管理沟通(第三部分 有效沟通技巧 第1讲)

第三部分有效沟通技巧第1讲有效写作：书面沟通第2讲有效演讲：口头表达第3讲有效倾听的技巧第4讲应聘者的技巧第5讲谈判的技巧第6讲组织沟通与自我沟通第1讲有效写作：书面沟通

书面文本是一个产品……它像戏剧一样，只有当作者和读者相遇时，沟通才开始启动……书面文本的工作对象是语言，它消解了我们于日常交流、表达、传意的语言，重构出另外一种语言，浩浩荡荡，既无底也无边……——罗兰•巴特第1讲有效写作：书面沟通案例导读朱庆余自比小媳妇近试上张水部朱庆余洞房昨夜停红烛，待晓堂前拜舅姑。妆罢低声问夫婿，画眉深浅入时无。第1讲有效写作：书面沟通案例导读朱庆余自比小媳妇酬朱庆余张籍越女新妆出镜心，自知明艳更沉吟。齐纨未足时人贵，一曲菱歌敌万金。第1讲有效写作：书面沟通

书面沟通是以书面或电子为载体，运用文字、图表进行的信息传递过程。

无论是企业和供应商、客户等外部部门之间互相协调沟通，还是企业内部部门之间互相协调沟通，都应当有书面沟通函件。有效的书面沟通有助于达到组织的目标。第1讲有效写作：书面沟通1.书面沟通的特点2.书面沟通的原则3.书面沟通的种类4.有效书面沟通的步骤及策略5.几种实用文体的撰写6.简历的撰写1.书面沟通的特点书面沟通

口头沟通优点缺点适合传达文件、意见、事实便于保存以备日后查阅可以细致地考虑，采用更为精确的词，准确性高更正式，具有权威性保证不在现场的相关人员获得信息沟通双方的时间地点选择更为灵活适合表达感情、感觉成本低，反馈速度快可以及时改正、调整个性化更强成本高，反馈速度慢，耗时形式单一，缺少非语言形式的补充不便保存，缺少思考选择合适词语准确低

表1.1书面沟通与口头沟通的比较2.书面沟通的原则（1）思路清晰（2）多用清楚、熟悉的词语（3）句子简短（4）换位思考3.书面沟通的种类内部使用外部使用内部使用外部使用策划书广告、宣传单方案操作指令报告运营报告章程年度报告会议纪要会议纪要合同合同备忘录建议书信件信件表1.2企业组织中的常用书面沟通形式分类对内和对外的书面沟通存在交集成分，例如会议纪要、合同、信件往来等，但是它们在内容要求、格式、语言等方面都会有较大的区别。4.有效书面沟通的步骤及策略第一步——做调查（1）确定书面沟通的目标

要达到何种效果；有什么特殊意义；代价是什么。（2）确定并分析目标读者要分析目标读者的性格特征；要分析目标读者的喜好习惯；要分析目标读者的需求。4.有效书面沟通的步骤及策略第二步——组织思路（1）传统线性提纲法（2）环形关系法（3）单向观点图法（4）金字塔观点图法4.有效书面沟通的步骤及策略第三步——草拟初稿（1）选择恰当的结构时间顺序结构/分类别结构（2）高效率草拟初稿的写作技巧—把所有的观点都平铺于纸上；—注意使用恰当的称呼；—行文过程中要时刻记着读者；—尽量描绘共同利益，以寻求切入点；—可以综合使用各种方法来安排文章结构；—行文要一气呵成，不要停停顿顿；—跟着感觉写初稿，不需拘泥于先后顺序；—使用恰当的语气。

4.有效书面沟通的步骤及策略第四步——校对修改

首先，整体把握文章文意的完整性；其次，检查文章语言、结构；最后，全面检查文章细节。5.几种实用文体的撰写备忘录备忘录常用于公司内部传递信息，将信息进行传阅。5.几种实用文体的撰写备忘录日期：收文人：（先生/女士）（职位，部门）发文人：主题：（正文）注意，备忘录末尾不需签名，也不用结尾礼词。5.几种实用文体的撰写通报

《国家行政机关公文处理办法》明确规定，通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。5.几种实用文体的撰写通报（1）特点

典型性严肃性时效性（2）分类

表彰性通报批评性通报情况通报5.几种实用文体的撰写通报（3）写作表扬性、批评性通报的写作

正文一般是由通报事实、批评以及最后的奖惩决定、号召部分组成。情况通报的写作

首先是要认真负责地说明通报的信息、工作，切实把事情核对清楚，包括事情发生的时间、地点等，但也要注意详略得当。语言要讲究分寸。5.几种实用文体的撰写表扬性通报范文（节选）××市人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县（市、区）人民政府，市属各部门：

