物业分公司顾客沟通工作程序

物业分公司顾客沟通工作程序物业分公司顾客沟通工作程序

1总则

1.1各物业分公司应遵循以顾客为关注焦点的原则，加强与顾客沟通和交流，促进相互了解、理解、信任与合作，从而实现物业服务质量水平的持续提升。

1.2各物业分公司应建立系统的顾客服务信息管理制度，明确顾客服务信息收集和处理的责任、方法和控制要求，确保及时准确地响应顾客服务需求。

1.3各物业分公司应通过建立正式的顾客沟通途径，明确物业服务信息公告、日常服务过程中各级管理人员与顾客主动接触和交流的频次和内容要求，并充分利用收集到的顾客意见和建议，持续改进服务质量和运作效率。

2相关职责界定

2.1物业分公司(管理处)负责组织物业服务信息的发布、顾客服务信息的收集、分流和处理，以及开展顾客意见征询活动。

2.2项目所在公司负责监督所属物业分公司的顾客服务信息及沟通工作。

2.3管理公司物业管理部负责指导各物业分公司的顾客服务及沟通工作。

3顾客沟通基本要求

3.1日常物业服务过程中，物业分公司与顾客沟通和交流至少包括以下方面，各物业分公司应制订相应的控制程序(一个或多个)，明确下列各项活动的责任、方法和控制要求。

a)物业服务信息的告知；

b)特定顾客服务需求的受理；

c)顾客咨询事项、建议及投诉处理；

d)顾客反馈意见的主动征询等。

3.2物业分公司就上述活动制订的控制程序应满足本手册的规定要求，并与本公司的实际情况相结合。

4物业服务信息告知

4.1各物业分公司应采取适宜方式发布与物业服务有关的信息，包括(不限于)：

a)物业服务内容和方式(物业服务合同约定内容)，以及物业公司、业主双方的责任和权利等；

b)物业分公司、管理处的服务(投诉)电话，及其它联系方式；

c)物业公司提供的有偿服务及收费标准；

d)物业公司单方的物业服务承诺；

e)小区管理规定(业主配合事项或要求)；

f)物业服务费收支情况等。

4.2物业服务信息告知方式可以是(不限于)：

a)集中书面公告或信息广播，以及有条件的小区网站发布信息；

b)书面通知、服务手册等文件的逐户发放，或集中地点的投放(取阅)；

c)指定地点的告知牌设置；

d)口头通知或说明等。

4.3物业服务信息的告知内容和方式选择，应在经济原则下充分保证顾客的知情权,以及物业公司有效开展服务活动的需要。各物业分公司应系统地策划和制订物业服务信息告知方案，具体明确：需要告知的信息、告知方式、执行责任部门等。

4.4各物业分公司、管理处的服务(投诉)电话必须至少在小区主要出入口、小区内主要路口，及物业分公司(管理处)办公楼出入口以告示牌方式予以公告。所有涉及物业服务信息告知的内容(如物业服务手册、宣传单张、公告栏等)，均应考虑列入服务(投诉)电话。

4.5为确保物业信息发布的完整、准确和避免误解，物业服务信息正式发布前，各物业分公司应按(对顾客)公开文件控制程序的规定对相关信息内容(文件)进行审批。

5顾客信息收集与处理

5.1顾客信息收集

5.1.1物业分公司各管理处服务中心实行24小时值班制度，以保证及时响应顾客的

服务要求。

5.1.2针对各类顾客服务信息，服务中心客服人员必须及时、准确地做好记录，填写《顾客服务信息登记表》。

a)信息内容包括但不限于：顾客服务需求、咨询、建议、投诉等；

b)信息来源包括但不限于：来访、来电、来信、委托转告、上级部门转告等。

5.1.3客服人员在接待顾客来访和来电过程中，必须严格执行《EE物业服务行为规范》的规定，以及本公司制订的相关顾客接待管理制度。

5.2顾客信息的处理及回访

5.2.1客服人员应及时对顾客信息进行分类整理，并以《内部联络单》的形式传达到相关的处理部门。若问题须及时处理的，可口头转达，并在《顾客报务信息登记表》中予以记录。

