办公室工作内容及流程

PAGEPAGE8第一部分：日常工作工作内容：印章、公司证照及部分房产证管理：使用、借出、登记；出入库管理：办公用品、生活易耗品、建立台账，出入库管理与整理；固定资产(沙发、桌椅)管理及维修；图书管理：保管、借阅；签单报账；公司员工福利发放；考勤管理统计；部门费用开支统计；负责下发公司各类行政文件、通知；通知会务召开及安排会议值班人员并准备；相关文档的处理，协助各部门复印、扫描资料；公司资料邮寄；部门基金管理；各领导事务；工作流程印章管理流程1、印章刊刻与启用（1）公司行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定代表章，在刊刻前应当报公司总裁/董事长审批；（见附件：表1《印章刻制申请表》）（2）法人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经公安局备案；（3）公司各部门的专用章（人事章、生产章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格；（4）未经公司董事长、总裁批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章；（5）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。2、职责划分（1）公司董事长、总裁，负责行印章的使用审批工作；（2）办公室主任，负责授权范围内的印章使用审批工作；（3）各部门负责人，负责各职能部门使用章的审批工作；（4）印章管理员1）负责印章的保管；2）负责设立印章使用登记台帐；3）负责印章使用的审核工作；4）负责制定所保管印章的使用程序。2.、印章保管（1）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息；（2）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管；（3）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续；（4）印章应及时维护、确保其清晰、端正；（5）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向办公室主任报告，并备案，配合查处。3、印章使用（1）用印审批：印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序。填写用印登记表（见附件1），按照印章的使用范围，经审批后方可用章；（2）经济合同、正式文件用印经相关项目必须经法务审核，部门领导签字后，分管领导文字批准；日常事务由相关部门领导签字，办公室主任批准；（3）盖章登记：印章保管人盖章时，应逐笔在《用印登记表》上登记，口头批准用印的领导必须在登记表上签字；（4）空白介绍信：未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留存根，领导人必须在存跟上签字，空白介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退回；（5）空白信笺：未经领导批准，严禁发出空白信笺。经批准发出的空白信笺印章上必须注明用途；（6）私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由办公室严格审批，符合要求后办理并执行登记制度；（7）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经办公室主任审批后，方可盖章；4、携章外出：1）严禁员工私自将公司印章带出公司使用；2）若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写印章借出申请表（见附件2）后，由分管领导及办公室主任签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，不得擅自挪作他用，并对印章的使用后果承担一切责任；3）办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出的，也应当办理借出登记手续，携章人应当签字并保证妥善保管；4）原则上印章外借时间不得超过一天，未办理完业务第二天再借办理，做到随借随还。5、登记资料按年度装订交档案管理人员存档。二、证照档案管理流程1、归档范围公司营业执照正副本、开户许可证、信用代码证、公司章程、验资报告、建筑资质、平面图、红线图、房产证各类原件、电子档及复印件；2、资质证照保管（1）保管人必须妥善保管公司证照，做好证件资质的明细目录；包含证照名称、登记日期、有效期限，并及时提醒证照的相关部门做好证照的年审、变更、更换等工作；（2）所有证照建立电子档案，将证照扫描后将电子档予以存档；（3）公司资质证照，未经直属领导及办公室主任审批，任何人不得随意查阅、复印、外借；（4）公司资质证照复印件对外使用时，须加盖再复印无效章，需填写证照资质使用申请表（见附件3）后，由分管领导及办公室主任签批后方可使用，并严格登记使用记录；3、资质证照借出遵循印章使用、携章外出的原则。4、登记资料按年度装订交档案管理人员存档。流程如下：流程1：印章、证照使用管理流程用印人各科室领导办公室主任印章管理员申请填写《印章、证照使用申请单》流程起始申请填写《印章、证照使用申请单》流程起始审批审批批准批准同意同意记录、存档盖章流程结束记录、存档盖章流程结束流程2：印章、证照借用管理流程用印人各科室领导办公室主任办公室文员用印人申请填写《印章、证照借用申请单》流程起始申请填写《印章、证照借用申请单》流程起始审批审批批准批准同意同意管理员审核签字流程结束记录、存档管理员审核签字流程结束记录、存档借出还回借出还回签字确认三、办公用品管理流程1、印制（1）提前三天书面申请（见附表4），部门负责人审核，交由办公室统一印制；（特殊情况可委托办理）；（2）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格；（3）各部门验收印制物品时，要先查明物品规格、件数是否相符，确认后在交货单上签字；（4）办公室采购人员认真查对交货单，确认无误签字，报分管领导批准后付款；2、采购（1）物品（包含办公用品、保洁用品、生活易耗品、福利）库存清零需购入，内勤管理员报申请办公室主任批准（大宗物品报公司分管领导批准），交由办公室外勤统一购买。