机械有限公司设备物资采购管理办法

机械有限公司设备物资采购管理办法

为了加强公司的设备物资采购管理和控制，维护公司利益，现就公司物资采购工作制定以下管理细则。采购物资总体原则：先审批，后采购；先入库，后领用。第一节

采购物资计划的申报及审批第一条

物资的分类A类物资：固定资产类。指按公司财务制度列入的固定资产（包括一些单位价值大，但不属于固定资产的低耗品）、新增项目投入的设施设备和主要配件，工程发包，房屋、办公室等建筑物的建设与修缮，以及配管工程、动力配线工程、空调、保温工程、消防及仪表安装工程等。B类物资：生产用批量物资。指公司正常经营使用，总金额大的材料、辅料、配件、物料用品、半成品，各工程项目设施设备维修零部件、办公用品、印刷品等。C类物资：无形商品，主要是咨询服务和技术的采购。D类物资：紧急采购物资，指工程施工或运行设备出现不可预见或公司经营中特殊要求所需物资。第二条

计划申报1、凡申购A类和B类所需物资，必须申报计划。无计划，采购员不得执行采购；严禁先采购后申报。2、申报计划的时间：A、B类，每周一上午（以保证正常经营为前提）。3、D类物资：紧急采购随时。注：A、B类不按规定时间申报计划，造成后果由计划提供人负责。但采购员应积极配合，以服务于经营为目的，圆满解决。3、申报计划单位：各部门及项目部。4、申报计划的要求各部门申报计划，必须对所需物品的品种、规格、型号、单位、数量、用途、质量、产地（厂家）、需求时间等情况描述清楚，凡对需求描述不清楚的，采购员有权要求申报计划单位填列清楚。有加工时间的申报计划时应考虑生产时间。第三条

计划的审批权限各部门提出需求计划，交所在项目（部门）经理签字后，交公司总经理审批（或委托分管领导审批），再交采购员。凡无总经理审批的采购计划，不得传至采购员。所有物资采购均需经总经理审批。未经总经理审批而提前执行采购或付款，追究相关经办人责任。第四条

申报数量控制原则A类物资：以预算数量和基本规范，本着节俭、合理的原则为准。B类物资：有生产周期的以最长不超过两个月的用量。无生产周期的最长不超过1个月的用量。凡个别能通过加工数量对其加工价格影响较大、属通用物资、又不因时间推移而过时的加工品，如少数印刷品，最高批量不得超过半年用量。第二节

采购计划的反馈及询价、定价第五条

采购员接到采购计划后，应迅速作出采购价格评估或寻找商家，或提出建议的替代品供公司决策。第六条

计划物资的询价。各部门提出需求计划后，采购员应选择3家以上的供应商报价，供应商具有代表性（如成、渝、南充等地不同地点）。各部门可根据需要，建议、推荐供应商或品牌，严禁指定供应商。采价人员：采购员、财务部和相关使用部门。定价参与人员：总经理、财务部经理、分管经理、会计、采购员。价格跟踪人员：财务经理、主办会计、采购员。定价单必须将质量要求描述清楚。第七条

物资的定价。1、定价组织机构。组长：财务部经理组员：采购员、主办会计、使用部门经理。2、定价依据：供货商报价，采购员采价，财务部采价、部门采价等作参照依据。3、定价执行：定价当天将价格单打印，定价组成员签字后方能执行。A、D类物资按批次、项目选择长期合作的供应商，签订合同采购。合同应采用书面形式，双方代表签字并加盖公章。合同内容包括：物资名称、型号规格、数量、价格、质量标准及要求、质量保证（或质保金）、包装、运输方式、交货地点、交货时间、付款条款、产品合格证和相关文件资料，以及保险、售后服务、环保、违约处理、验收、索赔、仲裁和其他需要约定的问题。B类物资按批次、在长期合作的供应商中按市场行情定价后下定单。第三节

供应商的选择与管理第八条

供应商选择标准产品质量优良、合格，价格合理，交易费用少，交付及时，整体服务水平好，供应商财务状况稳定，内部组织与管理良好，证照齐全，绩效考评优良。第九条

供应商管理采购员应加强物资分类的管理，并按此划分供应商，对同类商品，选择一至两家长期供货，签订供货合同。第十条

供货商的选择和考评采购员应加强对现有供应商的日常表现进行定期的监控和考核，目的是确保供应商的供应质量，以保证正常的经营需要。第十一条

禁止项目1、为了保证批量，增强双方合作信任，采购员一旦签订供货合同不得随意更换供货商，除非因供货商价格或数量、质量难以保证，经分管领导同意后可以变动。2、严禁各部门指定唯一供货商。3、严禁在采购或付款中吃回扣、收信息费等以工作之便捞取好处，否则，一经查实，从严处理相关人员，情节严重的移送司法机关处理。第四节

合同的签订第十二条

参加合同谈判人员总经理（或副总经理）、财务部经理、采购员、使用部门质检人员（或技术人员）。第十三条

合同的签订权限

本着平等、互利、双赢的原则，其签订合同的权限归总经理。第十四条

合同必须与供货商订立反商业贿赂相关约定，并特别约定供应商不得给利益关系人员发放名片，请吃送礼，合同终止必须提前一个月通知。第五节

采购的执行程序第十五条

采购员在接到订单以后，应按照以下程序操作：

不合格的退货分类申购单、拟定采购方案询价、定价，签订合同发出订单跟踪订单催货、落实对票结算记录与档案维护验收合格

第六节

物资的入库第十六条

货物到库后，库管人员及时通知质检人员（或技术人员）、采购人员现场验货。货物质量验收合格，由库管人员、质检人员、采购人员签字认可，并及时对单据按财务规定进行传递。第十七条

冲红票入库单，库管人员应将结算联交供货商签字后直接转财务部。第十八条

有保质期的物品，库管人员必须提前35天通知采购员，否则，由库管人员负全责。第七节

货款的结算第十九条

公司对供应商、外包部门货款实行规定时间统一集中办理。第二十条

签字程序：凭入库单、工程验收单等，转采购员→财务经理→总经理→执行董事。财务要保证单据齐全完整和安全，出纳付款必须核实单据数量与金额，否则，由出纳负责。

第八节

供应商的评估

供货商名称

供货单位

考评时间：考评项目标准考评考评项目标准考评一、质量指标1、来料批次合格率2、来料抽检缺陷率3、来料报废率4、来料免检率

四、支持指标服务指标1、反映表现2、沟通手段