项抵扣的税率。主要有：17%的税率适用于大多数商品的销售。13%的税率适用于下列商品：粮食、水、气、食用植物油、图书、杂志、饲肥和农业产品等。另外有几种情况一定要注意：农产品初级收购可凭收购凭证抵扣10%。运费凭正规运输发票可以抵扣7%。水费可抵扣6%。电费可抵扣17%。办公用品可抵扣17%。空调油耗、汽油等可抵扣17%。其他耗材,如广告耗材、低值易耗品等可抵扣17%。所以,一定要注意,对上述发生业务尽量收增值税专用发票,以节约费用。不能抵扣的进项税额：以下业务的进项税额是不能抵扣的：购入固定资产。购入商品用于直接消费的,即便开的增值税发票,也不能抵扣。2.营业税〔属于流转税,归地方税务局管理中国人民XX国境内提供规定的劳务、转让无形资产或者销售不动产的单位和个人等按照规定须上缴营业税。营业税税率一般为5%和7%。应缴纳额为营业额乘上税率。3.附加税〔包括城市维护建设税和教育费附加主要是企业为了支援地区城市建设和教育而开立的,纳税金额是在增值税和营业税等主税基础上按比例提取的。附加税归地方税务局管理。四、采购所碰到的票据采购所碰到的票据有收据、普通国税发票、4%增值税专用发票、6%增值税专用发票、17%增值税专用发票〔4%增值税专用发票与6%增值税专用发票都是代开的,只有具有一般纳税人资格的企业才能开出17%增值税专用发票,这对可以抵扣进项税的企业来讲意味着纯利。所以,采购方要求对方开具票据时一定要考虑到这一点。〔一财务付款方式财务支付应付货款时,通常采用的方式有：现金、转账支票、电汇、商业承兑汇票、信用证等。付款方式不同,对采购价格也有影响,所以,采购员对于这些方式的运用要求及注意事项都应有所了解。〔二报销单填写采购员常常需要填写报销单,一定要学会正确填写。应当按照报销单上面的要求认真填写以下内容：票据张数、大小写金额、经办人姓名；负责人的签字；特殊情况的情况说明。填好的报销单如果金额有错,不可以涂改,应重新填写。采购员的报销单必须具备以下条件： 1.填写报销单日期； 2.填写报销部门/个人； 3.经办人员的签名； 4.经济业务内容、数量、单价和金额； 5.从外单位取得的发票,必须是税务局监制的正规发票,必须盖有外单位的公章； 6.发票的购货人或客户应写明本单位名字〔不带任何后缀； 7.发票应按类别按序粘贴。第四节采购员工作中应注意的细节一、与供应商来往应公正与诚实采购工作成功与否,主要取决于供应商的选择是否正确。采购员必须以公平、公开、公正的方式来评选供应商,不可心存偏见,厚此薄彼。处理采购业务时应对事不对人；在可能的范围内协助供应商,从而获得供应商的配合与信任〔助人助己；不接受供应商的热情招待及礼物；设法取得供应商的敬重。与供应商的来往,也务必以实事求是的态度相待,不可有期满的行为,造成不道德的采购。二、临财不苟得采购员所处理的采购单在性质上与钞票并无太大差异,因此难免被"唯利是图"的供应商所包围,无论是威逼还是利诱,采购员都必须维持平常心、不动心,否则牺牲公司利益,图利他人或自己,终将误人误己。所以重利忘义之徒实难胜任采购职责。三、虚心与耐心采购员虽较占上风,但对供应商的态度,必须公平互惠,不可趾高气扬,傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与复杂,采购员需要具备忍耐、等待的修养,才能"欲擒故纵",气定神闲地进行工作。居于劣势时,要能忍让求全,不愠不火,恪尽职守。四、保守企业秘密 遵守企业有关保密规定,不能违背劳动合同,对企业的商业秘密和技术秘密负有保密的义务。 无论什么时候都不得将企业的技术秘密、财务信息、研究开发进度、生产工艺、制作方法等转让或泄露给第三方。 无论什么时候都不得将企业的商业秘密、重大经营决策、规划、整体战略部署、管理诀窍、客户名单、货源情报及产销政策等内容转让或泄露给第三方。第二章如何确定采购方式 一般而言,企业在制订计划或相关采购政策时会对采购方式作出明确规定。作为采购员,必须对企业规定的采购方式了然于胸,以便在实际操作中灵活运用。一、采购方式1：集中采购集中采购是指企业的采购部门统一采购。〔一集中采购的适用范围大宗或批量物品,价值高或总金额多的物料。关键零部件、原料或其他战略资源,且保密程度高、产权约束多的物料。易出问题的物料。需定期采购的物料。〔二集中采购的作业程序 1.收集采购市场信息,并进行整理分析。 2.分析企业所处的经济、社会环境及竞争状况,制定合适的企业采购战略。 3.根据企业产品销售状况、市场开发情况、生产能力,确定采购计划。 4.根据市场反馈信息,同时结合生产特点,定期地根据大宗物料采购要求作出集中采购决策。 5.决策后,由采购部门进行信息分析、市场调查及询价,并根据库存情况作出采购安排。 6.由采购部门根据资源供给情况、自身采购规模和采购进度安排,结合最有利的采购方式实施采购,并办理送货验收手续,及时保障生产需要。 7.对于符合适时、适量、适质、适价、适地原则〔5R原则的物料,经检验合格后及时办理付款手续。〔三集中采购的注意事项 1.集中采购的数量一般较大,因而有可能会造成超量供应,使不需要的物料过多的囤积。 2.集中采购的过程较长,手续多,会延迟物料的到位时间,造成同时请购的物料出现时间差,使物料到位不配套。所以急需的少量或小件物料不适合集中采购。 3.大量采购会使供应商生产时按照他们的作业工序和最优排程方法进行生产,采购员应保持沟通,确保材料按照我们的计划交货。二、采购方式2：分散采购〔零星采购分散采购是由企业下属各单位,如各分公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产需要的采购。〔一分散采购的适用条件 1.小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中占比较小的物料。 2.在费用、时间、效率、质量等方面优于集中采购的物料。 3.市场资源有保证,容易送达,而且物流费用较少。 4.各基层部门具有这方面的采购与检验能力。〔二分散采购的优点 1.分散采购灵活机动,有利于物料的配套供应。 2.分散采购有利于按需供应,可有效杜绝物料囤积的现象。 3.