以F公司为例谈企业组织结构调整中岗位说明书的修订

以F公司为例谈企业组织结构调整中岗

位说明书的修订关键词：岗位说明书；组织结构调整；工作分析在激烈的市场竞争中，许多大型企业需要转变管理方式，组织结构，优化业务流程，以实现组织结构集约化、扁平化管理。在组织结构调整背景下，对公司原有岗位设置及每个岗位的职责进行科学梳理，修订岗位说明书成为当务之急。本文将以公司f为例，探析企业组织结构调整中，如何高质量地完成岗位说明书的修订。一、岗位说明书的定义首先我们先说明一下工作分析，工作分析（jobanalysis）是一种系统地收集与岗位有关信息的过程，包括工作职责、任职资格工作环境、工作强度以及工作的其他特征。工作分析的直接结果是岗位说明书，就是客观地给岗位（job）画像。岗位说明书也叫工作说明书或职位说明书，它说明了任职者应该做什幺，如何去做，在什幺样的条件下工作，这些工作对任职者的要求是什幺等等。二、修订岗位说明书的意义和原因一）企业组织结构调整必然带来业务流程和人员配置的巨大变化，修订岗位说明书是适应企业改革需要的重要工作。首先，修订岗位说明书有助于员工明确工作职责、清晰绩效标准、知晓任职要求、找准学习资源、明确努力方向；有助于管理者更好地了解组织结构调整后员工应当承担的工作，认清自己的管理职责和权限，从而考核更清晰、辅导更有效，并且更易达成共识，避免责任推诿相互扯皮。其次，岗位说明书是一切人力资源管理工作的基础，可以为企业有效开展招聘、培训和员工能力提升等工作提供依据；同时岗位说明书将为职位价值评估、构建全员绩效管理体系和提炼员工关键业绩指标提供便利。（二）随着企业组织机构调整，f公司原版岗位说明书存在不少问题，如许多部门设置与岗位分工发生变化；部分职责描述不清晰；工作内容没有呈现绩效标准与要求，缺乏工作好坏评价标准；对岗位知识技能要求不明确，任职资格过于笼统等。为适应f公司发展的需要，进一步明确和细化岗位职责，优化岗位管理体系，提升岗位分析结果对绩效考核的指导，细化任职资格，明确培训方向的目的；公司从管理基础抓起，开展岗位说明书的梳理修订。三、修订岗位说明书中遵循的原则和问题分析（一）遵循原则功能最优原则。修订后的岗位说明书能够客观、真实反映各岗位信息，不遗漏重要内容，能满足公司人力资源管理需要。规范性原则。文字表述力求简洁明了，使用规范用语，避免使用笼统且含糊不清的语句。结合实际原则。结合公司实际，在充分调查基础上修订岗位说明书。遵循法律法规原则。遵循劳动法、劳动合同法等相关法规规定保障职工合法权益。（二）可能存在问题分析编制工作说明书的准备工作不足。一是没有做好修订岗位说明书的宣传动员工作，公司员工没有认识到工作说明书的重要性，在工作分析过程中敷衍了事。二是修订岗位说明书通常被认为是人力资源管理部门的事情，其他部门配合不力。三是没有事先结合公司实际情况确定岗位说明书的模板，给最后形成岗位说明书初稿带来很多不必要的麻烦。四是缺乏对参与编写岗位说明书的员工培训。跨部门业务接口关系不明确，职责交叉与遗漏问题突出。在没有清晰界定部门职能之前便收集工作信息编写说明书，容易造成职责的交叉与遗漏，为日后部门之间以及岗位之间的互相扯皮与推诿岗位信息的收集方法选择不当。收集岗位信息最常用的方法是问卷调查法，此外还有访谈法、观察法、关键事件法、工作日志法、资料分析法等，各种方法都有其适用性。企业在工作分析时，没有考虑自身的实际情况，并未从当前管理水平、员工素质和岗位性质等差别去决定采取哪种信息收集方法，没有科学的工作分析，企业无法理顺各部门的职责和权限。工作说明书的审查修订工作不到位。企业对岗位说明书的初稿审查工作做得比较粗浅，只是局限于格式、用语是否统一规范，没有依据业务流程图、部门职能说明书审查，更没有与相关部门主管进行讨论，以致虽然花费不少精力但编制出的说明书并不能用在实处。四、f公司岗位说明书的修订

f公司成立于上世纪90年代，近年来，随着f公司的不断发展,公司进行了部分的机构调整和流程再造，过程中增加了不少的岗位，原有岗位的职能也发生了变化。在组织结构和人员配置上进行了比较大的调整前，公司下设职能部门18个，长期职工4120人、外包人员865人。根据上级公司对f公司定员编制情况的规定，f公司对置工作已完成。本着适合本企业、趋利避害、高效科学的编制原则，本文尝试为a公司编制工作说明书提供总体思路和具体操作步骤。机构、人员进行了调职能部门精简为机构、人员进行了调职能部门精简为15个，相应的人员调整配1•工作说明书修订前的准备工作。该项工作获得f公司领导层的支持和推动，并由人力资源主管、其他职能部门主管和外部聘请的工作分析专家组成工作分析小组。该小组确定岗位说明书的模板，编制工作说明书编写标准、培训撰写工作说明书初稿的岗位任