“九五”计划期间，我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作，认真贯彻省计划生育条例，切实加强对计划生育工作的领导，全面完成了省下达的“九五”人口计划和各项计划生育指标任务。附：×市计划生育先进集体、先进工作者名单（略）××市人民政府（盖章）二00一年二月五日批评性通报范文（节选）国务院办公厅关于××省××市××县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报××年12月5日，××省××市××县举行××高速公路在本县通车仪式，××县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达两小时，致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信要求坚决制止此类现象。中小学校依照国家规定建立严格的教育教学秩序，这是教育教学质量的保证，任何单位和个人都不能随意破坏。国务院办公厅（盖章）一九九九年十二月二十日5.几种实用文体的撰写通知通知和通报，在沟通情况和传达信息方面有类似的地方，但还是存在区别的。通知一般是要求贯彻执行的，具有约束力，而通报则是仅仅起到倡导、沟通的作用。5.几种实用文体的撰写通知（1）特点时效性强适用范围广发送方向不确定性（2）分类批转（转发）性通知指示性通知知照性通知（3）通知的写作标题：

一种是由发文机关名称+事由+文种构成，如《国务院关于支持农村经济改革的若干经济政策的通知》

一种是由事由+文种构成，或"通知"前加定语《关于2008年元旦放假的通知》《紧急通知》正文：开头：主要交代通知缘由、根据；主体：说明通知事项；结尾：提出执行要求。落款：需要明确发文机关名称和发文时间。关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知各市、县（区）党委和人民政府，省属有关单位：省委、省政府决定召开的广东社会主义精神文明建设工作会议，现定于11月24至26日在广州召开。现将有关事项通知如下：一、会议议题。表彰一批在精神文明建设中取得显著成绩的文明单位和文明户标兵；研究进一步加强社会主义精神文明建设的任务、对策和措施。二、参加会议的人员。

中共广东省委办公厅广东省人民政府办公厅

××××年×月×日5.几种实用文体的撰写会议纪要

会议纪要就是对于会议情况和议定的事项进行记载、传达的一个书面文件。

会议纪要和会议记录不是一回事。会议记录是原始记载。会议纪要是在会议记录的基础上，通过分析，对发言者的主要内容进行总结，按照一定的顺序整理出来的文件。5.几种实用文体的撰写会议纪要（1）特点

纪实性概括提要性条理性（2）分类

决议性会议纪要讨论性会议纪要（3）写法标题：例会、办公会议纪要，只要求标明哪个单位、工作性质的会议。座谈会纪要，主要是把会议讨论的问题简要地标出来。正文：在标题下面写明会议的主持者、出席者、列席者、时间、地点。重要的会议纪要还要写明召开会议的动因和目的。接下来是写会议的主要内容，包括与会人员所反映的情况，需解决的问题，及解决问题的方法。5.几种实用文体的撰写会议纪要（4）会议纪要写作注意事项—会议纪要必须以会议的内容为基础；—会议纪要必须真正抓住要点；—要学会使用会议纪要的习惯用语：“会议认为”、“会议强调”、“会议希望”、“会议提出”、“会议决定”。—会议纪要必须注意说理性。××县人民政府第六次常务会议纪要

时间：××××年×月×日上午八点半至十二点地点：县长×××出席：副县长×××、××、×××、办公室主任×××请假：×××（出差）列席：×××、×××、×××

记录：×××

现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下：一、会议听取了副县长×××关于----二、会议原则同意----

××县人民政府办公室××××年×月×日印发5.几种实用文体的撰写报告报告是下级机关用于向上级机关反映情况、汇报工作、答复上级机关询问的公文。5.几种实用文体的撰写报告（1）特点行文单向性使用频率高内容广泛

写作方式灵活多样（2）分类从内容看：工作报告、建议报告、答复报告、情况报告从性质上看：专题报告、综合报告从时间期限来看：定期报告、不定期报告（3）写法

标题

一种是由发文机关+事由+文种构成，如

《××部关于××质量和检查工作情况的报告》

一种是由事由+文种构成，如《政府工作报告》

主送机关

即上级有关领导机构。顶格置于文首，后用冒号正文

开头：缘由、背景，相当于概括性提要，后用“