企业公文写作基础

企业公文写作基础第一部分公文基础一公文的基本概念二公文的处理三公文格式及其特点四公文种类五公文写作第二部分公文案例一请示二报告三会议纪要四工作计划五工作总结六述职报告函商务文书第一部分公文基础一公文的基本概念1、定义：公文，公务文书的简称。是机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。公文又统称文书材料，或称文件。2、公文的特性★有明确的主题和目的性★有既定的撰文、发文、受文对象★有规定的效力和用途★有特定的格式★有现实的效用一公文的基本概念3、公文的作用☆上传下达，互通情报☆工作的依据和凭证☆宣传教育☆行为规范4、公文的行文关系☆上行文：不得随意越级☆下行文：通常逐级下文☆平行文：协商解决问题☆联合行文：同级协商一致第一部分公文基础二、公文的处理第一部分公文基础公文处理就是用特定的方法、原则，对公文进行制作、加工、利用、传递和保管，使其完善，并且获得必要功效的行为，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是各个单位和组织实现管理职能的重要形式。二、公文的处理（普通文件收文处理流程）签收、启封各类送阅公文阅件登记不登记传阅复制分送分送保存分送回收回收存档第一部分公文基础签收、启封登记阅件拟办分装待发发文程序分送登记催办承办办复存档第一部分公文基础二、公文的处理（报告类收文处理流程）三公文格式及其特点公文格式：公文的表现形式。随着社会经济、文化、政治的发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想、感情和行为，用文字从结构、内容到文字编写要求，通过书面的形式表达出来。第一部分公文基础公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文时间抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级紧急程度、阅读范围等所有公文必须具备指定的基本数据项目:发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期。第一部分公文基础三公文格式及其特点（一）公文格式的规范化

国务院1999年发布《国家行政机关公文格式》国标（GB/T9704—1999）（二）公文格式的法定性（三）公文格式的层次性（四）公文的美观和庄重性第一部分公文基础三公文格式及其特点行政性公文的一般格式

