高校政府采购与自主招标采购流程优化研究

高校政府采购与自主招标采购流程优化研究

1采购成本较高是我国投资实践随着国家科学和教育战略的实施和高等教育的快速发展，近年来高等教育的规模不断扩大，高等教育机构参与高等教育的人数不断增加。高校自身在教育、科学研究、医疗、办公设备和基础建设等方面的投资逐年增加。在这种情况下,高校往往采取政府采购和自主招标采购相结合的方法进行运作。因此,良好的采购流程对于节约采购成本、保证资金的投资效益至关重要。采购成本包括采购商品的价格和采购过程本身消耗的费用。近年来,高校通过对一般性采购流程与方式的细节性优化取得了明显的降低采购成本的效果。2开源和更多投标公司的参2.1纳入政府集中采购政府采购其最大的优点在于规模效益,政府集中采购可以将几家较小的采购人分散的采购集中起来。对采购数量大、时间要求不高,且通用性强,技术指标简单的教学仪器设备,如办公用品、计算机、空调、冰箱等,应考虑纳入政府集中采购。政府集中采购往往在某单项产品上数量巨大,供应商一旦中标后对扩大自己知名度、提升品牌价值作用明显,因此,往往能吸引最具竞争力的供应商参与,甚至能得到一线生产商的特价或特供产品。譬如在2003年的山东省政府计算机采购中,某国内知名厂商为该次招标推出了最新的满足要求的机型,从而极大的降低了采购成本。2.2高校招标代理机构的优势当高校自身对于某一招标项目相对不熟悉的情况下,委托招标代理机构办理招标事宜是非常好的选择。目前,社会上的招标代理机构众多,且均具有国家或部门承认的招标代理资质,将高校自身不熟悉的一些项目例如装修工程、大型机床等项目,不妨考虑委托招标代理机构操作。首先,高校自主招标发布信息的平台相对较小,且在某些项目(例如除仪器设备外的其它项目)上并不为厂商所重视,因此无法让较多的有竞争力的投标厂商参与,而招标代理机构拥有在更多媒体发布招标信息的能力,可以使得更多有竞争力的投标厂商参与,扩大了采购方选择,加大了投标人竞争,有利于降低采购成本;其次,在这些项目上,往往也是采购方本身最不熟悉的领域,而委托招标代理机构则可以利用其专家人员优势和经验优势做出更好的选择;再次,高校招标中也不可避免有“领导打招呼”等等有违公平的情况发生,在这种情况下,委托招标代理机构,由专家来确定中标人则是防止腐败最好的选择;最后,委托招标对于高校招标部门来说,省时、省力。综上所述,在某些情况下,相对于支付给招标代理机构的代理费来说,委托招标则可以说做到了小投入,大产出,降低采购成本。2.3采购信息渠道同样的采购项目,如果有更多、更有竞争力的投标方参与,则对于采购方来说,可以用更低的采购成本得到更好的产品和服务。对于高校自主招标,一般来讲,发布采购信息的渠道仅仅局限于自己的网站上,而这些网站仅仅被常参与该校投标的厂商所重视,一些更有实力的潜在投标商则可能因为得不到相关信息而失去机会。在这种情况下,高校招标部门应该考虑在更多的招标网站上发布采购信息,如政府采购网和地方性的采购网,甚至在某些采购项目上可以考虑发布于一些收费的采购网站上。在加强招标信息的发布上,某一区域的高校也可以考虑联合制作一个采购信息发布网站,从而以联合的优势获得更多投标商的关注,也方便投标商对高校采购信息的获取。2.4产品竞争带来的压力投标厂商现场对决,指在招标过程中,采购方指定一个统一的平台(条件),厂商对其投标产品进行现场演示的方式,该方式非常象目前娱乐界在歌唱才艺等比赛中的现场对决。该方式常可用于竞争性谈判招标方式中,在较短的时间内厂商需要充分展现其产品,加剧了竞争,给投标人心理巨大的压力,从而采购方可以得到更大的利益。我校在三维动态捕捉系统项目的竞争性谈判招标中,根据事先的考察和专家咨询中,两家投标产品均可以满足我校的使用要求,唯一的问题是第一轮报价均比预算稍稍偏高,此时进行第二轮报价两家投标商应该可以都可以将价格降到预算内,但不会降很多。于是我们安排两家投标商在统一搭建的展示平台上进行展示,其中一家明显在语言的传达能力上弱于另一家,现场比拼使第一家感到了巨大的压力,结果在最终报价中,第一家为了中标,和总部协商后报出了令我们未曾想到低价(当然该价格也在其承受范围之内),因专家组对两家投标产品均认可,最终选择了第一家,给我校节省了大量资金。由此可见,要求投标厂商进行现场对决是竞争性谈判中降低采购成本行之有效的方式。3节省、合理、简化采购流程3.1组织采购资源高校每年往往在某段时间会有大批量的仪器设备集中申报,在这种情况下,可以将所有设备在一次招标采购中完成,将仪器设备按照供应渠道和设备类型分包,高校设备采购部门牵头,成立招标领导小组,组织全校相关教师按照使用侧重点不同,分成若干评审小组,每个小组负责几个包,按照统一评标原则和评标办法,在统一的时间对投标方进行评定,确定招标结果,由监察部门和招标领导小组签字确认该结果,从而在较短时间内完成种类繁多、数量巨大的仪器设备采购。