5.2.2相关处理部门在收到《内部联络单》后，应根据问题的类型及时组织处理：

a)针对顾客服务需求，处理部门应按本手册7.2节的规定进行处理，及时提供顾客要求的服务项目；

b)针对顾客咨询事项，客服人员不能及时准确回答的，相关处理部门应在客服人员规定时间内作出答复；

c)针对顾客建议或投诉事项，相关处理部门应按本手册第8.3节的规定进行处理。

5.2.3问题处理时间较长的，负责处理部门应在两个工作日内向客服人员提出问题处理计划(方式、时间安排、承诺等)，由客服人员及时向

顾客反馈，并做好反馈记录。

5.2.4在顾客信息传达到各职能部门处理期间，客服人员须对信息问题处理情况进行跟踪，发现未按承诺处理时，客服人员应督促问题处理责任人，必要时向管理处主任或公司总经理报告。

5.2.5所有顾客信息处理结果均应纳入回访工作范围，客服人员负责按本手册第8.5节的规定做好回访工作，并予以记录。

6顾客意见征询和交流

6.1各物业分公司除按本手册第8.2节规定进行定期的顾客满意调查外，应制订日常顾客沟通和交流的管理规范，明确规定各级管理人员日常与顾客接触和沟通的要求，这些要求包括：

a)不同层级人员(至少包括公司领导、各部门负责人、管理处负责人、管理处专业主管人员等)与顾客交流，并征询意见的频次；

b)不同层级人员征询意见的方式、内容和注意事项；

c)不同层级人员提交沟通信息报告的频次和内容要求；

d)物业分公司对沟通信息的汇总、分析和利用等。

6.2针对各级人员定期(至少每月一次)提交的沟通信息报告，管理处主任(负责管理处范围内)和品质部(负责公司各职能部门)应进行汇总分析，并提出必需的改进建议，物业分公司领导层对建议无论是不予采纳、还是即时采取措施、或待时机成熟再处理，均必须逐项明确处理意见。

6.3为保证顾客反馈意见收集的覆盖面，方便顾客主动性的意见反馈，各物业分公司应通过宣传资料等有效方式向顾客公告公司联系电话、部门、联系人等，并在适当地点设置足够数量的意见收集箱。

6.4各物业分公司应重视与业主委员会建立融洽、互信的合作关系，根据政府法规规定适时协助组建业主委员会，并定期向业主委员会进行工作汇报和交流。

7相关文件与记录

7.1WDWY-WI-MM5101EE物业服务行为规范

7.2WDWY-FR-MM8101顾客信息登记表

7.3内部联络单

篇2：X物业公司顾客沟通程序

**物业管理有限公司程序文件

--与顾客沟通程序

1．目的

了解服务现状，满足顾客需求，提高服务质量。

2．范围

适用于公司各部门。

3．职责

3.1品质管理部负责各部门与顾客沟通工作的监督与协调及每半年的顾客意见调查；

3.2管理处经理负责组织、落实与顾客沟通的方式、方法和内容，并将有关信息传递到公司。

3.3管理处客户事务助理负责本部门与顾客沟通、信息资料的收集、整理及分析等。

4．方法和过程控制

4.1沟通渠道

4.1.1居家服务回访

4.1.2顾客投诉/建议/咨询

4.1.3业委会会议

4.1.4《管理服务报告》/《物业管理工作简报》

4.1.5顾客恳谈会

4.1.6社区文化活动

4.1.7顾客意见调查

4.2沟通方法

4.2.1居家服务回访

管理处客户事务助理负责每月按《居家服务提供与控制程序》对当月家政、维修服务质量进行抽查回访。

4.2.2顾客投诉/建议/咨询

4.2.2.1管理处客户事务助理负责向顾客介绍提供的服务，解答顾客的提问，在《工作信息记录本》上做好记录，并及时向上级汇报顾客的意见和困难。

4.2.2.2当顾客投诉或提出建议时，管理处要及时予以回复并处理，具体操作流程详见《顾客投诉处理程序》。

4.2.2.3品质管理部负责顾客投诉/建议/咨询的处理情况及家政维修回访情况的监督、分析和总结。

4.2.2.4管理处客户事务助理负责对本部门的顾客投诉、建议和咨询进行跟踪处理，对顾客提出的促进管理或建设性意见要进行分析其可行性后做出回应；并及时将信息反馈至品质管理部。

