中文商务信函用语 中文商业信函(四篇)

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中文商务信函用语中文商业信函篇一

1、商务书信的格式(1)：齐头式

齐头式（blockstyle）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的部分——譬如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单，因此十分受欢迎。其主要格式如下：

段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。

不同的段落之间要空行：不同的部分（譬如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开——

(1)寄信人地址和收件人的地址之间：空三行

(2)称呼与信件正文的第一段之间：空一行

(3)信件正文的段落之间：空一行

(4)大小标题与随后的段落之间：不空行

2、商务书信的格式(2)：改良齐头式

改良齐头式（modifiedblockstyle）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：

①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flushleft）。

②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，宛如缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来明了整齐，它是商务书信经常使用的格式。

3、商务书信的格式(3)：缩排式

缩排式（indentedstyle）比其他通用的商务书信格式稍微繁杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式，所以好多人都熟悉这种格式。在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。

有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么明了，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么简单，而其他的格式应用起来寻常比较简单。

现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是好多商务人士还是习惯使用缩排式。在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：

1)段落的第一行

2)寄件人地址（returnaddress）

3)寄件日期（date）

4)结尾敬辞（complimentaryclose）

5)签名（signature）

采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。

①段落的第一行要缩排

每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法：

可以按几次空格键

可以按一次tab键

也可以利用段落格式设定的功能

寻常你会用enter键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。不过最重要的原则依旧是要前后一致。

②商务书信中的其他部分缩排

商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。这些部分的缩排方式，应当从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。

商务书信介绍

商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

需要写商务书信的状况

你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司〞，有些则是不同公司个人之间的书信往来。

商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。寻常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。假使你的公司已经有固定的格式，那就依照公司的格式。

信的长度超过一页时，安排格式

假使信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要参与信头，而是用空白、纸质好的白纸。至于其次页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。

你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

扩展材料

商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（businessletterorofficialcorrespondence）和私人信件（privateletter）两大类。

①对没有头衔的男性一般称呼mr.

②对女性一般称呼mrs.，madam或miss。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如professor（缩写为prof.），doctor（缩写为dr.），general(缩写为gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如prof.（phil）white等。

④对外公函中对收信人的称呼，可用gentlemen（而不是gentleman），dearsir(s)和mydearsir(s)等。gentlemen之前不能加dear，后面也不能带姓名。用sirs时，前面常用dear一词，但也可单独用sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用madam或其复数mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（dear）sir，（dear）mr.chairman，（dear）mr.premier，（mydear）mr.ambassador，yourexcellency（复数为excellencies）。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用madam称呼。有时也用yourmajesty称呼以表示。客气和尊敬yourmajesty可兼指男性和女性，其复数为yourmajesties。

⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（dear）sir或（dear）madam但在正式尊称时，一般用yourhighness(复数为highnesses)。

商务信函信的正文（bodyoftheletter）

信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明白，条理明白。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用p.s.表示补叙。

商务信函终止语（complimentaryclose）

终止语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。终止语视写信人与收信人的关系而定。

签名（signature）

信末的签名一般低于终止语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上miss,mrs.或ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔

附件（enclosure）

信件若有附件，应在左下角注明encl.或enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）encls.

再启（postscript,缩写为p.s.）

再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

私人和公务信函--本卷须知

首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

其次，英文信应当行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用完可能少的文字表达其必需传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达明白，以免对方产生误会。

书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多项选择用些礼貌委婉词语。

最终，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应确凿无误.私人和公务信函--常用句式。

中文商务信函用语中文商业信函篇二

收信人的名称与地址寻常在日期后空两行，位于信纸的左侧。注意对收信人的称呼：

1．“messrs〞为“mr.〞的复数，仅用于以一个人或几个人名字命名的`公司前。

eg.messrs.harrisonsmithco.；messrs.browm

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回复对方提出的问题，说明自己的想法或看法，向对方提出要求等。假使既要向对方询问，又要回复对方的询问，则先答后问，以示尊重;

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的`一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。〞同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼〞、“敬祝健康〞等。祝语一般分为两行书写，“此致〞、“敬祝〞可紧随正文，也可和正文空开。“敬