这些设备按照一般情况需要分几次招标才能完成,不仅在招标时间上相对较慢,而且对于人力、物力、财力都要造成巨大重复浪费,即使都在一次招标中完成,按照以往只设立一个评审组集中评审,也将极大的拖延招标时间,采购组织方需提供吃、住、行等额外费用。因此,集中招标、分组评标的办法省时省力,对于节约采购成本有重要意义。3.2设计前,每包均可分投分情况可能出现“虚开物”的现象;对不同项目要采取不同的采购策略和不同的打包方式,才能获得最佳的招标结果。对高校教育科研用一般仪器设备来说,最简单实用的分包方式为按类别分包,但每包均可分投分中,如果把所有设备作为一整包招标,则有可能出现虽然某投标人按照最低价中标,却因为不是某品牌代理而无法供货,或者其中某些仪器价格比正常价格还高的情况,难以降低采购成本;对于网络安装、装修等与项目完成后的运行和维护是有直接关系的设备,在分包时要考虑到实施时存在如何协调的问题,系统发生故障时存在如何判断故障所在、如何找到责任人的问题。只有在招标时按照实际,充分掌握分包的技巧,才能最大限度的降低采购成本。3.3简化采购程序,降低采购成本跟标采购方式目前在国内药品行业使用较多,在其它行业不甚多见。其含义是采购方比照其它采购方已经成功实施的招标采购项目,直接与供应商就同类项目签订合同进行采购,而无需再次招标。由于高校同高校间情况较为相似,对使用设备性能等较为近似甚至一致,因此,跟标采购对于简化采购程序、降低采购成本有很好的借鉴意义。笔者所在高校,准备招标一批计算机,而在前两三天,兄弟院校刚刚招标一批计算机,通过接触了解,该计算机符合我校需求,因此,采购部门通过报请校采购招标管理领导小组同意,按照兄弟院校的采购价格与售后服务直接与供应商签订合同,在较短的时间内,取得了和正常招标一样的采购效果,从而节约了招标过程中的费用,降低了采购成本。3.4招标采购阶段所谓协议供货,是指采购方通过统一招标定品、定价、定限期、定服务条件,与供应商通过协议,达成长期供货合同。对于高校办公用品,由于使用数量的不确定性,不可能也不必要做到用一次招标购买一次,可以采取在一到两年内通过招标方式确定某一供应商和产品,在采购方需要的时候,供应商及时按照协议约定供货。笔者所在高校,正处于一个快速发展的阶段,在办公用桌椅采购中,因不断有新教师进入学校工作,也有教师离开,办公桌椅数量无法确定,于是采取了协议供货的采购方式,招标确定供应商和产品价格款式后,在近一两年,学校需要多少,供应商则生产多少,使用中破损的桌椅,供应商负责免费维修。因此,协议供货可以减少采购次数,从而降低采购成本,在高校办公用品(诸如桌椅、纸张、笔等)的采购中是很好的一种方式。3.5招标设备将被用于学校预中标是指采购方在招标过程中先按照评标原则确定一家或几家投标厂商预中标,再通过对这几家投标厂商的详细考察、对比或对外公示从而最终确定中标厂商的方式。预方式常用于工程项目中,在高校采购中也常用于如下情况:1需要见到设备样品,但所有厂商在招标期限内由于客观因素所限无法提供投标样品的,2招标设备数量巨大的。比如我校在大批量采购化学生物实验室实验台及通风柜项目中,投标厂商分布于全国各地,无法去一一实地考察所投实验台,要求所有厂商将样品在招标有效期内发运到开标所在地也不现实,于是我们在招标过程中依据厂商所投价格和对产品品质的描述,确定了五家厂商作为预中标单位,要求每家厂商按照所投产品制作配备一个实验室,然后我们按照所制作的样品和价格综合因素最终确定了三家中标厂商,由这三家厂商承接了学校??的实验室基础装备。在这次招标中,预中标方式使我校受益匪浅,如果当时仅仅依照厂商价格和对产品的描述,中标厂商很可能包括最终被淘汰那两家厂商,而在所制作样品的评定中,证明这两家的实验台和通风柜不但质量低劣,而且根本无法满足正常使用,一旦将其它实验室交由这两家厂商制作,学校将蒙受巨大损失。事实证明,预中标方式对于在某些设备的采购中,可以使高校避免损失,有效的降低了采购成本。3.6设备采购中误使用,导致学校劳动损失高校规模的不断扩大,新上专业的不断增加,科技水平的发展,教育的面向社会,必然需要购买一些教师以前从未用到的高精尖设备,在学校的自主采购中,全部使用本校的教师当专家虽然可以节省少量的资金,但一旦设备采购的失误所给学校带来的巨额损失是无法弥补的。在我校工程学院工程培训中心设备招标中,我校教师对准备购买的精密机床等设备目前在社会上发展、使用情况并不熟悉,更没有实践操