物业档案建立

物业档案建立

物业档案资料的建立是对前期建设开发成果的记录，是以后实施物业管理时对工程维修、配套、改造必不可少的依据，也是更换物业管理企业时必须移交的内容之一。现代建筑工程随着科学技术的发展和使用需求的提高，楼宇设备设施以及埋入地下和建筑体内部的管线越来越多，越来越复杂，越来越高科技化和专业化，因此一旦发生故障，物业档案就成了维修必不可少的东西。

物业档案资料的建立主要抓收集、整理、归案、利用四个环节。收集的关键是尽可能完整，时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，从地下到楼顶、从主体到配套、从建筑物到环境，整理的重点是去伪存真、留下有用的，归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存，利用即是在日后的管理过程中使用并加以充实。

篇2：解读《惠州市建立物业服务行业信用档案》

解读《惠州市建立物业服务行业信用档案》

(记者/张峰)物业招投标企业违规怎么办?纳入企业信用档案;物业服务人员态度差怎么办?纳入个人信用档案;小区物业服务不达标怎么办?纳入物业行业信用档案......建立物业服务行业信用档案体系以完善社区物业服务，被主管部门以及企业和业主寄予厚望。近日，惠州市房管局发布《惠州市房产管理局关于建立物业服务行业信用档案的通知(试行)》(下称《通知》)，标志着惠州市物业服务行业信用档案体系从深闺走向现实。

《通知》为在城市运营的每一家物业服务企业和个人都建立相应的信用档案，且设置具体的计分评级体系，评定结果与企业业务开展，以及个人职业发展切实联系起来，督促企业在运营过程中不断规范和修正自己的行为，有效提高行业服务和管理水平。

企业信用档案信息将及时更新和公示

据市房管局介绍，当前在惠州物业市场运营的物业企业超过500家，活跃的物业从业人员数以万计。由于工资待遇普遍较低，选择面广，人员流动性较高，这也导致行业服务水平难以提高，行业管理也无法形成有效体系。然而，随着《通知》实施，惠州市物业服务行业信用档案体系的逐步建立将有望改善这一局面。

在文件中，行业信用档案的建立将惠州市范围内的所有物业管理企业和所有的物业从业人员都纳入监管体系，接受相关主管部门和社会公众的监督。《通知》指出，信用体系是指全面反映和评价物业服务企业及其执(从)业人员基本情况、信用度、服务行为、投诉记录等档案信息资料，主要包括基本信息、业绩信息和警示信息。

在企业信息采集过程中，信用档案将对物业服务企业及执(从)业人员的信用信息进行收集、记录、分类和储存，档案及时反映该企业或个人的从业情况。相关信息体系包含采集对象的基本信息、业绩信息和警示信息，其中，基本信息、业绩信息主要通过物业服务企业或执(从)业人员自行申报采集;警示信息由当地物业管理行政主管部门、市属房管所根据履行职责过程中产生、发现或形成的日常检查、巡查记录以及公众投诉、网络媒体披露情况等方式采集。

一旦相关物业企业和物业服务个人信用档案信息采集结束，该信息系统就将同步向社会进行公示。通知中指出信用档案信息认定结果需通过“惠州市房产管理局网站政务版”和“惠州物业家园(**)”网站公示，方便任何单位和个人在选聘物业公司或招聘物业工作人员的过程中查询相关信息提供参考。

企业信用档案信息与业务开展密切相关

搭建完善行业档案信息系统，对于如何使用和管理该信用档案，《通知》指出，服务行业的信用信息将作为服务企业资质管理、日常监管、企业投标、评优评先、入选物业服务行业专业人才库等工作的重要参考依据。市房管局物业科相关负责人介绍，信用档案与企业业务开展相挂钩，这也能充分引起行业企业和从业人员的关注。

该负责人介绍，除了与物业企业和个人的业务直接关联，信用档案管理中还实行计分制制度，采取网上办理、即时评价、年终信用等级评定的方式，实行动态管理，又能够让行业时刻保持警惕，及时规范和修正自己的行为。

为了完善行业企业和个人的信用档案计分，市房管局配合《通知》还发布了“惠州市物业服务行业信用档案信息评分办法”，在该办法中对于物业服务企业(或个人)接受表彰、缺席行业会议，被主管部门处分以及社区管理中的优缺点将如何加分和减分均作出详细要求。主管部门根据企业和个人表现情况，每年年初根据得分情况和“评分办法”评定物业服务企业及从业人员的年度信用等级。不同级别的信用等级在各项业务的开展和办理过程中将受到不同的待遇。