4.2.2.5每月5日前，将本部门上月顾客投拆、建议及处理情况汇总经部门经理审批后予以公布，并抄送品质管理部备案。

4.2.3业主委员会会议

4.2.3.1在业主委员会会议上，管理处经理负责与业主委员会进行沟通。每季度须把管理处的主要工作内容和工作中存在的难点与业委主任沟通。业主委员会的会议必须要整理成会议纪要，经分管总经理助理审阅，报业委会主任审批后，对管理服务区域全体顾客公布。

4.2.3.2异常情况下（如业主委员会与地产公司发生纠纷等），业主委员会会议应设法延期召开或取消当季的会议，且召开前须经公司领导同意。

4.2.4管理服务报告

4.2.4.1每季度首月20日前，各管理处就上季度的管理经营情况以《管理服务报告》的形式向业主公布。公布方式可在宣传栏内张贴，或张贴查阅通知，将报告存放在管理处、公告栏或保安岗亭供业主（住户）查阅。公布的文件要注意保持完好，避免损坏或遗失。

4.2.4.2《管理服务报告》编制完成后，要发送公司财务管理部审核，经公司分管领导审批，管理处经理和公司分管领导都要理解报告中的每一项内容，尤其是其中的费用收支账目，之后方可提交业委会审核、公布。

4.2.4.3当管理处当季的费用收支存在异常情况时，公司财务管理部须给予特别提示，并统一解释口径。

4.2.5物业管理工作简报

4.2.5.1单一大业主的物业管理项目，应编制《物业管理工作简报》，将本期内的服务工作情况、当前的投诉处理情况、下期的工作安排、以及需协调的工作难点以简报形式及时呈交给所服务的相关领导和部门。

4.2.5.2《物业管理工作简报》每周编写一次，须在每周三前完成上周工作简报的编制，经公司品质管理部、总经理办公室审核后呈报。

4.2.6顾客恳谈会

4.2.6.1顾客恳谈会一般每半年召开一次。管理处客户事务助理负责会议通知的拟定，报部门经理审批后予以公布。

4.2.6.2开会前要精心准备，对一些难点工作进行整理，会上向顾客公布，并通过与顾客充分沟通，争取得到顾客的理解、配合与支持。

4.2.6.3顾客恳谈会由管理处经理主持，会后要对各种问题的改善措施进行整理，形成会议纪要，并对管理服务区域全体顾客公布和跟踪落实。

4.2.6.4异常情况下顾客恳谈会可延期举行，且举行前须经公司领导同意。

4.2.7社区文化活动

管理处客户事务助理根据管理需要可以适时组织本管理服务区域的社区文化活动，以增强与顾客的沟通和交流。具体操作详见《社区文化活动作业指导书》。

4.2.8顾客意见调查

品质部管理部负责对顾客意见的

全面调查，具体操作详见《顾客满意度测评程序》。

5．支持性文件

**WY7.2.3-G01-01《社区文化活动作业指导书》

**WY7.5.1-G04《居家服务提供与控制程序》

**WY8.2.1-G01《顾客满意度测评程序》

**WY8.3-G01《顾客投诉处理程序》

6．质量记录表格

**WY7.2.3-G01-F1《管理服务报告》

**WY7.2.3-G01-F2《工作信息记录本》

**WY7.2.3-G01-F3《物业管理工作简报》

篇3：物业顾客沟通顾客满意度测量监视程序

物业顾客沟通及顾客满意度测量监视程序

1.目的

及时监视顾客对公司服务质量的要求，以持续改善公司的服务质量。

2.适用范围

适用于本公司各部门、岗位。

3.参考文件

3.1服务要求确定及评审程序

3.2顾客财产控制程序

3.3数据分析及纠正和预防措施、持续改进程序

4.定义

4.1有效投诉：指业主或住（用）户对公司在管理服务、收费、经费管理、维修养护等方面失职、违纪、违法等行为的投诉（不包括因发展商或外部环境/非管辖范围内公共配套设施等方面原因而导致的投诉）。

