文件控制程序新版

1.目的：保证所有与质量体系有关的文献资料能有效地查阅、使用和管理，保持文献资料的对的性,各部门都能持有最新的文献资料。2.范围：我司的质量管理体系文献，法律法规及其他规定的文献资料。3.定义：3.1受控文献:盖【文献管控中心发行章】。3.2非受控文献:因业务、生产需要发给有关部门的临时文献（参照文献）。3.3外来文献资料:3.3.1图纸、技术规范、规格、国标、政府法规等。3.3.2客户的技术规范及原则。3.3.3仪器设备使用阐明书。3.3.4客户提供的合约及有关规格、图纸、样件。3.4文献分类：3.4.1质量手册(QM)：把我司质量管理与质量保证制度作合适阐明，作为实行及维持企业质量管理体系的永久性资料。3.4.2质量程序文献(QP)：完毕工作所必须的组织、职责、管理措施、实行次序及内容与负责部门(人员)等细则的管理措施。3.4.3作业指导书(QS)：保证业务和作业为高效率的详细环节、措施、要点等细则补充规定。3.4.4表单记录(QR)：用以显示各项质量活动实际运作状况的文献。4.职责：4.1本程序书由文控中心负责编制；4.2各职能部门执行本程序书。5．流程（见附录一）及内容：5.1文献及资料制(修)订:各部门指定人员或部门主管担当制、修订文献，文献制(修)订撰写方式、格式依文献格式进行。5.2文献及资料审核与核准:5.2.1所有文献应由指定人审核及核准后方可发行。5.2.2文献审核与核准的指定人员:文献类别审核核准质量手册(QM)管理者代表总经理质量程序书(QP)单位主管管理者代表作业指导书/表单(QS/QR)单位主管部门主管5.2.3若有外来文献由技术课师审核,详细措施根据《外来文献及工程图面管理规范》作业.5.2.4外来的公文、函件及资料应由文控中心受理转发给有关部门。5.2.5企业内部联络单由发文单位自行转发，并留底存根。5.3文献发行、分发、收回：5.3.1文献核准后,由文控中心将文献名称编号版次等登录到[质量体系文献总览表]/表单登录到[质量记录一览表]。5.3.2受控文献发行时，文控中心在文献上加盖【文献控制中心发行章】红色印章，分发各有关部门，不得复印使用，原件不需加盖【文献控制中心发行章】。非受控文献分发时只作分发记录，不需要盖【文献控制中心发行章】分发时在[文献及资料分发及回收登记表]登录。5.3.3修改后的文献,须重新发行并收回修改前的原版文献加盖【作废】章并留档。正本文献（体系管理类）保留至隔版文献产生为止，如：ABC即：C版文献产生时，A版正本即可销毁，但程序文献的保留（修改版），保留期限不应低于3年。5.3.4文献编号原则:(一阶文献)1.质量手册:□□--□□□--□□(一阶文献)手册流水号01 TS16949章节号422 手册代号QM2.程序书:□□--□□□--□□(二阶文献)程序书流水号01~99(二阶文献)程序书流水号01~99TS16949体系章节号423等TS16949体系章节号423等 程序书代号QP程序书代号QP 3.作业指导书：□□--□□--□□□(三阶文献)(三阶文献)指导书的流水号001~999 TS16949章节号42~85指导书号QS注:1.在编写产品作业指导书(SOP)或产品检查规范(SIP)时,为便于明识产品所属项目,可在编写流水号(001…002……999)时在流水号前添加各项目名之英文缩写:如:奔驰产品检查规范可编号为:QS-82-BZ001......QS-82-BZ009等等.2.若一项目有几款车型,可在流水号前添加其车型号,如(奔驰威霆项目与奔驰宇通项目):威霆QS-82-WT001...QS-82-WT009,宇通QS-82-YT001...QS-82-YT009等等3.