市房管局物业科介绍，相关物业企业和个人信用档案和年度信用等级一经评定，任何单位和个人未依照权限、程序，不得擅自修改、增删信用档案信息的录入和变更。当然企业若对评定结果有异议，可在信用档案信息认定结果公示时间起7个工作日内，向认定单位提出书面申诉，并提供有效的证据材料，认定单位接到书面申请后在10个工作日内完成核查和回复。

篇3：美术馆物业管理制度和档案建立管理

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

（一）档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类：依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括：纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式；电脑资料包括：电脑软、硬盘储存系统；做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料，依照"采取的管理方式"中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1）业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2）技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

（二）管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准**.00.01

2职业安全健康职责**.00.02

3物料管理办法**.00.03

4停电停水应急预案**.00.04

5水浸应急预案**.00.05

6治安应急预案**.00.06

7文件质量记录管理办法**.00.07

8犬类管理办法**.00.08

9保安岗位架构图**.01.01

10保安运作规程**.01.02

11人员出入管理办法**.01.03

12监控中心管理办法**.01.04

13车辆管理办法**.01.05

14保安岗位操作规程**.01.06

15安保岗位标准**.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08

17

保洁岗位监管规程**.02.01

18绿化（地）养护监管规程**.03.01

19消防安全管理办法**.04.01

20火警应急预案**.04.02

21消防设备（设施）运行管理办法**.04.03

22消防设备（设施）操作规程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防设备（设施）维修保养规程**.04.06

25弱电设备（设施）运行管理规定**.04.07

26弱电设备（设施）操作规程**.04.08

27弱电设备（设施）维修保养规程**.04.09

28弱电设备（设施）安全管理制度**.04.10

29电梯设备监管办法**.05.01

30电梯故障紧急预案**.05.02

31供配电设备（设施）安全管理制度**.06.01

32供配电设备（设施）运行管理规程**.06.02

33供配电设备（设施）操作规程**.06.03

34供配电设备（设施）维修保养规程**.06.04

35电工安全操作守则**.06.05

36给排水设备（设施）安全管理制度**.07.01

37给排水设备（设施）运行管理规程**.07.02

38给排水设备（设施）操作规程**.07.03

39给排水设备（设施）维修保养规程**.07.04

40管道维修工作规程**.07.05

41房屋设备（设施）安全管理制度**.09.01

42房屋设备（设施）运行管理规程**.09.02

43房屋设备（设施）操作规程**.09.03

44房屋设备（设施）维修保养规程**.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05

46设备完好率标准**.09.06

47房屋、设施维修保养规程**.09.07

48服务供方质量监管规程**.10.01

49雨天防滑管理办法**.10.02

50业户管理办法**.11.01

51空房管理办法**.11.02

篇4：小区管理处物业档案建立管理

小区管理处物业档案的建立与管理

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节

1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。

二、资料分类整理

收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

三、档案内容

范围分类资料内容

房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

四、资料归档整理

1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由管理处主任同意，经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。

4、档案的管理环境做到"三防"，即防火、防潮、防变质。

篇5：别墅项目物业管理规章制度和档案建立管理

别墅项目物业管理规章制度和档案的建立与管理

管理规章制度包括：公众制度、岗位职责、管理维护运作标准及制度、工作人员考核标准及制度：业主公约、业主手册、安全管理规定、装修管理规定、保安巡逻制度、门卫工作制度、仪容仪表规定、卫生管理制度、房屋维修养护措施、设备安全运行管理方案、供配电系统运行管理方案、供配电系统维修养护规定、消防系统运行管理规定、给排水系统运行管理规定、公用配套设施管理规定。

管理规章制度

(一)公众制度服务合约,业主公约,楼体使用及维护管理规定,装修管理,治安消防车辆管理,公用设施管理等十余项

管理规章制度

(二)岗位职责各级各类人员职责共二十余项

物业管理的保障实施物业管理的准则

(三)管理运作制度包括各类制度、规范、方法共二十余项

(四)员工考核制度各级各类人员考核制度和考核表共近十项

档案的建立与管理：

1.资料收集

资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理

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