时间比较短,可及时对采购计划进行调整；当营销计划、生产计划发生改变时,可以随时进行改进。三、采购方式3：〔远期合同采购〔远期合同采购是供需双方为稳定供需关系,通过合同约定,实现物料的供应和资金的结算,并通过法律和供需双方的信誉与能力来保证约定交割的实现。合同采购属于实物采购,供需双方以合同为依据实现交割,合同不能转让。〔一合同采购的特点 1.时效长。 2.价格稳定。 3.交易成本及物流成本相对较低。 4.交易过程透明有序,易于把握。〔二合同采购的条件 1.具有法律保障且经济秩序良好的社会环境。 2.适用大宗或批量采购。 3.供需双方认可的质量标准、验收方法和其他认同的履约条件。〔三合同采购的适用范围企业生产和经营长期需要的主要材料和关键零件。〔四合同采购应注意的问题 1.要掌握供应商资信情况和能力,以免上当,造成损失。 2.注意价格风险和供应商履约能力。 3.期限一般在1年以内,隔年交割以签约为准。 4.合同有效期限要超过下游产品保修期1年以上。 5.遵循"适时、适量、适质、适价、适地"的签约原则。 6.合约条款要清楚、准确,双方无歧义。 7.技术标准要尽量采购国际标准、国家标准,便于验收,减少分歧。 8.签约人员应具备一定的专业和法律知识。四、采购方式4：直接采购直接采购是指采购方直接向制造厂家采购的方式。一般是指采购方从物料源头实施采购,满足生产所需。对于我司苗木采购而言,具备一手优质苗木资源的苗圃或者苗贩子,应当大力开发,直接采购可掌握市场底价,降低采购成本。〔一直接采购的优点直接采购的优点是：环节少,时间短,手续简便,意图表达准确,信息反馈快,易于供需双方交流及售后服务的跟进。〔二直接采购的适用条件 1.需方的采购量足够大,供应商能够接受。 2.有相应的采购、储运、渠道、机构与设施等。对我司苗木采购而言,可能需要掌握当地的物流信息、挖苗队伍等信息。 3.费用低于间接采购费用。〔三直接采购的注意事项1.做好准备工作了解资源渠道、竞争状况、市场行情,分析企业自身的供、销、存动态信息,做好信息分析,选择有能力和信誉且能够提供最佳的性价比及售后服务良好的供应商。2.采购计划采购单位从内容上和过程上要解决订购什么物品、订购多少、总量与批量、向谁订购、什么时间订购等问题。也就是说,采购过程要适时、适质、适量、适价、适地。3.正确签约掌握主动权应与供应商达成质量保证协议,以明确规定供应商的质量责任；并与供应商就检验项目及方法达成协议,明确争议的解决办法和渠道。4.认真验收要做好品种、规格、质量的验收,发现问题及时处理。五、采购方式5：间接采购间接采购是指通过中间商实施采购行为的采购方式。〔一间接采购的优点 1.减少流动资金,增加资金周转等。 2.分散采购风险,减少物料非正常损失。 3.减少交易费用和时间,从而降低采购成本。〔二间接采购的条件 1.当地或较近区域有能够担当采购任务的流通企业或中介组织。 2.直接采购的费用和时间大于间接采购的费用和时间。〔三间接采购的适用范围 1.适合于核心业务规模大,盈利水平高的企业。 2.规模过小,缺乏能力、资格和渠道进行直接采购的企业。 3.没有适合采购需要的机构、人员、仓储设施的企业。六、采购方式6：招标采购招标采购是一种特殊的交易方式,有广义、狭义之分。广义的招标采购是指招标人发出招标公告或通知,邀请潜在的招标商进行投标,最后让招标人通过对各投标人提出的规格、质量、交货期限及该投标企业的技术水平、财务状况等因素进行综合比较,确定其中最佳的投标人为中标人,并与之签订合同的过程。狭义的招标是指招标人根据自己的需要提出一定的标准或条件,向指定投标商发出投标邀请的行为。〔一招标采购的条件 1.有完善的招标法律保障及道德和信誉保证,并已形成有效的监督机制。 2.有良好的经济环境秩序及基础,有足够的供应渠道和能力。 3.有社会认同的技术规范和标准做依据,并有检测、度量方法。 4.有良好的专业技术及业务能力招标、投标、评标机构队伍以及评标专家库。 5.有足够的媒体传播。〔二招标采购的作业流程〔三招标采购对物料供应的影响 1.周期较长,对于急需供应的物料不宜采用。 2.签约后对供应商产生约束力,能确保材料按时到位,确保配套供应。 3.出现品质问题时易于解决。 4.因为供应数量已确定,对于意外损失不易补件,易造成物料缺失。七、采购方式7：网上采购网上采购是指以互联网为基础,以电子商务软件为依据进行的一种采购活动。〔一网上采购的作业程序〔二网上采购的优点 1.提高了通信速度。 2.加强了信息交流。网上信息更新快、内容全面丰富,可使企业、客户掌握他们需要的最新信息,任何企业都可以将其信息放到网上供客户查询,从而克服电话查询信息不全面、不直观、不灵活的缺点。 3.降低了成本。网上采购可以降低通信费用,管理费用和人员开销。 4.方便及时。提供全年365天,每天24小时服务。〔三网上采购对物料供应的影响 1.网上采购信息量大,供应面广,容易采购到可以及时供应的材料,减少了不配套的隐患。 2.对于供应商的信誉和质量不能确保,有可能出意外,影响物料正常供应。 3.对于常规物料的采购比较及时,可以满足企业的紧急需要。第三章供应商管理第一节供应商管理管什么本章,我们以我司所处的苗木行业为例,简单阐述供应商管理的相关内容。一、供应商分类我司的苗木供应商众多,分类的方法也众多。 1.按生产经营品种,可分为：乔木供应商、灌木供应商、地被供应商、草坪供应商、时花供应商。2.按实力大小与合作能力高低,可分为 战略合作供应商、一般性供应商和临时供应商。二、我司供应商管理的几种模式〔1战略合作供应商全国各区域内苗木质量优良、价格合理、数量满足需求、垫资能力较强且合作较好的供应商,可成为我司的战略合作供应商。可在一定区域内使用价格优势的战略供应商,保证苗木质量与工程进度,同时便于公司总部直接管理。〔2代培育供应商集中区域需求,与实力较强、合作较好、价格合理的供应商按照我司要求进行订单式生产,签订代培育合同。可以在合适的区域使用代培育供应商,保证苗木质量与工程进度,同时较大程度地降低公司成本。〔3集散地供应商利用集散地苗木资源相对集中优势,可通过集散地供应商掌握一线苗木资源,实时了解市场价格,确保采购价最低；对外销售过程中也可以保证苗木价格的竞争性。