合同管理制度

协议管理制度（征求意见稿）第一章总则第一条宗旨为加强***企业的协议管理，规范经营行为、减少经营风险，维护企业的合法权益，根据《民法通则》、《中华人民共和国协议法》等有关法律法规规定，结合我司实际状况，制定本措施。第二条管理原则企业协议管理实行“依法专业、统一管理、分级负责、责任跟踪、奖惩有则”的原则，实行协议承接部门负责制。贯彻以风险防止为主的原则，维护企业的合法权益。第三条合用范围本措施所称的协议是指我司对外或内部互相所签订的多种协议、协议、意向书等。第四条管理范围协议管理范围包括协议的制定规划、审查制定与会签、协议的执行与绩效监督、按期提报协议的记录信息、协议后评估与归档、协议纠纷与诉讼仲裁处理等全过程的管理。第二章协议管理机构第五条管理机构：1、企业成立以总经理或分管领导为组长的协议管理领导小组，负责企业、各项目部及职能部门的协议指导工作，对协议履行过程的监督以及对重大事务的决策处理。2、法务对协议管理职能有：我司所有对外或对内的协议、协议、意向书等，须经法务审核后方可用印。在协议签订过程中牵头3、企业经营科负责主办施工总承包协议、施工分包协议、劳务分包协议、内部承包协议等协议；材料科负责主办采购协议、租赁协议、加工承揽协议等协议；财务科负责主办融资贷款协议等协议；办公室负责主办人事劳动类协议；其他协议均由有关部门或法务部主办；各类协议主办部门需要其他部门配合的，其他部门均为协办部门并予以积极配合与支持。第三章协议的签订管理第六条协议签订的计划与授权1、企业各项目部及各职能部门根据经营管理职责和经营范围需要,，规划本部门的协议类别、范围、确定期间等计划，并将计划和确定服务需求适时送企业总经办立案，进入协议管理程序，编制协议代码证号。2、签订协议须持有企业授权委托书，签发时注明授权范围和权限、时间起点和终点；各主办部门应严格在授权范围内负责谈判、签订协议，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；授权委托书由法务部统一制作。第七条签订协议的审批1、协议主办部门应及时编制协议，并对与协议有关的事宜进行必要的状况阐明，由部门领导签字后报总经办进行编码立案登记，随即移交法务进入审核程序；2、法务逐条审查协议条款及其他有关事项，并根据协议等级、标的、协议的重要性决定与否进入会审程序，或由协议主办部门提交协议步直接向法务申请进入会审程序。3、经法务审查后或经会审程序后，由详细协议主办人逐层提交协议给后续审签部门审核。4、协议签订审批的常规流程：由协议主办部门经办人填写《协议签订审核流程表》报本部门负责人审查，送总经办编码立案转法务审核，交协办部门提供有关专业方面意见，最终呈企业授权的分管领导或总经理签订同意，有关部门方可用印。、建设工程施工协议审批流程项目主办人预算员项目主办人预算员经营科办公室（登记）法务总经理财务总监分管经营副总2）、施工分包（劳务分包）协议审批流程项目主办人预算员项目主办人预算员经营科办公室（登记）法务分管经营副总总经理财务总监3）、施工内部承包协议审批流程项目主办人项目主办人办公室（登记）法务财务总监分管经营副总总经理4）、采购、租赁、加工承揽协议审批流程 材料科法材料科法务办公室（登记）财务总监分管材料副总项目主办人总经理5）、劳感人事类协议审批流程部门部门主办人部门负责人办公室人事法务分管人事副总总经理5、协议签订审批的会审流程：由协议主办部门经办人填写《协议签订审核流程表》报本部门负责人审查，本部门负责人认为需要提出会审程序的可以直接签订会审程序，送总经办编码立案转法务审核；法务对协议主办部门未提请会审程序的认为需要提请会审程序的签订会审程序，会审程序通过后，经企业授权的分管领导或总经理签订同意后，有关部门方可用印。第八条签订协议应当提供的资料与审查对象的内容：1、主体资格：协议相对方是法人和非法人组织的，应当规定其提供企业法人营业执照或非法人营业执照、企业代码证、税务登记证、开户许可证；协议相对方是个人的，应当规定其提供个人身份证复印件。2、经营范围及资质：协议标的对企业经营有特殊规定的，应当审查对方经营范围相对应的许可证、等级、资质证书、从业证书、年检等状况与否符合规定，并规定提供书面文献附协议进行审查。3、工程协议内容与工程承包范围：施工总承包协议对协议内容与承包范围的约定应当保持一致，施工范围与界面划分必须详细明确。4、协议价款：以固定总价结算工程价款的应当明确风险范围与风险范围外的价风格整形式；协议应当明确与否容许变更承包范围以及容许变更范围外价格计价形式；5、履约能力：企业资产负债、规模，具有的生产、技术、供应能力等级。必要时应规定出具资产负债表、银行资金证明、注册会计师签的验资汇报等有关文献。