000001

机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知

抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发第一部分公文基础四公文种类常用公文有九种：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排的决定事项。（二）请示：适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。（三）报告：适用于向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或主管部门的询问。（四）通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级或不相隶属部门的公文；发布规章制度；传达指令和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员等。（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者其他情况。（六）批复：适用于答复下级部门的请示事项。（七）议案：适用于依照规定，向同级部门或上级部门提请审议属于职权范围内有关事项的公务文书。（八）函：适用于不相隶属单位之间商洽、询问、回复等问题。（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。第一部分公文基础企业常用公文除以上有九种外，还有下列介于与公文写作和实际应用相关联的文种：如：工作总结、调查报告、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标书、启事等等。还有一类属法律性或商务性工作文书：如合同、协议、备忘录、商榷函等。第一部分公文基础四公文种类五公文写作第一部分公文基础公文构成要素主题——文章的“灵魂”：中心思想、原委背景、行文目的结构——文章的“骨架”：依据、目的、事项、要求；前言、主体、结尾材料——文章的“血肉”：点面结合、逻辑性强、详略得当语言——文章的“细胞”：简明、准确、庄重、规范五公文写作（一）主题突出、观点明确主题：用意和目的；观点：主张或见解。任何一篇公文都有行文目的，而实用性又是公文的基本属性，所以说公文必有主题，必有其用意和目的。1、主题是全文的“统帅”2、主题应具备的条件正确：主题要符合上情，符合下情。集中：“目标始终如一，方寸丝毫不乱”。一文一旨，观点明确。鲜明：直陈文中，显露于外；观点和材料统一，神骨如一。第一部分公文基础（二）材料应用材料准备四个环节：收集、筛选、核实、加工。1、收集:详细、充分；2、筛选：严谨、新颖、有说服力；3、核实：真实、客观、可信；4、加工：适当、渲染、润色；第一部分公文基础五公文写作（三）表述准确、结构严谨1、公文常用的表达方式叙述：叙说、介绍人物或事物过程的表达方式。六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果（5W1H）。说明：对事物、事理进行解说的表达方式。要求：客观、准确、科学。通俗易懂，语言平实。推论：通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。使用推理要少而精。论点、论据、论证是推论的三要素。2．直述不曲，表述准确准确：只能有一种解释，不能产生歧义，歧义是公文表达的大忌。第一部分公文基础五公文写作3、条理清楚，结构严谨公文包括缘由、事项、要求三部分内容，结构形式大同小异。层次：公文的组成部分。安排层次要注意到突出主题，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的方式有：总分式、递进式、时序式段落：公文结构的基本单位，也叫自然段。划分段落，可以按中心意思、条项内容、时间发展阶段等来划分。照应：内容前后呼应。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。过渡：上下文之间的衔接和转换，起到承上启下的作用。开头：开门见山，直扣主题，引领全文，不支不蔓；简短凝练，内容集中，文字新颖，引人注目。结尾：总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式等等。务实不空洞，干净利落，不拖泥带水。第一部分公文基础五公文写作（四）注意事项1、切戒长空。注重效用：要达到什么目的，解决什么事，需要基层做什么。实事求是：结合实际情况、内容充实。2、避免“三旧”：道理旧、办法旧、表述旧。力求“三新”：观点新、材料新、角度新。4、详略适宜，突出重点。避免“大而全”、不分主次、记流水账。5、紧扣主题，材料观点统一。先“立意”，紧扣主题，概括准确。第一部分公文基础五公文写作第二部分公文案例一请示二报告三会议纪要四工作计划五工作总结六述职报告函商务文书第二部分公文案例一、概念下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项使用的呈批性公文。二、特点1、针对性。本级权限内无法决定的重大事项、工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。2、呈批性。上级对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。3、单一性。遵循一文一事的原则。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。4、时效性。针对本级当前工作中出现的情况和问题，求得上级指示、批准的公文，只能写在事前，不得“先斩后奏”。但应及时发出，才能会使问题得到及时解决。请示三、请示的分类1、请求指示性请示；2、请求批准性请示；3、请示批转性请示。四、请示的结构、内容和写法由首部、正文和尾部组成，格式、内容和写法要求如下：1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题。两种构成形式：一是由发文机关名称、事由和文种构成。如《市场部关于增加广告经费的请示》；一是由事由和文种构成，如《关于开展春节促销工作的请示》。（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关，每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。请示第二部分公文案例2、正文。由开头、主体和结语组成。（1）开头。交代请示的缘由。客观、具体、合理、充分，便于上级及时决断，予以有针对性的批复。（2）主体。说明请求事项。向上级提出的具体请求。内容要单一，只宜请示一件事。请示事项要具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。（3）结语。另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“如无不妥，请批转研究执行”等。3、落款。署名和成文时间。标题未写明发文机关的，在结束语下方署发文机关全称，并加盖公章，其下写时成文时间××××年××月××日。五、撰写请示应注意的问题一要遵守“一文一事”原则，主旨鲜明集中。二要材料真实；三要理由充分，请示事项要明确、具体；四要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，过于客套。请示第二部分公文案例关于增建地下消火栓所需资金的请示集团办：我公司仓库，有库房30间，建筑面积15万平方米，可贮存50千吨、价值约5000万元物资，每年上交利税1000万元。但是，多年来仓库防火设施十分简陋，器材不足。库内仅一处有消火栓,且由于年久失修，压力低，达不到喷射要求。一旦发生火灾，难以设想。去年以来，市有关部门多次检查，要求增设火栓，但均因我单位缺少资金，一直无能为力。为保证库区安全，做到有备无患，急需增建地下消火栓4处及增设部分消防器材，共需资金200万元，请予拨给。

