物业公司质量记录管理程序

物业公司质量记录管理程序物业公司质量记录的管理程序

1目的

建立质量记录的收集、传递、标识、保存等管理程序，以确保服务满足规定要求，能够提供足够的有效的证据。

2适用范围

本程序适用于公司质量记录的管理。

3相关标准要素

GB/T19002-ISO90024.16

4相关文件

4.1质量手册4.16质量记录的控制

4.2作业指导书的控制

5职责

5.1各部门负责按程序文件、作业指导书的有关规定建立质量记录。

5.2质量记录由制定部门进行控制。

5.3质量记录使用单位负责按规定要求记录、整理、归档、查阅、保管和处理。

6实施程序

6.1质量记录表格的建立

6.1.1各部门依照程序文件、作业指导书中规定的质量活动项目，建立质量记录表格，并建立质量记录表格发放清单。

6.2质量记录表格编号方法为：

CPM--OP--***/***--*

6.3质量记录表格的控制、发放。

6.3.1制定质量记录表格的部门负责将质量记录表格的底样和发放清单交经理部备案。

6.3.2经理部根据底样建立《质量记录检索目录》。

6.3.3质量记录表格底样由制定部门发放给使用单位，使用单位在发放清单上签字。

6.3.4质量记录表格制定部门负责根据记录的使用量提出印制要求，交经理部审核印刷。

6.3.5经理部根据印刷申请，对照《质量记录检索目录》审核是否是有效版本后办理。

6.4质量记录表格的修改、发放

6.4.1质量记录表格需修改时，由制定部门根据修改意见修改。

6.4.2修改后的质量记录表格，由制定部门更新底样，发放记录清单，并负责收回所有使用单位旧表格底样，收回的旧底样由制定单位销毁。

6.5标识、抄写

6.5.1所有的质量记录应字迹清楚，基本内容齐全，能分清各类名称等，每一份质量记录均有日期。

6.5.2所有质量记录中的数据不允许用涂改液涂改，若书写记录有错误，应用横线划掉，并且要能识别原有记录。

6.6保存

6.6.1各部门主管应确保质量记录贮存在合适的环境中，贮存在磁盘的资料要按规定程序进行操作，维护及复制、保证在规定的保管期内，记录的内容清晰、齐全、完整，可随时作为质量体系活动的有效证据，提供给需方或其代表或第三方审核机构。

6.6.2如需要查询质量记录，经被查询部门经理同意，须作登记。查询完毕返还，作好登记以防遗失。

6.6.3经理部根据质量记录使用要求或规定，定出保管年限并在《质量记录检索目录表》中明确。

6.7处理

6.7.1各部门根据质量记录的保管年限规定处置方法对涉及到公司技术、经营等重要资料应采取销毁方法，以确保公司的技术、经营等资料不泄密。

6.8记录

6.8.1质量记录检索目录表

6.8.2质量记录发放清单

6.8.3质量记录借阅登记

篇2：ISO9000文件-质量记录控制工作程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.5质量记录的控制页码:1/2

1.目的:

建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

2.适用范围:

适用于本公司质量记录的管理。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.16章

3.2ISO9002标准第4.16章

4.职责:

各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

5.工作程序:

5.1质量记录的收集、传递:

5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

5.2标识、书写:

5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

5.3编目:

5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

5.4贮存、保管:

5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。

5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

5.5保管年限:

5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。

5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

5.6质量记录的修改:

5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程

篇3：质量手册:质量记录控制工作程序

质量手册：质量记录控制程序

1目的

规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2范围

适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录，包括外来相关方的记录。

3职责

3.1各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

3.2管理部负责汇总、编制企业记录控制清单。规定各项记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制；负责服务质量检验报告的归档和管理。

4定义

无

5程序

5.1记录包括：全公司的检验记录、检验报告、生产记录、工作报告、本公司内部审核过程记录及报告等。记录可以采用文字、照片、光盘、磁带和磁盘等形式。

5.2记录的标识和检索

5.2.1记录的格式、编号按《文件控制程序》规定执行。文字形式的记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、易于识别和检索。记录标识应反映活动的名称、编号、时间。记录可以按照活动的时间归类，也可以按照活动的类别归类。必要时要对记录进行编目，以便检索。

5.2.2照片形式的记录必须附带文字说明。应标识活动的内容和时间。若照片是文字形式记录的附件应随同文字记录一并归档。

5.2.3光盘、磁盘、磁带等形式的记录必须将储存的位置、记录保管人、记录名称填入。必要时进行备份，记录文件按类型和控制要求进行归类整理，建立文件夹储存以便检索。

5.3记录的保存、保护

5.3.1各部门的资料员必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥地方。所有的记录保持清洁、字迹清晰。磁盘记录还应及时以其他形式备份，防止丢失，不被修改。各台电脑由专人使用，密码保护并及时杀毒。

5.3.2管理部编制《质量记录清单》，将企业所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，规定记录名称、编号、保存期、使用部门、保存地点等内容。

