销售订单处理流程及操作步骤全

销售订单办理流程及操作步骤一、二、

接受销售订单在接到客户传真或e-mail发出的订单后，第一划分是南区客户仍是北区客户，而后分别由负责南、北区订单办理的销售助理进行后续办理；销售助理的职责销售助理拿到订单后，需要检查以下事宜：1、查察订购的产品名称、型号、数目等能否清楚，关于看不清楚的信息实时与客户联系确认并标明在订单上；2、依据客户的原始订单，将客户名称和订货数目录入到电子版的标准订单上（标准的销售订单请见附件1，上边已经有产品目录和对应单价，只需录入数目即可，）将标准订单上自动计算的订货金额与客户的原始订单金额查对，若有问题，需要实时查明原由并进行更正。假如客户有特别要求，如发货地点改正等，也需要在此表的备注上注明。查对无误后，销售助理保留该订单并退出。该标准订单需要设置成共享格式，以便于销售会计接见。此Excel表同时用于与销售审查录入员每天末的查对。3、关于非月结客户，查察该订单能否已有对应的银行汇款水单。1）假若有水单，再将汇款水单上的金额与订货金额比较。a）假如水单金额大于等于本次订货金额，则销售订单审查经过。假如水单金额小于本次订货金额，则向客户联系查明原由，视金额大小分别进行以下办理：关于有信誉额度的客户，假如欠款金额小于信誉额度，能够现行审批经过，同时要求客户许诺于下次订货时一同打款并获取客户的许诺函；假如欠款金额大于信誉额度，关于差额部分则能够先让负责的销售人员进行担保，若销售人员担保额度不够则要求客户补齐货款，销售助理在获取担保函或补款的水单后方可审查经过。（在正式的信誉额度拟订出来以前，全部客户的信誉额度是1000元）2）假如没有收到客户回款的水单，则需要与客户交流查明原由。分状况分别获取销售人员的担保、营销总监签订的缓期付款协议或打款水单后方能经过审查。4、关于月结客户，接到订单后先查察该客户能否还没有结清上月的款项，假如上月款项还没有结清，则销售助理需要与客户交流说明状况要求先结清拖欠款项。经交流，假如客户确有困难暂时没法付款的，可分状况分别对待：关于与我公司有较长时间合作且一向信誉优秀的公司，能够赐予必定额度的信誉，关于可用信誉余额内的订货在获得客户许诺付款函此后能够赞同经过审查（可用信誉余额指我公司赐予该客户的信誉额度扣除还没有付清的应收账款后的余额），关于没有信誉额度或许信誉额度不够的客户，能够经过销售人员的担保（担保金额不可以超出该销售人员自己的担保额度）、营销总监签订的签订缓期付款协议等方式赐予经过审查。关于既无信誉额度，又未获取销售人员担保，也未获得缓期付款协议的客户，而先期另有拖欠的货款的状况下，严禁发货。假如上月款项已经结清，则关于月结客户一律经过审查。5、因为销售人员不在办公室而没法实时出具书面担保，为了减少可能致使的担保延缓，关于出差在外的销售人员，担保能够先以email或短信的方式同时发给销售助理和销售审查销售审查录入员，在返回办公室的当天增补办理正式书面担保手续。销售助理要敦促并辅助销售人员实时办理书面担保手续，销售助理需要把短信或email形式的担保准备成纸面形式，敦促销售人员返回办公室时署名确认。补办达成的担保手续需要递交给销售审核录入员。假如销售人员未实时依照要求补办担保手续，则下一次能够拒绝经过email或短信等便利方式办理。6、销售助理关于每笔订单的审查状况均需填写一份标准格式的审查单（审查单样本请见附件1），保留在共享文件夹里，并打印一份署名确认（包含署名和时间）。审查单也需要设置成共享，以便于销售会计和销售订单审核录入员接见。7、经过销售助理初步审查的订单，能够分两种状况递交给销售审查录入员：关于已经经过审查的订单，销售助理将订单及其有关附件（包含汇款水单、销售人员的书面担保协议、经销售总监审批的缓期付款协议）均交销售审核销售审查录入员进行复审。关于原由已经查明、解决方案已经确立但相关手续还没有齐备的销售订单（如还没有获得销售人员的书面担保或缓期付款协议），为了防止票据挤压影响录入，能够先行交给销售审查销售审查录入员录入速达系统做销售订单。交销售订单时，销售助理需要同时署名的销售订单审查单打印一同交给销售审查录入员。8、每个月月1号（如遇节假日顺延），销售助理睬从销售助理睬计处获得对账单，实时与客户进行对账，敦促客户在3天内反应对账结果，并将对账结果交财务部存档。关于对账有差别的，销售助理可向销售助理睬计所要应收账款明细，与客户进行查对，并在对账单上注明差别的原由。9、关于出现异样状况的，如惯例发货地点改正，客户改货、需要反审等各样状况在均需要实时通知到销售审查录入员。反审时，销售助理需要同时修改上述提到的标准的销售订单并保留，并通知销售审查录入员。10、关于销售会计在查对excel表的标准销售订单汇总和速达的销售开单状况时发现的不一致，销售助理应辅助销售审查录入员进行检查。