妥否，请速批复。附件：《增建仓库地下消防栓资金预算》河北公司2011年8月18日范文请示标题主送机关正文结语落款第二部分公文案例第二部分公文案例一、概念下级向上级汇报工作、反映情况、提建议、答复上级机关询问或要求的陈述性公文。二、写报告应注意的问题1、针对性。在明确的目的支配下，选择调查、报告对象，集中、深入地反映问题、情况。一般只就一种现象（或一类现象）、一个问题进行调查和报告，重点是突出的，内容也是集中的。2、真实性。报告的内容要真实可靠，做到据实报告，即“好处说好，坏处说坏”，不能“报喜不报忧”。3、报告应中心明确，详略得当，文字简洁、流畅，毫不拖泥带水。4、要注意与“请示”文种相区别。“报告”中不得交带请求事项，结尾不得误用“以上报告妥否，请批示”等语。报告三、报告的分类1、按报告的性质分为综合报告和专题报告；2、按报告的时间分为定期报告和不定期报告；3、按报告的内容分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告等。4、需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、”立案报告“等，虽然标题中也有”报告“二字，但却不属于行政公文范围，其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不应混淆。四、报告的结构、内容和写法由首部、正文和落款三部分组成，格式、内容和写法要求如下：1、首部。主要包括标题和主送机关。（1）标题。两种构成形式：一是由发文机关名称、事由和文种构成。报告第二部分公文案例如《仓管部关于年度盘存工作情况的报告》；一是由事和文种构成，如《关于进一步做好供、产、销协调工作的报告》。（2）主送机关。顶格写上受文单位名称。

2、正文。由开头、主体和结语组成。（1）开头。开门见山地简要说明报告的缘由、目的、意义，然后用“现将××情况报告如下：”一语转入主体部分。（2）主体。一是工作情况及问题，二是进一步开展工作的意见。（3）结语。另起段，习惯用语一般有“特此报告”，“专此报告”；递送报告则用“请审阅”或“请收阅”等。3、落款。署名和成文时间。标题未写明发文机关的，在结束语下方署发文机关全称，并加盖公章，其下写明成文时间××××年××月××日。报告第二部分公文案例报告——反馈工作进展

关于××××××有关工作情况的报告

×××××（主送机关名称）：根据×××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），现将有关工作的进展报告如下：一、×××××××××（工作进展情况）。二、×××××××××（主要做法及存在的问题）。三、×××××××××（下一步的工作思路）。特此报告。

附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）

抄报：×××××第二部分公文案例模版一报告——反馈交办事项

关于××××××有关工作的报告

×××××（主送机关名称）：根据×××××要求（或根据××××批示精神），我们对××××××情况进行了认真研究（或对××××××问题进行了调查核实），现将有关情况报告如下：一、×××××××××（所办事项的背景、过程）。二、×××××××××（所办事项的结果、评价）。三、×××××××××（其他要说明的问题）。特此报告。

附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）

第二部分公文案例模版二

一、概念市场调查报告是针对以市场为对象的调查研究活动或调查工作过程，以及调查成果而写成的书面报告。二、特点：针对性、真实性、时效性、竞争性。三、调查报告的基本内容基本情况：即对调查结果的描述与解释说明，可以用文字、图表、数字加以说明。对情况的介绍要详尽而准确，为下一步做分析、下结论提供依据。分析与结论。对上述情况数据进行科学的分析，找出原因及各方面因素的影响，透过现象看本质，得出对调查对象的明确结论。措施与建议。通过对调查资料的分析研究，对调查对象有了明晰的认识。如：针对市场供求矛盾和调查发现的问题，提出建议和看法，供领导决策参考。第二部分公文案例市场调查报告调查问卷是对客户、供方反馈的信息进行系统收集、整理、分析后形成的书面文书。1、调查问卷的形式调查问卷是调查者根据调查目的精心设计调查表格，分成自填式问卷和访问式问卷两大类。

2、调查问卷的设计从形式上看，要求版面整齐、美观、便于阅读和作答。从内容上看，一份好的问卷调查表至少应该满足以下几方面的要求：

a问题具体、表述清楚、重点突出、整体结构好。

b确保问卷能完成调查任务与目的。c调查问卷应该明确方向，把握正确导向，不要产生歧义。

d便于统计整理。第二部分公文案例调查问卷

3、调查问卷的组成A说明信：是调查者向被调查者写的封简短信，主要说明调查的目的、意义、选择方法以及填答说明等，一般放在问卷的开头。b

调查内容：主要包括各类问题，问题的回答方式及其指导语，这是调查问卷的主体，也是问卷设计的主要内容。C编码：大规模的问卷调查时。借助于编码可大大简化统计工作。D结束语：一般放在问卷的最后面，用来简短地对被调查者的合作表示感谢，也可征询一下被调查者对问卷设计和问卷调查本身的看法和建议。