三、熟悉供应商行业特质作为一名采购员,在选择或管理供应商时,应对供应商相应的行业特质有所熟悉,否则无法全面了解供应商的能力及品质,无法满足适质、适价、适时、适地的采购要求。四、供应商的结构布局要求企业为了长远发展或在供应商链上更有保障,往往会对供应商的地理位置布局、各行业供应商数量、各供应商在其行业中的大小、供应商性质等内容做一份详细的规划,便于采购员的工作更有方向和目标。具体规划内容为：供应商地理位置布局指企业与供应商在地理位置上的分布状态。一般来说供应商的生产基地最好在企业的附近。各行业供应商数量对于某种需求的材料,能提供此种材料的供应商的数量。为了形成良性竞争机制,企业一般要选择三家以上供应商。规划时要对本企业的需求按ABC分析法先分级,对每一类材料在一定时期内选定几个主要的供应商,其他供应商也要下一些订单,以用来维持关系,同时还可以备急用。五、供应商管理步骤〔一苗木分类 1、将苗木按采购金额比重由高到低分为A、B、C三类； 2、将苗木按类型分为乔木、花灌木、地被、时花、草坪。〔二收集厂商资料根据苗木的分类,收集各类供应商资料,每类最好有5~10家供应商可供选择。〔三供应商调查对供应商进行实地考察,对其拥有苗圃数量、大小及苗木品种,规格、数量进行了解。〔四调查评估对考察到的供应商进行评估分类〔五比价议价对供应商的苗木质量进行确认,并进行比价议价,确定一个最优价格。第二节如何寻找供应商寻找并开发最适当的供应商,是许多机构及采购单位最重要的职责之一。一般而言,供应商越多,可选择的空间就较大。寻找供应商可以通过以下途径来进行。〔一利用现有的资料公司现有供应商数量庞大,因此采购员不必舍近求远,应该就现有供应商去甄选,分析了解他们是否符合要求。〔二通过同行介绍所谓"同行是冤家",是指业务人员彼此争夺客户,尔虞我诈；然后,同行的采购员反倒是"亲家",因此彼此可以资源共享,联合采购,互通有无。〔三阅读专业刊物采购员可以从各种专业性的报纸、杂志上,获得许多苗木供应商信息。〔四参加产品展示会采购员应参加苗木行业的产品展示会,收集有实力的供应商资料,甚至当面洽谈。〔五网上搜集每个行业都有大量的专业网站,里面拥有大量的购销信息。采购员可以通过其中较大较有知名度苗木网站进行信息收集。第三节如何培养优秀而忠诚的供应商持续不断获得高质量、低价格、及时交付产品及提供超期望的服务,是采购工作永恒的目标。要实现这一目标,企业必须拥有优秀而忠诚的供应商。所谓优秀,就是供应商具备给我们提供高质量、低价格、及时供应的苗木；所谓忠诚就是要供应商把我们始终当作第一顾客,始终以我们的需要作为自己持续改进的方向,即使在我们遇到困难的时候也坚定不移地给予支持。一、把供应商当作分公司看待苗木的质量、价格、送货时间,在很大程度上取决于供应商。供应商是我们园林产品实现的基础,我们把供应商当作我们的分公司看待,相信供应商,依靠供应商,尽力为供应商服务,把供应商当成自己的苗木生产基地。二、选择合适的供应商企业对供应商的吸引力决定着供应商对企业的忠诚度,企业选择供应商也讲究"门当户对、两情相悦",否则,合作不愉快无法长久。所以采购员选择供应商时,应当从自身的规模、知名度、采购量和付款能力等实际情况出发,选择最适合的供应商。三、平等对待供应商在买方市场的大环境下,采购方通常处于强势地位,而供应商通常处于劣势地位。有些企业时常利用自己的强势地位直接或者间接迫使供应商接受一些不对等的条件。这种做法短期是能给企业带来利益,但长远看对企业却是不利的。四、主动维护供应商的利益供应商与我们合作的目的,是为了获利。如果不能获利,供应商就不会与我们合作,即使已经建立了合作关系,这种关系也不会长久。所以,如果要想供应商忠诚,能持续为我们提供满意的服务,就必须主动维护供应商的利益。第一,给予供应商合理的利润率。第二,不要求供应商承担协议规定以外的任何义务,不能单方面提高产品要求或服务要求,从而变相降低了供应商的利润率。第三,进入起苗阶段,非万不得已不要轻易变更苗单。第四,建立健全员工"反腐败制度",约束员工的行为,从制度上预防员工利用职权损害供应商的利益。第五,众多供应商中,对于"质优价廉"的供应商,要多加以使用；在满足供应条件的情况下,可优先使用"质优价廉"的供应商。第四章询价、比价、议价第一节采购价格种类 采购价格的高低直接关系到企业最终产品或者服务价格的高低,因此在确保满足其他条件的情况下,力争最低的采购价格是采购员最重要的工作。采购人员要想拿到最低的采购价格,首先必须弄清采购价格包括哪些类别。一、到厂价与出厂价1.到厂价到厂价是指供应商的报价,负责将物品送到采购方的工厂或者指定地点,其中所发生的各项费用全部由供应商承担。 目前与我司合作的苗木供应商,签订的价格均为到厂价〔也叫到场价。2.出厂价 出厂价是指供应商的报价不包括运送责任,即由采购方雇佣运输工具,前往供应商的制造厂或者基地提货。 苗木行业供应商报价,最常见的报价是出圃上车价〔苗木供应商负责将苗木起挖并装载上车的价格,但不负责运送。二、现金价与期票价1.现金价 现金价是以现金或相等的方式支付货款。现金价可使供应商免除交易风险,一般价格相对优惠。2.期票价： 期票价即采购方以期票或延期付款的方式来采购物品。通常供应商会在售价中加计延迟付款期间的利息。三、净价与毛价1.净价： 净价是指采购方不再支付任何货款以外的交易费用。2.毛价： 毛价是指供应商的报价,可以因某些因素加以折扣。四、现货价与合约价1.现货价现货价是指每次交易时,由供需双方重新议定价格,若签订买卖合约,完成交易后合约即终止。在众多采购项目中,采用现货交易方式最频繁,买卖双方按交易当时的行情进行,不必承担预立契约后价格可能发生巨幅波动的风险。2.合约价合约价是指买卖双方按照事先议定的价格进行交易,此合约价格涵盖的期间依合约而定,短则几个月,长则一两年。由于价格议定在先,经常造成与时价或现货价的差异,使买卖时发生利害冲突。因此合约价必须有客观的计算公式或定期修订,才能维持公平、长久的买卖关系。五、定价与实价1.定价： 定价是指物品标示的价格,这在商场用最常见,只不过有些习惯是不二价,有些仍会有"讨价还价"。2.实价：实价是指采购方实际上所支付的代价。