4.2投诉处理人：指部门、管理处的主任、主管。

5.职责

5.1总经理负责对各部门未能处理的顾客投诉提出处理意见，亲自或指派相关部门经理处理顾客直接向本公司、上级公司或政府有关部门的投诉。

5.2主管副总经理负责接收并跟进顾客直接向本公司的投诉。

5.3各部门负责人负责监督本部门人员对顾客投诉处理措施的执行情况,并对投诉进行汇总分析。

5.4客户服务主管负责组织顾客问卷调查活动或专项调查活动。

5.5客户服务主管负责对调查结果进行汇总分析，对服务工作提出改善建议。

5.6各管理处主任负责就顾客投诉、抱怨、问询、有关合同的签订和变更等事项，以及本管理处日常发现的问题与业主或业主委员会进行沟通。

6.资格或培训

执行本程序无需特别资格或培训。

7.程序

7.1顾客沟通

7.1.1与顾客沟通的方式和渠道包括但不限于：板报、宣传栏、通知单（如停电、停水通知）、标识（如电梯维修）、电话、面谈、意见箱、回访、报刊、社区活动、信函、问卷调查。

7.1.2在提供服务过程中，需传递给顾客的信息可能包括但不限于以下的内容：

a)服务类型（规范）及相关要求；

b)需顾客配合的事项；

c)财务报告等顾客有权知道的事项。

7.1.3各部门负责人应确保与顾客有效沟通。

7.1.4有关人员在进行消杀、喷洒药物等作业时，应事先通知顾客，并在作业处树立警示标识。、

7.1.5维修性停水（如清洗水箱）、停电时，由有关部门以通知单的形式告知顾客，以便顾客事先采取相应措施，避免给顾客的正常生活造成影响。

7.1.6对举办的各种社区文化活动，由管理处在公共处张贴海报形式或其它适当形式通知顾客。

7.1.7消防知识、有关法律法规等宣传内容及顾客应注意事项等由管理处张贴在小区宣传栏上，以方便顾客阅读。

7.1.8财务报告、问卷调查结果由管理处以适当形式向业主委员会或广大业主公布。

7.1.9在维修安装过程中，若维修安装服务影响顾客的正常生活或危及其安全，维修人员应发出通知或树立警示标识。

7.1.10对于管理处日常发现的问题，管理处有关人员应通过适当方式及时与业主或业主委员会沟通，协调解决。

7.1.11各部门相关人员在接收合同过程中，若发现顾客的要求不明确或在合同中没有写明时，应通过询问、面谈等方式及时与顾客进行沟通，确保顾客的要求在合同签定前已被清楚了解，并形成文件。

7.1.12在履行合同过程中，不论何种原因导致合同变更，均须及时通知顾客，与顾客协商解决。

7.1.13对处于公司控制下或使用的顾客财产，当发现其有丢失、损坏或不适用的情况时，有关人员应时记录并报告顾客，必要时协助顾客解决。

7.1.14本程序已规定了了解顾客对公司服务质量的评价意见，包括定期的顾客意见调查和日常顾客意见的接收。

7.1.15对所有有效的顾客投诉，相关部门应及时进行有效的处理，并将处理的有关信息及时知会顾客，确保顾客满意。

7.1.16对于无效投诉，对顾客应当予以合理、耐心的解释。

7.2顾客投诉抱怨处理

7.2.1值班人员接到顾客口头/书面投诉后，若能立刻回复顾客则应立刻回复，并将有关投诉内容和回复内容记录下来，并知会投诉处理人；若不能立刻回复则应填写《顾客投诉处理记录表》，交投诉处理人。

