工业企业合同管理办法

销售协议管理措施第一章签订协议之前的举证规定一、销售业务活动必须具有如下5种合法证据：书面正式协议、正式订单、货品签收单、发票签收（回执）单、对账单，只有具有合法的证据才能顺利地对应收账款进行非讼及诉讼追收。二、在销售业务活动中，往往因需方项目审核等原因而无法在我方发货之前签订书面正式协议，这时，应做好事前的举证工作：1、由需方提供符合规定的正式订单之后才发货，正式订单应有需方签字盖章。2、假如客户既不能签协议，又不能及时提供正式订单，但又须先供货，怎么办？必须做好下面三项工作：第一、我方先发传真让客户负责人签名或盖章确认，传真内容注明：***企业（客户名称）确实因某项目需要先发货，但因***原因暂未提供正式订单，并承诺在日内补充提供盖章的正式订单→举证之一。另一方面，做好货品到货签收工作，对暂无订单的货品，签收单必须详细注明工程项目名称、产品明细和单价以及总货款，客户签收必须符合规范规定→举证之二。第三、完善管理制度，责任清晰，跟踪到位，保证补签的协议或订单限时追回，实行闭环管理。对一种月之内仍不能提供盖章的正式订单的，暂停发放主办业务人员及主管领导的提成工资（基本工资先发放）及暂停他们的一切费用报销，直至提供正式订单为止。三、对电子版订单的处理程序有些订单是通过电子版方式下达的，如中国移动通过电子商务平台公布订单信息，这属于电子版订单，其电子截屏文档是有法律效力的，但必须注意的是，客户方的服务器保留这些数据的时效是有限的，也就是说，若干年后，这些数据在客户处也许查不到，其法律效力的现实意义将大大减少，诉诸法律时的采信度也将大大减弱，为此，我们应做好如下工作：1、在保留电子截屏文档的同步，确认客户有关数据的存储时间，并在该时限内获得书面的正式协议；2、做好货品到货签收工作，签收单必须详细注明工程项目名称、产品明细和单价以及总货款，客户签收必须符合规范规定，必须有盖章确认。第二章协议的会签审核与签订一、企业协议的会签审核由承接部门和法务部等有关部门负责，原则上，一般性协议直接由承接部门负责，集采或标的超过100万元以上的重要协议先由承接部门审核，之后再由法务部会签审核。二、在履行协议之前（即生产、供货之前），承接部门应对协议另一方当事人的主体资格和资信进行理解和审查，详细内容有：1、主体资格合格：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；2、协议标的符合当事人经营范围，波及专营许可证或资质的，应具有对应的许可、等级、资质证书；3、代签协议的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明（仅限初次签协议或代理人变更时合用），授权委托书必须明确委托权限和期限，严禁使用“全权代理”一类的文字；4、具有对应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运送能力等。必要时应规定其出具资产负债表、由开户银行或会计（审计）事务所出具的资信证明、验资汇报等有关文献；5、有担保的协议，要审查担保人的担保能力和担保资格；6、对于重大协议，还须理解和审查协议另一方当事人的履约信用：无违约事实，现时未波及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。承接部门或承接人应将审查成果在会签表中加以陈说。上述所列多种文献为协议不可或缺的构成部分，其文本为复印件时，提交方须加盖公章，并须加注“与原件查对无误”的字样，同步由承接人签字确认。承接部门在协议签订过程中须将与本协议有关的资料作为附件供会签审核部门参照。三、法务部负责对协议中下列内容的会签审核：1、协议缔约方主体、企业资质的时效与合法性；2、协议标的合法性；3、协议条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；4、也许存在或轻易发生法律风险的条款；5、与协议业务有关的其他法律问题；6、需审核的其他内容。四、承接部门和承接人在签订书面协议步，除审查主体资格和资信外，还应对如下内容进行审核和确定：1、协议各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名、职务、联络方式；2、签约的目的和根据；3、标的，动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要精确、明白；不动产应注明名称和座落地点；货币应注明币种；4、数量和质量，包括检测原则和方式，数量要精确，计量单位、计量措施和计量工具符合国家规定，国家有强制性原则的，应写明该原则的代号全称。