移动智能办公系统使用手册(普通用户)

移动智能办公平台软件使用手册PAGE43移动智能办公平台软件使用手册（普通用户）北京华中融合科技有限公司二○一一年八月目录TOC\o"1-4"\h\z\u第1章 运行环境 1第2章 初始化设置 12.1密码重置 12.2添加个人信息 12.3个人信息初始化 12.3.1个人档案 22.3.2设定场所 32.3.3短信服务 32.3.3更改密码 42.3.5在线同事设置 42.3.6文档显示设置 42.3.7主页个人信息 52.3.8电子印章 5第3章 即时消息/手机短信 6第4章 知识管理 7第5章 内部邮件 8第6章 工作流 96.1使用工作流 96.2使用公文模板 10第7章 日程计划 107.1日程安排 107.2任务派发 12第8章 公文管理 138.1发文管理 138.2收文管理 238.3委托管理 288.4流程监控 288.5催办管理 288.6公文归档 298.7归档管理 29第9章 移动商务 30第10章 移动邮件 31第11章 投票调查 32第12章 人事管理 3312.1在职员工管理 3412.2离职员工管理 3512.3试用员工管理 3512.4系统管理 3612.5档案查询 3612.6考勤管理 3712.6.1考勤查询 3712.6.2考勤统计 37第13章 会议管理 38第14章 固定资产管理 39第15章 客户管理 41第16章 手机办公 43运行环境所需软件运行环境如下：操作系统为：windowsxp,windows2003,vista等。推荐windowsxp。浏览器：IE6,IE7,IE8推荐IE6。办公软件：office2003,office2007等。推荐office2003。初始化设置2.1密码重置首次登陆系统，会弹出重置密码的对话框，请对密码进行修改。只有管理员在添加帐户时选择“登陆时必须修改密码”才会出现该步骤。如下图：此外，也可进入系统，点击“[个人平台][修改密码]”，进行密码重置。2.2添加个人信息首次登陆系统，会弹出以下对话框，点击[确定]，进入相应界面添加个人手机号码。注：该号码必须是中国移动的，且必须填，不能为空。2.3个人信息初始化点击“[个人平台]”，进入如下页面，逐一添加个人信息。如下图：2.3.1个人档案点击“[个人平台][个人档案]”，添加完整的信息，这些信息可以生成公司通讯录。如下图：2.3.2设定场所点击“[个人平台][设定场所]”，可对所在场所进行设置，在系统主页面上就可显示出所在地点。系统自带了考勤管理功能，可在此处查看考勤记录。如下图：3.1.3.3即时消息管理点击“[个人平台][即时消息管理]”进入如下界面。即时消息可分为两种：一、提醒类消息，即新邮件、审批、会议等通知提醒；二、内部沟通交流互相发送的信息。2.3.3短信服务点击“[个人平台][短信服务]”进入如下界面。在系统中短信应用主要包括两种：一、不在线时收到即时消息可自动转发成手机短信；二、可通过智能办公平台软件软件直接发送手机短信。此处如果选择不同意相关短信协议，则收不到短信。2.3.3更改密码点击“[个人平台][更改密码]”进入如下界面。2.3.5在线同事设置点击“[个人平台][在线同事设置]”进入如下界面。如果添加为好友，则在主页面上会显示好友的在线状态。2.3.6文档显示设置点击“[个人平台][文档显示设置]”进入如下界面。“知识管理”内的文档标题可显示文档最近修改时间、文档创建时间、文档内容长度和附件个数、显示文档点击次数、作者，用户可自主修改文档标题的显示方式。2.3.7主页个人信息点击“[个人平台][主页个人信息]”进入如下界面。例如，选择了“收件箱”，则在主页面上会主动显示收件箱内待阅读的邮件。2.3.8电子印章点击“[个人平台][电子印章]”进入如下界面。在工作流审批签名时可调用该印章。即时消息/手机短信“即时消息/手机短信”模块支持多用户短消息发送，支持语音提示，同时与邮件系统、工作流程系统、日程系统、会议系统、固定资产系统、人事系统等各个系统无缝集成。