陕西省商洛市商州区村级档案工作现状与思考

陕西省商洛市商州区村级档案工作现状与思考

陕西省商洛市商州区位于秦岭东麓地区。是商洛市政治、经济和文化中心。全区有30个市、市、办公室、行政村、2025个村和13个社区（2002年机构改革前，全区有626个村和居委会）。长期以来，由于传统观念的影响和经济条件的制约，村级档案工作存在着许多问题：一是档案资料丢失严重。全区626个村（居）档案资料收集不全的就有564个村，占村级总数的90.1%；保管年代齐全的仅有62个村，占9.9%。保管年代在20至50年内的有108个村，只占17%左右；保管年代在10～20年的村有315个村，占50%左右；保管年代在10年以内的村还有137个，占总数的22%。不少村的档案资料谁经手谁收存，丢失现象十分严重。二是整档不及时。近几十年从未整档的有470个村，占总村数75.1%左右；除此之外近5年内未整理档案的村125个，占总村数的20%左右；每年按时整理档案的村仅有31个，占总村数的4.95%左右。90%的村档案被群众戏称为是“文件是个卷卷子，材料是个片片子”。三是整档不规范的村有558个，占总村数的89.1%左右。主要表现是案卷分类不合理，组卷不科学，期限划分不准确，抄目不规范，装订不整齐，题名不精炼。四是档案保管条件差。保管条件合格的村有83个，仅占总村数的13.3%左右。档案室、柜不规范，没有达到“七防”要求的村有469个，占总村数的74.9%左右；没有固定档案室、柜的村74个，占村级总数的11.8%。造成档案丢失、鼠咬、霉变、腐烂的现象时有发生。针对这些问题，局班子冷静分析现状，认真思考对策。2001年大胆地调整了工作思路，改变了工作方法，制定了新的工作方案和标准，于2001、2002、2003年先后多次掀起了农业农村档案工作热潮。目前已使245个行政村、13个社区、30个乡镇办事处的档案工作达到了规范化管理要求。主要做法和经验是：一、各级党委、政府领导的重视和支持，乡、镇、办事处文书的综合协调是抓好村级档案工作的有力保证。20世纪90年代抓村级档案时，由于没有充分发挥乡、镇、办事处党委政府领导和文书的作用，我们深入到村居委员会后，工作几乎无法开展：许多村主任对档案工作心里不重视、身上没压力，甚至认为档案局是没事找事，干扰村级工作，因而产生了明显的推诿、抵触情绪。后来，区档案局在乡、镇、办事处领导的重视和支持下，通过召开会议，布置工作，与村主任，包村干部签订目标责任书等办法，将村级档案工作目标管理列入年终考核奖惩内容中，定期进行检查、评比，才使村主任、村文书和包村干部身上有了压力，工作有了动力，从而彻底改变了以前的被动局面。涌现出了如西关、西街、牛斜、张村、郭村、付村、和平、窑头社区，杨峪河镇的四合村、上赵塬村，板桥镇的袁河村、板桥村，陈塬办事处的构峪口村等一大批村级档案工作先进集体。这些村和社区在村级档案工作中积极购买档案柜和档案用品，完善档案库房设施，抽调工作人员加班加点整理档案，不少村的花费在千元左右，甚至数千元之多。二、村级档案规范化管理标准应根据不同类型村采取不同的标准，这样做有利于工作的开展和效率的提高。我区村级档案起步的前几年，区档案局深入到城区附近的部分村抓工作，遇到了三大难题：一是许多村委会不愿承担这项工作———工作难开展；二是一年花三个月时间才能抓成三五个村———工作难提速；三是全区有626个行政村、居委会，量大面宽———工作难指导。2001年春，区召开了村级档案研讨会，就村级档案难以开展的问题作了深入剖析。大家一致认为造成村级档案工作“三大难”的根源在于村级档案工作标准定得太高；标准远远超出了各村委会的承受能力，使90%以上的村难以办到。当时的村级档案规范化管理标准是参照省三级档案室的标准，这样高的标准使许多村产生了畏难抵触情绪。就拿档案库房的建设标准来说吧，全区许多村的办公室目前还是土房破屋，要他们的档案室达到“七防”要求，不花费数千元、上万元是不行的———这就形成了工作中的第一难。其二是当时要求各村委会的案卷质量一律达到国家标准，因此导致许多村文书对于分类组卷、期限划分、案卷标题拟写这三大难关无法突破，档案局只好蹲下来替他们整理档案。须知许多村数十年几乎没有整理过档案，要将这些档案全部整理完毕，一个村需花费一个多月时间，这样就形成了工作中的第二难。加上前面提到的第三难，使全区村级档案工作陷入举步维艰的境地。