如有多种原则的，应约定与协议标的相合用的原则，并写明质量检查的措施、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；5、价款和酬金，包括支付方式，协议中应明确规定价款或酬劳数额、计算原则、结算方式和程序；6、履约期限、地点或方式，履约期限、地点和方式要详细明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应详细；7、争议处理方式，约定通过诉讼处理的，应写明约定的有管辖权法院的名称，一般应约定由我方所在地法院管辖，约定由仲裁机构裁决的，应写明详细的仲裁机构的名称和详细祈求裁决的事项；8、违约责任，协议中应明确规定违约责任或赔偿金的计算措施；9、协议变更和解除条件；10、根据法律或协议性质必须具有的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；11、生效的时间和条件；12、附件名称；13、签约地点、日期；14、签约各方开户银行及帐号；15、签约各方公章或协议专用章；16、法定代表人（负责人）或代理人签字。凡国家、行业或我司有原则或格式文本的，应当优先参照合用，所有条款栏目均应做出约定，不得不采用由对方确定格式文本的，应当列出履行协议的要点或要点，如包装标识规定、到货签收措施、初验终验规定、付款流程及注意事项等等，以便在履行协议步符合规定，能对的、完全举证。当事人协商一致的修改、补充协议的文书、电报、电传、图表等是协议的构成部分。订货单、计划单、调拨单（发货单）、任务单（书）、预算单（书）等一类文献可以作为协议的构成部分，但不得以其替代书面协议。五、各会签审核部门在会签审核协议步，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见或法律意见中予以明示并提出修改意见；需要退改时，应连同所有文献退还承接部门或承接人。对需要办理同意、鉴证、登记、交付，设置抵押、质押等担保的协议，承接人应按国家有关规定和双方约定严格履行同意、鉴证、登记、交付等手续。协议承接人员对会签审核部门提出的意见必须予以采纳，但经企业总经理或分管副总经理明确书面指示不予采纳的除外。应当办理会签审核的协议而未办理会签审核或协议正式文本没有按照本规定采纳会签审核意见的，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字。单份协议文本达二页以上的须加盖骑缝章。第三章协议档案管理一、协议档案，是指协议、意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据互换的电子邮件）等可以有形地表达所载内容归档的所有文字材料。二、协议资料包括：1、有关协议的项目计划文献、可行性汇报、项目提议及上级有关批复文献；2、协议谈判会议纪要；3、有关协议招、投标及中标告知书等文献资料；4、对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文献；5、协议项目的增减凭证及我方人员的签证；6、协议纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书；7、协议履约过程中的催货函、违约告知书和往来函件；8、协议的变更、解除协议书；9、其他有关材料。三、每一份履行完毕的协议或不再履行的协议，或长期协议的每一阶段完毕，各有关人员应及时将协议资料整顿清晰，然后交承接部门归档。协议资料不得随意搁置、销毁、遗失。四、企业人员如需借用或复印协议资料，必须持部门负责人书面签章的借用单，并按照资料的秘密程度报有关主管领导同意，否则存档部门不得办理。五、企业的协议资料、协议信息是企业的商业秘密，任何人不得随意泄漏。第四章协议履行的纠纷处理一、在协议签订或履行中发生纠纷，应首先采用协商、调解方式处理，可以到达一致意见时，应依协议签订程序修改或重新签订协议。协商、调解不能到达协议时，承接人应及时向企业负责人或签约人汇报，并报法务部做好仲裁或诉讼准备。在协议纠纷处理过程中，未经法务部审核和承接部门负责人同意，不得向协议另一方作出实质答复、提供文献资料。二、诉讼是指以我司为一方当事人或作为第三人，通过人民法院，采用诉讼方式处理纠纷的法律事务活动。这些诉讼案件包括：民事诉讼案件、行政诉讼案件、刑事及刑事附带民事诉讼案件。非诉讼是指以我司为一方当事人，采用协商、调解、仲裁、复议等方式处理有关纠纷或争议的法律事务活动。三、企业的诉讼与非诉讼案件的处理须遵照有效维护企业合法权益和充足协调必要关系相统一的原则。案件起因人与起因部门负责人负有配合、协助法务部处理案件中的有关问题、搜集和提供案件的原始证据及有关根据的责任。法务部可根据案件详细状况对外委托律师进行法律协助。四、波及企业财产等经济纠纷的案件，由法务部负责处理，波及劳动协议争议等纠纷的案件，由人力资源部负责处理。五、经济纠纷案件在案件审结后，根据人民法院的生效判决，法务部应继续作好