第二节采购价格调查一、调查的主要范围大型企业中,原料种类众多,但限于人手,要做采购价格调查谈何容易。因此,要注意"重要少数",通常数量上仅占10%的原料,而其价值却占原料总值的70-80%。假如能掌握住占80%左右价值的"重要少数",那么就可以达到控制采购成本的真正目的,这就是重点管理法。根据一些企业的实际操作经验,可将下列六大项目列为主要的采购调查范围。1、选定主要材料20-30种,其价值占总值的70%-80%以上。2、常用材料、器材属于大量采购项目的。3、性能比较特殊的材料、器材〔包括主要零配件,一旦供应脱节,可能导致生产或施工中断的。4、突发事件紧急采购。5、波动性大的物资材料。6、计划外资本支出、设备器材的采购数量巨大,影响经济效益深远的。二、信息收集方式信息收集的方式可分为以下3类。〔一上游法上游法即了解拟采购的产品是由哪些零件或者材料组成的,换句话说,就是查询制造成本及产量资料。对苗木而言,一般可以理解为裸树价、挖工、运费、税点及利润等价格够成。〔二下游法下游法即了解采购的产品用在哪些地方,换句话说,就是查询需求量及售价资料。〔三水平法水平法即了解采购的产品有哪些类似产品,换句话说,就是查询替代品或者新供应商的资料。三、信息收集渠道信息的收集,常用的渠道有以下5种。〔1杂志、报纸等媒体。〔2信息网络或者产业调查服务业。〔3供应商、顾客及同业。〔4参观展览会或参加研讨会。〔5加入协会或公会。四、处理调查资料可将采购市场调查所得资料,加以整理、分析与检讨,在此基础上提出报告及建议,即根据调查结果,编制材料调查报告及商业环境分析,对本企业提出改进建议〔如提供采购方针的参考,以求降低成本、增加利润,并根据科学调查结果,研究更好的采购方法。第三节采购价格确定一、影响价格的因素〔一供应商成本的高低这是影响采购价格最根本、最直接的因素。供应商进行生产,其目的是获得一定利润,否则生产无法继续。因此,采购价格一般在供应商的成本之上,两者之差为供应商的利润,供应商的成本是采购价格的底线。〔二规格与品质价格的高低与采购物料的品质也有很大的关系。如果采购物料的品质一般或质量低下,供应商往往会主动降价,以求赶快脱手,有时甚至会贿赂采购员。因而首先应确保采购物料能满足本企业的要求,质量能满足产品的设计要求,千万不可只追求价格最低,而忽略了质量。〔三采购材料的供需关系当企业需采购的物料紧俏时,供应商处于主动地位,会趁机抬高价格；当企业所采购的物料供过于求时,采购企业处于主动地位,可以获得最优的价格。〔四生产季节与采购时机当企业处于生产的旺期时,对原材料需求紧急,因此不得不承受更高的价格。避免这种情况的最好方法是提前做好生产计划工作,并根据生产计划制订出相应的采购计划,为生产旺季的到来提前做好准备。〔五采购数量如果采购数量大,就能享受供应商的数量折扣,从而降低采购的价格。因此,大批量、集中采购是降低采购价格的有效途径。〔六交货条件交货条件也是影响采购价格的重要因素,主要包括运输方式、交货期的缓急等。如果货物由采购方来承运,则供应商就会降低价格,反之会提高价格。有时为了争取提前获得所需货物,采购方会适当提高价格。〔七付款条件供应商一般都规定有现金折扣、期限折扣,以刺激采购方能提前用现金付款。二、采购价格确定方式采购价格确定的方式有：报价、招标、谈判。〔一报价报价即采购企业发出询价或征购函,请供应商正式报价的采购方法。〔二招标招标的方式是采购企业确定价格的重要方式,其优点在于公平合理,因此大批量的采购一般采用招标的方式。采用招标的方式需受以下2个条件的限制。 〔1所采购物品的规格要求必须能表达清楚、明确、易于理解。〔2必须有两家以上的供应商参加投标,这是采用招标方式的基本条件。〔三谈判谈判是确定价格的常用方式,也是最复杂、成本最高的方式。谈判方式适合各种类型的采购。三、进行询价〔一询价方式询价方式通常分为下列2种。口头询价由采购人员以电话或当面向供应商说明采购项目的品名、规格、单位、数量、交货期限、交货地点、付款及报价期限等资料。询价物品以双方经常交易,规格简单,标准化者为宜。书面报价对规格复杂且不属于标准化的产品,应采用书面询价为宜。〔二询价要求 1.弄清名称及规格 2.询价产品的数量 3.产品规格书 4.对产品品质的各方面需求 5.说明报价基础要求 6.提出和了解付款条件 7.明确交货期要求 8.提出包装品包装要求 9.明确运送地点与交货方式 10.提出售后服务要求11.供应截止时间12.签署保密协定13.告知供应商有关人员姓名及电话〔三询价表可以根据所要采购的物品事先拟定询价表,要求供应商完全按照要求来填写。四、处理供应商报价 1.还价 还价,就是指采购方对外查询货价,获得供应商的回复后再报价,研究各种交易条件是否适合,如果报价太高,则要求对方减价,这就叫做"还价"。 2.审查报价单 采购部门接到供应商报价单,是否适质、适量、及时和适价,应于报价有效期内妥善审查决定。 3.分析报价单 一般来说,在采购部门接到各供应商的报价单后,应立即分析各供应商价格的高低、交货期的长短、付款条件的宽紧、交货地点是否适中等,以便选择恰当的供应商。一般来说,大企业为了便于分析,大都设计标准化的表格,以利于比较,并可简化工作。第四节采购压价技巧 压价是采购人员与供应商业务人员讨价还价的过程。对于采购人员来说,是想办法压价的过程；对于业务员来说,是固守报价的过程。采购员在压价时应掌握以下技巧,如下图所示。一、还价技巧采购员谈判中还价技巧如图所示。采购员谈判中的还价技巧〔一要有弹性 在价格谈判中,还价要讲究弹性。对于采购人员来说,切忌漫天还价、乱还价格,也不要一开始就还出了最低价。前者让人感觉在"光天化日下抢劫",后者却因失去弹性而被动,让人觉得有欠精明,从而使价格谈判毫无余地。〔二化零为整 采购人员在还价时可以将价格集中起来,化零为整,这样可以在供应商心理上造成相对的价格昂贵感,会比用小数目进行报价获得更好的交易。 这种报价方式主要内容是换算成大单位的价格,加大计量单位。如将"千克"改为"吨"、"月"改为"年"、"秒"改为"小时"等。〔三过关斩将 所谓"过关斩将",即采购人员应善用上级主管的议价能力。通常供应商不会主动降价,采购人员必须据理力争,但供应商降价的意愿与幅度,视议价的对象而定。