工程公司材料采购管理制度

工程公司资料采买管理制度工程公司资料采买管理制度工程公司资料采买管理制度有限公司大宗资料、物料采买管理制度第一章总则第一条目的为加强公司规范化管理，规范采买工作，保障搅拌站的正常连续进行，选择合格的供应商并对采买过程进行严格的控制，保证供货商供应的资料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特拟定本制度。第二条适用范围本方法适用于公司各沥青搅拌站施工用资料、物料（设备）采买时，计划、审批、价格之审察、订购、查收、付款结算等，除还有规定外，均以制度办理。本管理制度所指大宗资料、物料指各搅拌站建设及生产所需的：骨料、石粉、矿粉、沥青、重油、砂、砖、水泥、混凝土、机械设备及配件、电缆线等。第三条职责划分1、由公司机料部全面负责对各资料、物料的价格询价、采买、入库保留工作；2、由搅拌站站长对本站内计划单的质量、数量、要求进行详细审察把关；3、由财务部对该工程资料的数量、规格、价格控制把关。4、由综合部对采买合同的条款进行法律风险把关5、由分管副总对各采买计划、合同进行审察把关；第四条原则1、长远订货和大额进货，原则上均应经过签署买卖合同的方法进行。2、对于经常性采买或批量进货的，按采买流程进行。第二章采买（计划）审批第一条采买计划的拟定1、资料、物料的采买执行先计划审批，后采买的原则。大宗资料应在计划应在推行前很多于10天前提出，批量进货的资料很多于3天提出，个别应急性资料由搅拌站负责人口头提出报机料部和总经理赞同后推行采买，但事后二天内应补齐相关手续。2、搅拌站建设期前由站长依照公司搅拌站建设规划要求提出资料、物料采买计划，保证资料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报；3、搅拌站生产需要采买的大宗资料，由机料部提出采买意向申请，报公总经理确定供应商。4、搅拌站生产时期，进行资料和物料的采买，由搅拌部机料员依照公司经营客户经理的书面生产计划，提出资料、物料采买计划，试验员审察所购资料的技术质量条求，站长审察确认。保证资料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报；第二条询价、比价和议价1、机料部依照采买物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同样，应选择最少三家吻合采买条件的供货商作为询价对象；2、采买员依照过去采买的情况、市场变化情况、以及公司成本估量等情况，确定采买目标价格；3、在获取供应商的报价信息后，采买人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面搅拌站进行核对，以保证供应商提供的资料吻合公司实质的采买要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行解析比较，以便选择条件最优的供应商；4、供应商供应报价之物料规格与请购规格不同样或属代用品时，采买人员应送请购部门确认；5、专用资料或用品，机料部应会同使用部门共同询价与议价；6、对供应商的报价资料整理后，经办人员应深入解析，以电话等联络方式向供应商讲价。在公司规定的权限范围内，采买人员应与供应商进行磋商，以使双方最后在全部条款上完成一致；7、对重要的物质采买，要保证参加人数很多于两人进行商务谈判，且要求有两个以上的部门派人参加。第三条采买前核决及权限大宗资料第一次采买时，按公司合同管理方法执行合同署绅士程序，采买经办人员与供应商初步沟通并完成询价后，在询价汇总表上详细填列以下事项，呈报负责资料采买的各部门及总经理核决：1）供应商资料：包括名称、地点、联系人、联系方式；2）采买物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特别要求需特别注明；3）订单所采买的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；4）价格：单价，合计价，合同总数，定金或预付款；5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；6）付款方式；7）所需的质量证明（检验单、质保单、出供应证明单、化验报告单等）；8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他办理方法；9）运输方式和销售发票的要求。3、需与供应商签署长远合同者，采买经办人应以签呈及拟妥的长远合同书，核决权限依照请购种类和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决；4、签署期采买合同后过程中进货的，如骨料、重油、粉料、沥青等，按资料采买流程，填写采买单，办理手续。5、金额较大或批量采买的应到对方生产工供应进行实质察看，在充分认识对方的资信程度、供货能力和现货物质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未经过报验的资料严禁采买。第四条签署采买合同或填写采买单1、经总经理确定供应商后，机料部填写采买合同，并经审批流程，完成采买合同经审察，加盖公司合同公章经对方签章后见效。采买单经公司总经理签字审批后见效，采买单一式两份，一份由机料部、一份交搅拌站。2、采买人员应追踪控制资料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。3、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便查收确认。4、若属分批交货者，采买人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资鉴别。第五条退货作业对于检验不合格的资料退货时，应开立“资料退货单”呈搅拌站长和机料员签认后，对资料数量不进行确认。必要时由机料部通知供应商列席核实。第三章查收与付款第一条资料进供应查收1、资料进场供应商交货时，机料部通知搅拌站库管员和实验员，实际清点件数或称重，，对货物携带的相关证件和资料质量进行考据，经与采买清单或采买合同内容核对吻合后签收，库房出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知机料部一同办理；2、对有专项质量要求的资料物质，机料部通知搅拌站长一同参加员查收，查收合格后由搅拌站库管员出具入库单并由库管员签字。第二条付款结算1、严格依照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；2、采买款项须按采买合同规定或采买单所约定的时间由公司安排支付；3、付款申请由采买人员或被委托采买人员提出，申请付款应严格按照采买合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；4、只有在出现以下情况时才可由采买人员借款或垫款进行直接支付：1）紧急采买且不能够及时办理财务支付手续；2）在外埠采买且供应商要求马上付款时；3）在现场调试施工时期急需资料的采买；4）3000元以下的零星采买。第三条进度控制及异常办理1、机料部应特别注意“采买单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；2、采买人员发现供货方发货日期有延缓时，应主动与供货供应商联系催交，对异常原因及时办理对策，报告相关职能部门、公司办理。第四条质量议论搅拌站和机料部应就所使用的资料质量予以关注，依照使用收效对资料质量提出议论，以利于进一步工作。第四章附则第一条参加采买过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相当合，还要注意发挥互相督查的作用，保证公司的利益不受损害；第二条参加采买的人员要严格自律，加强法制看法，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工督查；一经发现上述情况，视情节，按所受回扣或酬金的十倍处罚，停职直至开除。第四条本方法自宣告日期执行。二○一三年七月十天4、《资料采买申请表》填报流程搅拌站建设期资料采买流程机料员填写资料采购申请表资料采买一般不少于提前三天，试验员复核搅拌站长审察搅拌站机料员负责传达，建立资料收发台帐机料部接收采买单机料部询价原则上不超过三天完成公司分管审察总经理审批机料部采买搅拌站机料员查收大宗生产资料采买流程