当接收方在线时，若有相应任务出现时，自动出现语音呼叫提示窗口，同时链接到相应处理界面；如果信息接收方不在线则自动转发手机短信通知。点击主页面的[即时消息]进入即时消息发送界面：选择员工ID，输入内容，点击发送即可成功发送即时短消息；输入接收人手机号码，并输入发送内容，点击[发手机短讯]即可发送手机短消息。知识管理打开主页，点击[知识管理]或直接点击左侧栏目列表，进入下图。点击[创建文档]可创建新文档，创建新的文档过程中可以针对已经拥有权限的用户再一次设置阅读权限。点击[查找]按钮可按输入的关键词和类别显示相关的信息。点击文档标题，可查阅文件，并依据权限可进行编辑、删除、转发邮件、公文处理、链接式拷贝、发布广播等相关操作，如果没有权限则不会出现上述操作按钮。（注：文件夹后面的数字代表待阅读或处理的文件数。）查阅文档时，可查看到以下几部分内容：标题：操作：信息：内容：已阅读用户：相关文档链接：以下是创建文档的要点：首先选择需要归档的文件夹，然后点击[创建文档]，进入如下界面：内部邮件点击[内部邮件]进入收件箱，发送邮件方法同上步，支持大附件上传发送，如下图：点击[收邮件]进入收件箱；点击[写邮件]进行新邮件编辑发送；点击[已发送邮件]查看发送过的邮件；点击[废件箱]查看自己删除过的邮件；工作流6.1使用工作流点击[工作流程]进入流程申请区，如图：点击[新申请]进入流程列表区，选择自己需要的流程进行编辑提交；点击[已申请]查看自己提交的工作流程及审批结果；点击[待处理]查看自己有权限审批的工作流程；点击[已处理]查看自己审批过的工作流程；点击[定义下一处理人]定义该流程下一个处理人；点击[授权转移]可以将自己有权审批的流程转移至其他人审批，可以查看自己有没有被其它人授权审批工作流。6.2使用公文模板在申请工作流的时候，可以调用公文模板。详细操作如下图日程计划日程计划包括日程创建，周计划提交/查询，周总结提交/查询，月计划提交/查询，月总结提交/查询，任务分派点等。点击[日程计划]，进入相应界面。7.1日程安排点击[今日日程]查看今天的日程安排；点击[所有日程]查看历史日程安排；点击[创建日程]设置自己的日程安排。3.6.2计划总结管理点击[创建新计划]，开始建立个人新计划点击[创建新总结]，开始创建个人新总结：点击[计划总结查询]，查询相关的计划和总结：点击[设置查询权限]，可以设置用户或组的查询权限：7.2任务派发点击“[日程计划][任务分派]”进入任务分派界面：公文管理系统实现了收文登记、发文拟稿、文稿审批、催办、传阅等公文处理环节进行全面信息化管理。通过实现了对公文处理和管理的全过程化，可以把您从繁琐的公文收发事务中解放出来，全面提高办公管理水平和工作效率。公文管理包含发文管理，收文管理，综合管理。8.1发文管理发文拟稿对新的发文进行拟稿；填写公文标题，选择密级，紧急程度，公文类型，选择主题词，发文机关标识，主送机关必须填写，确定发文字号，填写保密期限，抄送机关，期限，份数等信息；对需要附件地也可以上传相应的附件。***选择不同的公文类型，可以生成相应的公文。对公文行文的正文进行编写，公文正文编辑界面如下：可在编辑过程中先保存成草稿，最后保存为正文。填入相关信息之后保存；如果想添加印章在正文中，可以通过编辑正文来实现。如图：上图中点【添加公章】，弹出：填写完印章密码后，点【确定】。如图：上图中选择需要的印章，点【确定】，如图：

上图中的印章显示不太正确，需要调整，调整的方法：鼠标选中印章，如图：上图中点【文字环绕】，如图：选择【浮于文字上方】，如图：上图中移动印章到合适的位置，点【覆盖保存】。在队列中找到我们刚才新建地发文拟稿，然后点击进入，检查有无修改，之后点击发送。之后出现发送界面如下：可以指定我们当前行文选择的流程，这里我们选择“简单发文测试”，之后可以看见选择接收人；在这里我们可以修改接收人。之后点击“确定”发送。简单发文测试流程如下：当选择的接收人登陆公文管理的“待批发文”，可以看到我们刚才发送的发文；点击上面红框的待批发文后，可以进入审批界面。