高校固定资产流失的原因分析及对策

高校固定资产流失的原因分析及对策

高校固定资产管理的应用经过长期的积累和发展，高校教育设备形成了大量的资产，这是学校教育、科学研究、行政管理和后勤服务等不可或缺的物质基础。这些资产的管理和使用是学校管理的重要组成部分。而随着现代科技迅速的发展,高校在固定资产管理方面出现了许多的新情况和新问题,还有许多与学校改革和发展不相适应的地方。如何使高校的固定资产管理主动适应社会主义市场经济,促进高等学校固定资产有效的使用及合理配置,保证学校固定资产完好、保值、增值,提高固定资产使用的经济效益和社会效益,避免或减少固定资产的流失,是固定资产管理中相当重要的问题。本文就高校教学设备的固定资产管理中容易被忽视的一些问题进行探讨,并提出一些解决的办法。1.固定资产管理上的混乱1.1固定资产的区分不清固定资产的区分是固定资产管理的第一步,仪器设备无论以什么方式进入学校,首先就要区分该仪器属固定资产或是低值品及易耗品,以便分别进行管理。许多学校在制定仪器设备管理条例的时候,对仪器的所属区分及分类不够详细,就容易产生以下的几个问题:1.1.1教育部高等教育司的《高等学校固定资产分类及编码》中的仪器设备编码是高校设备分类的基本依据,但用来进行固定资产的区分就弊病很多。首先在其编码中有对应的仪器设备就计入固定资产,在编码中没有的就不计入固定资产,现在的仪器设备的种类天天都在增加,那么势必有许多的原属固定资产的仪器设备会被斥之管理之外。其次模块化和结构化的仪器设备其组成的配件有许多是可独立的器件并含有独立的功能,这些仪器设备除了自己有分类编码而其组件在该书中也都有独立的编码,如微型计算机的编码为(05010105),但其基本配置中的配件如显示器(05010502)、软磁盘驱动器(05010507)、硬磁盘驱动器(05010508)等都有各自的固定资产编码。所以电脑如有升级、维修等更换配件的过程,其配件就不容易区分是归属该台电脑还是单独登记,如果没有对该台电脑进行模块化的细化管理,势必会造成管理上的混乱。1.1.2高校取得固定资产的途径很多,除了学校拨款购买的以外,还有各部门自筹资金购买,截留费用、以设备养设备的滚动发展,自制、委托加工,接受捐赠等各种方式,这些不管以何种方式获得的设备,只要符合固定资产条件,都属于学校财产,应归学校的固定资产管理。但对于学校拨款购买的以外的项目,如果没有纳入规范的管理渠道,就容易出现资产流失。(1)接受捐赠的仪器设备由于接受对象是各使用单位,或虽是赠与学校但又由学校直接拨给使用单位。这些设备由于无票据,又不经财务报帐,而且认为是赠送的归不归固定资产管理不很清楚也无所谓,就没有申报管理部门。(2)单位自筹资金购买的仪器设备因是本单位自筹的资金,认为是自己管理而不愿给学校管理,担心一旦纳入学校管理,就会调做其他用。(3)自制、委托加工的设备一般都由使用单位直接操作,完成后就直接投入使用,而使用部门嫌麻烦不愿到管理部门进行固定资产登记。1.1.3目前教学仪器发展很快,综合性的多功能仪器品种越来越多,有些综合性的多功能设备的一些组合件也是一个独立功能的仪器,如果管理制度老化又没有及时修订,就容易造成这类设备在固定资产的区分与分类上出现不该有的失误。1.2固定资产的报帐与登记脱节设备采购的资金来源有多种渠道,采购的方式也有许多种。设备购入后若符合固定资产管理的要进行固定资产登记后方能报帐,财务部门的报帐是防止固资流失的关口,在报帐这一关是主动的,而管理部门则是被动的。1.2.1学校拨款购买的设备,也有多种形式的购买方式,有政府采购,设备部门统一采购,各使用部门自行采购。政府采购多数由财务部门一次性完成,未通过设备管理部门入库进帐,直接完成财务帐后交由使用单位,造成财务部门虽然有固定资产的金额数量,却无设备明细帐,一旦财务帐归档封存后,这些设备实际上就失去了管理。而一些自行采购的仪器设备都由使用单位直接完成,使用单位对固定资产管理的概念是不强的,没有按固定资产管理条例把所购仪器设备入帐,而直接向财务报帐造成固定资产实物流失。