依照公司搅拌站规划要求机料部建立采买台账资料员建立进场验收台账机料部提出采买计划机料部询价，选择很多于三家供应商品机料部将询价情况汇总后，报总经理确定供应商机料部按公司合同管理程序审察合同合同经审批后，签署合同搅拌站机料员依照客户经理需求填写分批进料申请按合同要求进货试验员和站长审察供应至搅拌站时，机料员进场查收，重要时会同站长参加

公司机料部和分管副总审察合格后入库，登记入库台帐搅拌站发料，登记发放台帐资料采买申请表（样表）工程名称：ABCDEFGHIJKL序号资料名称规格型号单位数量技术要求或证书品牌申购用途需求日期单价金额备注123456716机料员:试验员:搅拌站长:机料部:分管副总:总经理:日期:日期:日期:日期:日期:日期:说明:1、B-I栏由申请人填写，J-K栏由采买人员填写；L栏由资料员填写库存；2、采买申请表必定经过赞同后方可采买；3、本申请表不得随意涂改，4、本表格的单价是指询价最优惠之价格，后附其他供货商询价表。注：按公司原有电子表格式_______________资料采买询价表填报部门：

编号：报价单位名称

型号或产地

规格

数量

报价

资信情况

质量情况

供应能力

交货日期

交货地点

付款方法

扣款规定询价目标询价人员及建议机料部门负责人建议财务主管建议分管总经理建议总经理建议内容总结

（