调查问卷第二部分公文案例第二部分公文案例一、概念会议纪要是一种概括反映会议基本情况、主要精神以及议定事项等内容的规定性公文。使用会议纪要可以提高会议质量，强化会议效果。同时，这种公文也具有保存价值，可以作为检验、查核办公效率和质量的凭证。二、会议纪要的种类1、根据会议性质，分为办公会议纪要和专项会议纪要。2、根据表述形式，分为决议式纪要、概述式纪要和记录式纪要。3、根据内容，分为决议型纪要和综合型纪要。会议纪要三、会议纪要的写作要求1、要全面如实反映会议精神，并有一定的理论深度。这就要求写作者能够准确把握会议宗旨，了解会议全过程，具备一定的分析综合能力，以便从大量的发言、不同的意见中，抓住实质性的问题，从理论上加以归纳、总结。2、要具备一定的文字功底，表述上重点突出，条项清晰、文字简炼。四、会议纪要的结构、内容和写法由标题、正文和落款三部分组成，格式、内容和写法要求如下：1、标题。一般由会议名称和文种两项构成，格式为《××××会议纪要》

会议纪要第二部分公文案例2、正文。包括前言、主体和结尾三部分。（1）前言。概述交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议讨论的主要问题综述如下：”等句式转入正文。（2）主体。是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。这部分内容如果比较多，可以采取条理式的写法，以便行文主次分明，排列有序，避免表述不清或造成遗漏。（3）结尾。一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束了。3、落款。根据会议的性质，有的会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。有时署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文时间，加盖公章。记录式的办公会议纪要，或由参加会议的人员签名，不再加盖公章。会议纪要第二部分公文案例会议纪要范文

关于厂庆工作的会议纪要2009年9月7日下午，集团办召开会议，就15周年厂庆工作进行了研究。会议由集团办主任***主持，集团高管均出席了会议。会议听取了***关于厂庆工作进展情况和下一步设想的汇报。***做了重要发言。围绕下一阶段的工作安排，与会人员进行了热烈的讨论。会议就厂庆工作有关问题作出了决定。现将会议主要内容纪要如下：一、关于前段厂庆筹备工作在厂庆筹备小组的领导下，厂庆筹备工作进展顺利。……已经基本完成；……正在制作中，本月底可望完成；……已着手准备，厂庆各项工作正在按计划完成。二、成立厂庆活动组织委员会为了加强厂庆工作的领导，会议决定成立“****厂庆活动组织委员会”，全面领导、协调公司15周年厂庆活动。厂庆活动委员会由主任、副主任及各组组长组成，其成员分工如下：……。三、关于下一阶段厂庆工作公司总经理同意筹备小组对下一阶段的厂庆工作安排，并提出明确具体的要求，……希望各部门精心组织，一定要把公司15周年厂庆搞好，推动我司经营管理工作迈上新台阶。××××集团办2009年9月8日（决议型纪要）第二部分公文案例会议纪要范文