1.2.2自制仪器和委托加工的设备虽然都有一定的计划,但都是以购买零部件的形式自组而成,随买随报帐,如果在报帐上没有把好关,就会造成在帐面上是零部件的形式而不是固定资产的形式。还有一些自制仪器设备的制作时间较长,且经过多次的更改零部件,因此,在完成制作后的价值无法计算。有的自制仪器在完成制作后,也都没有意识到要计入固定资产管理,造成资金的流失。1.2.3学校各部门创收所得用于发展而购买的设备多不愿意归入学校固定资产管理,认为归学校管理,可能会把设备调走,对本部门不利,就有意躲开固定资产管理部门而直接报帐。1.3固定资产的验收工作不规范验收工作是固定资产管理中的一个重要环节,在其具体操作过程中,最容易出现以下几个问题:1.3.1验票不验货。由于固定资产一般都体积较大,份量较重,难以搬运,有些是固定安装到位,给实物验收带来不便,同时验收人员有时不愿到现场验收,于是就由购买者凭发票到验收部门验收,并没有经过实物验收,这种做法极易出现差错,甚至可能出现舞弊行为。再有的如设备未到,发票先到,有的是货到先用,造成事实,拖后报发票,为了尽快结帐,就凭票到验收部门验收,然后到财务部门结帐,形成无验货而入帐。1.3.2验货不验质。在验收的过程中只核对价格,金额、数量,忽略质量验收,使不合格的产品当成合格产品验收,经常就会出现以次充好的现象。另外产品质量的检验技术含量较高,验收人员技术水平有限,不可能对各种资产都进行全面的了解,难以保证价格合理,数量、金额真实,质量合格的产品入库。1.3.3没有按时按规定进行验收。固定资产在到货后先进行验收办好入库手续后方能报帐,然而在实际工作中,先报帐后验收或既不报帐也没及时验收。由于科技发展迅速,若没有及时的验收入库,资产在使用的过程中会发生资产的变化,某些设备增添部件以后也增添功能,并且价值也增加。有些零部件暂时不需要的就先放在一边,甚至有的就拿走,别做他用,到需要登记入库时,都已找不到原形了,形成资产无法登记,然后找个理由了事,造成固定资产流失或不完整。1.4目前,许多模块化的成套设备在管理上很难分清主体和附件并且很容易对设备附件进行更换、附加、升级,如计算机,网络产品等,许多学校对这类设备在管理上都没有足够的重视,如计算机其更新换代甚为迅速,周边产品层出不穷,有的不出半年时间,表面上看起来没有变化的计算机,实际上内容已和原来的完全两样,有的更是面目全非,找都找不到了。模块化,结构化的成套设备大都具有多功能性,不但具有整体性的多功能,而且许多零部件还具有单独的功能,不但能整体使用还能单独使用并且其零部件的流通性很强,在这台设备可用的零部件也能使用在其它设备上,互为通用。这类设备容易出现的问题就在于整台设备与其模块间的关系,不重视或忽视这些关系,在管理上极易造成混乱从而导致资产流失。1.5对固定资产的管理不够细化,财务部门和设备管理部门脱节。大多数院校的财务部门并没有设立专门的固定资产管理人员,只是在上报数据时找财务人员顶上,有的虽然设立了专门的人员,由于种种原因并没有起到实质性的管理作用。所以各做各的一套,没有统一的采购、验收、登帐制度。更重要的是,现在资产管理都已进入计算机管理,表面上看起来很正规,但所使用的软件与现行的制度有诸多不符,形成制度服从软件的怪现象。又由于软件的缺陷,在资产的管理中并不能形成细化管理,以致在区分是否属固定资产,属何类资产,属何种附件,如何准确表达某件固定资产的价值变化,附件增减,来龙去脉等问题中都不能很好的解决。由于存在上述问题,给学校固定资产的管理工作带来极大困难,每一次核对帐物,有的院校要半年时间才能搞清楚,给学校造成不小的经济损失。影响了学校的教学科研工作,如果不采取相应的措施加以改进,想必给学校带来更大的损失,严重影响学校的发展。2.建立和完善固定资产管理登记制度和严格登记审批制度2.1分级管理,明确责任,职能专司,职责到位实行责任管理是堵住管理漏洞的较好方法。固定资产的管理关键就是理顺财务、设备管理部门、使用单位管理员三者之间的责任关系。