可以查看审批的过程，如图：也可以查看下一步的情况，如图：黄色节点为当前审批节点。点击核稿同意后，转交下一步，进行分发；按照公文设定的接收人，或者重新选择接收人，之后点击确定，下一步骤进行分发；制定的接收人进入公文管理系统，可以看见需要分发处理的待批发文；点击进入该待批发文，可查看到发文内容如下；进行分发后可对该发文流程作结束处理。点击“结束”后提示：8.2收文管理收文拟稿拟稿之后我们对收文拟稿进行保存，保存之后可以到“公文收文列表”中查找到新增加的收文登记；点击打开之后可以查看的登记正文；之后点击“发送”，这里我们选择“简单收文测试”流程；“简单收文测试”流程如下：“发送”窗体如下：对于接受人可重新进行指定：点击“确定”，转入下一步，在接受人待办收文中可以看到需要处理的该条收文信息；点击该条待批收文，可以看见收文登记详细信息，填写相关的拟办意见之后，可以转入下一步“领导批示”；收文有查看详细的审批记录以及流程的走向。（具体参见发文部分）点击“领导批示”，出现如下界面：领导批示的选择接受人登录公文管理后可看见待批收文清单；点击进入如下界面，并填写“领导批示”意见；之后点击转交下一步“分发”：按照流程指定的接受人或者重新选择分发步骤的接受人，之后点击确定。分发接受人在登录系统进入公文管理“待批收文”可见到此收文的待办收文清单。点击进入后，可完成分发好点击“结束”，结束该收文流程。8.3委托管理当遇到出差等情况，可对某个帐号需要处理的收发文处理，委托给其他账号进行处理。8.4流程监控可对正在进行的流程进行查看，并发出“催办”提醒：我们选择一个“发文核搞”的处理过程进行催办处理。8.5催办管理在“催办管理”中查看到公文催办所以的催办清单的催办内容：8.6公文归档对已经流转结束的发文进行归档处理。在待归档列表中我们选择本次需要归档的发文进行归档，首先勾选需要归档的发文，然后点击“归档”。8.7归档管理对于已经归档的发文，可以通过“归档管理”进行查阅。具体的收文内容可点击标题进入查阅：移动商务点击“[移动商务]”进入移动商务选项卡，包括移动快讯、企业商讯、发布商讯三部分，默认选项卡为“移动快讯”，如图：“移动快讯”及时把省公司发布的集团客户信息推送到每个用户桌面上，包括标题、信息类别、发布者、发布时间。点击标题可以打开查看，也可以直接删除。点击“企业商讯”，进入企业商讯列表：企业商讯是使用智能办公平台软件的企业用户发布的企业讯息，如求购信息、出售信息、合作信息等等，可以按地区、类别、标题关键字进行检索，也可以直接删除。点击“发布商讯”进入企业发布的商讯列表界面：列表中的信息是企业自己发布过的商讯列表，可以查看，可以删除。点击“发布新商讯”可以发布新的企业商讯。移动邮件点击[移动邮件]进入139电子邮箱设置：点击“[移动邮件][免费注册邮箱]”申请139电子邮箱；点击“[移动邮件][登录139邮箱]”进行139电子邮件设置。投票调查有时候，企业有一些问题需要大家讨论决定，可以在智能办公平台软件上发起投票活动。投票可以设置单选或多选，可以设置记名或不记名。点击“[功能使用区][投票调查]”进入投票管理页面：点击管理投票进行投票新增和管理。新增投票：管理投票：选中投票项目，点击“删除”按钮可删除已被选中的投票。点击添加新题目可以新增投票。选中投票项目，点击“查看统计”可查看该投票结果。点击“投票题目”进入投票页面：人事管理人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员基本信息的维护，人事的调动和分配、人员信息、履历信息、人员状态的查询显示等。点击“[功能使用区][人事管理]”进入人事管理界面：12.1在职员工管理点击“[人事管理][在职员工]”进入在职员工管理界面，如下图：点击某一员工ID可显示该员工的基本信息。点击[编辑档案]按钮可对该员工档案进行编辑。点击[离职处理]可使该员工离职。点击[添加新档案]可在现有未分配用户中新增在职员工，如下图：列表中的员工只是分配了用户ID但并不属于“试用员工；在职员工；离职员工”中的任何一种，才可以进行档案添加。