5.4记录借阅和复制

5.4.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，借阅应填写《质量记录借阅登记表》。

5.4.2企业的技术数据、商业秘密、财务报表属于企业的保密记录。相关人员应遵守企业保密制度。除非有合同的规定，经经理批准方可向外部提供。

5.5记录的处置

5.5.1记录必须按要求及时传递给相关部门或人员使用。

5.5.2记录的收集保管部门应定期将收集的记录进行统计分析，从中识别各种改进的机会。

5.5.3记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁，保管部门应填写《质量记录销毁登记表》，并经部门主管审批后销毁，但不得遗失。

5.5.4各相关部门可根据工作需要提出对记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

6相关文件

6.1《文件控制程序》

7附件

7.1FM42-2-01《质量记录清单》

7.2FM42-2-02《质量记录借阅登记表》

7.3FM42-2-03《质量记录销毁登记表》

篇4：物业管理质量记录控制工作程序

物业管理质量记录控制程序

1.0目的

确保质量记录的完整、准确、清晰，为质量体系的有效运行和产品质量满足规定的要求并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正措施提供客观证据。

2.0范围

适用于物业管理公司所有与质量活动有关的质量记录控制。

3.0职责

3.1总办负责本程序的归口管理。

3.2各部门负责与该部门相关的质量记录的收集、归档、贮存及保管。

4.0工作程序流程图

责任人/支持文件

质量记录

总办

总办

质量记录一览表

相关部门

相关部门

总办

相关部门

总办过期记录处理登记表

质量体系文件更改申请表

5.0控制要求

5.1质量记录的标识和编目

5.1.1质量记录表格编码按《文件控制程序》的编码规定执行；

5.1.2公司所有质量记录空白表格由总办文件管理员统一管理，并编制质量记录清单。质量记录清单应包括下述内容：序号、质量记录名称、记录编号、保管部门、归档时限和保存期限。

5.2质量记录的填写

质量记录应填写清晰、正确、内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续。

5.3质量记录的收集、归档、贮存及保管

5.3.1质量记录由最终送达部门（即保管部门）定期收集，按质量记录清单上相关的内容要求进行归档、保管。

5.3.2各部门在接收质量记录时，应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名，确保所收集的质量记录有效。

5.3.3各部门应将质量记录保存在物业管理公司指定的文件柜中或其它适宜的地方，确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。

5.3.4总办文件管理员将质量记录清单发给每个部门一份，并负责检查各部门对质量记录的归档管理是否符合规定的要求，确保质量记录按时归档，并方便存取和检索。

5.4质量记录的查阅、归档期限、保存期

5.4.1如因工作需要，需查阅存档的质量记录，应先填写《质量记录查阅审批单》，经主管领导批准，方可查阅。

5.4.2总办根据有关规定，确定每种质量记录的保存期限，并详细列入质量记录清单中。

5.5质量记录表格的增加和更改

5.5.1根据物业管理公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格，或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改。由使用部门提出增加、更改申请，填写《文件更改申请表》，按《文件控制程序》中的有关规定实施更改。

5.5.2总办文件管理员在收到增加或更改的质量记录表格后，应更改质量记录清单中的相应内容，并与更改后的质量记录表格一起发给各部门文件管理员，同时收回作废的质量记录清单。

5.6质量记录的处理

对超过保存期限的质量记录，由各部门提出，并填写《过期质量记录处理登记表》，报物业总经理审批后，由相关部门销毁。

6.0相关文件

6.1《文件控制程序》

7.0质量记录

7.1质量记录清单

7.2《过期质量记录处理登记表》

7.3《文件更改申请表》

篇5：物业公司质量记录控制管理程序

物业公司质量记录控制管理程序

1.0目的

为证明项目质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据.

2.0适用范围

适用于质量管理体系及产品、项目所要求记录的控制。

3.0职责

办公室负责对公司各部门产生的质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置予以控制。

1.0过程识别

拟定目录--设计/选择--表式--标识--分发--运作--收集--分类整理--保管--移交/归档--处理

5.0行为准则:

a)运作过程中记录应:及时准确、内容齐全、手续完备；

b)各种记录标识应具有唯一性；

c)按规定及时收集，保证其连续性、完整性；

d)保管应分类、编号并拟列目录/清单，便于检索；

e)保管和储存条件要适宜，保证干燥通风，有防护措施；

f)体系记录保存日期为三年，工程质量记录竣工移交长期保存.

6.0程序要求:

6.1记录的分类管理

6.1.1体系运行记录包括:管理评审记录、内容审核记录、工程要求评审记录、供方评审记录、培训记录、工程施工及交付记录等，由工程科归口管理，有关责任部门分别管理.

6.1.2各种检验和验证记录、不合格项及纠正记录、管理部作业记录等，由各管理处分别收集、汇总、保管。

6.2记录编目、编号

记录表式作为一种特殊文件，执行《文件控制程序》中编目标识规定；收集后由责任部门依次编号，确保唯一性.

6.3记录填写

记录应在过程活动中及时、真实的形成，字迹