看是哪边的输入错误，分别进行相应的更正。三、销售审查录入员（原录单员）的职责1、销售审查销售审查录入员在获得经销售助理初步审查的销售订单后，将销售订单信息录入到速达系统,即录入生成销售订单；一般状况下发货地点用系统自带的即可，关于注明要改变发货地点的，请直接在销售订单的地址栏长进行改正，不要经过备注的形式。2、把速达系统自动计算的产品价钱与销售订单上的金额进行比较，若有差别实时与销售助理交流解决；3、联合销售订单审查单，依照上述二、3、4的要求对销售订单进行复审，联合销售订单审查单检查有关的文件能否齐备，包含水单、客户的许诺付款函、销售人员担保，销售总监签批的缓期付款协议等。审查无误后在销售订单审查单上署名确认。关于审查无误的订单，销售审查录入员在速达系统中销售开单界面引入销售订单后保留。关于审查有问题的，视状况或要求销售助理更新审查单，或等有关票据齐备了再经过审查。订单审查有问题不可以生成销售开单，待问题解决后生成销售开4、销售审查录入员每天从销售会计处获取前一天的应收账款余额明细，以该明细作为判断依照。因为销售会计保护的应收账款按实质收款更新，而销售助理保护的应收账款表按汇款水单更新，二者有时会产生时间差。关于这类状况，能够赞同先发货。5、销售审查录入员拥有速达系统中的审查中心的查问权限和业务查找权限，销售审查录入员每天末将当天发货赶快达系统中导出，与销售助理进行核对，发现问题实时调整，并通知销售会计和物流。6、销售审查录入员是财务部与营销中心的接口，负责销售订单的把关和与财务部的交流。关于销售订单手续不全的状况要实时与销售助理交流，敦促销售助理采集有关资料、办理有关手续。7、销售审查录入员把采集整理的标准销售订单及其余支持性文件（包含水单、销售订单审查单、但保单、缓期付款单、付款许诺函等）每天实时备份到财务部。假如当天无通勤车，则顺延。8、关于出现异样状况的，如惯例发货地点改正，客户改货、需要反审等各样状况在改正速达系统中的记录的以前均需要实时通知到销售会计及物流；9、实时解答销售会计在票据审查中的疑问，对确有问题的，进行相应的改正。四、销售会计的职责1、销售会计是与销售审查录入员的对接人员；2、销售会计每审查一单，均需接见销售助理保护在excel里的标准销售订单，与已录入到速达系统的销售开单进行复核，看二者能否一致。查对内容包括客户名称、客户地点、销售产品名称、规格、型号、数目、金额等。只要有任何不符，务必通知销售审查录入员，要求其与销售助理查对，看是哪边的问题。在问题解决以前，销售开单不一样意经过审查。3、依照上述二、3、4的要求对已录入到速达系统的销售开单进行复核。发现问题实时与销售审查录入员交流；因为有关票据不可以第一时间送到销售会计，所以销售会计主要依照应收账款余额表和销售助理保护的销售订单审查单进行审查，关于近似水单已到实质货款未到账，或许需要担保等各种手续的状况，只需审查单里注明，切合上述要求，即可经过审查。4、关于已获得水单，可是实质款项还没有到账的订货，能够先发货。与此同时，销售会计要追踪款项的到账状况。关于超出3个工作日仍未到账的款项要提示销售助理与客户交流进行催收，并抄送销售审查录入员。关于超出3个工作日款项仍未到账，且客户没法供给合理的解说的状况下，要暂停之后的发货，等款项到达后方可进行以后的订货办理。销售会计需要每天跟踪上述未尽事项的进展，如款项能否到账、担保手续能否补齐等，保证最后财务有保存一份全的销售记录，并整理存档5、销售会计每天依据实质发货和到款状况更新应收账款余额表，并与每天末实时把更新的应收账款余额表发给销售审查录入员6、销售会计依据审批赞同的发货在用友系统中记账。7、销售会计同时负责查对并审查销售助理统计的代理商业绩、计算代理商奖励、业务员奖赏和回款状况。五、销售助理睬计的职责1、销售助理每天把揉完奖赏的出库状况录入到速达系统；2、销售助理每天将揉完奖赏的出库生成出口单并打印装订成册；3、销售助理同时负责销售发票的开具和打印；4、应收账款推行两月一次的对账政策，南区客户在双月对账，北区客户在单月对账。销售助理睬计每个月月初从系统中导出上月底应收账款余额，销售助理将有余额的应收账款金额、客户等信息填入标准的对账模板，于每个月1号（如遇节假日顺延）准时将该模板发给对应的销售助理让其与客户对账。注意该模板只有应收账款的余额，没有明细，关于余额不一样意的客户，可再发明细进前进一步查对。有关解说则由销售会计主导进行。5、关于暂时有对账需求的客户，依据销售助理的通知，于获取通知当天由销售助理准备，并将对账单交销售助理对账。；六、成本会计助理的职责：成本会计助理在做好本员工作的同时，每天依据库房的通知，检查准备发货的产品进出库单，查对明细上的客户名称和地点与仰头上的名称和地点能否一致。发现问题，立刻联系