因此如果采购人员对议价结果不满意,应要求上级主管来和供应商议价；当买方提高议价者的层次,卖方有受到敬重的感觉,可能同意提高降价的幅度。若采购金额巨大,采购人员甚至可进而请求更高层主管〔如采购经理,甚至副总经理或总经理邀约卖方的业务主管面谈,或者由买方的高层主管与对方的高层主管直接对话,此举通常效果不错。因为高层主管不但议价技巧与谈判能力高超,且社会关系及地位崇高,甚至与卖方的经营者有相互投资或事业合作的关系,因此通常只要招呼一声,就可获得令人意想不到的议价效果。〔四压迫降价所谓压迫降价,是买方占优势的情况下,以胁迫的方式要求供应商降低价格,并不征询供应商的意见。这通常是在卖方处于产品销路欠佳,或竞争十分激烈,以致发生亏损和利润微薄的情况下,为改善其获利能力而使出的杀手锏。 此时采购人员通常遵照公司的紧急措施,通知供应商自特定日期起降价若干,若原来的供应商缺乏配合意愿,即兴更换供应来源。当然,此种激烈的降价手段,会破坏供需双方的和谐关系,当市场好转时,原来委曲求全的供应商,不是"以牙还牙"抬高售价,就是另谋发展,因此供需关系难能维持良久。〔五敲山震虎 在价格谈判中,巧妙地提示对方存在的危机,可以迫使对方降价。 通过暗示对方不利的因素,从而使对方在价格问题上处于波动,有利于自己提出的价格获得认同,这就是这种还价法的技巧所在,但必须"点到为止"。而且要给人一种"雪中送炭"的感觉,让供应商觉得并非幸灾乐祸、趁火打劫,而是真心诚意地想合作、想给予帮助——当时这是有利于双方的帮助,那么还价也就天经地义了。二、杀价技巧采购压价的杀价技巧〔一低开高走 一开始就赶尽杀绝,三百的一杀就是一百五,然后逐档添价,步步紧迫,一百六、一百七,并故作大方："已添了这么多的加钱,你还好意思不卖？"〔二欲擒故纵价格杀不下来,索性不买了,掉头就走,借此迫使对方让步,人若被叫回来,买卖就成交了。〔三死缠烂打 考验耐力,不断唇枪舌剑磨价钱；今天不成明天再来,谁能坚持最后五分钟,谁就是此舌战的胜利者。〔四百般挑剔把产品数落一番,东说这不好,西说那不好,指出一大堆毛病,借此搓低卖方士气,杀价目的或许可得逞。〔五博人同情和供应商杀价时,可以这样说："这种商品十全十美,中意极了。可惜我们资金有限,只能出这个价。"只要供应商心软,价钱就好谈了。〔六施以哄功 循循善诱,希望供应商算便宜点,保证给其介绍大客户,予以利诱,使其立场软化、降低价格。三、让步技巧采购人员应知的让步技巧具体如下。谨慎让步,要让对方意识到每一次让步都是艰难的,使对方充满期待,并且每次让步的幅度不能过大。尽量迫使对方在关键问题上先行让步,而己方则在对方的强烈要求下,在次要方面或者较小的问题上让步。不做无谓的让步,每次让步都需要对方用一定的条件交换。了解对方的真实状况,在对方急需的条件上坚守阵地。事前做好让步的计划,所有的让步应该是有序的,并将具有实际价值和没有实际价值的条件区分开来,在不同的阶段和条件下使用。四、讨价还价技巧〔一欲擒故纵 由于买卖双方势力均衡,任何一方无法以力取胜,因此必须斗智。采购人员应该设法掩藏购买意愿,不要明显表露非买不可的心态,否则,若被供应商识破将使采购人员处于劣势。 所以,此时采购人员应采取"若即若离"的姿态,从试探性的询价着手,若能判断供应商有强烈的销售意愿,再要求更低的价格,并作出不答应即行放弃或另行寻求其它来源的表现。通常若采购人员出价太低,供应商无销售的意愿,则不会要求采购人员加价,若供应商虽想销售,但利润太低,即要求采购人员酌予加价。此时采购人员的需求若相当急迫,应可同意略加价格,迅速成交；若采购人员并非迫切需求,可表明绝不加价的意思,供应商则极可能同意买方的低价要求。〔二差额均摊 由于买卖双方议价的结果存在着差距,若双方各不相让,则交易告吹,采购人员无法取得必需的商品,供应商失去了获取利润的机会。因此,为了促成双方的成功交易,最好的方式就是采取"中庸"之道,即将双方议价的差额,各承担一半。〔三迂回战术 在供应商占优势时,正面议价通常效果不好,此时应采取迂回战术才能奏效。〔四直捣黄龙有些单一来源的总代理商,对采购员的议价要求置之不理,一副"姜太公钓鱼,愿者上钩"的姿态,使采购员有被侮辱的感觉。此时若能摆脱总代理商,寻求原制造商的报价将是良策。 通俗点说,这叫挖供应商下线,在我司的苗木采购过程中,这是采购员们常用的策略。〔五哀兵姿态 在处于劣势情况下,采购人员应以"哀兵"姿态争取供应商的同情与支持。由于采购人员没有能力与供应商议价,有时会以预算不足做借口,请求供应商在其有限的费用下,勉为其难地将货品卖给他,而达到减价的目的。 一方面采购人员必须施展"动之以情"的议价功夫；另一方面则口头承诺将来"感恩图报",换取供应商"来日方长"的打算。此时,若供应商并非血本无归,只是削减原来过高的利润,则双方可能成交；若采购人员的预算距离供应商的底价太远,供应商将因无利可图,不为采购员的诉求所动。〔六釜底抽薪为了避免供应商处于优势下攫取暴力,采购人员可同意让供应商有"合理"的利润,否则即使胡乱杀价仍给供应商可乘之机。因此,通常采购人员应要求供应商提供其所有的成本资料,对国外货品而言,则请总代理商提供一切进口单据,借以查核真实的成本,然后加计合理的利润作为采购的价格。五、直接议价技巧即使面临通货膨胀、物价上涨时,直接议价仍能达到降价的功能。因此在议价过程中,采购人员可用直接议价的方式进行谈判。其具体技巧有4种：〔一以原价订购当供应商提高售价时,往往不愿花太多时间在重复议价的交涉上,因此若为其原有顾客,则可利用此点,要求沿用原来价格购买。〔二直接说明预设底价 在议价过程中,采购人员可直接表明预设的底价,如此可促使供应商提出较接近该底价的价格,进而要求对方降价。〔三不干拉倒此法适用于,采购人员不想再讨价还价；当议价结果已达到采购人员可以接受的价格上限。〔四要求说明提高售价的原因 供应商提高售价,常常归到原料上涨、工资提高、利润太薄等原因；采购员在议价协商时,应对任何不合理的加价提出质疑,如此可掌握要求供应商降价的机会。六、间接议价技巧〔一针对价格的议价技巧 在议价的过程中,采购人员也可用间接方式进行议价,具体技巧有以下3种。 1.