浅谈如何处理好事业单位的数据

浅谈如何处理好事业单位的数据

随着现代办公室的普及，过去需要很长时间。现在它可以简单快速地处理，员工的效率大大提高。比如和银行签订了委托批量代付工资协议后,每个月发工资时间,公司将工资清单生成银行加密数据拷给银行,银行便会在收到转账支票后将工资打到每位员工的工资卡上,既减少了工作量又避免了现金风险。但是员工工资卡收到的转款只是一个金额,员工往往不清楚工资项目和扣款情况,为了减少员工的疑惑,提高工作热情,常常需要财务人员为员工提供一个工资明细单。目前常用三种方式为员工提供工资明细单,一是购买管理软件进行短信通知,如用友软件里面的工资短信通知功能,但是这需要通信运营商提供接口,成本较高;另一种是通过VBA编程实现,不过该方法专业性要求高,一般财务人员不易操作;最后一种是利用EXCEL中自带的函数功能实现工资条的快速、便捷制作打印,且专业知识要求不高,具有较高可操作性。笔者在此就第三种方法进行详细的案例说明,以供参考。1般工资清单笔者以某公司工资清单为例(见图一),一般工资清单包括三个大部分,应发工资、扣款项目和实发工资。对图一工资清单进行处理,最后将自动生成如图二的工资条。2生成补全、完整补充本原则的函数为了方便读者更容易理解自动生成工资条的函数公式,下面介绍公式中主要涉及的几个函数。2.1IF函数用来判断真假值,根据逻辑的真假值返回不同的计算结果。并且可以使用IF函数对数值和公式进行条件检测。函数语法:IF(logical＿test,value＿if＿true,value＿if＿false)。其中logical＿test表示计算结果为真或假的任意值和表达式;value＿if＿true表示logical＿test为真时返回的值;value＿if＿false表示logiacl＿test为假时返回的值。2.2MOD函数用来计算两个数相除所得到的余数,结果的正负号同除数的相同。函数语法:MOD(number,divisor)。Number代表被除数;divisor代表除数。2.3ROW函数用来返回公式或引用单元格所在行的行号。函数语法:ROW(reference)。reference代表需要得到其行号的单元格或单元格区域。2.4INDEX函数用来返回表或者区域中的值或者值的引用。函数有两种形式:数组和引用。数组形式一般用作返回数值或数组数值,引用形式则一般用来返回引用。工资条的公式中只涉及数组形式,所以在此只介绍数组形式。函数语法:INDEX(array,row＿num,column＿num)。array:为单元格区域或数组常量。如果数组只包含了一行或者一列,那么只要选择相对应的一个参数row＿num或column＿num。如果数组有多行或者多列,可是只用到row＿num或column＿num,那么INDEX函数就会返回数组中的整行或者整列,并且返回值也是数组。row＿num:代表数组当中某一行的行序号,函数将从此行返回一个值。要是省略row＿num,那么必须有column＿num。cloumn＿num:代表数组当中某一列的列序号,函数将从此行返回一个值。要是省略column＿num,那么必须有row＿num。2.5INT函数的作用是将数字向下舍入到最接近的整数。函数语法:INT(number)。Number代表需要进行向下舍入的数字。2.6COLUMN函数的作用是用来返回给定引用的列标,与ROW函数相对应。函数语法:COLUMN(reference)。Reference代表需要得到其列标的单元格或单元格区域。3录入“工资清单”中下表面个人信息3.1在“工资表.xls”工作簿中插入一个新工作表,重新命名为“工资条”。3.2选中A1单元格,在表格的编辑栏中输入下列公式,再按<Enter>键确认。首先分析“INDEX(工资清单!$A:$P,INT((ROW()-1)/3)+4,COLUMN())”,在该公式中行的参数为“INT((ROW()-1)/3)+4”,在表格第一行录入此参数,那么返回4,鼠标将表格向下拖公式到20行,那么结果是4;4;4;5;5;5;6;6;6…可以发现用“INT((ROW()-1)/3)+4”做INDEX的行参数,那么连续的3行将会重复返回特定范围内的第4、5、6行的内容,在本案例中特定区域是“工资清单”工作表,从4行开始,才是工资条个人信息需要录入的内容,所以这样每隔3行就录入“工资清单”中下一行个人信息。用COLUMN()作为INDEX的列参数,在用鼠标将公式往右拖时,列参数COLUMN()也相应增加。再分析“IF(MOD(ROW(),3)=0,",******)”,它主要表示公式所在行的行号被3整除,如果判断结果为“真”,那么返回空;“IF(MOD(ROW(),3)=1,工资清单!A$3,******”,它主要表示公式所在行的行号除以3的余数为1,如果判断为“真”,那么返回在“工资清单”工作表A3表格的值;否则返回上面分析的INDEX函数段的值。另外“A$3”和“$A”均表示相对引用,区别在于“$”在列字母A前面时,向公式右边复制公式,列字母和行数字均不改变,向公式下方复制公式时列字母不变行数字改变。相反的,“$”在列字母A后面时,向公式右边复制公式,列字母改变行数字不改变,向公式下方复制公式时,列字母和行数字均不改变。3.3用鼠标点选A1单元格,将鼠标移至A1单元格右下角,鼠标指针成“+”状,然后按住鼠标左键往右拖动至N列,如图三所示:3.4鼠标选中A1至N1单元格,同样在选中区域右下角,鼠标指针成“+”状,然后按住鼠标左键往下拖动复制单元格公式,如图四所示:3.5为了美化表格,取消多余网格线,选中A1单元格,单击菜单“格式”→“条件格式”弹出条件格式对话框,依次在“条件1(1)”中选择“单元格数值”→“不等于”,然后输入“=$A$3”。单击“格式”→“边框”→“外边框”→“确认”。最后回到“条件格式”中单击“确认”,如图五所示。再次选中A1单元格,在工具栏中选中“格式刷工具”,选中“工资条”工作表中单元格,格式复制完成。然