为了彻底改变这种被动局面，档案局根据实际情况降低了山区村、川道村的硬、软件要求，使村级档案规范化管理标准和他们的主、客观条件达到吻合。具体地说，对于经济条件好的城区社区严格按省三级档案室业务建设标准开展工作。对于川道村，档案保管条件达到防火、防盗、防鼠即可；案卷质量达到年度清晰、期限划分基本准确、装订整齐即可。对于山区村只要求他们将档案整理出来存放在比较安全的地点，即案卷质量做到年度清晰，装订结实即可；在案卷题名、期限划分两方面不做严格要求———凡本村产生的文件材料一律暂存永久卷中，等待条件成熟后再做调整。如此一来，那些经济困难的山区、川道村只需要花费数百元甚至百十元便可把工作开展起来。加之，案卷质量要求降低了，技术难度变小了，村文书只要经过一天时间的业务培训便能掌握操作要领，自己便能独立进行档案整理了。这样一来将区档案局的业务人员从为村文书代劳的困境中解脱出来了，使他们的主要精力用在面上工作的指导中，工作效率一下子提高了数十倍！三、村级档案规范化管理工作的方法应根据不同类型村的不同标准，分阶段采取不同的工作方法开展工作，具体地说分四大阶段进行。第一阶段按照城区社区、川道村、山区村的村情和标准，分别制定印发村级档案保管条件、案卷质量要求、案卷整理操作细则。第二阶段抓山区村，将档案局、馆12名业务人员派出去，一人包抓一个山区乡或镇。具体办法是将所包抓的乡（镇）文书、村主任集中在乡（镇）政府会议室里集中培训，布置工作。因为山区村的档案整理要求低，村文书经过两天的业务培训，就能掌握操作技能，回到村中便能独立开展工作。档案局、馆业务人员和乡、镇支书只需进行面上工作的巡回指导、检查即可。第三阶段抓川道村。档案局、馆的业务人员一人包抓一个川道乡或镇。此阶段分三个小阶段。第一小阶段档案局、馆业务人员蹲在包抓乡（镇）政府所在地的村委会办公室里，带领村文书将该村的档案按川道村案卷标准予以全部整理，并按川道村档案保管标准完善档案保管设施。多项工作达标后，进入第二小阶段，即将该乡（镇）的所有村文书、村主任集中在乡、镇政府的会议室，进行业务培训，现场参观操作，同时安排工作任务，签定目标任务书。然后又进入第三小阶段，即档案局业务人员和乡、镇文书到各村巡回指导、检查和验收工作。经过这一大阶段工作的开展，多数川道村档案规范化管理工作基本达到了规范化要求。第四阶段抓城区。全区城区有社区13个，档案局馆将全体业务人员派出去，和社区包抓干部一体一人包抓1个社区，把好建章立制、档案整理和保管设施完善三大工作关口，必要时亲自动手操作——因为城区档案规范化管理要求高，仅靠社区文书是难以保证质量的。通过如上四大阶段工作的开展，截至目前全区完成了各种类型245个村和13个社区的档案规范化管理工作任务。四、借助全区农业农村工作东风，明确责任，分级包抓，搞好全区涉农档案。农业综合开发、土地延包、税费改革、退耕还林等涉农档案牵涉着千家万户的贴身利益，抓好它们对于农村的农业生产、财税管理、生态建设等工作的顺利进行，对于农业增产、农民增收、农村稳定起着至关重要的作用，必须指导好、整理好。但这些涉农档案牵涉着区、乡、村三级十多个区直部门30个乡、镇、办事处，200多个乡（镇）属部门，400多个村，13个社区，量大面广，千头万绪，抓起来真不容易！为了抓好它们，必须要有一个正确可行的工作方法。经研究档案局采取了以下工作方法：借助税费改革、退耕还林等中心工作的动力将涉农档案纳入税改等中心工作验收的考核内容之中，并责任到各单位。同时形成涉农档案由“各级政府包抓、档案部门指导、涉农部门牵头”的立体式网络式工作格局。这种工作格局明确了分工，夯实了责任，切合实际，简明易行，在包抓土地延包、税费改革、退耕还林等涉农档案中起到良好作用。如2002年税改档案中，由于各级财税部门的积极配合，各级党政部门分抓共管，档案部门只用了三个月时间便顺利完成了税改档案培训、指导、整理、验收、管理五个环节的工作任务，使区、乡（镇）村三级五百多个建档单位的税收档案达到了完整收集、规范整理、安全保管的工作目标。五、逐乡（镇）指导，逐乡（镇）推进，把好乡、镇档案业务指导质量关。乡镇机关档案对于贯彻党的政策，保护群众利益，开展农村各项工作，对于农民增收、农业增产、农村稳定起着十分重要的作用。如果说村级档案在农业农村档案中占据着“根基”作用的话，那么乡、镇机关档案在农村档案这座大厦中则是起着框架作用。如果将农村档案比作一棵巨树，村级档案是这棵巨树的叶子，而乡镇档案则是这棵巨树的枝干。抓好村级档案要注重面上工作。放开手脚包抓。乡、镇档案要