（特殊情况可委托办理）；（2）物品采购时，要先查明用购买物品规格、件数避免购错造成不必要损失；（3）查验发票时，认真查对交货单购买物品规格、件数、价格是否相符。3、入库（1）采购物品应当天入库，填写入库单（见附件5），注明产品名称、规格、数量、类别、价格，查对交货单是否相符，经办人签字；（2）内勤管理员验收入库、登记并建立台账。4、出库（1）各部门人员领取小值易耗类物品应登记出库单（见附件6），明确领取物品名称、数量，领用人签字；大值损耗类物品登记出库须办公室主任审批；（2）办公福利发放应按在编人员统计名单，注明发放福利名称、数量、领取人签字，完毕后文件资料交档案管理员存档；（3）领取低值易耗办公用品，其中文印、传真用纸一律各部门按需登记领用，应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用；（4）领取酒类物品须填写领酒单（见附件7），一箱及一箱一下由办公室主任审批签字，一箱以上由总裁审批签字；（4）做好台账记录，结合情况盘点（见附件8）按年度装订交档案管理人员存档。四、固定资产管理制度内勤做好固定资产（包含办公设备）明细清单（见附件9），设立编号、名称、配置、数量、金额、原保管人、现存地点、现使用人及使用日期；固应注意日常维护与保养、损耗，及时更新台账明细，做好出入库登记；固定资产包含高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中；确需维修时，报请办公室主任同意后，办公室通知具办。流程3：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程流程起始定期盘点流程结束根据需求提出计划划提出领用流程起始定期盘点流程结束根据需求提出计划划提出领用办公室主任审核办公室主任审核大宗物品外勤物资采购内勤验收入库、登记并建立台账外勤物资采购内勤验收入库、登记并建立台账总裁审批总裁审批五、图书管理制度1、范围:专业技能、企业行政管理、安全管理、修养礼仪、生活休闲图书、期刊、光盘、等各类资料；2、图书馆开放对象：只供本公司内部所有员工使用，不对外开放；3、图书归档，建立归档文件目录（见附件10）。3、借阅规定:（1）图书阅览室阅读时间为:上午09:00-中午11:30;下午2:30-5:00(周一到周五);借书时间为:上午09:00-11:30，下午2:30-5:00，其他时间概不受理;（2）每人每次借阅图书不可超过2本，借阅期限60天(逢休息或假日顺延至下一上班日)。到期应归还，未读完需续借者，务必办理续借手续，续借期限为30天，但以续借一次为限。（3）借书应先查阅图书目录，做好登记后向管理员取书，管理员将图书交予借书人后，将登记表（见附件11）妥善保管;（4）员工还书时应将所借图书交予管理员验收，借阅者做好归还登记，管理员将图书放回书架内。六：签单报账明确签单酒店协议内容、可签单人员、折扣情况、协议期限等；烟酒不包含在酒店签单中，酒店签单只正餐有折扣，海鲜主食不打折；签单审核时，领导签单笔迹要确认，确定金额无误；开具发票后，按照公司既有规定走报销手续；建立签单台账（见附件12），便于统计，并签单票据妥善保管；流程4：签单报账管理流程签单内勤办公室主任总裁财务部流程起始就餐签单酒店汇总流程起始就餐签单酒店汇总记录、存档审核记录、存档审核发票报销发票报销无误审核审核同意审核审核流程结束核对、付款流程结束核对、付款七：公司员工午餐管理办公室报销、办公室行政人员报销须登记表登记（见附件14）；报销类别明确，报办公室主任审批；按月对部门费用开支进行统计；按年统计部门费用并进行年度部门费用预算。九、会议筹备制度1、会议组织（1）每年召开一次总结表彰大会；（2）每半年召开一次中期会议；（3）每月部门召开一次月例会。2、会前准备：（根据会议的规模大小）下发会议通知，按照会议值班表（见附件15）安排会议值班人员；准备会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列；3、会中、会后安排：（1）后勤服务；（2）参会人员离会后清理会场；（3）会议文件的整理；流程如下：流程5：组织内部会议流程办公室主任办公室文员各科室办公室文員流程起始通知开会流程起始通知开会参会人员通知参会人员通知会议准备会议准备材料准备材料准备布置会场布置会场参加会议参加会议贯彻落实贯彻落实流程结束流程结束资料归档资料归档附件1：用印申请表印章名称：填表日期：年月日印章类别：1、行政章2、法人私章3、财务章4、合同专用章文件名称：数量：资料用途：资料流向:申请部门：部门经理意见：申请人：办公室意见：总裁批示：用印情况：备注：附件2：借出申请表填表日期：年月日公司名称：借出明细：借出用途:资料流向:申请部门：部门经理意见：申请借用人：办公室意见：总裁批示：借出时间：归还时间：备注：归还人：附件3：资料使用申请表填表日期：年月日公司名称：资料明细：是否用印：是否资料用途：资料流向:申请部门：部门经理意见：申请人：办公室意见：总裁批示：签收人：备注：附件4：办公用品采购申请单 需求部门： 年月日序号名称规格型号单位数量备注123456789101112131415申请人：办公室主任签字：办公用品验收入库单入库单号：填写部门：采购部年月日序号品名单位单价数量价格备注合计验收人：填表人：采购经办人：附件5办公用品验收入库单入库单号：填写部门：采购部年月日序号品名单位单价数量价格备注合计验收人：填表人：采购经办人：附件:6：办公用品领用登记表留存部门：办公室日期品名数量领用部门领用人签字备注附件7：业务招待用物品申请单申请日期申请人使用物品名称使用数量物品金额业务招待时间招待对象招待地点批准人备注注：申请领用一箱(含一箱)以下由办行政部经理批准，一箱以上需经总裁批准。业务招待