浅谈存货管理的现状及对策

浅谈存货管理的现状及对策

一、仓库管理部门对存货管理的控制（1）从仓库获得的重要控制。购买存货的申请,要通过生产、财务等部门共同审批,其他方式取得的存货也要进行审批;取得存货过程中发生的资金收益和费用支出的处理需要经过财务部门的审批;存货在企业内部的转移需要得到主管部门的审批,以相关的审批文件为依据。(二)存货储存的关键控制点。仓库管理部门配备存货保管人员时要得到高层管理部门的审批;存货储存地点的确定要经过生产技术部门的批准;存货储存成本的支出要经过财务部门的审核;存货离开仓库时,使用存货的部门或人员要出示授权审批材料,并取得仓库管理部门的批准;仓库管理部门在销毁有关存货簿记、备查登记等文件资料时,需要经过高层管理部门的批准,同时获得财务部门的批准。(三)存货发出的关键控制点。1.加强存货的领用控制。各部门在领用存货时,要向仓库管理部门出具生产计划或者存货使用预算审批材料,在核对审批单上的内容后仓库管理部门才能发出存货;日常零星领用存货时要获得本部门主管的批准,企业应该制定存货使用的权限分配制度,明确规定各级部门主管的审批额度,对于超出审批权限的额度要经过上级主管的批准,对重要的原材料可以采用“限额领料单”进行管理,避免浪费。2.存货的销售控制。销售存货之前,销售部门要向主管部门提出申请,销售价格要经过主管部门审批,仓库管理部门要认真核对发货单。3.仓库管理部门对存货保管的调整方案要经过主管部门的批准。4.主管会计初步拟订存货发出的核算方法后,要向财务主管报告,以便综合考虑存货发出成本计算对企业财务状况的影响。(四)存货盘点的关键控制点。稽核小组制订盘点或清点计划、确定盘点时间及频率时要向有关主管部门报告,得到批准后才能实施;清点过程中确定存货盘盈、盘亏的处理方法需要得到主管部门的审批;主管会计对存货清点结果采取的会计核算方法要经过财务部门的批准。二、完善企业存货管理的控制制度(一)存货验收的关键控制点。1.存货的实物验收控制。仓库管理人员负责检查到库的存货数量、质量等是否与经过主管部门审批的存货采购计划相符,对于以非购买方式取得的存货也应该核对有关存货记录资料,例如查询存货委托加工计划表、存货自产计划表等;有关的生产技术人员要对进入企业的存货进行抽样测试,填写存货性能抽检表,记录抽样的种类、比例以及合格率等,然后将结果报告给主管部门,对不合格存货予以退回或者修理;仓库的验收人员还要对合格的入库存货进行分类整理,同时接受仓库记录人员的监督,记录人员根据入库情况在统一格式的表格中登记有关的总分类资料和明细分类资料;如果仓库设有财务岗位,财务人员还要对入库存货的采购成本、生产费用、预算等进行反映。2.存货的财务验收控制。存货进入企业之后,采购人员或者其他有关业务部门应将相关的主要财务凭证汇总交给主管存货的财务人员,总账和明细账的记录人员根据有关的原始凭证编制记账凭证并登记账簿,成本核算主管会计编制和登记有关的成本核算凭证、账簿;会计人员对记录存货信息的文件资料进行连续编号,以防漏记;对负责存货会计核算的人员要进行不相容职务分离控制,主要有存货业务记录职务与审核职务分离,存货总账记录职务和明细账记录职务分离,接触存货职务和记录存货职务分离,在发生存货退回时应及时进行相应的会计处理,防止流动资产虚增现象的出现;财务会计信息系统内部要取得各批入库存货的数量、时间等信息,为存货发出和存货成本分摊的正确核算打好基础。(二)存货保管的关键控制点。1.存货入库、出库的控制。(1)存货入库的关键控制点有:仓库管理人员合理确定存货的存放地点、存放的顺序;企业的监督部门要对存货入库的整个过程进行监控;仓库管理人员要和验收人员进行工作交接,在交接期间双方应该约定各自的权利、责任,交接工作完成后,仓库管理人员和验收人员要在有关的文件资料上签章。(2)存货出库的关键控制点有:存货出库时要向仓库管理人员出示存货使用的批准材料,仓库管理人员要验证材料的真实性;任何人进入仓库时都要出示授权材料,并且进行登记,无论何种原因需要从仓库中领走存货都要经过仓库管理人员的认可,必要时要向主管部门报告,同时执行人员要签字以示负责;仓库管理人员要定期检查在库存货的质量状况,并尽可能改善仓库的存放条件;仓库的记录人员要按照内部控制制度的规定编制有关的表格和凭证,定期统计存货的使用情况,对存货入库成本和出库成本进行核算,为财务部门的成本计算提供必要的数据。2.存货保管人员管理控制。(1)企业应当根据存货业务的流程和特点,系统地分析存货业务涉及的不相容职务,并结合岗位职责分工采取分离措施。