需提供担保的协议，应查明担保人的担保资格和担保能力；6、履约信用：重协议、守信用清况和等级评估，有无行业内获优记录，既往或当下实际经营业绩，无违约事实，现时未波及重大涉讼经济纠纷或重大案件或被行政惩罚等。7、分包协议：除提供前述资料外，需提供施工方案、施工进度计划等资料，签订分包协议步，应对分包协议的施工范围与界面划分清晰；假如属于建设单位指定分包，工程款由建设单位与分包企业直接结算的，在协议中应当收取的费用是总包配合费用，严禁使用总包管理费用；分包协议应当规定相对方提供对质量、工期、保修等由其最终承担责任的保证8、内部承包协议：内部承包协议应当明确承包人对工期、质量、保修等责任义务的承诺，并规定提供有履行能力的担保人或提供可抵押财产作为保证。9、协议文本的选择类型：首选企业自制格式和自备文本，专用文本需附补充文本或条款，对方协议必须交法务审查。企业自制格式、自备协议文本的制定，由各企业主办部门根据其详细业务的需要拟订草稿，送法务修改完善，形成送审稿；送审稿经企业中层会议审查同意后颁布使用。第九条签订前的会审制度。1、企业对标的金额较大的（设置金额）、履行期限较长的、重要重大协议以及企业认为有必要进行会审的协议（范围另行划定）实行会审制度。2、会审程序：由协议主办部门直接向法务申请提出会审程序或由法务提出会审程序；法务审核后统筹安排会审时间和场所，并告知会审小组组员准时出席会审会议。3、会审事项：（会审范围约定）对技术质量问题、专题事务、详细实行事项，由有关波及部门提供专业意见，有不一样意见的，应在会审记录中分别注明。4、会审组员：企业选定协议会审构成人员（一般由总经理、工程部、经营部、法务部、材料科人员构成，视会审事项告知有关部门人员参与，详细人员待约定）对协议商务条款中波及的技术问题、专题事务、详细实行事项逐一审核，进行评议。5、会审结论：会审应当制作会审笔录，由会审参与人员签字，会审人员有不一样意见的，应当予以记录，会审程序按照通过，交有关部门进入后续流程逐层审批。第十条审查期间及责任。1、协议承接部门应及时编制协议并提交总经办，总经办在收文当日登记转交法务审核；法务在2个工作日内对协议文本提出审核及修改意见，需要会审的协议文本在会审后2个工作日内对协议文本提出审核及修改意见；其他部门审核均不得超过2个工作日。2、经营科与工程部对工程施工协议的商务条款负责审查；材料科对采购协议的商务条款负责审查；财务科对协议的付款方式与时间负责审查，并对融资贷款协议商务条款负责审查；法务对各类协议的法律条款进行审查；各部门互相配合，各尽其职。3、各部门对协议签订中的风险规避审查包括：质量控制、进度控制、费用控制、工程变更、违约、索赔管理以及质量、进度、保修的风险转移约定。4、因工作失职、循私舞弊、疏忽放任审查的，致使不应当签订的协议得到签订，从而给企业导致重大经济损失的，由有关负责人员承担对应损失赔偿责任，构成违法犯罪的，依法追究其刑事法律责任。5、严格执行先审查后履行的原则，对于已履行后提交的协议或与审核审批不一致的协议，从而给企业导致重大经济损失的，由引起后果的协议承接人员承担对应损失赔偿责任，构成违法犯罪的，依法追究其刑事法律责任。第十一条协议的签订。1、签订的协议文本必须内容详细、合法、条款齐全、权责明确，且审批程序完备。2、协议必须采用书面形式，有关修改协议的文书、电子邮件、图表、补充协议等均是协议的有效构成部分，作为协议的附件，并对有关内容进行实质性审查。3、协议成立生效后，协议主办部门根据总经办的编码办理对应存档，并将扫描件抄送有关部门。总经办应根据立案编码督促各类协议主办部门及时归档保留协议。4、各项目部及有关部门应妥善保留协议履行过程中的多种凭证，包括但不限于工程资料、工作联络单、设计变更与签证单、停复工汇报、索赔资料、动工及竣工时间倒签汇报、协议变更履行的补充协议、结算单、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、过磅单、发票等资料；并根据搜集的资料汇编成册装订卷宗，交企业档案管理处保管备查；如对应文本资料仅有一份原件并提交其他部门的，应在卷宗寄存复印件并阐明原件寄存处供档案查询。经营科搜集的项目部有关资料原件在完毕结算时，应当装订成册交企业档案管理处保管第四章协议的履行管理第十二条协议的一般履行事项管理。1、协议依法成立后，协议主办部门应当在五个工作日内向协议执行者进行协议交底，充足分析协议的标的、协议的内容、协议的权利和义务，分析协议执行中的注意点、难点，对协议中产生的歧义进行解释，如有必要可对协议中的歧义或内容不清之处签订补充协议。2、协议执行部门应当接受协议主办部门组织的协议交底，并制定协议履行的总体和构造分析、协议履行控制的根据程序和措施，由企业考核小组或协议管理部门监督履行工作，并作为纵横跟进的根据。