议价时不要急于进入主题 开始商谈时,最好先谈一些不相关的话题,借此熟悉对方周围事物,并使双方放松心情,慢慢进入主题。 2.运用"低姿态" 在议价协商时,对供应商所提的价格,尽量表示困难,多说"哎！""没办法！"等字眼,以低姿态博取对方同情。 3.尽量避免书信或电话议价而要求面对面接触 面对面的商谈,沟通效果较佳,往往可借肢体语言、表情来说服对方,进而要求对方妥协,予以降价。〔二针对非价格因素的议价技巧除了上述的针对价格因素的技巧外,采购人员也可利用其它非价格因素进行谈价,其具体技巧如下： 1.要求供应商分单售后服务及其他费用当供应商决定提高售价,而不愿有所变动时,采购人员不应放弃谈判,而可改变议价方针,针对其他非价格部分要求供应商获得补偿。 2.善用"妥协"技巧在供应商价格居高不下,采购人员若坚持继续协商,往往达不到效果,此时可采取妥协技巧,对少部分不重要的细节做适当让步,再从妥协中要求对方回馈,如此也可间接达到议价效果。 3.利用专注的倾听和温和的态度博得对方好感 采购人员在协商过程中,应仔细地倾听对方说明。在争取权益时,可利用所获的对方资料或法规章程,进行合理的谈判。第五章采购谈判第一节采购谈判的认识采购谈判,是指企业为采购商品,作为买方与卖方对购销业务有关事项,如商品的种类、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行反复磋商,谋求达成协议,建立双方都满意的购销关系。一、采购谈判的使用场合并不是每次采购都需要进行谈判,以下列举一些需要谈判的情形。 1.采购项目涉及大量的金额。 2.市场竞争的不足导致价格的不合理。 3.有重要条款需要买卖双方或者其中一方的领导介入、关注。 4.由于其以往的努力受到怀疑,采购者希望其领导介入。 5.没有足够的时间选择其他产品或服务。 6.在连续提供产品、服务方面存在风险,影响进度。二、采购谈判的内容 采购谈判围绕采购商品而进行洽谈,主要如下： 1.物品品质。 2.物品价格。 3.物品数量。 4.物品包装。 5.交货期。 6.保险条件。 7.付款方式及条件。 8.售后服务。三、采购谈判的时机 要想使谈判成功,必须掌握好时机。〔一谈判的最好时机 1.当新的供应商试图与你建立关系,而你现在的供应商表现还好的时候。 2.当你要与供应商进行更多的业务,但仍然获得小规模报价时。 3.当市场处于买方市场,并与现有供应商采购已经超过一年时。4.当现在采购的产品或服务价格下降,但供应商那里没有获得价格减让时。 5.当你对产品、交易厂商和市场有充分了解时。 6.当供应商急于与你达成协议时。 7.当供应商所处行业属于完全竞争行业时。 8.当潜在的长期回报高于接受的原始报价时。〔二最糟糕的时机 1.当你不知道购买何种产品或服务时。 2.当你对交易厂商一无所知时。 3.当你对市场情况一无所知时。 4.当你疲劳、压力大或情绪低落时。 5.当你不了解对手的权限时。 6.当你不知道自己有多大让步权限时。 7.当供应商知道你公司的业务正在滑坡或正处在破产边缘时。 8.当你没有受到足够的谈判策略、战术和程序训练时。四、谈判前应自问的问题在谈判前应提出及回答以下问题,以使自己的准备工作更加充分。 1.这是否是将要进行谈判的项目？ 2.现状是怎样的？我的目标是什么？ 3.我是否收集到了以下方面的信息：卖方、谈判涉及到的产品或服务、市场、以及管理层的期望？ 4.卖方期望从谈判中获得什么？ 5.我是否有足够的时间和资源使谈判进展顺利？ 6.管理者是否支持我的目标及许可我使用公司的资源？管理者是否介入？ 7.卖方在以往的谈判中表现如何？ 8.对方谈判者是谁？ 9.谈判双方希望达成什么结果？10.今后与卖方是否还有其他的交易？交易量多少？时间多长？第二节采购谈判的准备一、收集采购谈判资料〔一分析采购需求 采购需求分析就是要在谈判之前弄清企业需求什么、需求多少、需求时间,最好能够列出企业物料需求分析清单。〔二调查资源市场 在对采购需求做出分析之后,要对资源市场进行一番调查分析,获得市场上有关物料的供需情况、产品销售情况、产品竞争情况、产品分销渠道等信息资料,从而为采购谈判的下一步提供决策依据。〔三收集供应商的信息 供应商的信息包括： 1、供应商的资信情况。供应商是否具有签订合同的合法资格；对方的资本、信用和履约能力。 2、供应商的谈判风格和特点。谈判风格实质是谈判者在多次谈判中表现出来的一贯风格,了解谈判对手的谈判风格,可以对预测谈判的发展趋势和对方可能采取的策略以及为制定己方的谈判策略,提供重要的依据。〔四整理和分析资料 在通过各种渠道收集到的有关信息资料以后,还必须对它们进行整理和分分析。 〔1鉴别资料的真实性和可靠性。〔2鉴别资料的相关性和有用性。二、制定采购谈判方案〔一确定采购谈判目标 采购者必须有明确而具体的目标。一般可将谈判目标分为四个层次,即最低目标、可接受目标、实际需求目标、最优期望目标、〔1最低目标：谈判中至少应该达到的目标,谈判的底线。 〔2可接受目标：只满足了部分需求,实现了部分经济利益的目标。 〔3实际需求目标：秘而不宣的内部机密,较理想的最佳目标,由谈判对方提出,对方达到实际需求目标即可结束谈判。 〔4最优期望目标：实际需求利益+增加值,涉及心理、信誉、利益、历史成见,是不易实现的最佳理想目标。〔二安排采购谈判议程 谈判议程主要是说明谈判时间的安排和双方就哪些内容进行磋商。 1.确定采购谈判主题。 对于采购谈判而言,最重要的就是采购产品的质量、数量、价格水平、运输等方面,因此应把这些问题作为谈判议题的重点加以讨论。 2.安排采购谈判时间谈判时间的安排,即要确定谈判在何时举行、为期多久。如果是系列谈判需要分阶段进行,则还应对各个阶段的谈判时间做出安排。在选择谈判时间时,主要考虑准备工作的充分程度、谈判人员的身体及情绪状况、不能把谈判安排在对方明显不利的时间。〔三制定谈判备选方案 谈判过程中难免出现意外事情,影响谈判进程,因而谈判前应对整个谈判过程中双方可能做出的一切行动进行正确估计,并以此设计出几个可行的备选方案。三、选择采购谈判队伍 采购谈判队伍的选择就是在对谈判对手情况以及谈判环境诸因素充分分析研究的基础上,根据谈判的内容、难易程度选择谈判人员,从而组织高效精悍的谈判队伍。