7.2.2对于顾客投诉到公司、集团公司、媒介及政府有关部门的投诉，由公司领导转程有关部门处理，并跟进处理结果。

7.2.3投诉处理人应及时分析问题产生的原因，分析判断投诉是否有效。若投诉有效，投诉处理人应立即拟定解决措施，在顾客要求回复的时间内回复顾客

，对于顾客没有明确回复时间的，投诉处理人应根据事件的轻重缓急在规定的时间内回复顾客：严重且紧急事件和不严重但紧急事件应在2小时内回复，对于严重但不紧急和不严重不紧急事件可在2个工作日内回复；若投诉无效，投诉处理人应在1个工作日内，将投诉无效的原因知会顾客。

7.2.4对由于发展商原因而导致的投诉，由投诉处理人转呈发展商处理，投诉处理人应及时跟进投诉处理结果。

7.2.5对由于外部环境、非管辖范围内公共配套设施等方面原因而导致的投诉，投诉处理人应及时与有关部门协商解决。

7.2.6投诉处理人应及时跟踪了解顾客对投诉处理的意见或建议，必要时采取相应措施，直至顾客满意。

7.2.7投诉处理人完成对顾客有效投诉的调查和处理后，将处理结果填表写在《顾客投诉处理记录表》上，并将处理结果以口头或书面形式答复顾客。

7.2.8投诉处理人对本人无能力处理的顾客投诉，应填写《工作传签单》提交上级领导处理，必要时，提交主管副总经理或总经理处理，处理结果由处理人填写在《工作传签单》上，并将最终处理结果回复顾客。

7.2.9《工作安排通知单》为公司上级领导对下级工作安排的形式之一，其签发情况有两种：

a）、上级领导在日常工作检查中发现问题或预测到某种问题即将发生，从而通过签发《工作安排通知单》的形式下达到各职能部门。

b）、投诉处理人对本人无能力处理的顾客投诉，应填写《工作传签单》提交上级领导，经由上级领导确定其主要责任部门后，由上级领导签发《工作安排通知单》至责任部门。

7.2.10投诉处理人或其授权人应对每宗有效投诉进行回访，回访结果记录在《顾客投诉处理记录表》的"投诉人意见栏"。

7.2.11对顾客的抱怨，相关部门负责人应认真分析，必要时采取纠正和（或）预防措施。

7.2.12各部门负责人每周查阅一次部门的顾客投诉处理记录和相关的《工作传签单》，监督本部门对顾客投诉处理措施的执行情况。

7.2.13每月底各部门负责人对本部门处理的投诉（包括有效与无效的投诉）进行汇总分析，并整理成顾客投诉报告，交主管副总经理。

7.2.14客户服务部负责每季度对各部门投诉情况的分析与汇总并向公司各部门公布。

7.2.15主管副总经理审阅各部门呈交的顾客投诉报告，并决定是否需要采取纠正及预防措施。

7.2.16每年底主管副总经理对本年度的顾客投诉报告汇总分析，并编制顾客投诉总结，作为管理评审的输入。

7.3顾客满意度测量及监视

7.3.1管理处每月至少安排一次业主意见征询，征询的内容有房管、治安、车辆、清洁、绿化、维修、社区活动、便民服务等，管理处可视实际情况选择每次征询的主题（内容），征询方式包括但不限于：a）上门征询；b）电话征询；c）户外休闲时访问；d）问卷调查。

7.3.2管理处征询比例应不低于已入住业主总户数的5%，如为问卷调查则问卷回收率应不低于50%，若低于则按每低5个百分点，满意率相应下降1个百分点计。

7.3.3每半年，管理处主任要对征询和结果按房管、治安、车辆、清洁、绿化、维修、社区活动、便民服务等进行分类统计，对未达到质量目标和业主普通反映的问题，根据其程度采取相应的纠正、预防措施和改进方法。

