项目管理信息系统在项目管理中的应用

项目管理信息系统在项目管理中的应用

1应用先进、技术先进、管理规范gef海岸公路项目影响着许多部门和地区，投资金额为32832万元。该项目的实施期为2004年至2009年。如此多部门参与、投资金额大、历时长的项目,如果没有一套简单实用、运行稳定、技术先进、讲求实效的管理信息系统作为支撑,是无法实现项目的高效管理和规范化管理的。因此,在GEF海河项目办成立之初,为了提高项目的管理效率和管理水平,规范项目管理机制,实现项目的信息化,根据GEF海河项目的具体要求,建立了一套高效实用的管理信息系统。2mis管理系统的主要功能是mis2.1投资计划编制投资计划管理的主要功能就是编辑项目的年度投资计划、中期调整计划和显示投资概算数据,实现本年计划投资金额与实际完成金额的对比,并且实现子项目投资进度的查询。按照GEF海河项目赠款协定的要求,各级项目办应在项目执行期的每年年底之前制定下一年度投资计划。通过MIS系统,用户在编制年度投资计划时只需要输入最末端的项目投资数据,系统就自动生成所有汇总项目的投资数据。从而,大大减轻了工作量,同时提高了数据的准确性。年度投资计划输入完成后,本年度的投资计划就可以直观地在系统中显示出来。随着项目的进展,本年度的实际投资完成情况也可以不断地输入到MIS系统中,MIS系统提供了年度投资计划与实际投资完成情况的对比分析,使项目管理者可以清楚地了解各个子项目的实际进度与投资计划的差距,及时调整工作计划,确保项目按计划完成。MIS系统还可以列表显示子项目的投资由哪些合同组成、每个合同的计划进度及实际进度,从而使项目管理者对每个合同的进度一目了然,提高项目管理的效率。2.2赠与款投资类别分类根据世行采购指南,除管理费用外,其他项目的执行都必须进行招投标。世界银行贷款(赠款)项目在项目执行中将整个投资计划按投资类别分为土建、货物和咨询三大类进行采购。采购及合同管理是MIS系统的核心功能,通过这一功能,实现了一个子项目从开始到结束的过程控制,使每一个子项目的开展情况通过MIS系统可以非常简单明了地呈现在管理者面前。2.2.1合同采购过程土建合同管理,主要包括了6个部分,分别为合同基本信息、合同采购过程、工程量清单、工程进度监测、合同付款进度以及提款报帐进度。(1)合同基本信息包括了合同编号、合同分包号、合同中英文名称、合同金额、世行支付比例、世行审查情况、合同执行情况等信息,其中合同编号按照《MIS运行管理办法》中的规定统一编制,确保了合同编号的一致性与唯一性。(2)合同采购过程是按照世行对采购管理的要求所设置的合同招投标过程。土建合同采购包括7个采购阶段:编写标书、世行审查无异议、刊登广告、开标、世行审查评标、与承包商签订合同、合同实施。MIS系统要求每个采购过程要输入计划日期和实际日期,以便与订立的计划进行对比,发现项目执行过程中的不足。同时,在合同采购过程这一子模块中还设置了合同的采购方式以及承包商信息。合同采购方式功能设置,明确了本合同采用哪一种采购方式。承包商信息功能设置则包括了投标商和中标商的基本信息,使调阅承包商的基本信息变得非常方便。(3)工程量清单包括工程名称、总合同金额、单位、单价、计划工程量、计划金额、完成工程量、完成金额。其中,总合同金额由该合同所有工程项目计划金额自动汇总生成。以上内容都要求按照合同原件的实际内容进行录入。同时,在进行每项工程内容录入的时候,都要选择对应的项目,对应项目即是对应的投资计划中的各个子项目。MIS系统可以自动地对数据进行分类汇总,进而生成可以和投资计划数据相对比的各种投资进度汇总表,供项目管理者使用。(4)工程监测进度用来纪录每一次工程进度监测情况,要求按照有监理工程师签字的工程监理报告进行输入,并按实际的监理日期输入监测日期。(5)合同付款进度用于记录合同的每一次付款情况,包括每次付款的付款日期、付款金额、相应的原始单据及单据号。原则上要求每一次付款以承包商开据的发票金额为准,并要在原始单据一栏填入相应的发票号。通过合同付款进度这一功能模块,项目管理者就可以准确地掌握每一个合同的真实付款进度,从而可以合理地调配资金,提高资金使用效率。(6)提款报帐进度是每一个合同向专用帐户申请报帐的进度,用来纪录每次合同提款申请的情况。GEF海河项目采用的是提款报帐制,只有当每一个合同向承包商完成一次付款后,才可以向世行专用帐户提出申请,进行资金的回补。该模块主要包括申请日期、申请票据金额、申请支付金额、申请书号等信息。用户输入相关信息后,MIS系统将自动生成提款申请书。利用该提款申请书,可以向世行进行提款报帐,同时也可以监测世行资金的使用情况以及到帐情况。2.2.2采购货物清单管理货物合同管理包括合同基本信息、合同采购过程、采购货物清单、货物验收纪录、合同付款进度、提款报帐进度6个部分。其中,合同基本信息、合同采购过程、合同付款进度、提款报帐进度与土建合同模块内容基本一致。采购货物清单用来纪录当前货物合同中所包含的货物清单及货物分配计划。在合同签定之前,采购货物信息要按照采购计划进行输入;在正式签定合同之后,采购货物信息就要按照合同原件的实际内容进行输入。输入完成后,项目管理者可以对比计划采购与实际采购货物之间的差别,分析其中的原因,采取相应的调整措施。货物验收记录是指在货物到货后由货物接受单位进行货物验收,在确认收到的货物种类、规格与合同中描述一致后填写货物验收单,完成这次货物的采购工作。2.2.3帐进度管理模块咨询合同管理包括合同基本信息、合同采购过程、任务执行进度、合同付款进度、提款报帐进度5个部分。其中,合同基本信息、合同采购过程、合同付款进度、提款报帐进度与土建合同的模块基本一致。根据咨询合同的独有特性,MIS系统在咨询合同管理中设置了任务执行进度模块。通过该模块对咨询合同中的工作任务进行管理,在合同中需要完成的任务按开始时间先后进行排列,每项任务包括开始时间、结束时间、金额、执行状态等信息,执行状态标注为完成时,该项任务的金额将被计算到已完成投资中。同时,每项任务都要与计划中的项目相对应,此后可通过报表的形式反映出任务完成情况与计划的差别,从而帮助管理者更好地做好项目管理。2.2.4项目管理人员项目运行管理费每年要制定计划,计划确定后,要将每年的计划输入项目管理费模块,然后在年度计划实施过程中按照实际花费录入实际费用支出,项目管理者可以随时监控项目管理费的开支情况,一旦超支,项目管理者就必须采取有效措施紧缩管理费的开支,从而确