〔一谈判队伍选择的原则〔1根据谈判的内容、重要性和难易程度组织谈判队伍。 〔2根据谈判对手的具体情况组织谈判队伍。〔二谈判人员的选择和配备 通常情况下,参与采购谈判的队伍由1人以上组成。因为对复杂的或者较为重要的谈判来讲,首先可以满足谈判中多学科、多专业的知识需求,取得知识结构上的互补与综合优势；其次,可以群策群力,集思广益,从而形成集体的力量。〔三谈判人员的分工与合作 确定谈判小组之后,内部成员要进行分工,从而确定主谈和辅谈。主谈是指在谈判的某一个阶段或者对某一方面或几个方面的议题,由他为主体进行发言,阐述我方的观点和立场；辅谈是指除主谈以外的小组其他成员处于辅助配合的位置。 主谈与辅谈人员在谈判过程中并不是各行其是,而是在主谈人员的指挥下,互相密切配合。总之,既要根据谈判的内容和个人的专长进行适当的分工,明确各人的职责,又要在谈判中按照既定的方案相机而动,彼此呼应,从而形成目标一致的有机谈判统一体。四、确定谈判地点谈判地点选择有3种：己方所在地、对方所在地、双方之外的第三地。〔一己方所在地优点:1.以逸待劳,无需熟悉环境。2.随机应变,可根据谈判形势发展随时调整谈判计划、人员、目标等。 3.可以利用地利之便,创造融洽的谈判氛围。缺点:1.要承担繁琐的接待任务。2.谈判可能受到己方领导的制约,使谈判小组无法独立开展工作。〔二对方所在地优点：1.不必承担接待工作,可全身心投入到谈判中。 2.可顺便实地考察对方的生产经营状况,取得第一手资料。 3.遇到敏感性问题时,可以说资料不全而委婉地拒绝答复。 缺点：1.要有一个适应对方环境的过程。 2.谈判遇到困难时,难以调整,易产生不稳定情绪,影响谈判结果。〔三双方之外的第三地优点：对于双方来说在心理上都会感到较为公平合理,有利于缓和双方关系。 缺点：由于双方都远离自己所在地,因此在谈判准备上会有所欠缺,谈判中难免争论,进而影响谈判的成功率。五、安排与布置谈判现场 在己方所在地谈判时,己方要承担谈判现场的安排与布置工作。 1、最好能够为谈判安排三个房间。一间作为双方的主谈判室,另外两间作为各方的备用室或休息室。 2、谈判双方座位安排也应认真考虑,根据实际情况加以选择。六、模拟谈判为提高工作效率,使谈判方案、计划等各项准备工作更周密、更有针对性,在谈判准备工作基本完成之后,应对此项工作进行检查。在实践中行之有效的方法就是进行模拟谈判。有效的模拟谈判可以预先暴露己方的谈判方案、计划的不足之处及薄弱环节,检验己方谈判人员的总体素质,提高他们的应变能力,从而达到减少失误、实现谈判的目标。第三节采购谈判的过程控制采购谈判的过程中需要采购人员仔细斟酌每一细节,直至争取到双赢,使双方皆大欢喜。因此谈判开始前采购员必须知道谈判的各个步骤。一、有礼貌的相互介绍 谈判中有邀请方与被邀请方,因此,作为负责这项事务的采购员与业务员必须做好相互介绍的工作。在相互介绍时,应注意以下3点。 1.首先可让对方的采购员〔业务员来负责介绍对方的主要人物。 2.介绍时要坚持客方优先的原则。 3.介绍后邀请双方入座,并向对方通报今天的具体谈判议程安排。二、立场表现要明确 立场即认识和处理问题时所处的地位和所抱的态度。采购人员在谈判时要立场明确,应知晓以下常识。〔一表示出求"双赢"在谈判时,要表示出谈判目的是双赢。事实证明,大部分成功的采购谈判,都要在和谐的气氛下进行,才能达成；而在相同条件交涉上,站在对方的立场上去说明,往往更有说服力。 双赢绝不是50:50。事实上,有经验的采购人员,总会设法为自己公司争取最好的条件,然后也让对方得到一点好处,因此站在采购员的立场上,谈判的结果应该是60:40、70:30,甚至是80:20。〔二"产品质量"不可让步 产品质量是采购方的门面,因此在谈判时采购员要供货商提供明确质量保证以及质量责任,甚至要求供方提供质量保证依据。在谈判中,采购方决不能牺牲质量来确保最低价格的实现。〔三谈判属于组织行为 采购谈判是采购员代表企业或者组织同另一供方的企业或者组织销售代表实施谈判,因此采购员个人素质决定着谈判的成败,如果某个采购员对某家供应商带有异样眼光,很容易导致采购谈判的失败。这要求采购员坚守自己的职业操守。三、议程中遵循三原则 在执行谈判中,主持谈判的双方主管,应遵循谈判议程执行谈判。凡是与本次谈判相关的、需要双方展开讨论的问题,都要作为谈判的议题,因此采购人员在谈判议程中必须把握好以下三原则。〔一把握重点谈谈判时可将谈判主体一一罗列出来,然后根据实际情况,确定应重点解决哪些问题。〔二时间有限性 一般来说必须把握谈判时间进度,因为人的精力有限,注意力集中程度随着时间的延长逐次减弱。对一般性企业,都应该从快处理。〔三以事实为根据 作为谈判双方,供方必须展示出自己真实的技术、质量、生产实力,采购方也必须展示出自己真实的购买能力。四、选择适当的谈判方式 在谈判中,选择适当的谈判方式对采购员来说非常重要。一般说来,谈判方式分两种：〔一强硬性谈判 强硬性谈判不是说在谈判中采用强硬的语气,而是指在谈判中采取强硬的立场,绝不让步。采购人员在采取强硬性谈判方式时应掌握以下5个条件。1.准确计算出供方成本与利润空间。 2.在同行中自己占有绝对市场优势。 3.供方产品处于市场销售低潮。 4.供方企业处于资金流通困难时。 5.供方要求在质量上给予让步时。〔二温柔性谈判 温柔性谈判,是指在采购谈判过程中采取让步的状态,来达成交易目的。某些企业在出现库存不足,或者其他物质紧缺情况下,通常会在采购谈判中采用温柔性谈判。采购人员在采用温柔性谈判时应掌握以下4个条件。 1.采购方出现紧急物质需求。 2.供方产品市场潜力巨大。 3.供方要求在非紧要关口上给予让步时。 4.采购谈判持久不下。五、僵局一定要打破 采购谈判中,在谈及价格与交货期问题时,出现僵局是很难避免的。因此,采购人员应采取技巧,打破僵局。 1、注意言辞 在谈判中,一旦出现僵局,双方人员要头脑冷静,切不可言语冲动。因为言辞尖刻会形成情感对立,从而对打破僵局极为不利。 2、更换谈判团成员 让可能刺激对手的成员离开,可以缓和矛盾。 3、用轻松的话题缓解紧张气氛 如讲一则娱乐新闻,或者讲一个有趣的故事,就可以缓解紧张气氛。 4、僵局问题先放下 会后由双方人员建立一个特别工作组,有针对性地解决问题；通过调查,找出可以打破僵局的办法。 