7.3.4每年底公司将邀请部分业主或业主委员会参加座谈会，以直接与业主进行沟通听取业主或业主委员会对服务质量的评价意见，评价意见应予以记录。

7.3.5主管副总经理每年将组织一次全面的顾客问卷调查活动，根据工作需要，公司也可另外组织专项的调查(具体实施细则参见《业户满意度测评标准》样本)。

7.3.6调查活动应覆盖本公司管理的所有区域，问卷调查应遵循但不限于以下方面：

a)调查数为总住户数的50%。

b)问卷发放应采用随机的原则和二次重点抽样（即对上次调查中有抱怨或投诉或平时有投诉的业主等应在抽样时被覆盖到）。

c)问卷回收率不低于50%，若低于则按每低5个百分点，满意率相应下降1个百分点计。

d)顾客的满意率不得低于质量目标的要求。

7.3.7主管副经理负责将调查的结果进行汇总分析,并提出对服务工作的改进建议,呈交总经理决定,由意见调查而引起的改进工作,由主管副经理在下一次的意见调查中向顾客说明，对调查结果进行分析应采用一定的统计技术（如排列图法、因果图法等）。

7.4对顾客沟通的有关信息与顾客满意测量的分析结果应作为识别持续改进需要和采取纠正和（或）预防措施的依据。

7.5物业整改工作程序

7.5.1整改信息主要来源于住户在验房时提出整改意见以及物业工程、保安、保洁、置业营销等相关职能部门在日常工作中发现问题后给予的及时反馈。

7.5.2各类信息的收集由物业客服部集中汇总，并填写相应的项目整改报告。针对各类整改意见，物业公司有能力给予及时解决和答复的，应给予及时处理；在能力范围之外的，应及时将情况反映给置业客服部。

7.5.3置业客服部受理后，应及时确定整改措施和完成时间，并将整改方案交由各整改小组分项目按时完成。

7.5.4整改小组完成各项整改项目后，交由置业客服部验收，验收合格后将验收结果反馈至物业客服部，并由物业客服部通知住户验收，住户验收合格的，由住户签字认可；验收时仍存有异议的参照上述流程进行二次整改，整改结果直至住户满意为止。

7.5.5由物业工程、保安、保洁、置业营销等相关职能部门在日常工作中发现的问题的整改

，同样参照上述流程实施，整改验收合格后，由物业客服部及时将整改结果反馈至各部门。

8.记录

8.1业主或业主委员会对服务质量的评价意见及年度调查问卷及其有关资料由客服主管保存2年。

8.2《顾客投诉处理记录表》、《工作传签单》、顾客的口头/书面投诉记录、对投诉的答复文件由各部门保存2年。

8.3顾客投诉报告、顾客投诉总结由主管副总经理保存2年。

9.附录

9.1《业户投诉处理流程图》

9.2《顾客投诉处理记录表》

9.3《工作传签单》

9.4《工作安排通知单》

9.5《工作传签流程图》

9.6《物业整改工作流程图》

9.7《业户满意度测评标准》

篇4：顾客沟通程序

物业公司程序文件

与顾客沟通程序

1目的

了解部门服务现状,改进工作流程；征集顾客需求,开发新服务项目，提高各管理处服务水平。

2范围

适用于公司各管理处。

3职责

3.1品质管理组负责各部门与顾客沟通工作开展情况的监督及定期进行顾客意见调查。

3.2部门经理负责制定与顾客沟通的方式、方法和内容，并将有关信息传递到公司总经理办公室信息管理员。

3.3由管理处客户服务主管或客户专员负责组织、落实部门与顾客沟通、信息资料的收集、整理等。

3.4客户服务贴心管家工作人员负责与顾客沟通、信息资料的收集、整理等。

4方法和过程控制

4.1管理处前台客户服务员负责向顾客介绍我们所提供的服务，解答顾客的提问，在《工作信息记录本》上做好记录，并及时向上级汇报顾客的意见和建议，对顾客的意见或建议予以重视。

4.2管理处客户服务信息员负责在维修和家政服务后，通过电话、上门或其他方式定期和不定期地进行回访，并填写《居家服务回访记录表》。

4.3管理处客户服务主管或客户服务专员负责对顾客投诉进行记录、回访和跟踪，及时提出整改措施，每月5日前，将本部门上月顾客投诉及处理情况汇总经部门经理审批后予以公布，并抄送公司品质管理组。