（概述式纪要）第二部分公文案例第二部分公文案例一、概念在一定的时间内，为了完成某项任务，需要事先做出明确的具体安排，包括对数量和质量的要求，对时间的既定，对完成任务所采取的措施等，把这些具体要求和安排写成文件或材料，就叫计划。人们通常所说的“打算”、“安排”、“规划”、“方案”、“设想”等，也都是计划，但它们在目标的远近，内容的详略、时间的长短等方面有一定的区别。二、计划的种类1、按内容，分为工作计划、学习计划、科研计划等。2、按范围，分为国家计划、单位计划、小组计划、个人计划等。3、按时间，分为长远计划、年度计划、季度计划、月份计划等。三、计划的特点计划的特点在于它有明确的目的性、科学的预见性和严格的时间性。一旦以公文的形式发布，计划就具有突出的强制性、命令性、权威性。工作计划三、计划的写法计划的写作方式，一般有条文式、表格式、条文加表格式、文件式四种。下面仅介绍条文式计划的写法。这种计划的结构一般由标题、正文和结尾三部分组成。1、标题。计划的标题有四种构成方式：A、由制定计划单位名称、计划的时间、内容和文种组成，如《××公司2010年生产计划》B、由制文单位名称、内容和文种组成，如《××公司团委关于纪念“七一”活动的安排》C、由时间、内容和文种组成，如《2009年防汛工作计划》D、由内容和文种组成，如《关于进行业务员考核工作的计划》工作计划第二部分公文案例2、正文。是计划的全部内容所在，应围绕着为什么做、做什么、怎样做以及何时完成几个问题展开。（1）前言。要求用简明的评议概括地写出制订计划的原因、目的、依据，即“为什么”做。（2）任务和要求。是计划的重要内容之一。要求具体写出完成什么任务，达到什么目的和要求，即“做什么”。一般采用分条逐项的写法。（3）措施和步骤。也是计划的重要内容之一，解决“怎么做”的问题，措施务必要切实可行，步骤一定要体现出工作程序和时间的要求，先做什么、后做什么，都要写清楚。3、结尾。有的计划在写完正文后，专门写一段结束语，提出实施计划的希望和要求，带有鼓动性和号召性。但有的计划也可不写。最后在落款处写上制定计划单位的名称和制定计划的日期。工作计划第二部分公文案例四、制定计划应注意的问题1、实事求是，切实可行。制定计划必须结合本单位的具体情况，从实际出发，提出工作目标和任务。把计划订得过高或过低，就难以贯彻落实，甚至使计划落空。2、调查研究，重点突出，兼顾一般。在制定计划前，一定要进行深入的调查研究，切忌闭门造车。写作上要重点突出，兼顾一般，不可面面俱到。没有重点的计划，就没有主攻方面，就不能集中力量保证任务的完成。而只有重点为兼顾一般的计划是不完整的，同样不利于任务的全面完成。3、责任明确，留有余地。必须明确责任，将任务落到实处，但又不能订得太死板，要留有余地，以便在实施过程中能及时调整、修改或补充。4、内容要具体，文字要简洁。要求用语准确、言简意赅，朴实无华。工作计划第二部分公文案例工作计划范文

根据全国人民代表大会通过的《关于开展全民义务植树运动的决议》，希望全市广大人民群众立即行动起来，在今年春季开展大规模的全民义务植树造林活动，争当保护林木的哨兵，个个为绿化祖国贡献力量。一、任务和要求（一）全市今春计划造林***亩，植树***株。要求每人平均3~5株，裁下后要有人管，保证成活。植树宜在路旁、沟边、荒山坡进行，不占用好地。植树任务应在植树节（3月12日）前基本完成。（二）具体要求如下：1、各机关领导要带头，并指定专人负责此项工作。2、各区绿化办公室具体负责此项活动，划定各机关负责植树造林的地区或地段，分片包干。3、各地苗圃要及时做好挖苗备运工作和树苗供应工作。二、措施（一）定于2月下旬召开一次植树造林会议，参加人员：……。（二）加强各单位、各部门的植树造林的领导工作，认真解决各单位存在的问题。（三）抽调***名干部到植树造林第一线具体工作，直至今春植树造林活动结束。××市政府1995年1月13日

××市全民义务植树造林1995年春季工作安排

第二部分公文案例工作总结总结：把一段时期的工作，全面系统地进行总评价、总检查、总分析，取得了哪些成绩，存在哪些不足，有什么经验、提高。（一）基本内容。1．概述：简略得当。对主客观因素、有利不利条件等进行分析。2．成绩和缺点：总结的中心内容，目的是肯定成绩、找出缺点。成绩：有哪些，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点：有几点，表现在哪些方面，是怎样产生的。3．经验和教训。对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。4．今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。第二部分公文案例工作总结（二）写好总结需要注意的问题1．材料充分。多听取各方面意见，或者把总结的想法、意图提出来，同