点击该用户ID进行档案添加编辑后，该员工即成功被归为“在职员工”。12.2离职员工管理点击“[人事管理][离职员工]”进入离职员工管理界面，如下图：点击某一员工ID可显示该员工的基本信息。点击[编辑档案]按钮可对该员工档案进行编辑。离职员工不能添加，只能在“试用员工”或者“正式员工”执行“离职”操作将其归为离职员工。12.3试用员工管理点击“[人事管理][试用员工]”进入试用员工管理界面，如下图：点击某一员工ID可显示该员工的基本信息。点击[编辑档案]按钮可对该员工档案进行编辑。点击[转正]可使该员工转正。点击[离职处理]可使该员工离职。点击[添加新档案]可在现有未分配用户中新增试用员工，如下图：列表中的员工只是分配了用户ID但并不属于“试用员工；在职员工；离职员工”中的任何一种，才可以进行档案添加。点击该员用ID进行档案添加编辑后，该员工即成功被归为“试用员工”。12.4系统管理点击“[人事管理][系统管理]”进入系统设置界面，如下图：点击类型管理进入员工档案选项设置界面，如下图：点击类型名称进行该类型选项增加、修改、删除等操作。12.5档案查询点击“[人事管理][档案查询]”进入现有档案查询界面，如下图：12.6考勤管理12.6.1考勤查询使用本功能对员工进行某一段时间考勤记录查询。12.6.2考勤统计使用本功能可以查看所有员工某一段时间考勤记录。会议管理会议通知自动检测会议日程与与会人员日程是否冲突和自动分发，三重提醒（邮件、内部语音呼叫、个人日程），用户不在系统则自动发送手机短信提醒；同时提供公开/不公开会议、会议室、历史会议、会议纪要等的管理。点击“[系统更多功能][会议管理]”进入会议管理界面：点击[新增会议室]，新增会议室记录；点击[会议室管理]，查看当前会议室是否正在使用或已经预订，对会议室进行编辑、删除等操作。点击[预订会议]，预订召开会议；点击[会议查询]，按匹配条件查询当前和历史所有会议记录；点击[会议室查询]，按匹配条件查询会议室记录；点击[近期会议概览]，查看近期召开的会议；点击[所有会议]，查询所有会议记录；点击[未召开会议]，查看已经预订但没有召开的会议；点击[正召开会议]，查看当前正在召开的会议；点击[已召开会议]，查看已经成功召开的会议；点击[已结束会议]，查看已经成功召开完毕的会议；点击[已取消会议]，查看预计召开但因故取消的会议；固定资产管理点击“[系统更多功能][固定资产管理]”，进入固定资产管理界面：当前显示的是用户有权限管理的固定资产列表注意（先增加固定资产类别信息、地点信息、状态信息其它功能才可以正常使用）点击“[申请专线][使用申请]”申请一项固定资产；需要填明申请部门、申请的固定资产类别、申请原因，并定义审批人进行提交。点击“[申请专线][转移申请]”，申请固定资产类别转移；点击“[申请专线][已申请]”，查看已经申请的固定资产信息；点击“[申请专线][批准人待处理]”查看自己未审批的固定资产信息；点击“[申请专线][批准人已处理]”查看自己已经申请的固定资产信息；点击“[资产信息][查询资产]”按匹配条件查询当前固定资产；点击“[资产信息][增加资产]”增加当前固定资产；点击“[资产信息][删减资产]”删除当前固定资产；点击“[资产信息][更改资产]”更改当前固定资产；点击“[类别信息][查询类别]”查看当前固定资产类别；点击“[类别信息][增加类别]”增加当前固定资产类别；点击“[类别信息][删减类别]”删除当前固定资产类别；点击“[类别信息][更改类别]”更改当前固定资产类别；点击“[状态信息][查询状态]”查看当前固定资产状态；点击“[状态信息][增加状态]”增加当前固定资产状态；点击“[状态信息][删减状态]”删除当前固定资产状态；点击“[状态信息][更改状态]”更改当前固定资产状态；点击“[地点信息][查询地点]”查看当前固定资产存放地点信息；点击“[地点信息][增加地点]”增加当前固定资产存放地点信息；点击“[地点信息][删减地点]”删除当前固定资产存放地点信息；点击“[地点信息][更改地点]”更改当前固