4.4管理处客户服务主管负责对顾客提出的建设性意见予以记录，分析其可行性后做出回应。

4.5管理处分管经理助理负责与业主委员会的沟通工作，每季度把管理处的主要工作内容和工作中存在的难点与业委主任沟通；业主委员会的会议必须要整理成会议纪要，交公司总经理助理审阅，报业委会主任审批，于小区内予以公布。

4.6每季度首月20日前，各管理处就上季度的管理经营情况以《管理服务报告》的形式向业主公布。

4.7管理处客户服务主管负责每半年一次的顾客恳谈会会议的策划，报上级领导审批后予以公布，并负责会议的组织及落实等工作。

4.8管理处分管经理助理负责主持每半年一次的顾客恳谈会。

4.9管理处客户服务主管在每季度至少组织一次社区文化活动，每年初要根据公司的全年社区文化活动计划制定本部门的社区文化活动计划，每次活动要附照片或文字记录；活动结束后将本次活动情况在《社区文化活动效果评估表》中予以记录，针对活动效果予以总结。

4.10每年中期管理评审前，品质管理组负责对各管理处进行一次顾客意见调查，调查采取抽查方式，并且根据上年度调查情况，选取不少于20%的、意见反映较多的顾客作为重点进行调查，回收率确保在50%以上。

4.11每年底管理评审前，品质管理组负责对各管理处进行一次全面的顾客意见调查，调查形式采取将调查表直接发至顾客信箱、品质管理部在各管理处设立调查意见专用箱并由专人进行收集的方式。回收率需确保在30%以上。

5支持性质量记录表格

**WY7.2.3-G01-F1《社区文化活动效果评估表》

**WY7.2.3-G01-F2《工作信息记录本》

**WY7.2.3-G01-F3《管理服务报告》

篇5：物业程序文件:顾客沟通控制工作程序

物业程序文件：与顾客沟通控制程序

1.0目的

通过持续的与顾客保持多种方式的沟通，对服务过程的相关信息及时有效地收集和分析，确保公司提供的服务满足顾客的要求。

2.0范围

适用于与顾客全方位的沟通，包括提供服务前、服务时和服务后的各阶段。

3.0职责

3.1管理处要建立各种渠道，通过为顾客提供服务，及时获取各种信息，达到与顾客有良好的沟通的目的。

3.2质管部负责统计公司管理服务工作的满意度和顾客意见。

3.3管理处在执行各项合同或订单时，要与顾客沟通，征求其对合同或订单执行情况的评价。

4.0程序

4.1与顾客进行沟通的信息

4.1.1公司负责提供的服务信息，包括业主公约、业主/用户手册、住户须知、各类通知。

4.1.2管理处负责实施的日常管理信息和与顾客有关的信息。

4.1.3管理处代发的外部信息，如政府文件、公司信息等。

4.2沟通的渠道和方式

4.2.1管理处在为顾客提供服务中通过电话、走访等方式征求顾客的意见，并将其意见记录在《与顾客沟通登记表》上，及时对意见进行处理并作出答复。

4.2.2公司及管理处通过告示、文件、通知、网络等方式将管理、服务信息向顾客传递。

4.2.3当顾客或委托单位询问服务项目问题时，接待人员应详细予以解答，超出服务范围应及时说明。

4.2.4管理处在执行合同或订单时，根据服务项目的具体情况及顾客的要求，通过电话、传真、现场参观等方式与客户沟通，使顾客及时掌握合同或订单的执行情况。如合同或订单需修改，合同的执行单位应及时与顾客沟通。

4.5收集顾客反馈意见的方式

4.5.1在各管理区域公布公司投诉电话，随时欢迎顾客对公司管理提出意见。

4.5.2管理处实行24小时值班制度，铃响三声之内接听电话，记录和处理各种问题。在办公室、财务室、维修部、安保部必须各有一本《与顾客沟通登记表》，随时登记有关信息。该表应存放在固定的岗位，不能由私人保管。

4.5.3管理处每月要对维修质量、服务态度进行回访，填写维修回访记录，以顾客签字为准。