3、协议立案完毕后，经营科或材料科负责贯彻详细的实行事项和细则交底，并与协议执行部门签订交底书面文献；协议执行部门经二次告知仍不进行协议交底的，企业可对其进行通报批评，给企业经营导致损失的，应承担对应损失赔偿责任。4、对于需要保密的条款可加密并以合适方式通晓各项目部及部门负责人，便于协作履行，如有必要，签订保密协议。5、协议执行部门负责人应掌握重要协议履行的状况，并督促对协议的执行进行划分，给有关科室执行人员，编制逐项考核考核原则。对于需企业对口管控的事项，应及时交付对接。6、工程协议的执行部门应当编制施工计划，严格控制工期，发生延误工期应及时向协议相对方索赔；明确质量验收范围、时间、质量原则；根据协议约定的工程价款，编制进度款收取时间与金额，履约保证金的退还时间与金额；编制施工期间发包人发生的违约行为、时间、追究责任的告知与索赔。7、协议执行部门按月记录协议执行状况，注意对偏差的成因、责任、趋势、偏差、救济等进行详解。每月的“协议执行状况记录阐明”必须由协议执行部门经理审核签字，抄送经营科、材料科、法务、财务科立案。8、企业财务科应严格按协议约定结算条款履行结算义务，对不符合协议约定结算条款的支付有权拒付，并规定有关部门予以改正。协议规定对方有付款义务的，协议执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务科统一出具发票；如有罚款事项应根据协议对应条款，制作罚款告知书，阐明事由及根据，交对方签收后，由财务科进行代扣统一出具收据。9、协议履行过程中如发现对方当事人履约能力及资信程度下降，明显不能按照协议约定履行重要义务的，应及时告知法务并向分管副总或总经理上报，及时向对方出具不安抗辩书，维护企业合法权益。第十三条协议的变更与解除履行事项管理。1、协议一经成立任何人不得私自变更或解除，履行过程中，如必须解除的，可按审批流程变更或解除协议。2、协议承接人在收到对方规定变更或解除协议的正式文献后，须及时请示立即处理，紧急不超过1天，一般事宜不超过3天，并正式答复对方。超期导致后果的应承担对应的责任。3、变更解除协议必须采用书面形式（包括双方的信函、文献、传真等），由双方签订确认书。严格辨别协议变更和工程技术、施工设计量价变化签证的区别和统一性，防备以签证替代协议的变更。4、协议的变更、解除应注意如下事项：主体变更应征得协议各方同意；担保条款的变更，应征得原担保单位同意；经主管机关同意的应报原同意机关同意；经公证、鉴证的应报原公证、鉴证机关立案；5、变更、解除协议的协议在尚未到达或同意此前，原协议继续有效，仍应履行。如因变更（解除）协议受到损失，各方应在变更（解除）协议的协议中明确规定各自应承担的责任和结算确认方式。第十四条协议履行纠纷的处理与诉讼管理。1、已经签订的协议在履行过程中产生纠纷的，协议履行部门应根据协议中有关纠纷处理的条款与协议签订方协商进行处理。2、协商不成时3日内向法务汇报并提供书面资料，不得隐瞒实情。3、法务应在3日内提出意见向企业有关领导汇报。经协商无法处理的纠纷，经总经理同意后，可申请仲裁或起诉。4、发生协议纠纷时，承接人同步应迅速搜集下列有关证据：协议文本等有关资料；动工、验收、结算、收货、发票等有关单位票据；款项的承付、托收凭证、有关的财务账目；其他与处理纠纷有关的材料。5、处理协议纠纷，应尤其注意如下问题：及时采用证据保全、财产保全措施；凡属我方责任的应查明原因，分清责任，并责成其提出补救措施；属于分包人责任的应及时告知分包人参与纠纷处理，并对处理事宜签订会议纪要；在非诉协调期间，一方主体提供鉴定期，应当提议提出方由有关方共同委托鉴定机构，必要时可以规定公证。6、双方已签订处理纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交企业档案收执、立案或存档。第十五条协议的登记、立案与归档。1、协议文本必须至少一式三份，其中一份交对方签约人，其他二份原件须送协议承接部门。协议承接部门留一份原件，另一份原件交企业档案管理处，并复制一份给财务科、法务、和协议执行部门。2、协议承接部门对已生效的协议，根据总经办立案的编码建立协议台帐。协议的记录报表实行季报制，各部门于每季度第一种月前3日内填报上季度报表报送法务部。法务应于每季度的前10个工作日内汇总，报企业总经理。3、协议承接部门在协议签订后5个工作日内，应将协议档案原件整顿装订送档案管理处存档，档案管理处做好对应影印件备存供查阅，协议原件存档后不得外借使用，如需借用应办理有关借用手续。4、项目部应在10内将协议履行过程中所有的往来信件、变更协议、收（付）款记录、请示汇报等有关资料交协议承接部门，协议承接部门应于5日内将上述资料交档案管理处与协议一并归档。第五章协议履行的总结和后评价制度。第十六条建立协议履行的总结和后评价制度是企业项目管理和绩效效能管理的重要环节，是对经营工作目的的考估手段。第十七