单项配件或总成件，分为座椅类,骨架类,皮套类,线束类,保杆类,翼子板类,木制品类,泡棉类,保丽龙类，装饰灯类等等，其SOP或SIP之文献编号亦按对应的类别进行编号以识别辨别:如:保杆类编号:QS-75-BG001...QS-75-BG009;座椅类编号:QS-75-ZY001...QS-75-ZY009;线束类编号为:QS-75-XS001...QS-75-XS009;骨架类编号为:QS-75-GJ001...QS-75-GJ009;依此类推（注：75或82指TS16949章节号，75表达生产和服务提供，82指监视及测量）。(四阶文献)4.表单编号:□□--□□--□□□--□(四阶文献) 该表单版本号A0~A1~A2...流水号001~999 部门代号01~08 表单代号QR5.3.5文献上的部门代号：见质量手册第四章阐明5.4文献及资料使用、保管、维护：5.4.1文献持有人负责更新每次文献变更，并将失效文献交质量课文控中心作废；记录于[文献及资料分发及回收登记表]。5.4.2文献持有人应将文献寄存安全处所，防止文献遗失及污损。5.4.3文献持有人未经核准，不得私自复印、涂改持有文献。5.4.4文献的使用合用于该文献合用范围。5.5文献实行前教育训练:5.5.1各部门主管负责人或文献制定人视实际需要,可于文献分发前对文献实行要点向有关作业者讲讲解明,并留下有关训练记录,或者将文献传阅有关部门人员。5.5.2质量体系文献及资料教育训练应由管理者代表及质量组织有关单位进行训练及实行成效评估。5.5.3技术性文献应由有关单位确定专业技能及宣导实务指导，若新产品开发件、变更件应由技术课、质量课组织训练。5.6文献变更申请：5.6.1文献变更申请人于[文献制(修)定申请表]上填好有关阐明资料,附上修订提议参照资料,向权责部门提出申请。5.6.2文献修订内容或提议事项记录于修改原因栏内填写，经审核、核准后，方可转入文管中心。5.7文献变更的审核与核准:如未尤其指定,文献变更的审核,核准由原始审核与核准的部门执行。5.8文献作废：5.8.1变更及过期的文献应填写[文献销毁申请表]经核准后,由文献制作人将该文献销毁。5.8.2作废的文献须由文献控制中心登记于[文献作废一览表]。5.9文献备份：5.9.1电子媒体备份件之管制5.9.1.1电子媒体先需备份的文献：其中包括一阶，二阶，三阶，四阶质量体系文献；内部图面与技术数据；客户所提供的电子媒体文献。5.9.1.2各部门使用的电子媒体文献，必须送文控中心进行备份拷贝，文控中心必须将所有的电子媒体备份件填写在[电子媒体备份件管制总览表]上，每三个月一次查核，查核记录需填写在[电子媒体备份件查检表]上，如内容有变动时，各部门负责人在变动的新版本文献送文控中心发行时，将新版本文献的电子媒体送文管中心重新建档，否则不得规定文控中心发行新版。5.10过程指标过程指标计算措施监控部门搜集频率文献控制文献控制有效率经抽查的有效文献数/抽查总数X100%文控中心每季度/次6.有关文献：6.1《外来文献及工程图面管理规范》7.使用记录:序号负责单位表单名称表单编号1文控中心文献及资料分发及回收登记表QR-08-001-A02文控中心质量体系文献总览表QR-08-002-A03文控中心文献制(修)定申请表QR-08-003-A04文控中心文献销毁申请表QR-08-004-A05文控中心文献作废一览表QR-08-005-A06文控中心电子媒体备份件管制总览表QR-08-006-A07文控中心电子媒体备份件查检表QR-08-007-A08文控中心质量记录一览表QR-08-008-A0附录一：流程权责单位有关阐明使用表单文献核准文献审查或会审文献制(修)订文献核准文献审查或会审文献制(修)订NGOK文献发行登记文献发行登记文献及资料分发文献及资料分发文文献使用文文献使用保管维护文献实行前文献实行前教育训练文献变更申请文献变更申请有关文献建档保留文献