集团公司行政部前台工作细则_第1页
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文档简介

集团公司行政部前台工作细则一、前台工作概述前台工作是集团公司行政部门的重要组成部分，承担着接待来访者、电话接听、文件管理等一系列重要职责。本文档旨在规范集团公司行政部前台工作，提高服务质量和效率。二、前台员工岗位职责1.接待来访者热情接待来访者，主动问候并引导他们前往指定地点。具备基本问询能力，能够提供准确的公司信息和业务咨询。熟悉公司部门及人员分布，能够指引来访者至相应部门。2.电话接听保持电话畅通，并以礼貌和专业的态度接听来电。根据来电者的需求，迅速分析并转接至相应部门或人员。记录电话留言，并及时传达给相关收件人。3.文件管理负责前台文件的整理、归档和管理。确保文件的保密性和完整性，遵循公司文件管理规定。准备会议所需的文件，包括提前打印和整理。4.快递和邮件处理及时接收并签收来往邮件和快递。确保邮件和快递的安全性，并按规定送达相应部门。负责记录快递和邮件的收发情况，及时更新相关信息。5.办公用品管理维护办公用品库存，并及时采购和补充。根据需要整理和安排办公区域的物品摆放。提供办公用品的借用和归还服务。6.其他职责协助处理日常行政事务，如会议安排、会场准备等。协助上级主管开展相关工作，如统计报表、文件汇总等。三、前台员工工作细则1.仪容仪表要求穿着整洁、得体的工作服，佩戴工作牌。保持良好的个人卫生习惯，注意口齿清晰和态度亲和。注意言谈举止，不使用粗话或不文明用语。2.岗位技能要求熟练使用电话系统设备，能够快速准确地接听和转接电话。熟悉常用办公软件，如Word、Excel等，能够处理简单的文档编辑和打印任务。具备较好的沟通能力和服务意识，善于倾听来访者和电话来电者的需求。3.工作流程要求上班前需提前10分钟到达岗位，做好开机准备。在工作期间保持工作电话的畅通性，不私自关机或离岗。对于文件和邮件的处理，要求及时、准确地完成。4.安全保密要求保管好来访者的登记信息，不得泄露给其他人。严格遵守公司文件管理规定，确保文件的保密性。快递和邮件的收发记录需妥善保管，不得擅自篡改或外传。5.服务质量要求以礼貌和热情的态度接待来访者，快速解决他们的问题和需求。对于电话来电者，要迅速、准确地提供帮助和解答。处理日常行政事务时，要细心、认真，确保工作质量。四、工作规范1.工作时间工作日：上午9:00-12:00，下午1:30-6:00。周末和节假日休息，如遇特殊情况会有调整。2.请假和加班请假需提前24小时向主管提交申请，经批准后方可生效。加班需经过主管安排，并获得加班费和调休的相应补偿。3.健康和安全工作期间注意保护个人安全，如遇突发事件及时报告，并按相关指示行动。定期参加公司组织的健康体检和培训活动，保持良好的身体和心理健康状态。通过以上工作细则，我们对集团公司行政部前台工作进行了详细规范，旨在提高服务

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