有条件的企业可以借助计算机信息技术系统,通过权限设置等方式自动实现不相容职务的相互分离。(2)应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备较高的业务知识水平和职业道德水平,遵纪守法、客观公正。企业应创造条件定期对员工进行相关的政策、法律法规及业务培训,不断提高相关人员的业务素质和职业道德水平。(3)企业可以根据具体情况对办理存货采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受贿赂,损害企业的利益。(三)存货资料记录控制。仓库的记录人员定期将记录的有关某种存货的数量、规格、入库时间、使用情况和成本等信息进行汇总,编制存货资料汇总报告,然后上交给仓库主管;仓库主管将复核后的存货资料汇总报告交给财务部门,由财务人员分析各种存货保管成本的变动状况和出库成本计算方法的合理性,并使用专门的财务指标分析存货保管成本对企业净利润的敏感程度,通过降低存货保管成本提高企业的盈利水平;建立存货保管资料记录系统的稽核机制。三、生产部门控制的关键单据和资料(一)采购部门控制的关键单据和资料。企业的大部分存货都是通过外购方式取得的。对于采购部门来说,主要的控制单据有:存货采购预算单、存货购买结算凭证、存货采购计划表、采购过程中发生的采购税金和费用、存货采购实际成本和预算成本的差异分析资料。(二)生产部门控制的关键单据和资料。如果存货是通过自产方式取得,则生产部门要保留和记录有关存货的生产成本、费用和税金等信息。主要的单据有:存货生产领料单、存货生产费用计算表、存货自产资金支付单据等。生产部门使用存货时,也要保留存货出库成本分摊表、存货出库单等。如果生产部门将自产或领用的存货对外销售、分配给职工和股东,还应该保留有关的销售或发出票据,以备有关部门检查。(三)仓库管理部门控制的关键单据和资料。主要包括:存货的出库单和入库单、存货借用情况单、进出仓库人员情况的记录和签章表、存货分类表、存货存放情况登记表、存货保管成本的记录单、仓库管理人员的责任制度资料、各部门存货使用情况统计表、存货保管对企业经营活动影响的分析材料。(四)财务部门控制的关键单据和资料。主要包括:存货成本核算时用到的有关凭证、存货采购的计算单据、存货生产的成本费用资料、存货预算管理计算表(单)、存货采购经济批量计算、存货使用的经济效益分析、其他相关原始凭证。四、存货管理的方法(一)授权审批环节。对存货实行严格的限制接近控制措施;采购的存货价格需要得到财务稽核部门的审批;存货入库成本、储存成本、存货发出成本的计算方法的确定需要得到财务主管和财务总监的审批;财务人员在存货盘点过程中发现的问题以及存货盘盈或盘亏的处理要得到主管部门的授权审批。(二)审核或复核控制环节。存货的有关单据只有经财务主管审核并签章后,才能作为存货核算的依据。另外一项重要的审核工作就是对存货业务活动的资金管理凭证进行控制。(三)存货计价方法的选择。存货发出的计价方法可以为个别计价法、加权平均法、先进先出法等,企业应当结合自身实际情况,确定存货计价方法。计价方法一经确定,未经批准不得随意变更。发出存货计价方法的选择,应当反映存货的特点及企业内部存货流转的管理方式。有条件的企业可采用电算化系统进行会计处理。(四)账簿记录控制环节。总账记录的关键控制点有:主管存货的财务人员应该在期末(月末、半年末和年末)根据仓库管理、生产、采购部门提供的存货业务资料编制存货业务金额、数量汇总表,在表中要反映企业存货总额信息,同时还要对存货进行分类;总账会计按照收集的存货汇总资料和原始凭证登记存货总账,总账会计不得负责明细账的登记业务;总账的建账、结账都要规范和及时;内部审计部门要定期评价企业财务会计信息系统的控制有效性。明细账记录的关键控制点有:主管存货的财务人员应该根据来自于其他业务部门的存货单据和信息,对各项存货进行分类、汇总,编制存货业务明细表;明细账会计按照有关的原始凭证、单据和存货业务明细表登记存货明细账;明细账会计不得负责总账的登记工作;明细账的内容至少要包括各类存货的数量、历史成本、结存情况、发出数量和金额;对于细分类别较多的存货,可以将性质相同的存货品种归为一类,而一般情况下至少要在存货类别中设置两个层次的明细。(五)账簿核对控制环节。主要包括:存货明细账与总账的核对、存货业务活动的单据与存货总账和明细账的核对、仓库存货财务记录与财务部门存货账簿的核对、企业各部门存货使用情况记录与财务部门有关账簿的核对。五、股东大会的权限控制(一)所有者层次的权限控制。企业应该根据自身的特点确定所有者控