2.1.1设置三级管理机构,财务部门中的固定资产管理科作为一级管理,设备管理部门为二级管理,使用单位管理员为三级管理。一级管理主要在于固定资产管理制度的制定、改进与完善。二级管理是教学设备的专业管理部门,负责实施制度的具体办法,对固定资产的购进、区分与分类、管理措施都应提出专业性的建议,指导和布置三级管理员的管理工作。在成人高校因办学规模较小,财务只设固定资产管理专员,则应以教学设备管理部门为主,固定资产管理专员和教学设备管理部门一起制定管理办法。2.1.2财务部门一定要把好报帐这一关,必须和管理部门沟通,作好固定资产的区分工作,加强设备的采购、验收、使用、报废等环节的监控,使工作规范化。流程如图(1):2.2健全高校内部固定资产管理制度,细化管理。2.2.1各级管理都要制定确实可行的具体操作规程,从主管领导到具体实物保管员,层层负责层层把关。做到有章而循,违章必纠,财务部门要和设备管理部门加强配合,形成一个制度,一个措施,一个方法。2.2.2在固定资产的区分上要给以明确,什么设备属固定资产管理,什么设备不属固定资产管理。这个问题,财务部门必须要和设备管理部门制定出一个清晰的范围。在报帐时,财务部门必须清楚的知道该设备是否属固定资产管理,如属固定资产,就必须到固定资产管理部门进行登记进帐,管理部门应组织人员进行认真的验收。固定资产的验收单上必须有管理部门和使用单位实物管理员的验收签字方能进行报帐。设备管理部门应建立固定资产帐与低值设备管理帐,以防设备的流失。2.2.3对于自制仪器和委托加工的设备要立项管理登记,完成后的总值达固定资产管理标准,就要登记进帐。使用单位自行采购的设备主要在报帐时把关,若符合固定资产管理的一定要登记后才能报帐。赠送的及其他渠道获得的设备,要敦促获得单位申报固定资产管理,遗漏的要在学期末的帐物核对中补齐。管理流程如图(2)2.2.4重视对固定资产的实物验收。实物验收是对固定资产真实性确认的主要方法,是验收工作中的关键环节。实物验收可由专职人员采取抽检法,也可以采用全部验收的方法。对大批同类资产,且单位价值不高的可采用抽验方法,先由资产使用者进行全面的实物验收,提供质量、数量、金额验收报告,然后由专职验收人员进行抽查确认;对单位价值较大或质量要求高的资产应采用全部实物验收的方法,由专职验收人员到现场逐一核对验收。资产验收人员应与资产使用者共同参与验收,由于仪器设备最有发言权的应是其使用者,使用者对其质量的了解应是最全面的,否则就无法使用它,使用者对资产是否能满足其要求也是最清楚的,同时由于验收人员数量及技能所限,难以由其单独完成此项工作。因此,在进行资产验收时,可由使用者进行质量鉴定,提供详细的质量验收报告,专职验收人员在此基础上进行抽检,然后建卡、入帐。这是保证资产质量合格、实用的有效办法。2.3对于模块化,结构化的仪器设备就要进行模块化、结构化的细化管理,对每一个组成模块进行登记,建立专门的帐册,属性卡和标签,并且要及时的登入帐册。属性卡和标签必须对每一模块的名称、规格、数量、用途、标明清楚,如有更改,必须对帐册和属性卡同时更改,模块化,结构化的固定资产帐册的格式应与属性卡一致。属性卡上注明每一模块的更改内容,更改日期。以计算机为例,属性卡如图(3):属性卡详细记录了计算机的原始属性和变更属性,变更后的价值应把更换模块的价值累记到计算机的原始价值,更换下来的模块应注明损坏,调用等实际的去向,并且在总值中减去该模块的估价(含折旧)。这样就能准确地表明计算机的原始属性和变更属性。用模块化的管理方式管理模块化设备效果很好,完全可以解决模块随意挪用、私用的问题。结构化和模块化设备由于管理软件的限制,不能对其很好的进行管理,所以可以把这部份抽出来另行管理。2.4加大固定资产管理员的专业培训力度2.4.1在高校固定资产管理出现的诸多问题上,很大一部分原因在于管理人员缺乏固定资产管理知识,学校应给予充分重视,拨出专项经费对专职管理人员进行培训,再由专职管理人员对各使用部门管理人员进行培训。