5、给予让步 对于一些问题,可以双方同时给予让步解决。六、谈判结束时的掌握 这是谈判的最后阶段,在这一阶段,主要应做好以下工作。 1、检查成交协议文本 应当对文本做一次详细的检查,尤其是对关键的词句和数字的检查一定要仔细认真,一般应该采用统一的、经过公司法律顾问审定的标准格式文本,如合同书、订货单等；对于大宗或成套项目交易,其最后文本一定要经过公司法律顾问的审核。 2、签字认可经过检查审核之后,由谈判小组组长或谈判人员签字并加盖公章,予以认可。 3、礼貌道别 无论是什么样的谈判以及谈判的结果如何,双方都应该诚恳地感谢对方并礼貌道别,以利于建立长期的合作关系。第四节采购谈判的策略与技巧一、不同优劣势下的谈判技巧 采购员在谈判时,应掌握不同优劣势下的谈判技巧,才能做到游刃有余。〔一我方劣势谈判技巧 在采购谈判活动中,我方处于弱势情况时,可以采用吹毛求疵技巧、先斩后奏技巧、攻心技巧、疲惫技巧、权力有限技巧和对付阴谋性谈判作风的技巧,熟练把握和恰当运用这些技巧,有利于我方控制谈判的方向和进程。主要介绍下吹毛求疵技巧。 吹毛求疵技巧主要用于零售业中,是指谈判中处于劣势的一方在面对有利的一方炫耀自己的实力,谈及对方的实力或优势时,采取回避态度,而专门寻找对方弱点,伺机打击对方的技巧。〔二我方优势的应对技巧 我方处于优势,常常采用不开先例的技巧。为了坚持和实现提出的交易条件,而采用已有的先例来约束对方,从而使对方就范,接受己方条件的技巧。它是一种保护买方利益,强化自己谈判地位和立场的最简单有效的方法。〔三均势谈判技巧 均势谈判中,常采用迂回的技巧。 所谓迂回技巧,就是通过其他途径接近对方,建立感情后再进行谈判。这种方法往往很奏效,因为任何人除了工作还会有许多业余活动,而这些业余活动如果是对方最感兴趣的事情,那么你就能成为对方的伙伴或支持者,感情就很容易沟通了,从而可以很容易换来经济上的合作。二、采购谈判的沟通技巧 采购谈判的技巧有4种可供参考。 1、倾听技巧 倾听技巧,在谈判时显得尤为重要。采购员在谈判时应掌握以下倾听技巧。 〔1先入为主的固定看法影响倾听。采购人员与对方进行沟通时,不仅仅要听懂其谈话内容,更要揣摩其谈话意图。 〔2情绪化会使人变成聋子。在谈判沟通中当听到自认为不正确的意见或不利于自己的言论时,千万别太情绪化,这样会让自己听不下去对方谈的任何内容,也会给对方留下不好的印象,从而影响谈判的成功。 〔3一心不可二用。在谈判时,切忌一心二用,这样会分散注意力,使听的内容不连贯、看的内容不全面,从而影响谈判进程。 〔4听而不闻。在谈判中听对方讲话时,不应将注意力集中在对方的外貌和举止上,这样会不知道对方在谈的内容。 2、提问技巧 提问技巧是有效口头沟通的关键工具。谈判的每个阶段意味着为了达成协议可以提供各种类型的问题,此时采购人员可以采用提问技巧。 比如：提出诱导型问题,鼓励对方给出你所希望的答案,"你是不是更喜欢……" 比如：提出奉承型问题,带有奉承色彩,"你或许愿意与我们分享你在这方面的知识？"- 3、说服技巧 谈判时,沟通还需掌握说服技巧,这样才能更容易取得谈判的成功： 〔1讨论先易后难。 〔2多向对方提出要求、传递信息、影响对方意见。 〔3强调一致、淡化差异。 〔4先谈好后谈坏。 〔5强调合同中有利于对方的条件。 〔6待讨论赞成或反对意见后,再提出你的意见。 〔7结论要由你明确提出,不要让对方揣摩或自行下结论。 〔8多了解对方,以对方习惯的、能够接受的方式和逻辑去说服对方。 4、答复技巧 答复不是容易的事情,回答的每一句话,都会被对方理解为是一种承诺,都负有责任,因此采购人员应掌握一定的答复技巧。三、采购谈判的禁忌 采购谈判中有些雷区,应尽量避免。 1、准备不周、仓促草率。 2、脾气暴躁、自鸣得意。 3、过分谦虚、过度紧张。 4、赶尽杀绝、轻诺寡信。 5、过分沉默、无精打采。 6、贪得无厌、玩弄权术。 7、缺乏警觉、泄露机密。第六章采购合同与订单处理第一节何谓采购合同 采购合同伴随着物品的流动贯穿着整个采购过程。合同管理的目的是实施订单计划,从采购环境中购买物品项目,为生产施工输送合格的原材料和配件,同时对供应商群体绩效进行评价和反馈。一、采购合同有哪些条款采购合同也被称为采购订单,是指供需双方在进行正式交易前为保证双方的利益,对供需双方均有法律约束力的正式协议。一般在选择供应商后签订采购合同。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词,因为它是具有法律效力的文件,几乎所有的采购合同都包括与违约相关的标准和法律条款。采购合同描述了采购所需的重要细节信息,其内容包括数量、规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址等,这些均位于合同的正面。1.质量条款质量是指物品所具有的内在质量与外观形态优劣的标志,包括各种性能指标和外观造型。条款的主要内容有：技术规范、质量标准、规格、品牌名等。2.价格条款价格是指交易物品每一计量单位的货币数值。价格条款的主要内容有价格术语的选用、结算币种、单价、总价等,具体为：计量单位的价格金额、货币类型、交货地点、国际贸易术语、物品定价方式等。3.数量条款数量是指采用一定的度量制度对物品进行量化,以表示出物品的重量、个数、长度、面积、容积等。数量条款的主要内容有交货数量、单位、计量方式,必要时还应清楚地说明误差范围。4.包装条款包装是指为了有效地保护物品在运输存放过程中的质量和数量,并利于分拣和环保,而把物品装进适当容器的操作。包装条款的主要内容有包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等,具体为：标志、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本、分拣运输标志等。5.装运条款装运是指把物品装上运载工具并运送到交货地点。装运条款的主要内容有：运输方式、装运时间、装运地与目的地、装运方式等。6.验收条款在一般的交易过程中,物品的检验是指按照合同条件对交货进行检查并验收,涉及质量、数量、包装